Controle de estoque é o processo de receber, organizar, armazenar e enviar todos os produtos disponíveis em uma loja ou empresa. Essa gestão garante que você saiba exatamente o que tem, quando precisa reabastecer e como está o movimento dos itens.
Para entender melhor, imagine que você tem uma loja de roupas: se o controle de estoque não for bem feito, pode acontecer de você não ter as peças que os clientes desejam ou, por outro lado, acumular itens que ninguém compra.
Quando o estoque está bem gerido, você evita perder vendas e dinheiro, além de poder oferecer um atendimento de qualidade, sempre com os produtos certos em mãos. Por isso, neste guia vamos ensinar como é o processo de controle de estoque, boas práticas e ferramentas para usar na sua empresa.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é o acompanhamento de tudo que você tem em sua loja. Isso inclui registrar quando os produtos chegam, quando saem e até mesmo como estão sendo vendidos.
Como fazer o controle de estoque?
Um controle de estoque eficiente funciona em etapas simples e conectadas, desde o recebimento da mercadoria até o envio ou devolução.
1. Planejamento
O planejamento é a base do controle de estoque. Nessa etapa, você analisa as vendas passadas e as tendências do mercado para prever a demanda futura. Isso ajuda a entender quantos produtos você precisa comprar e quais itens são mais populares. Dicas para um bom planejamento:
- Analise as vendas: olhe para as vendas dos últimos meses para identificar quais produtos têm maior saída.
- Considere as sazonalidades: algumas vendas podem aumentar em épocas específicas, como datas comemorativas. Prepare-se para essas variações.
2. Reabastecimento
O reabastecimento envolve a compra de novos produtos para repor o estoque. É importante ressaltar que essa tarefa geralmente não é responsabilidade da equipe de estoque, mas sim do gestor da empresa.
A estratégia de reabastecimento deve ser feita com base nas análises realizadas no planejamento. Algumas dicas incluem:
- Defina um ponto de reposição: crie um limite mínimo para cada produto. Quando o estoque atingir esse limite, é hora de fazer novas compras. Alguns sistemas de gestão, como o vhsys, possui alarmes automáticos de estoque mínimo e máximo de produto para facilitar a reposição e compra.
- Negocie com fornecedores: estabeleça parcerias sólidas com fornecedores. Isso pode ajudar a conseguir melhores preços e prazos de entrega.
3. Recebimento
Ao receber a mercadoria, é fundamental fazer o registro e a emissão da nota fiscal. Essa etapa garante que tudo que foi comprado chegou em boas condições e na quantidade correta.
4. Armazenamento
O armazenamento adequado é essencial para evitar danos e facilitar a localização dos produtos.
Por exemplo, utilize prateleiras e etiquetas para categorizar os produtos. Isso ajuda a encontrar rapidamente o que você precisa. Também certifique-se de que o ambiente de armazenamento esteja limpo, seco e seguro. Produtos perecíveis devem ser armazenados em locais adequados.
5. Saída de Produtos
Essa etapa refere-se ao envio dos produtos para os clientes, especialmente em e-commerce, ou à reposição das prateleiras em uma loja física. A saída de produtos deve ser registrada para manter o controle do estoque. Algumas dicas incluem:
- Registro rápido: ao vender um produto, atualize o sistema imediatamente para evitar discrepâncias no estoque.
- Embalagem e envio: para o e-commerce, preste atenção na embalagem. Produtos bem embalados diminuem o risco de danos durante o transporte.
6. Devoluções e logística reversa
Devoluções fazem parte do processo de vendas, especialmente no e-commerce. É importante ter uma estratégia de logística reversa para gerenciar esses retornos, como:
- Política clara de devolução: tenha regras definidas sobre como e quando os clientes podem devolver produtos. Isso ajuda a evitar confusões.
- Registro de devoluções: atualize o sistema de estoque assim que um produto for devolvido. Isso mantém o controle preciso.
7. Inventário
Inventário é o processo de contar e verificar todos os produtos que você tem em estoque. Essa prática é fundamental para garantir que os registros do seu sistema de controle de estoque estejam corretos e que você saiba exatamente o que possui.
