Quando se passa por momentos de instabilidade econômica, não há muita opção: o empreendedor deve cortar gastos. Algumas medidas como a demissão de funcionários, além de extremas, podem prejudicar não só a produtividade da empresa, como afetar o relacionamento da equipe e a motivação dos colaboradores.
Crises são momentos oportunos para reavaliar algumas questões e processos internos de um negócio: verificando o que está ou não funcionando, procurando formas de otimizar as operações e reduzindo despesas. Confira neste artigos algumas dicas para cortar os gastos da sua empresa – sem precisar demitir alguém.
1 – Conheça a situação financeira da sua empresa
Para cortar os excessos, primeiramente você deve descobrir quanto seu negócio recebe por suas vendas, identificar quais são os gastos para manter tudo funcionando e saber de onde vem e para onde vai o dinheiro da sua empresa.
Por isso, realize um levantamento dos custos e despesas do seu negócio: quanto você gasta para fazer seu produto, comprar a mercadoria ou prestar seu serviço; as contas de água, luz, telefone, internet, aluguel e outros serviços; o pagamento dos funcionários; taxas bancárias; impostos… coloque todos esses números no papel. Também verifique as fontes de receita da sua empresa, como o valor do faturamento, lucro e capital de giro disponível no caixa.
Faça o controle dos processos financeiros da sua empresa usando ferramentas como fluxo de caixa, contas a pagar e receber e conciliação bancária, para ter uma noção real e atualizada da situação do seu negócio. Estes recursos funcionam melhor quando há um acompanhamento periódico, por isso, tenha a disciplina de verificar sempre esses números – tarefa que será mais fácil de ser realizada caso sua empresa tenha um sistema de gestão empresarial.
Toda essas pesquisas irão ajudar o empreendedor a visualizar quais são as maiores despesas do seu negócio e de onde vem sua receita, além de avaliar, no geral, se sua empresa está com as contas no azul ou então se está dando prejuízo.
2- Reavalie suas contas
Após fazer esse levantamento, ficará mais fácil saber quais são os “vilões” do seu orçamento. Verifique se não há formas de reduzir contas como luz e água: troque os equipamentos, torneiras e lâmpadas por modelos mais econômicos; evite o costume de realizar horas extras e faça campanhas educativas para seus funcionários, criando uma cultura contra o desperdício. Negocie com as operadoras de telefonia e internet, buscando planos mais baratos, mas que ainda supram as demandas do seu negócio.
Caso sua empresa ainda utilize recursos manuais como impressões, fotocópias, livros e cadernos, experimente digitalizar os arquivos e automatizar alguns processos com um sistema de gestão: isso irá reduzir seus gastos com papelaria e armazenamento físico, além de permitir uma segurança extra, pois os documentos impressos podem ser danificados de diversas formas. Aqui também se aplica a cultura de redução de desperdícios: utilizar os dois lados das folhas; aproveitar as usadas como rascunho e controlar o número de impressões e fotocópias.
Economizando um pouco de cada lado é possível chegar a um valor bem significativo no fim do mês.
3- Negocie com os clientes inadimplentes
É difícil cobrar dos consumidores que estão com pagamento pendente. No entanto, negociar as dívidas dos seus clientes pode ajudar a evitar perdas no capital de giro da empresa e assim ter dinheiro para pagar as suas contas.
Tenha cuidado ao fazer essa negociação para não prejudicar seu relacionamento com o cliente e, além de perder esse contato, receber críticas em vários canais de comunicação, ou por boca a boca, e afastar ainda mais compradores.
Faça um levantamento dos consumidores inadimplentes e entre em contato com cada um. Caso seja preciso – e, após fazer os devidos cálculos, também viável – é possível terceirizar a cobrança com uma empresa prestadora deste tipo de serviço.
4- Avalie a política de descontos
Oferecer vantagens financeiras aos seus clientes pode ser uma boa estratégia para aumentar suas vendas. No entanto, uma promoção mal planejada pode trazer prejuízos para o caixa, reduzindo sua margem de lucro e deixando sua empresa no vermelho. Antes de oferecer descontos, calcule com exatidão quais serão os efeitos da promoção no financeiro do seu negócio e quanto será preciso vender para cobrir essa diferença.
