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Como montar uma gráfica de sucesso? Confira o guia completo!

Tempo de Leitura: 10 minutos
Como montar uma gráfica
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Se você é empreendedor, deve saber a dificuldade que há no processo de montar o próprio negócio e o esforço que existe para que, desde o começo, tudo saia como o planejado.

Esse desenvolvimento não é diferente para o segmento das gráficas, que necessitam de investimento em equipamentos e muita estratégia para alcançarem o sucesso e se destacarem em um ambiente tão competitivo.

Por esse motivo, se a sua pergunta agora é “como montar uma gráfica?” leia o artigo completo e confira:

Com quais produtos e serviços uma gráfica trabalha?

Uma das principais atividades de uma gráfica é a impressão em papel, que pode ser feita em diferentes formatos e acabamentos, como papel couchê, offset, adesivo, papel fotográfico, entre outros. 

A gráfica também pode trabalhar com impressão em materiais como plástico, PVC, acrílico, madeira, metal e vidro, dependendo da demanda do cliente.

Além da impressão, a gráfica também oferece serviços de design gráfico e produção de arte final, para garantir que os produtos impressos tenham uma aparência atraente e profissional. 

Os designers gráficos da gráfica podem criar layouts personalizados para cada produto, trabalhando em conjunto com o cliente para entender suas necessidades e expectativas.

As gráficas também trabalham com encadernação de livros e revistas, a laminação de documentos e cartões, a corte a laser de materiais, a aplicação de verniz localizado, a impressão de dados variáveis (como códigos de barra e números de série) e a produção de materiais de merchandising, como brindes e embalagens personalizadas.

Como montar uma gráfica em 11 passos

Confira a seguis os 11 passos de como montar uma gráfica de sucesso!

1. Estude o mercado

Para manter-se competitivo no segmento, é preciso análise. Afinal, os dados não mentem e o estudo de mercado deve ser feito antes mesmo da abertura de uma gráfica.

Neste sentido, o objetivo do estudo de mercado pode ser uma pesquisa de oportunidade, com informações de venda, produto/serviço e mercado no geral ou uma pesquisa de esforço de vendas, com maneiras de organização, vias de distribuição e propaganda.

As duas maneiras são válidas e complementares, entretanto, é essencial realizar a primeira pesquisa, pois ela é capaz de trazer dados sobre o produto ou serviço que podem guiar as tarefas e processos diários de uma gráfica com base no que a concorrência faz ou já fez.

Essa análise não quer dizer que se copiam os métodos das gráficas concorrentes, mas sim, o objetivo é aprender com dados reais de ações já utilizadas no mercado.

2. Análise a concorrência

Complementando a dica anterior, a análise de concorrência é essencial para entender o mercado e montar uma gráfica de sucesso. Afinal, é mais seguro entrar em um negócio quando se sabe como a concorrência trabalha.

Essa prática é importante porque permite que você conheça melhor o mercado em que está inserido, incluindo o perfil dos seus concorrentes, o tipo de produtos e serviços que oferecem, as estratégias de marketing que utilizam, os preços e a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Assim, seu negócio pode identificar as melhores práticas do mercado, bem como as oportunidades de diferenciação e inovação que podem tornar sua gráfica mais competitiva e atraente para os clientes. 

Por exemplo, se os seus concorrentes não oferecem serviços de entrega, você pode destacar esse diferencial como um ponto forte da sua gráfica e conquistar clientes que valorizam a comodidade e a conveniência.

3. Escolha uma localização estratégica

A localização é um dos principais aspectos que influenciam o fluxo de clientes, a visibilidade da marca e o potencial de vendas. 

Por esse motivo, escolha um local que atenda às necessidades do seu negócio e que esteja de acordo com o perfil dos seus clientes.

Uma localização estratégica para uma gráfica é aquela que está em uma área de grande movimento, com fácil acesso a transportes públicos e, se possível, estacionamento disponível para os clientes. 

Além disso, é preciso estar atento à localização dos seus clientes-alvo, como empresas, escolas, universidades, lojas e outros pontos de interesse.

Uma localização estratégica oferece grandes benefícios, como a possibilidade de estar próximo a outras empresas complementares, como fornecedores de papel, gráficas especializadas em grandes formatos e empresas de comunicação visual. 

4. Defina seu público-alvo

Este passo é essencial para compreender o que a sua gráfica irá oferecer e para quem irá oferecer.

Por isso, ao definir o público-alvo, é importante considerar vários fatores, como a idade, gênero, localização geográfica, interesses, hábitos de compra e renda, além de avaliar os hábitos de compra desse grupo. 

Se você está atendendo a um público mais jovem, é importante considerar que eles podem preferir serviços online, como criação de designs por meio de plataformas digitais, por exemplo.

