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Entendendo os fundamentos da gestão de estoque

Tempo de Leitura: 9 minutos
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Hoje vamos nos aprofundar um pouco mais sobre um ponto crucial para todo e qualquer modelo de negócio, a gestão de estoque! Já sabemos os benefícios que uma gestão de estoque adequada pode proporcionar para o seu negócio, agora vamos conversar sobre os principais fundamentos do tema e como o conhecimento sobre eles poderá ajudá-lo no seu dia a dia.

 O papel vital da gestão de estoque

A gestão de estoque possui um papel fundamental que contribui diretamente para o sucesso e sustentabilidade do seu negócio, vamos detalhar abaixo dois dos fatores de maior impacto para empresas de pequeno e médio porte quando o assunto é a gestão de estoque:

  • Aumentar a eficiência operacional

A maximização da eficiência operacional é um ponto crucial principalmente quando falamos  de empresas de pequeno e médio porte, manter processos cotidianos alinhados com a gestão de estoque é essencial, esse alinhamento irá implicar nos seguintes pontos:

Atendimento ao cliente: Manter estoques adequados assegura que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisam. Isso melhora a satisfação do cliente, aumenta a fidelidade e contribui para a reputação positiva da empresa

Otimização do Espaço de Armazenamento: Uma gestão eficiente de estoque ajuda a otimizar o espaço de armazenamento, garantindo que os produtos sejam armazenados de maneira organizada e acessível. Isso reduz custos e facilita a localização rápida de itens.

Negociações com Fornecedores: O conhecimento preciso da demanda e dos níveis de estoque permite negociações mais eficazes com fornecedores. A empresa pode negociar volumes de compra mais vantajosos, prazos de pagamento e descontos, resultando em economias financeiras.

Ciclo Financeiro Melhorado: Uma gestão eficaz de estoque contribui para a otimização do ciclo financeiro da empresa, reduzindo o tempo que o capital fica investido em estoques. 

  • Redução de custos

Diminuir os custos e otimizar a receita de um negócio não é uma tarefa fácil, exige que o empreendedor tenha uma visão ampla da empresa como um todo, é aí que percebemos claramente os benefícios de uma boa gestão de estoque. Vocês já parou para refletir sobre todo o capital investido no seu estoque? Quando abordamos o estoque, não estamos simplesmente mencionando os produtos estocados, mas sim considerando-o como uma promissora fonte de receita, e também precisamos levar em conta que essa renda pode se tornar prejuízo caso não tenha a gestão correta. Vamos listar abaixo 4 dicas essenciais quando o assunto é redução de custos:

  • Controle de entrada e saída de mercadorias: Monitorar todas as movimentações de mercadorias, desde a chegada ao estoque até a saída para garantir transparência, precisão e eficácia nas operações.
  • Controlar o mínimo e o máximo do estoque: Estabelecer limites mínimos e máximos para cada produto. Assegura que a empresa mantenha um equilíbrio saudável entre a disponibilidade de produtos e a prevenção de excessos.
  • Contagem periódica: Essa prática ajuda a identificar furos de estoque, prevenir perdas e manter a integridade dos dados de estoque.
  • Software de gestão: Para evitar custos desnecessários e garantir a otimização operacional através de uma boa gestão de estoque, a dica de ouro para o micro e pequeno empreendedor é o uso da tecnologia! A escolha correta de um bom sistema de gestão poderá ser uma virada de chave para o seu negócio. 

Quais são os métodos de gestão de estoque mais utilizados?

Agora é a hora do bônus! Vamos entender um pouco melhor como funcionam os dois dos métodos de gestão de estoque mais conhecidos do mercado:

  • Just in Time (JIT)

Um dos métodos mais conhecidos e utilizados, das grandes indústrias até micro e pequenos empreendimentos, esse método é baseado em precisão, para aplicá-lo de maneira eficiente é necessário ter um controle minucioso do seu estoque e conhecer bem as variações de demanda pois, você irá manter em seu estoque apenas o necessário para certo período de tempo. Assim você irá evitar tanto perdas com produtos obsoletos como investimentos desnecessários em grandes quantidades de estoque. 

