Hoje vamos nos aprofundar um pouco mais sobre um ponto crucial para todo e qualquer modelo de negócio, a gestão de estoque! Já sabemos os benefícios que uma gestão de estoque adequada pode proporcionar para o seu negócio, agora vamos conversar sobre os principais fundamentos do tema e como o conhecimento sobre eles poderá ajudá-lo no seu dia a dia.
O papel vital da gestão de estoque
A gestão de estoque possui um papel fundamental que contribui diretamente para o sucesso e sustentabilidade do seu negócio, vamos detalhar abaixo dois dos fatores de maior impacto para empresas de pequeno e médio porte quando o assunto é a gestão de estoque:
- Aumentar a eficiência operacional
A maximização da eficiência operacional é um ponto crucial principalmente quando falamos de empresas de pequeno e médio porte, manter processos cotidianos alinhados com a gestão de estoque é essencial, esse alinhamento irá implicar nos seguintes pontos:
Atendimento ao cliente: Manter estoques adequados assegura que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisam. Isso melhora a satisfação do cliente, aumenta a fidelidade e contribui para a reputação positiva da empresa
Otimização do Espaço de Armazenamento: Uma gestão eficiente de estoque ajuda a otimizar o espaço de armazenamento, garantindo que os produtos sejam armazenados de maneira organizada e acessível. Isso reduz custos e facilita a localização rápida de itens.
Negociações com Fornecedores: O conhecimento preciso da demanda e dos níveis de estoque permite negociações mais eficazes com fornecedores. A empresa pode negociar volumes de compra mais vantajosos, prazos de pagamento e descontos, resultando em economias financeiras.
Ciclo Financeiro Melhorado: Uma gestão eficaz de estoque contribui para a otimização do ciclo financeiro da empresa, reduzindo o tempo que o capital fica investido em estoques.
- Redução de custos
Diminuir os custos e otimizar a receita de um negócio não é uma tarefa fácil, exige que o empreendedor tenha uma visão ampla da empresa como um todo, é aí que percebemos claramente os benefícios de uma boa gestão de estoque. Vocês já parou para refletir sobre todo o capital investido no seu estoque? Quando abordamos o estoque, não estamos simplesmente mencionando os produtos estocados, mas sim considerando-o como uma promissora fonte de receita, e também precisamos levar em conta que essa renda pode se tornar prejuízo caso não tenha a gestão correta. Vamos listar abaixo 4 dicas essenciais quando o assunto é redução de custos:
- Controle de entrada e saída de mercadorias: Monitorar todas as movimentações de mercadorias, desde a chegada ao estoque até a saída para garantir transparência, precisão e eficácia nas operações.
- Controlar o mínimo e o máximo do estoque: Estabelecer limites mínimos e máximos para cada produto. Assegura que a empresa mantenha um equilíbrio saudável entre a disponibilidade de produtos e a prevenção de excessos.
- Contagem periódica: Essa prática ajuda a identificar furos de estoque, prevenir perdas e manter a integridade dos dados de estoque.
- Software de gestão: Para evitar custos desnecessários e garantir a otimização operacional através de uma boa gestão de estoque, a dica de ouro para o micro e pequeno empreendedor é o uso da tecnologia! A escolha correta de um bom sistema de gestão poderá ser uma virada de chave para o seu negócio.
Quais são os métodos de gestão de estoque mais utilizados?
Agora é a hora do bônus! Vamos entender um pouco melhor como funcionam os dois dos métodos de gestão de estoque mais conhecidos do mercado:
- Just in Time (JIT)
Um dos métodos mais conhecidos e utilizados, das grandes indústrias até micro e pequenos empreendimentos, esse método é baseado em precisão, para aplicá-lo de maneira eficiente é necessário ter um controle minucioso do seu estoque e conhecer bem as variações de demanda pois, você irá manter em seu estoque apenas o necessário para certo período de tempo. Assim você irá evitar tanto perdas com produtos obsoletos como investimentos desnecessários em grandes quantidades de estoque.
