Regras para implementar um Banco de Horas na empresa

Rosana Moraes

Tem momentos no cotidiano de um negócio em que as demandas tornam-se maiores do que é possível cumprir em 8 horas diárias, como estipulado na jornada de trabalho normal. Em alguns ramos, há períodos de maior atividade, que exigem mais tempo e esforços dos colaboradores, e de menor produtividade, nos quais não há tanta necessidade dos funcionários estarem cumprindo rigidamente sua carga horária.

Nos casos de muita demanda, é possível que os trabalhadores façam as 2 horas extras permitidas por dia – que são pagas com um acréscimo de, no mínimo, 50% da remuneração convencional. No entanto, uma opção alternativa para equilibrar a jornada de trabalho nas duas situações descritas anteriormente é o banco de horas.

Esse modelo funciona da seguinte forma: quando o funcionário faz uma jornada diária acima da que está prevista em seu contrato, esse tempo adicional é contabilizado em um sistema. Mais tarde, o colaborador pode compensar equivalentemente esse período com folgas ou nas suas faltas justificadas que não estejam nas regras de abono. Assim, trabalhador e empresa terão mais flexibilidade para ajustar a carga horária e possibilitar dias de descanso convenientes para os dois, sem a necessidade do pagamento de horas extras.

Na prática, se o funcionário realizar 12 horas a mais durante um determinado período de tempo (um mês, por exemplo), ele poderá tirar 12 horas de folga, conforme combinado anteriormente com a empresa. Esse acordo para definir os dias trabalhados e de descanso deve ser feito com antecedência, seja para o gestor quanto para o colaborador, para que ambos possam organizar seus compromissos.

Regras do banco de horas

Existem algumas normas que regem essa medida, criadas para evitar abusos e equívocos das partes impactadas. Segundo a lei:

  • O tempo trabalhado além da carga horária normal não pode ultrapassar 2 horas diárias;
  • Há uma data limite para compensar o período a mais no banco de horas – se não for com folga, obrigatoriamente será com pagamento de hora extra;
  • Quando a empresa tem mais de 10 colaboradores, é obrigatório anotar ou fazer um cartão de ponto para registrar o banco de horas e seu cumprimento. O funcionário também poderá anotar e ter comprovantes dos períodos trabalhados e folgados para seu próprio controle;
  • O banco de horas é válido após sua data de implementação. Todos os minutos adicionais anteriores a medida devem ser pagos como hora extra;
  • Nos casos de demissão, o colaborador receberá os minutos não descontados de acordo com o acordo ou convenção coletiva;
  • Domingos e feriados não podem ser contabilizados na modalidade, e sim devem ser considerados como hora extra, com o acréscimo de 100% da remuneração normal;
  • O banco de horas não pode ser aplicado a funcionários menores de 18 anos ou que trabalhem em atividade insalubre – nem em outros casos que também violem os Direitos Indisponíveis.

O que a Reforma Trabalhista mudou nas regras do banco de horas?

A Reforma Trabalhista, sancionada em 13 de julho, alterou algumas regulamentações do regime de banco de horas. Confira como era anteriormente e como será após a nova lei entrar em vigor:

Antes

  • Era exigido que a implementação do banco de horas fosse feito por acordo ou convenção coletiva, autorizado pelo sindicato da categoria;
  • O limite para compensar as horas adicionais era de até um ano.

A partir de Novembro de 2017:

  • Banco de horas poderá ser negociado individualmente com cada funcionário, sendo validado por meio de um acordo escrito;
  • Nestes casos, o prazo para compensar as horas adicionais é de seis meses;
  • A compensação no mesmo mês da realização das horas adicionais poderá ser feita por acordo escrito ou tácito.

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Vantagens e desvantagens do Banco de Horas

A implantação desse modelo pode ter reflexos positivos no cotidiano de um negócio, tanto para a administração quanto para o funcionário. “A flexibilização das horas será útil para o colaborador que, por algum motivo, precise se ausentar. Ao avisar seu gestor antecipadamente, ele não terá desconto na sua remuneração, tendo a possibilidade de compensar as pendências até o final do banco de horas”, considera Lucelia de Souza, Analista de Recursos Humanos da VHSYS. A empresa está finalizando o processo de implementação do banco de horas, realizado em comum acordo entre os gestores e os funcionários.