  • FIFO (First In, First Out)

Esse é um método baseado em reposição, muito utilizado e conhecido por grandes varejistas, pela sua simplicidade e funcionalidade! Sempre que um produto chega ao estoque ele é posto no fundo das prateleiras para que, aquele que já estava no estoque anteriormente seja consumido/vendido primeiro. Essa metodologia também é muito eficaz quando o assunto é gestão de perdas pois, também evita produtos obsoletos. 

Tecnologia e software de gestão de estoque

A tecnologia vem se apresentando como um grande aliado do empreendedor em todos os pontos. Mas, em relação a gestão de estoque, ela realmente se destaca! É surpreendente como a adesão a tecnologias emergentes e softwares pode oferecer um controle mais preciso para uma empresa e ao mesmo tempo, poupar tempo para você investir no crescimento do seu negócio. 

  • ERP Integrado com controle de vendas:

Um sistema de gestão integrado com o PDV além de facilitar a vida do empreendedor em relação a praticidade irá garantir que o controle de entrada e saída de produtos seja muito mais preciso. A cada produto vendido a baixa no estoque é realizada automaticamente.

  • Alertas de mínimo e máximo:

Como citado anteriormente o controle de mínimo e máximo pode ser um grande aliado quando o assunto é uma gestão de estoque eficiente, um sistema de gestão que ofereça uma função em que você possa cadastrar essas informações poderá poupar muito tempo no seu dia a dia, melhor ainda se ele avisar quando seu estoque está chegando no mínimo não é mesmo?
O vhsys oferece essas, e muitas outras funcionalidades que tornam a vida de micro e pequenos empreendedores cada dia mais fácil! 

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Estratégias práticas de otimização de espaço

Já falamos sobre métodos e ferramentas que podem ser utilizados durante o planejamento da gestão de estoque, agora vamos colocar a mão na massa! Veja algumas dicas de como organizar seu estoque e otimizar seu espaço. 

Layout eficiente de armazéns

  • Melhorar o layout do seu armazém é uma estratégia super importante e fácil de aplicar. Vamos dar uma olhada em algumas dicas práticas que podem te ajudar nesse processo:
  • Zonas de Picking Estratégicas: Coloque os itens de alta rotatividade em áreas mais acessíveis, reduzindo o tempo de coleta e aumentando a eficiência operacional.
  • Sistema de Etiquetagem Eficiente: Implementar um sistema de etiquetagem claro e consistente para identificar cada produto e sua localização no armazém. Isso facilita a localização rápida dos itens, reduzindo erros e agilizando o processo de separação. Esse ponto pode ser simplificado com um sistema que possua locais de estoque. 
  • Espaço Flexível para Mudanças Sazonais: Projetar o layout do armazém de maneira flexível para acomodar mudanças sazonais na demanda. Assim podemos ajustar a disposição dos produtos conforme necessário.

Monitoramento e análise contínua

Indicadores de desempenho são essenciais para o acompanhamento efetivo de todos os setores de uma organização. Vamos pontuar agora os indicadores mais utilizados para gestão de estoque de empresas de pequeno e médio porte:

Indicadores de desempenho (KPIs)