Outro aspecto importante ao definir o público-alvo é considerar a concorrência. Se existem muitas gráficas que já estão atendendo a um determinado grupo de consumidores, você pode ter que se concentrar em um nicho de mercado específico para se destacar e oferecer produtos e serviços que não estão sendo oferecidos neste nicho.

5. Selecione sua cartela de produtos e serviços ofertados

Selecionar a cartela de produtos e serviços oferecidos é um dos fatores mais importantes na hora de montar uma gráfica.

Afinal, além de atender às necessidades do público-alvo, a seleção correta de produtos e serviços pode ser uma vantagem competitiva e um diferencial para o seu negócio.

Ao realizar essa tarefa, é importante considerar o perfil dos seus clientes, as tendências do mercado e a capacidade de produção da sua gráfica. Dê prioridade para oferecer uma variedade de produtos e serviços que atendam às necessidades dos seus clientes e que possam ser produzidos com qualidade e eficiência.

Uma dica importante são os serviços personalizados, como a criação de artes gráficas exclusivas, impressão em materiais diferenciados e acabamentos especiais. Neste caso, a gráfica agrega mais valor que a concorrência.

6. Busque os equipamentos necessários

A escolha dos equipamentos deve levar em conta o tipo de produção e o volume de trabalho que a gráfica pretende atender, bem como o tipo de produto e serviço que será oferecido. 

Alguns equipamentos essenciais para uma gráfica incluem impressoras de alta qualidade, máquinas de acabamento, cortadoras de papel, encadernadoras, dobradeiras, entre outros.

Ao escolher os equipamentos para a gráfica, é importante considerar não apenas a qualidade e a eficiência, mas também o custo-benefício. 

Para isso, realize uma pesquisa de mercado para identificar os fornecedores que oferecem os equipamentos mais adequados ao negócio, com um bom custo-benefício e que ofereçam suporte técnico e treinamento para a utilização dos equipamentos.

7. Faça uma análise dos fornecedores 

Escolher os fornecedores adequados pode garantir a qualidade dos materiais utilizados na produção e o bom funcionamento da gráfica como um todo.

Ao buscar fornecedores, é importante considerar não apenas o preço, mas também a qualidade dos materiais, a reputação da empresa no mercado, o cumprimento de prazos e a flexibilidade para negociar.

Outro ponto importante é a relação com os fornecedores. Neste sentido, é fundamental estabelecer uma relação de parceria com os fornecedores, onde ambas as partes se beneficiem. A escolha de fornecedores confiáveis gera benefícios a longo prazo, como a possibilidade de obter preços mais vantajosos e prazos mais flexíveis de pagamento.

8. Estabeleça a organização dos materiais

A organização adequada dos materiais garante que os recursos da gráfica sejam utilizados de forma eficiente, evitando perda de tempo, retrabalho e desperdício de materiais.

Esse processo começa com a escolha de um espaço adequado para armazenamento, levando em conta as características dos materiais, como o tamanho, o peso e a fragilidade. Além disso, é importante ter um sistema de identificação e controle dos materiais, para facilitar a localização e o acesso aos mesmos.

Com um sistema, é possível ter uma maior agilidade na produção, pois os materiais necessários estarão sempre disponíveis e facilmente acessíveis, permitindo que os colaboradores trabalhem com mais eficiência e produtividade. 

Além disso, a organização dos materiais ajuda a evitar erros na produção, como a utilização de materiais incorretos ou vencidos.

Essa organização também é essencial para redução de desperdícios. Com a identificação adequada dos materiais, é possível controlar melhor o estoque e evitar compras desnecessárias ou excesso de estoque.

9. Construa um cronograma de abastecimento de matéria-prima

O cronograma permite uma gestão mais eficiente do estoque, evitando desperdícios e reduzindo custos.

O primeiro passo para construir o cronograma de abastecimento é avaliar o volume de produção e a demanda pelos produtos da gráfica. A partir daí, é só estimar o consumo de matéria-prima e definir uma frequência de abastecimento que atenda às necessidades da produção.

Neste processo, lembre-se de sempre considerar a sazonalidade dos produtos e serviços oferecidos pela gráfica. 

Outro fator a ser considerado é o tempo de entrega dos fornecedores. É fundamental estabelecer um prazo mínimo de entrega para que a gráfica não fique sem matéria-prima, mas também não tenha um estoque excessivo, que pode gerar custos adicionais de armazenamento e possíveis desperdícios.

10. Divulgue a gráfica em diversos canais

Por mais que a gráfica tenha uma localização estratégica, com uma boa seleção de produtos e serviços e um excelente atendimento, se os clientes em potencial não souberem da existência do negócio, as vendas serão impactadas.

Por esse motivo, investir em diversos canais de divulgação e aquisição de clientes, a fim de alcançar um público mais amplo e diversificado é essencial.