Um inventário bem feito ajuda a identificar produtos que estão parados, erros de contagem ou até mesmo perdas.
8. Análise
A análise é a etapa final do controle de estoque, onde você avalia os dados e identifica oportunidades de melhoria.
Por exemplo, analise os relatórios de vendas para entender quais produtos estão vendendo bem e quais estão parados.
Com base nas análises, ajuste seu planejamento e abastecimento para garantir que você esteja sempre preparado para a demanda.
Controle de estoque na loja física
O controle de estoque em uma loja física é o que garante que você tenha os produtos certos disponíveis para os clientes no momento certo.
- Registro de entrada e saída: cada produto que chega deve ser registrado, assim como cada venda realizada. Isso pode ser feito manualmente, mas o ideal é utilizar um sistema de gestão, como o vhsys, que automatiza esse processo.
- Organização do estoque: mantenha o estoque bem organizado. Utilize prateleiras, etiquetas e um sistema de categorização para facilitar a localização dos produtos.
- Conferência regular: realize conferências periódicas do estoque para garantir que as quantidades registradas correspondam às físicas. Isso ajuda a identificar problemas rapidamente.
Dicas:
- Utilize um Sistema de Gestão: ferramentas como o vhsys permitem registrar entradas e saídas em tempo real, evitando erros e desatualizações. Com um clique, você pode gerar relatórios de estoque e vendas.
- Treine a equipe: garanta que todos os funcionários entendam a importância do controle de estoque e saibam como usar o sistema de gestão.
- Defina pontos de reposição: crie limites mínimos para cada produto. Quando o estoque atingir esse limite, programe a compra do item. Isso ajuda a evitar a falta de produtos populares.
Controle de estoque online
O controle de estoque online é essencial para lojas que operam em plataformas de e-commerce. Diferente das lojas físicas, o controle de estoque online precisa lidar com um fluxo constante de vendas e atualizações.
- Atualizações em tempo real: o estoque deve ser atualizado automaticamente toda vez que uma venda é realizada. Isso evita que os clientes comprem produtos que já estão esgotados.
- Gerenciamento de produtos: organize seus produtos em categorias e mantenha descrições claras e precisas. Isso melhora a experiência do usuário e facilita a navegação na loja.
- Relatórios de vendas: use relatórios para analisar quais produtos estão vendendo mais e quais estão parados. Isso pode ajudar nas estratégias de marketing e reposição.
Dicas:
- Implemente um Sistema de Gestão: não tem como fugir de um sistema de gestão no mundo online! Utilize uma ferramenta como o vhsys para gerenciar seu estoque online. O sistema pode integrar as vendas, controlar a entrada e saída de produtos, e gerar relatórios analíticos.
- Monitore as tendências: fique de olho nas vendas e nas tendências do mercado. Isso ajudará a fazer previsões mais precisas para o estoque.
- Implemente promoções: produtos que estão parados podem ser incentivados por meio de promoções ou descontos. Utilize os dados do seu sistema para identificar esses itens.
Controle de estoque integrado entre vendas físicas e online
Um controle de estoque integrado é fundamental para negócios que operam tanto em lojas físicas quanto online. Essa integração garante que as informações sobre o estoque estejam sempre atualizadas, independentemente de onde a venda ocorre.
- Sistema centralizado: um sistema de gestão como o vhsys pode centralizar todas as informações de estoque, permitindo que você veja em tempo real a disponibilidade de produtos tanto na loja física quanto na online.
- Sincronização automática: sempre que uma venda é realizada, o estoque é automaticamente atualizado em todos os canais. Isso evita problemas de excesso de vendas e garante que os clientes tenham acesso a informações precisas.
- Relatórios unificados: a análise de vendas e estoque se torna mais fácil com relatórios unificados. Você pode ver quais produtos estão vendendo melhor em cada canal e ajustar sua estratégia de compras e vendas.
Ferramentas de controle de estoque
Ter um bom controle de estoque é fundamental para qualquer negócio, e existem diferentes ferramentas que podem ajudar nessa tarefa.
Vamos falar sobre três opções populares: planilhas, softwares e aplicativos mobile.
