Fazer uma boa gestão de contas da sua empresa é uma tarefa que requer muita organização, afinal são muitos os compromissos com as quais o gestor lida no dia a dia: aluguel do espaço, água, luz, internet, impostas, taxas bancárias, gastos com fornecedores, material de escritório, entre muitos outros gastos que variam em cada negócios.
Garantir que a gestão de contas a pagar e receber esteja em perfeito funcionamento na sua empresa serve para garantir uma boa saúde financeira da empresa, um fluxo de caixa correto, redução de taxas de juros desnecessárias e manutenção da lucratividade do negócio.
Mas então surge a dúvida para os gestores: como gerenciar as contas da empresa? Qual a melhor forma de organizar essa demanda financeira? Como saber se estou fazendo a gestão correta? Essas e outras perguntas nós respondemos a seguir!
O que é gestão de contas?
A gestão de contas engloba todas as tarefas que incluem a organização das contas a pagar e receber de uma empresa. Por isso, um gerente de contas enfrenta desafios como:
- Organizar as datas de cobranças e pagamentos;
- Monitorar as transações financeiras;
- Garantir a cobrança dos pagamentos;
- Trabalhar junto com a área de relacionamento para administrar as cobranças de clientes e fornecedores;
- Gerenciar conflitos;
- Ficar por dentro das metas de vendas;
- Fazer com que a empresa cumpra com todas as suas obrigações financeiras, incluindo pagamento de salários, contas, entre muitas outras tarefas.
Contas a pagar
Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que um negócio assumiu e precisa cumprir, como pagamentos de fornecedores, funcionários, produtos, contas do espaço físico do negócio, pagamento de impostos, entre outros.
Contas a receber
Contas a receber são os pagamentos dos clientes que ainda não entraram no caixa da empresa, mas dos quais se pode ter a previsão de recebimento e, portanto, um planejamento financeiro, organização de cobranças e antecipação de recebíveis.
Como fazer a gestão de contas do negócio?
Para fazer uma boa gestão de contas do seu negócio é preciso muita organização e um sistema de controle de todas as transações financeiras para ter os registros corretos da empresa – um sistema de gestão ERP é o mais utilizado.
Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para fazer a gestão de contas do seu negócio:
- Crie um plano de contas: liste todas as contas a receber, a pagar, despesas e receitas para ter uma previsão e ordem de pagamentos – essa é uma das principais rotinas financeiras da empresa.
- Utilize uma ferramenta de gestão para ter o melhor controle possível das finanças da empresa.
- Acompanhe diariamente o seu fluxo de caixa.
- Reconcilie as contas bancárias da empresa, quando houver necessidade.
- Gere relatórios financeiros frequentemente para identificar pontos de melhoria, como gastos que podem ser reduzidos e possíveis estratégias para aumentar o faturamento da empresa.
Qual é a importância de um bom controle de contas a pagar na sua empresa?
Tão essencial quanto saber exatamente quanto e quando entrou dinheiro no caixa é controlar quanto e quando ele vai sair.
Por isso, acompanhar as contas a pagar da empresa é fundamental para que o gestor saiba exatamente quando vencem seus compromissos e o quanto de seus recursos serão utilizados, evitando correr o risco de ficar inadimplente (e perder crédito no mercado).
A ausência de controle pode obrigar o empreendedor a tomar um empréstimo não programado para pagar as contas — uma saída que, por conta dos juros, pode acabar se tornando mais cara que manter um controle eficiente, além de causar de vez o descontrole das contas da empresa.
Um bom sistema de contas a pagar, além de evitar esse tipo de situação extrema, ajuda no planejamento, possibilitando ações preventivas como cortar gastos e negociar com fornecedores. Favorece, também, uma economia que poderá ser revertida em investimento.
Como fazer um diagnóstico dos meus atuais processos de controle de contas?
Um bom controle de caixa precisa permitir ao gestor identificar todas as obrigações a pagar (contas de consumo, pagamentos a fornecedores e funcionários e gastos diversos) , bem como os prazos para pagamento, isso serve para:
- Conseguir descontos e evitar multas e juros;
- Verificar rapidamente se há compromissos que não foram pagos;
- Visualizar gastos obrigatórios (como os pagamentos de impostos do Simples Nacional);
- Permitir que se priorizem os pagamentos, se houver dificuldade financeira;
- Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa.
Se você está com dificuldade em visualizar algum desses itens, é hora de repensar o seu controle financeiro empresarial.
Quais são as melhores práticas de gestão de contas a pagar?
Além de registrar todas as entradas e saídas de recursos, é fundamental organizar todas as contas a pagar, anotadas por data de vencimento e classificadas por prioridade de pagamento, de forma que você consiga visualizar exatamente o que precisa pagar e quando.
É interessante estabelecer prazos para efetuar os pagamentos, observando a previsão das entradas e os possíveis descontos para pagamento antecipado.
Para os empreendedores, é essencial lembrar que não se pode confundir as contas pessoais com as contas da empresa: estabeleça o melhor momento para o saque do pró-labore, de acordo com o seu planejamento financeiro.
A seguir, confira as etapas essenciais que precisam fazer parte da gestão de contas.
1. Controle de notas fiscais
Emitir todos os tipos de notas fiscais necessárias da maneira correta é uma das primeiras obrigações que todo negócio deve cumprir. Para isso, tenha um emissor rápido, seguro e confiável para organizar todas as informações da gestão de contas da empresa.