Além de oferecer redução nos preços, aproveite esses momentos para disponibilizar de brinde alguns produtos que estejam encalhados no estoque, livrando-se assim de algo que não iria ser comercializado, mas que pode ser usado na negociação com o cliente para que a compra seja efetivada.
5- Controle seu estoque
O estoque é um dos pontos mais importantes na gestão das empresas que vendem mercadorias. Por meio dele é possível saber quais produtos são mais buscados, quais saem menos, além de verificar a velocidade com que esse tráfego acontece.
Tenha o costume de fazer o giro de estoque do seu negócio, mapeando os itens mais ou menos procurados, para criar estratégias a fim de investir nos produtos mais vendidos e se livrar daqueles que estão encalhados – e por isso causam prejuízo por conta dos gastos com armazenamento. A realização desse acompanhamento pode ser mais prática caso a empresa utilize um sistema de gestão, automatizando esse processo e facilitando a consulta a essas informações. Com o VHSYS, é possível gerenciar esse departamento com apenas alguns cliques: saiba mais neste manual.
6- Negocie com seus fornecedores
Ao conhecer melhor o fluxo de vendas da sua empresa, sabendo quais produtos são mais ou menos buscados, você poderá otimizar o contrato com seus fornecedores, extraindo o melhor dessa relação.
Compre em escala maior as mercadorias mais vendidas, negociando descontos por conta do aumento do pedido. Tente também melhorar as condições de pagamento, prazos e outros benefícios com seus fornecedores: há a possibilidade deles preferirem oferecer vantagens extras à perder um cliente.
Caso os custos sejam altos demais e as negociações não serem favoráveis à sua empresa, considere trocar de fornecedor. No entanto, tenha cuidado em não impactar negativamente a qualidade do produto oferecido ao cliente, prejudicando assim suas vendas.
7 – Otimize a produtividade dos seus funcionários
Outro ponto que pode ser reavaliado é o trabalho dos colaboradores e os processos internos. Analise como está o aproveitamento do seus empregados: o horário de expediente está adequado ou pode ser mudado para um período que favoreça a produtividade? Seus funcionários realizam muitas horas extras? Às vezes os gastos com as jornadas estendidas podem ser maiores do que os benefícios, além de causarem desgastes na equipe. Verifique se é possível implementar um regime de banco de horas, pois essa estratégia, dependendo do negócio, pode ser mais efetiva do que o modelo tradicional.
Também avalie como anda o fluxo dos processos do seu negócio, procurando por falhas que podem causar atrasos ou demandar mais esforços dos seus funcionários, reduzindo assim sua produtividade por terem que investir tempo em tarefas mais complexas. É possível automatizar algumas operações da gestão empresarial com um software específico para esse trabalho, agilizando as atividade e otimizando o tempo tanto dos colaboradores quanto dos gestores.
8 – Verifique se o regime tributário está adequado
Uma empresa pode estar pagando mais impostos, taxas e tarifas por estar enquadrada em um regime tributário menos favorável à sua realidade. Procure seu contador ou uma empresa especializada para avaliar sua situação e descobrir se é possível reduzir a carga tributária do seu negócio, cortando assim despesas que tomam uma parte considerável do financeiro.
Conclusão: corte os gastos e invista na qualidade da sua empresa
Seguindo essas dicas você irá cortar gastos que podem ser evitados ou reduzidos e economizar uma quantia significativa para fazer sua empresa funcionar com mais qualidade, possibilitando investir em áreas cruciais ao seu desenvolvimento.
Nesse sentido, contratar um sistema de gestão é um bom investimento para seu negócio. Com esse tipo de software, diversas operações são automatizadas, economizando tempo, despendido em preencher planilhas e cadernos manualmente, ou recursos físicos, com papelada e armazenamento dos arquivos. Além disso, com a ferramenta é possível extrair o melhor de cada setor, tornando sua administração mais eficiente e os processos mais práticos.
O sistema VHSYS é uma solução completa para a gestão de MEI, micro e pequenas empresas, oferecendo funcionalidades para todas as áreas: financeiro, vendas, estoque, compras e serviços. Faça a emissão de notas fiscais e boletos, realize fluxo de caixa, giro de estoque, serviços recorrentes, contas a pagar e receber e muitas outras tarefas – tudo no mesmo software.
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