Planilha de controle de estoque
Usar planilhas para controlar o estoque é uma prática comum, principalmente entre empreendedores iniciantes.
Elas permitem registrar as entradas e saídas de produtos de forma simples. No entanto, esse método tem suas desvantagens. As planilhas são passíveis de erros, o que significa que você pode facilmente cometer enganos ao digitar os dados ou ao fazer cálculos.
Além disso, elas podem ser demoradas, pois exigem atualizações manuais constantes. Com o tempo, à medida que o volume de vendas e produtos aumenta, essa abordagem pode se tornar ineficiente e causar mais problemas do que soluções.
Software de Controle de Estoque
Um software de controle de estoque é a melhor ferramenta que automatiza e otimiza todo o processo de gestão de estoque.
É o coração da empresa, pois centraliza todas as informações em um único lugar, permitindo que você tenha uma visão clara e atualizada do que tem disponível. Com um software, você pode registrar entradas e saídas em tempo real, gerar relatórios detalhados e até mesmo prever as necessidades de reabastecimento.
Ter um sistema de estoque é essencial para o sucesso do seu negócio e, se você está pensando em qual escolher, o vhsys é uma excelente opção!
Com mais de 10 anos de experiência no mercado, o vhsys oferece uma solução completa que se adapta às necessidades de micro e pequenos empreendedores. E o melhor: você pode testar gratuitamente e ver como ele pode transformar a gestão do seu estoque.
App mobile vhsys gratuito
Para quem está sempre em movimento, o vhsys também oferece um aplicativo mobile gratuito. Com ele, você pode acompanhar seu estoque de qualquer lugar, registrar vendas e consultar informações importantes na palma da sua mão.
Isso facilita muito o dia a dia do empreendedor, permitindo que você tenha controle total do seu negócio, mesmo fora da loja.
Baixe o app vhsys agora mesmo e leve o controle do seu estoque com você!
Sistema de controle de estoque
Um sistema de controle de estoque é uma ferramenta essencial para qualquer negócio que precisa gerenciar produtos, seja em uma loja física, online ou em ambos.
O software automatiza e organiza todo o processo de monitoramento do estoque, permitindo que você tenha um controle mais eficiente e preciso sobre o que entra e sai.
Usar um sistema de estoque não só reduz o risco de erros, mas também otimiza seu tempo e melhora a tomada de decisões. Isso se traduz em menos perdas, mais vendas e, consequentemente, um aumento no lucro.
Funções de sistema de estoque
A seguir estão algumas das principais funções de um sistema de controle de estoque que podem transformar a gestão do seu negócio.
1. Integre estoque, vendas, financeiro e emissão de notas
Um bom sistema de controle de estoque deve integrar diferentes áreas do seu negócio. Com essa integração, você consegue acompanhar o fluxo de produtos, as vendas realizadas, o status financeiro e a emissão de notas fiscais de maneira coesa. Isso evita retrabalho e garante que todas as informações estejam sempre atualizadas.
2. Realize inventário de estoque
Fazer inventário pode ser uma tarefa demorada, mas com um sistema de controle de estoque, esse processo se torna mais fácil e eficiente. Você pode realizar contagens periódicas de forma organizada, garantindo que o que está registrado bate com o que está fisicamente disponível. Essa prática é essencial para identificar perdas e ajustar seu planejamento de compras.
3. Gere relatórios de estoque (saldo e movimentação)
Os relatórios são fundamentais para a análise do desempenho do seu estoque. Um sistema eficiente permite gerar relatórios detalhados sobre o saldo atual e a movimentação de produtos. Com essas informações, você pode identificar quais itens estão vendendo bem, quais estão parados e quais precisam ser repostos.
4. Programe alertas de estoque mínimo e máximo para cada item
Nada é mais frustrante do que perder uma venda porque o produto estava em falta. Com um sistema de controle de estoque, você pode programar alertas para itens que atingem níveis mínimos ou máximos. Isso garante que você sempre tenha os produtos certos disponíveis e evita excessos.
