Os erros de estoque podem impactar a gestão e até a saúde financeira da empresa, tamanha importância de um controle e organização sob os produtos. Além de auxiliar o departamento logístico do negócio, o controle de estoque previne a falta de produtos, ou excesso deles
O chamado “estoque fantasma”, aquele que não se conhece, não está mapeado, por exemplo, trouxe uma perda para o Brasil de aproximadamente R$ 21 bilhões em 2023 segundo a Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil.
11 principais erros no controle de estoque
Conhecer e identificar os principais erros de controle de estoque é importante para a empresa. Abaixo selecionamos os principais erros:
1. Ausência de inventário periódico
O inventário periódico é uma forma de gerenciar as entradas, saídas dos itens de produção, venda ou prestação de serviços de uma empresa. Nesse tipo de inventário, tais itens não são contados instantaneamente, mas dentro de um período estipulado, por exemplo, mensalmente. Essa prática evita atrasos de entregas para clientes e quebra de estoque.
Por ser uma atividade maçante, um sistema de gestão automatizado e de fácil usabilidade se torna importantíssimo para a gestão, pois além de organizar o estoque, previne alguns “erros manuais” nesse controle e otimiza o trabalho do gestor ou funcionário.
2. Falta de produto
A falta de produtos no estoque pode prejudicar diretamente a saúde financeira da empresa, por não ter determinado item para venda, mas pode ser prejudicial também para a “imagem/reputação” da empresa frente aos clientes e clientes em potencial. Para evitar essa falta é importante um planejamento, uma previsão de saídas, além de um acompanhamento constante do estoque.
O sistema de gestão da vhsys facilita todo o controle de estoque, com funcionalidades específicas de controle de quantidades. O empreendedor consegue configurar o limite mínimo e máximo de quantidade para cada item e, caso o produto atinja a quantidade máxima ou mínima, recebe alertas para controlar a reposição.
3. Ignorar produtos com baixa rotatividade
Há uma “perda” para a gestão de estoque em ignorar os produtos com baixa rotatividade, ignorá-los ou esquecê-los no estoque pode levar a reabastecimentos ineficientes, por exemplo, devido ao número de produtos que não estão em movimento.
4. Não monitorar o prazo de validade dos produtos
Monitorar o prazo de validade dos produtos é essencial ao negócio, dando a possibilidade de acompanhamento da rotatividade de determinado item, identificar necessidades de abastecimento e possíveis promoções para aumentar a saída das mercadorias. Além disso, evitar a exposição de produtos vencidos nas prateleiras.
O sistema controle de estoque da vhsys auxilia o empreendedor com alertas de vencimentos para acompanhamento pela empresa.
5. Desconsiderar sazonalidades na reposição
Desconsiderar as sazonalidades na reposição pode impactar um possível aumento das vendas e lucratividade em períodos comemorativos e “quentes” para as vendas.
Por exemplo: não ter controle de reposição das peças de roupas em uma mudança de estação.
6. Falta de integração entre estoque e vendas
A importância da integração entre o estoque e as vendas está intrinsecamente ligada ao “giro” das mercadorias. No processo das vendas, ambos os passos são importantes para a saúde financeira e sustentação do negócio.
7. Não utilizar um sistema de gestão de estoque
Automatizar a gestão de estoque facilita todo o processo de controle de estoque, otimiza o tempo de quem realiza ou acompanha essa gestão. Buscar um sistema prático e completo para o controle de estoque é importante até mesmo para um bom andamento do negócio, pois a gestão poderá dar mais atenção às outras necessidades da empresa, e o que seria um processo que custaria tempo e atenção, o sistema realiza.
8. Negligenciar a conferência de mercadorias recebidas
Conferir as mercadorias recebidas é importante em um primeiro momento para evitar possíveis erros no próprio recebimento, mas também essencial para a organização e posterior gestão de vendas. Organizar, categorizar, nomear, potencializa a produtividade, ajuda a reduzir perdas e na rotatividade das mercadorias.
9. Ausência de controle de perdas e avarias
O controle de perdas e avarias é um acompanhamento constante das possíveis perdas, danos e descuidos no fluxo logístico e transporte de mercadorias. A ausência desse controle acarreta prejuízos desde o planejamento financeiro à venda para o cliente final, além de na ocorrência de perdas ou danos, trazer desconforto para a gestão da empresa.
10. Não ter funcionários treinados para o controle de estoque
Como vimos nos pontos anteriores, o controle e gestão de estoque comporta verificação de várias necessidades e pontos a fim de evitar possíveis problemas e desorganização.
Neste processo, os funcionários ligados ao controle de estoque têm papel importante na conferência, transporte, fluxo de vendas e manuseio e atualização de informações das mercadorias, seja de forma manual ou dentro de um sistema de gestão do estoque automatizado.
11. Não analisar relatórios e dados do estoque para tomadas de decisão
Analisar os dados e relatórios de estoque é importante para verificar o que está rendendo bons resultados no fluxo de estoque e logística das mercadorias, para possíveis falhas que precisam ser corrigidas, além de auxiliar na tomada de decisões futuras.
Imaginemos a seguinte situação, como exemplo da importância em analisar dados do estoque:
Você gerencia uma farmácia. O relatório de estoque mostra:
- Xarope para dor: 100 unidades no início do mês, 90 vendidas.
- Xarope para tosse: 50 unidades, apenas 5 vendidas.
Análise:
- O Xarope para dor tem alta demanda e está quase acabando. Você precisa repor logo para evitar falta de produto.
- O Xarope para tosse vendeu pouco, então não é necessário comprar mais agora, evitando estoque excessivo.
Essa análise simples ajuda a garantir que os itens de maior demanda estejam sempre disponíveis, enquanto evita compras desnecessárias de produtos com pouca saída.
O sistema de gestão e controle de estoque da vhsys tem uma função específica de acompanhamento de dados em tempo real, além de gerar relatórios no sistema.