- FIFO (First In, First Out)
Esse é um método baseado em reposição, muito utilizado e conhecido por grandes varejistas, pela sua simplicidade e funcionalidade! Sempre que um produto chega ao estoque ele é posto no fundo das prateleiras para que, aquele que já estava no estoque anteriormente seja consumido/vendido primeiro. Essa metodologia também é muito eficaz quando o assunto é gestão de perdas pois, também evita produtos obsoletos.
Tecnologia e software de gestão de estoque
A tecnologia vem se apresentando como um grande aliado do empreendedor em todos os pontos. Mas, em relação a gestão de estoque, ela realmente se destaca! É surpreendente como a adesão a tecnologias emergentes e softwares pode oferecer um controle mais preciso para uma empresa e ao mesmo tempo, poupar tempo para você investir no crescimento do seu negócio.
- ERP Integrado com controle de vendas:
Um sistema de gestão integrado com o PDV além de facilitar a vida do empreendedor em relação a praticidade irá garantir que o controle de entrada e saída de produtos seja muito mais preciso. A cada produto vendido a baixa no estoque é realizada automaticamente.
- Alertas de mínimo e máximo:
Como citado anteriormente o controle de mínimo e máximo pode ser um grande aliado quando o assunto é uma gestão de estoque eficiente, um sistema de gestão que ofereça uma função em que você possa cadastrar essas informações poderá poupar muito tempo no seu dia a dia, melhor ainda se ele avisar quando seu estoque está chegando no mínimo não é mesmo?
O vhsys oferece essas, e muitas outras funcionalidades que tornam a vida de micro e pequenos empreendedores cada dia mais fácil!
Estratégias práticas de otimização de espaço
Já falamos sobre métodos e ferramentas que podem ser utilizados durante o planejamento da gestão de estoque, agora vamos colocar a mão na massa! Veja algumas dicas de como organizar seu estoque e otimizar seu espaço.
Layout eficiente de armazéns
- Melhorar o layout do seu armazém é uma estratégia super importante e fácil de aplicar. Vamos dar uma olhada em algumas dicas práticas que podem te ajudar nesse processo:
- Zonas de Picking Estratégicas: Coloque os itens de alta rotatividade em áreas mais acessíveis, reduzindo o tempo de coleta e aumentando a eficiência operacional.
- Sistema de Etiquetagem Eficiente: Implementar um sistema de etiquetagem claro e consistente para identificar cada produto e sua localização no armazém. Isso facilita a localização rápida dos itens, reduzindo erros e agilizando o processo de separação. Esse ponto pode ser simplificado com um sistema que possua locais de estoque.
- Espaço Flexível para Mudanças Sazonais: Projetar o layout do armazém de maneira flexível para acomodar mudanças sazonais na demanda. Assim podemos ajustar a disposição dos produtos conforme necessário.
Monitoramento e análise contínua
Indicadores de desempenho são essenciais para o acompanhamento efetivo de todos os setores de uma organização. Vamos pontuar agora os indicadores mais utilizados para gestão de estoque de empresas de pequeno e médio porte:
Indicadores de desempenho (KPIs)
- Giro de Estoque: O Giro de Estoque refere-se à frequência com que o estoque é renovado em um determinado período. É calculado dividindo o custo dos produtos vendidos pelo valor médio do estoque. Um giro mais alto indica uma gestão eficiente do estoque, onde os produtos são vendidos rapidamente, evitando excessos.
- Taxa de Retorno: A Taxa de Retorno representa a porcentagem de produtos que são devolvidos aos clientes. Uma taxa de retorno baixa indica a satisfação dos clientes com os produtos. Altas taxas de retorno podem sugerir problemas de qualidade ou expectativas não atendidas.
- Tempo de Reposição: Este KPI mede o tempo necessário para repor os produtos no estoque assim que são vendidos. Um tempo de reposição menor é ideal, garantindo que os produtos estejam disponíveis para os clientes quando desejados.