Com um combinado prévio entre as partes, o funcionário poderá resolver as demandas urgentes e depois ter direito à folgas extras, enquanto a empresa suprirá suas necessidades, sem acarretar em mais gastos com folha de pagamento.

No entanto, é importante ter bastante atenção com a gestão do banco de horas para evitar equívocos que prejudiquem o colaborador e a empresa.

Como fazer para implementar o banco de horas?

Para aderir a esta modalidade é preciso planejamento por parte da empresa, tanto antes quanto durante o processo.

1- Conheça bem o modelo e as necessidades de sua empresa

Antes de tudo, é preciso entender cada regra do banco de horas. As leis que regem essa medida são nº 9.601/1998 e a da Reforma Trabalhista nº 13.467/2017.

Lucelia, da VHSYS, aponta que é importante verificar a necessidade da flexibilização de horas do empregado e do empregador. Analise se será realmente benéfico a implantação dessa medida no cotidiano do seu negócio: há períodos de maior e menor demanda de vendas ou prestações de serviço? Sua companhia possui muitos gastos com horas extras? Será que o pagamento extra não seria o suficiente para atender seu caso? Considere essas e outras questões antes de tomar a decisão.

2- Defina as normas do acordo

Se realmente a modalidade será positiva tanto para a empresa quanto para seus colaboradores, o Recursos Humanos poderá formular e emitir o documento do acordo. Esse processo obrigatoriamente deve ser feito com o sindicato da categoria em contratos realizados antes da validação da Reforma Trabalhista. Após isso, eles poderão ser firmados individualmente com cada funcionário, sem a necessidade de convenções coletivas.

Esses acordos deverão constar detalhes como o valor por cada hora trabalhada, horários e períodos permitidos para compensação, entre outras cláusulas. Ou seja, deve-se expor todas as regras que irão reger os direitos e deveres da empresa e dos colaboradores nessa situação.

Mas, atenção para não estipular normas que sejam contrárias às legislações vigentes.

3 – Converse com os funcionários

Deixe bem claro aos seus colaboradores os benefícios e exigências da adoção do banco de horas. Essa comunicação deve ser formal, mas também é recomendável usar métodos mais didáticos para melhor compreensão de todos. Por exemplo: faça um guia ou um folder trazendo exemplos práticos que irão ajudar o entendimento das partes. Também prepare seus gestores e RH para esclarecer eventuais dúvidas.

4 – Faça o controle das horas

Após efetivar a adoção dessa modalidade, é necessário disponibilizar ao funcionário formas de acompanhar seus minutos adicionais ou pendentes de trabalho. Na VHSYS, o processo é feito por uma empresa parceira. “As horas são enviadas mensalmente pelo espelho do ponto para que o gestor e o colaborador tenham acesso ao saldo atual. Em nosso caso, temos a ferramenta Ponto Mais para visualização online”, detalha Lucelia.

Esse monitoramento é importante para acompanhar a compensação de cada empregado – se as horas positivas estão se transformando em folgas e as negativas estão sendo repostas, evitando assim complicações futuras. Isso pode ser realizado por meio de relatórios ou então por sistemas automatizados, como o Ponto Mais, que facilitam o controle da jornada de trabalho de cada funcionário.

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Como visto, o banco de horas é uma boa alternativa para empreendedores e colaboradores, pois, se bem acordado, traz benefícios para ambos e permite que o negócio possa operar com mais eficiência.

No entanto, é imprescindível que haja um preciso controle de ponto para maior segurança a todos os usuários e à própria companhia. Um bom sistema automatizado pode contribuir com esse processo, pois facilita o acesso às informações e torna sua operação mais prática. Isso vale para a gestão da jornada de trabalho e também das outras áreas da empresa.

O sistema VHSYS possibilita administrar os diferentes setores de um negócio com mais agilidade e otimização. Com módulos específicos para vendas e faturamento, financeiro, serviços, estoque e compras, ele traz uma solução completa para as necessidades da sua empresa, seja qual for seu porte ou ramo de atividade.

Além disso, o software conta com uma loja de aplicativos com ferramentas úteis para o dia a dia, como Agenda e Funcionários – desenvolvidos para ajudar na gestão e controle de seus compromissos e dos dados de seus colaboradores.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.