  • Giro de Estoque: O Giro de Estoque refere-se à frequência com que o estoque é renovado em um determinado período. É calculado dividindo o custo dos produtos vendidos pelo valor médio do estoque. Um giro mais alto indica uma gestão eficiente do estoque, onde os produtos são vendidos rapidamente, evitando excessos.
  • Taxa de Retorno: A Taxa de Retorno representa a porcentagem de produtos que são devolvidos aos clientes. Uma taxa de retorno baixa indica a satisfação dos clientes com os produtos. Altas taxas de retorno podem sugerir problemas de qualidade ou expectativas não atendidas.
  • Tempo de Reposição: Este KPI mede o tempo necessário para repor os produtos no estoque assim que são vendidos. Um tempo de reposição menor é ideal, garantindo que os produtos estejam disponíveis para os clientes quando desejados.
  • Perdas no Estoque: Representa as perdas financeiras devido a produtos danificados, obsoletos ou perdidos. Minimizar as perdas no estoque é crucial para otimizar os custos e manter a rentabilidade.
  • Rupturas de Estoque: Se refere à falta de produtos disponíveis quando há demanda. Rupturas de estoque podem resultar em perda de vendas e insatisfação do cliente. Monitorar e reduzir as rupturas é fundamental para garantir a disponibilidade de produtos.
  • Ponto de Pedido: Este KPI indica o nível mínimo de estoque no qual é necessário fazer um pedido de reposição. Determinar o ponto de pedido ajuda a evitar rupturas de estoque e a manter um fluxo contínuo de produtos.

Estes KPIs são ferramentas valiosas na gestão de estoque, fornecendo insights cruciais para garantir eficiência operacional, satisfação do cliente e otimização de custos.

Feedback do cliente

O retorno dos clientes é como um mapa valioso para a gestão de estoque de qualquer negócio. Quando os clientes compartilham suas experiências e preferências,  fornecem pistas valiosas sobre quais produtos são mais populares e quais podem precisar de ajustes evitando rupturas de estoque. Por exemplo, se muitos clientes estão elogiando um determinado produto, isso sugere que talvez seja necessário aumentar a quantidade em estoque para atender à demanda. Da mesma forma, se há feedback sobre problemas de disponibilidade, é um sinal claro de que a gestão de estoque precisa ser ajustada para evitar a frustração dos clientes. Escutar atentamente os clientes não apenas melhora a satisfação deles, mas também ajuda a manter o estoque alinhado com o que realmente importa para o seu público.

Ferramentas e software de gestão de estoque recomendados

A tecnologia é uma grande aliada em qualquer tipo de negócio. Já sabemos que uma boa gestão de estoque muitas vezes depende de relatórios, e acompanhamentos em tempo real da entrada e saída de produtos, além de outros pontos que dependem da particularidade de cada negócio. A escolha de um bom sistema de gestão para sua empresa pode fazer toda a diferença não apenas na gestão de estoque mas, também, em outras áreas relacionadas. 

Descrição e benefícios de uma boa ferramenta de gestão 

Agora vamos falar sobre 3 facilitadores essenciais que toda ferramenta de gestão precisa oferecer
Integração com o PDV (ponto de venda): Com a integração seu estoque é atualizado em tempo real de acordo com as vendas realizadas. 

Definição de estoque mínimo e máximo para cada item: Essa função permite que você tenha um ótimo controle sobre cada item do seu estoque. 

Inventário e relatórios de estoque: Para que o estoque se mantenha alinhado é necessário que sejam realizadas contagens periodicamente, relatórios de acompanhamento são indispensáveis para realização dessas contagens. 

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Como evitar problemas comuns na gestão de estoque?

Não podemos te dar uma receita do que você precisa fazer mas, é claro que podemos te oferecer algumas dicas que irão te ajudar e muito durante a sua gestão. 

Erros a serem evitados e estratégias para soluções:

  • Estoque em acesso: Manter um estoque excessivo pode resultar em custos desnecessários de armazenamento e obsolescência de produtos.
    Solução:  Implementar uma gestão de estoque baseada em técnicas citadas anteriormente como Just in Time (JIT), controlar o máximo e o mínimo, e monitorar entradas e saídas dos produtos no estoque. 
  • Falta de investimento e tecnologia: Não investir adequadamente em tecnologia e recursos pode resultar em processos manuais demorados, falta de automação e, consequentemente, limitar a eficiência operacional da gestão de estoque.
  • Solução: Investir em um sistema de gestão completo que ofereça as integrações, relatórios, e acompanhamentos necessários para otimizar o seu dia a dia. 
  • Falta de itens com alta demanda: A ausência de produtos com alta demanda pode resultar em perda de vendas, insatisfação do cliente 

Solução: Entender os hábitos de compra de seus clientes analisando os feedbacks e realizando análises mensalmente para entender as demandas do seu negócio. 