- Perdas no Estoque: Representa as perdas financeiras devido a produtos danificados, obsoletos ou perdidos. Minimizar as perdas no estoque é crucial para otimizar os custos e manter a rentabilidade.
- Rupturas de Estoque: Se refere à falta de produtos disponíveis quando há demanda. Rupturas de estoque podem resultar em perda de vendas e insatisfação do cliente. Monitorar e reduzir as rupturas é fundamental para garantir a disponibilidade de produtos.
- Ponto de Pedido: Este KPI indica o nível mínimo de estoque no qual é necessário fazer um pedido de reposição. Determinar o ponto de pedido ajuda a evitar rupturas de estoque e a manter um fluxo contínuo de produtos.
Estes KPIs são ferramentas valiosas na gestão de estoque, fornecendo insights cruciais para garantir eficiência operacional, satisfação do cliente e otimização de custos.
Feedback do cliente
O retorno dos clientes é como um mapa valioso para a gestão de estoque de qualquer negócio. Quando os clientes compartilham suas experiências e preferências, fornecem pistas valiosas sobre quais produtos são mais populares e quais podem precisar de ajustes evitando rupturas de estoque. Por exemplo, se muitos clientes estão elogiando um determinado produto, isso sugere que talvez seja necessário aumentar a quantidade em estoque para atender à demanda. Da mesma forma, se há feedback sobre problemas de disponibilidade, é um sinal claro de que a gestão de estoque precisa ser ajustada para evitar a frustração dos clientes. Escutar atentamente os clientes não apenas melhora a satisfação deles, mas também ajuda a manter o estoque alinhado com o que realmente importa para o seu público.
Ferramentas e software de gestão de estoque recomendados
A tecnologia é uma grande aliada em qualquer tipo de negócio. Já sabemos que uma boa gestão de estoque muitas vezes depende de relatórios, e acompanhamentos em tempo real da entrada e saída de produtos, além de outros pontos que dependem da particularidade de cada negócio. A escolha de um bom sistema de gestão para sua empresa pode fazer toda a diferença não apenas na gestão de estoque mas, também, em outras áreas relacionadas.
Descrição e benefícios de uma boa ferramenta de gestão
Agora vamos falar sobre 3 facilitadores essenciais que toda ferramenta de gestão precisa oferecer
Integração com o PDV (ponto de venda): Com a integração seu estoque é atualizado em tempo real de acordo com as vendas realizadas.
Definição de estoque mínimo e máximo para cada item: Essa função permite que você tenha um ótimo controle sobre cada item do seu estoque.
Inventário e relatórios de estoque: Para que o estoque se mantenha alinhado é necessário que sejam realizadas contagens periodicamente, relatórios de acompanhamento são indispensáveis para realização dessas contagens.
Como evitar problemas comuns na gestão de estoque?
Não podemos te dar uma receita do que você precisa fazer mas, é claro que podemos te oferecer algumas dicas que irão te ajudar e muito durante a sua gestão.
Erros a serem evitados e estratégias para soluções:
- Estoque em acesso: Manter um estoque excessivo pode resultar em custos desnecessários de armazenamento e obsolescência de produtos.
Solução: Implementar uma gestão de estoque baseada em técnicas citadas anteriormente como Just in Time (JIT), controlar o máximo e o mínimo, e monitorar entradas e saídas dos produtos no estoque. - Falta de investimento e tecnologia: Não investir adequadamente em tecnologia e recursos pode resultar em processos manuais demorados, falta de automação e, consequentemente, limitar a eficiência operacional da gestão de estoque.
- Solução: Investir em um sistema de gestão completo que ofereça as integrações, relatórios, e acompanhamentos necessários para otimizar o seu dia a dia.
- Falta de itens com alta demanda: A ausência de produtos com alta demanda pode resultar em perda de vendas, insatisfação do cliente
Solução: Entender os hábitos de compra de seus clientes analisando os feedbacks e realizando análises mensalmente para entender as demandas do seu negócio.