2. Categorias de gastos corretas
Entender os tipos de gastos da empresa é essencial para a gestão se organizar e conseguir tomar decisões. Separar as despesas fixas e variáveis é um ótimo começo para planejar melhor as saídas de dinheiro.
3. Política de crédito
A gestão de contas da empresa deve trabalhar com políticas de crédito, tanto para oferecer diferentes meios de pagamentos aos seus clientes, como para obter crédito no mercado quando for necessário para a saúde financeira e o crescimento da empresa.
4. Plano de negócios
O plano de negócios da empresa é o documento que guia toda a operação e seus mais diversos setores, incluindo o financeiro e o núcleo de contas. Por isso, garanta que a sua empresa tenha um plano de negócios consistente e atualizado para que o trabalho de todas as áreas faça sentido e siga em rumo aos objetivos corretos.
5. Tecnologia para pagamentos
Disponibilizar diferentes tipos de pagamentos de maneira fácil e segura é essencial para aumentar os recebimentos dos seus clientes. Hoje em dia, o consumidor busca por vários formatos de transação financeira, como pix parcelado, boleto bancário, cartão de crédito de várias bandeiras, entre muitos outros.
6. Treinamentos sobre finanças e gestão
Estar em constante aprendizado e alinhamento com toda a equipe é a base de profissionais que trabalham em busca de resultados positivos. Por isso, tenha frequentemente momentos de análises, feedbacks, treinamentos e atualização de conhecimento para manter a gestão financeira da sua empresa em dia com o mercado e a frente dos seus concorrentes.
7. Software de gestão
Ter um sistema de gestão é a melhor maneira de organizar o setor financeiro e área de contas a pagar, pois com o software certo sua equipe ganha muito mais produtividade e assertividade com funções como:
- Envio de orçamentos
- Planejamento financeiro
- Recursos para controle de cotações e comprovantes
- Gerenciamento de prazos de contas a pagar
- Histórico de consumo dos consumidores
- Dados seguros e conectados entre si, evitando erros manuais
- Lançamentos automáticos ou em apenas um clique
- Integração com todas as áreas da sua gestão
- Relatórios completos para acompanhar resultados financeiros
Quais são os melhores indicadores e métricas da gestão de contas?
Um dos segredos para melhorar a gestão da empresa é acompanhar regularmente os resultados financeiros. Para isso, é possível estabelecer alguns indicadores e métricas que permitem conferir com mais clareza o que aconteceu em cada período.
No caso das contas a pagar, é interessante acompanhar ao menos três indicadores:
- Número médio de contas por período: é um indicador de conhecimento obrigatório; permite acompanhar o volume de contas que costumam chegar à empresa;
- Custo médio por fatura: o conhecimento do custo médio por fatura permite que se saiba o custo das obrigações da empresa, permitindo o planejamento financeiro e o equilíbrio do fluxo de caixa com ações como corte de gastos e a negociação com fornecedores;
- Prazo médio de pagamento: conhecendo o prazo médio de pagamento das faturas recebidas, o gestor consegue negociar descontos por pagamento antecipado e realocar datas de vencimento, evitando a inadimplência.
Como otimizar os processos de pagamento da sua empresa?
Para realizar todos os registros necessários para fazer a gestão de contas, a velha planilha no Excel pode deixar a desejar. Os gestores que podem dar um passo à frente na sua empresa precisam contar com ferramentas financeiras adequadas.
Um exemplo de ferramenta é o bom sistema de gestão empresarial (ERP) que permite integrar os setores da empresa, além de agilizar e organizar os processos. Assim, em vez da planilha de vendas, da planilha de contas a pagar e da planilha de contas a receber (entre várias outras), você organiza tudo em um só lugar da maneira mais prática, segura e eficiente.
Entre as vantagens de um sistema desses, estão:
- O menor número de erros de registro (você registra uma só vez no sistema, e não em várias planilhas);
- A agilidade no momento de visualizar a informação
- A automatização dos relatórios e o controle de acesso de usuários às informações.
Como utilizar a tecnologia a seu favor para o controle de contas a pagar?
A grande contribuição da tecnologia para a gestão empresarial é a possibilidade de automatizar processos antes feitos manualmente, minimizando a chance de erros e acelerando os resultados.
Se tratando de temas em que o controle é fundamental, como no caso das contas a pagar, minimizar erros e acelerar processos é sempre bem-vindo.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Accenture em 2020, o uso de tecnologias digitais melhoram significativamente a gestão financeira das empresas. Os dados mostram que as empresas que adotam tecnologias digitais, como análise de dados e automação de processos financeiros, são capazes de melhorar sua eficiência, reduzir custos e tomar decisões assertivas com base em dados precisos.
Então, uma coisa é fato: a gestão de contas fica mais simples e produtiva com a utilização de um sistema de gestão online, que integra os setores, automatiza tarefas e processos, permitindo que o gestor tenha uma visão global da empresa.
Além de simplificar a administração financeira e torná-la mais eficiente, um sistema ERP colabora para que o empreendedor não perca dinheiro pagando juros de empréstimos tomados na última hora e nem fique inadimplente, no caso específico de contas a pagar. Tenha certeza: investir em organização e controle adequados sai bem mais barato que essas situações.
A gestão financeira da empresa é um tema difícil para a maioria dos empreendedores, mas, com aquela ajudinha da tecnologia e munido de muita informação, é sempre possível tomar as melhores decisões.