Checklist para uma gestão de estoque eficiente

O que você acha de um checklist? que você possa conferir sempre que tiver uma dúvida sobre a melhor maneira de gerir seu estoque? Vamos pontuar abaixo alguns dos pontos mais importantes para ajudá-lo com mais esse desafio. 

gestão de estoque checklist
  • Contagem de estoque(Inventário): A contagem de estoque deve ser realizada periodicamente pois, através dela você terá uma visão nítida de como está sua gestão.
  • Método de reposição: Você deverá escolher o melhor método de reposição de acordo com as especificidades do seu negócio. Confira aqui alguns dos métodos mais utilizados
  • Organização do estoque (Layout): O Layout do estoque irá contribuir muito para a agilidade e precisão do seu negócio como um todo. 
  • Registrar e classificar mercadorias: Mercadoria devidamente classificadas e registradas permitem que a gestão seja mais fluida 
  • Ter atenção aos custos e às receitas: Ter um olhar direcionado aos custos e receitas que envolvem o estoque é de extrema importância pois, esse olhar pode fazer a diferença quando o assunto é investimento e principalmente redução de custos. 
  • Escolher um bom sistema de gestão: Um bom sistema de gestão poderá te auxiliar a executar todos os pontos citados nesse checklist, ele é muito importante para uma gestão não apenas do estoque mas, do negócio como um todo e poderá ser uma virada de chave para a expansão da sua empresa.

Tendências futuras na gestão de estoque

Esse artigo veio cheio de dicas incríveis e extremamente úteis para o dia a dia da gestão de estoque de pequenas e médias empresas, mas, não vamos parar por aqui, ainda temos mais 3 tendências essenciais que já estão sendo utilizadas por muitas empresas e irão ajudar e muito a sua gestão.

Tecnologias emergentes e práticas inovadoras

  • Sistemas de Gestão Integrada (ERP): Muitos empreendedores estão adotando sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) específicos para micro e pequenos negócios. Esses sistemas integram diversas funções empresariais, incluindo controle de estoque, facilitando o acompanhamento em tempo real de todas as operações.
  • Integração com Marketplaces e E-commerce: Muitos pequenos empreendedores expandiram suas operações para o comércio eletrônico e marketplaces. A integração entre essas plataformas e os sistemas de controle de estoque é essencial para garantir uma gestão eficiente e evitar problemas como vendas fora de estoque.
  • Análise de Dados Avançada: A análise de dados avançada está sendo utilizada para identificar padrões e tendências no comportamento do estoque. Isso auxilia na tomada de decisões estratégicas, como ajustes sazonais no estoque ou a introdução de novos produtos.

Perguntas Frequentes (FAQs):

Qual é a importância da gestão de estoque para pequenas empresas?

A gestão de estoque é extremamente importante para pequenas empresas! Com uma gestão de estoque bem alinhada podemos garantir que sempre tenha produtos suficientes para vender, mas sem exagerar e acabar com coisas paradas nas prateleiras. Isso ajuda a economizar dinheiro, melhora a eficiência e mantém os clientes felizes, pois podem sempre encontrar o que precisam.

Como posso determinar a quantidade ideal de estoque a ser mantida?

Para descobrir a quantidade certa de estoque, é importante considerar a demanda dos clientes, quanto tempo leva para repor o estoque e a sazonalidade dos produtos. Um equilíbrio entre ter o suficiente para atender à procura, mas não tanto que fique parado por muito tempo, é a chave. Observar as tendências de vendas passadas também pode ajudar a prever a quantidade necessária.

O que é o método FIFO e por que é importante?

O método FIFO significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Isso significa que os produtos mais antigos são vendidos primeiro. É importante porque ajuda a evitar que os produtos fiquem muito tempo no estoque, reduzindo o risco de obsolescência. Também é útil para calcular custos de maneira mais precisa, especialmente em ambientes onde os preços dos produtos podem variar.

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