Checklist para uma gestão de estoque eficiente
O que você acha de um checklist? que você possa conferir sempre que tiver uma dúvida sobre a melhor maneira de gerir seu estoque? Vamos pontuar abaixo alguns dos pontos mais importantes para ajudá-lo com mais esse desafio.
- Contagem de estoque(Inventário): A contagem de estoque deve ser realizada periodicamente pois, através dela você terá uma visão nítida de como está sua gestão.
- Método de reposição: Você deverá escolher o melhor método de reposição de acordo com as especificidades do seu negócio. Confira aqui alguns dos métodos mais utilizados
- Organização do estoque (Layout): O Layout do estoque irá contribuir muito para a agilidade e precisão do seu negócio como um todo.
- Registrar e classificar mercadorias: Mercadoria devidamente classificadas e registradas permitem que a gestão seja mais fluida
- Ter atenção aos custos e às receitas: Ter um olhar direcionado aos custos e receitas que envolvem o estoque é de extrema importância pois, esse olhar pode fazer a diferença quando o assunto é investimento e principalmente redução de custos.
- Escolher um bom sistema de gestão: Um bom sistema de gestão poderá te auxiliar a executar todos os pontos citados nesse checklist, ele é muito importante para uma gestão não apenas do estoque mas, do negócio como um todo e poderá ser uma virada de chave para a expansão da sua empresa.
Tendências futuras na gestão de estoque
Esse artigo veio cheio de dicas incríveis e extremamente úteis para o dia a dia da gestão de estoque de pequenas e médias empresas, mas, não vamos parar por aqui, ainda temos mais 3 tendências essenciais que já estão sendo utilizadas por muitas empresas e irão ajudar e muito a sua gestão.
Tecnologias emergentes e práticas inovadoras
- Sistemas de Gestão Integrada (ERP): Muitos empreendedores estão adotando sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) específicos para micro e pequenos negócios. Esses sistemas integram diversas funções empresariais, incluindo controle de estoque, facilitando o acompanhamento em tempo real de todas as operações.
- Integração com Marketplaces e E-commerce: Muitos pequenos empreendedores expandiram suas operações para o comércio eletrônico e marketplaces. A integração entre essas plataformas e os sistemas de controle de estoque é essencial para garantir uma gestão eficiente e evitar problemas como vendas fora de estoque.
- Análise de Dados Avançada: A análise de dados avançada está sendo utilizada para identificar padrões e tendências no comportamento do estoque. Isso auxilia na tomada de decisões estratégicas, como ajustes sazonais no estoque ou a introdução de novos produtos.
Perguntas Frequentes (FAQs):
Qual é a importância da gestão de estoque para pequenas empresas?
A gestão de estoque é extremamente importante para pequenas empresas! Com uma gestão de estoque bem alinhada podemos garantir que sempre tenha produtos suficientes para vender, mas sem exagerar e acabar com coisas paradas nas prateleiras. Isso ajuda a economizar dinheiro, melhora a eficiência e mantém os clientes felizes, pois podem sempre encontrar o que precisam.
Como posso determinar a quantidade ideal de estoque a ser mantida?
Para descobrir a quantidade certa de estoque, é importante considerar a demanda dos clientes, quanto tempo leva para repor o estoque e a sazonalidade dos produtos. Um equilíbrio entre ter o suficiente para atender à procura, mas não tanto que fique parado por muito tempo, é a chave. Observar as tendências de vendas passadas também pode ajudar a prever a quantidade necessária.
O que é o método FIFO e por que é importante?
O método FIFO significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Isso significa que os produtos mais antigos são vendidos primeiro. É importante porque ajuda a evitar que os produtos fiquem muito tempo no estoque, reduzindo o risco de obsolescência. Também é útil para calcular custos de maneira mais precisa, especialmente em ambientes onde os preços dos produtos podem variar.