5. Integre vendas físicas e online
Se você atua em múltiplos canais de venda, a integração entre vendas físicas e online é vital. Um sistema de controle de estoque unificado permite que as informações sejam atualizadas em tempo real, evitando problemas como vendas duplicadas e garantindo que seu cliente tenha acesso a informações precisas sobre a disponibilidade dos produtos.
6. Configure kits de produtos
A possibilidade de criar kits de produtos facilita muito a venda de combinações de itens. Com um sistema de controle de estoque, você pode agrupar produtos e vendê-los como um único item, aumentando a oferta para os clientes e a eficiência nas vendas.
7. Utilize múltiplos locais de estoques físicos em um único sistema
Para empresas com várias filiais ou armazéns, a gestão de múltiplos locais de estoque em um único sistema é uma grande vantagem. Isso permite um controle centralizado e facilita a movimentação de produtos entre diferentes locais, otimizando a logística.
8. Lance e estorne produtos
O gerenciamento de entradas e saídas de produtos, incluindo lançamentos e estornos, é fundamental para manter a precisão do estoque. Um bom sistema permite fazer isso de forma rápida e eficiente, garantindo que todos os movimentos sejam registrados corretamente.
9. Cadastre lotes e validades
Para produtos perecíveis ou com validade, é crucial ter um controle rigoroso. Um sistema de controle de estoque permite o cadastro de lotes e validades, ajudando a gerenciar melhor esses produtos e evitando perdas.
10. Receba avisos sobre produtos próximos ao vencimento
Um recurso muito útil é receber avisos sobre produtos que estão próximos ao vencimento. Com isso, você pode tomar ações preventivas, como promoções ou ajustes no estoque, garantindo que os produtos sejam vendidos a tempo.
11. Controle entradas e saídas
Por fim, um sistema de controle de estoque eficiente monitora todas as entradas e saídas de produtos. Essa funcionalidade é essencial para garantir que sua contabilidade esteja sempre em dia e que você tenha uma visão clara da movimentação de itens.
A gestão de estoque é um aspecto crítico para o sucesso do seu negócio. Utilizar um sistema de controle de estoque como o vhsys pode ser a chave para otimizar suas operações, reduzir erros e aumentar a eficiência.
Se você está pronto para levar a gestão do seu estoque a um novo patamar, experimente o vhsys gratuitamente e veja como essa ferramenta pode transformar seu negócio!
Principais dúvidas sobre controle de estoque
A seguir responderemos as principais dúvidas.
Como evitar perdas de vendas por falta de produtos em estoque?
Utilize um sistema de controle de estoque em tempo real para monitorar níveis e receber alertas de reposição.
Como o controle de estoque pode impactar meu faturamento?
Um bom controle evita rupturas de estoque, garantindo que você tenha sempre produtos disponíveis para venda.
Como saber a quantidade ideal de cada produto para manter em estoque?
Analise a demanda histórica e utilize fórmulas de estoque mínimo e máximo para cada item.
Como a gestão de estoque pode reduzir custos operacionais?
Minimiza desperdícios e excessos, otimiza compras e reduz gastos com armazenamento.
Quais são as funcionalidades essenciais que um sistema de controle de estoque deve ter?
Registro de entradas e saídas, alertas de baixo estoque, relatórios de vendas e integração com vendas.
Como um bom controle de estoque pode aumentar minhas vendas?
Mantém a disponibilidade dos produtos, melhora a experiência do cliente e evita vendas perdidas.
O que devo considerar ao escolher um software de controle de estoque?
Facilidade de uso, funcionalidades, suporte, integração com outros sistemas e custo-benefício.
O que são itens de alta rotatividade e como posso identificá-los?
São produtos que vendem rapidamente. Identifique-os analisando as vendas e a frequência de reposição.
O que fazer quando o estoque de um produto esgota repentinamente?
Faça uma análise rápida da demanda e busque reposição urgente com fornecedores.
Como lidar com produtos que não vendem e ocupam espaço?
Considere promoções, descontos ou pacotes para incentivar vendas e liberar espaço.
Qual sistema de controle de estoque usar?
Escolha um sistema que atenda às suas necessidades específicas e que tenha boas avaliações no mercado. Por exemplo, para pequenos empreendedores, o sistema ideal é o vhsys.