Para te ajudar, separamos algumas opções:

  • Redes sociais: as redes sociais são uma ferramenta poderosa de divulgação, permitindo que a gráfica atinja um público mais jovem e conectado. 
  • Site: o site da gráfica é uma vitrine virtual que pode ser acessada por qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo.
  • E-mail marketing: essa é uma forma eficiente de se comunicar com os clientes e potenciais clientes, enviando novidades sobre produtos e serviços, promoções e outras informações relevantes.
  • Anúncios em mídias tradicionais: dependendo do público-alvo da gráfica, pode ser interessante investir em anúncios em mídias tradicionais, como jornais, revistas e rádios.

11. Faça uma boa gestão empresarial

A gestão empresarial envolve uma série de processos, que vão desde a definição de objetivos e metas até o controle financeiro e a gestão de recursos humanos. 

Para isso acontecer de maneira eficiente, alguns passos devem ser seguidos pelos gestores. Para te ajudar, separamos algumas boas práticas 

  • Definição de objetivos e metas claras: este passo ajuda a direcionar os esforços para alcançar os resultados desejados, sem desperdiçar recursos, pois guia o negócio a chegar onde realmente se quer.
  • Controle financeiro eficiente: a gestão financeira é um aspecto crucial para o sucesso da gráfica. Neste caso, possibilita que a empresa controle seus custos, reduza desperdícios, otimize investimentos e mantenha uma saúde financeira estável.
  • Planejamento estratégico: a elaboração de um planejamento estratégico eficiente é imprescindível, já que permite que a gráfica se adapte às mudanças do mercado e da concorrência, identifique oportunidades e riscos, e defina estratégias para alcançar seus objetivos.
  • Monitoramento constante: uma boa gestão empresarial requer um monitoramento e avaliação constante dos resultados e das ações da gráfica. Isso permite identificar problemas e oportunidades, corrigir rotas e tomar decisões estratégicas mais acertadas.

Obrigações legais e fiscais que uma gráfica tem

Conhecer as obrigações fiscais e legais é fundamental para manter a empresa regularizada e evitar problemas com os órgãos fiscalizadores. 

Por esse motivo, para te ajudar a montar sua gráfica de sucesso, separamos algumas das principais obrigações legais e fiscais que seu negócio deve cumprir:

  • Registro da empresa: a gráfica deve ser registrada na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, e obter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) junto à Receita Federal.
  • Inscrição Estadual: se a gráfica realizar vendas de produtos ou serviços sujeitos à incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), é necessário obter a Inscrição Estadual na Secretaria da Fazenda Estadual.
  • Alvará de funcionamento: para montar uma gráfica é preciso obter o alvará de funcionamento junto à Prefeitura Municipal, comprovando que a empresa está em conformidade com as normas municipais de segurança e saúde.
  • Registro de funcionários: a gráfica deve registrar seus funcionários junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, cumprindo as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
  • Emissão de notas fiscais: toda venda ou prestação de serviços realizada pela gráfica deve ser acompanhada de nota fiscal, que deve ser emitida de acordo com as normas fiscais vigentes.
  • Impostos: a gráfica deve pagar impostos como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Imposto sobre Serviços (ISS) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), quando aplicável.
  • Contabilidade: a gráfica deve manter a contabilidade atualizada e em conformidade com as normas contábeis e fiscais vigentes.
  • Licenças ambientais: se a gráfica utilizar materiais ou processos que possam gerar impactos ambientais, é necessário obter as licenças ambientais junto aos órgãos ambientais competentes.
  • Proteção de dados: a gráfica deve cumprir as obrigações previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos seus clientes e colaboradores.

10 dicas de marketing para divulgar sua gráfica

Agora que você já sabe como montar sua gráfica, para que ela seja de sucesso e alavanque as vendas, é preciso investir em marketing. Afinal, a divulgação é essencial para que seus serviços cheguem até seu público alvo.

  • Identifique seu público-alvo: antes de começar a divulgação, é importante saber quem é o seu público-alvo. Identifique qual é o perfil dos seus clientes ideais, suas necessidades e expectativas.
  • Crie uma identidade visual: desenvolva uma identidade visual para a sua gráfica, que seja atrativa e coerente com o seu público-alvo. Utilize essa identidade em todas as suas peças de comunicação, como cartões de visita, site, redes sociais, etc.
  • Desenvolva um site: um site bem estruturado e otimizado para os mecanismos de busca é fundamental para montar a sua gráfica. Nele, você pode apresentar seus serviços, trabalhos realizados, depoimentos de clientes e formas de contato.
  • Invista nas redes sociais: as redes sociais são uma ferramenta poderosa para divulgar a sua gráfica. Utilize plataformas como Facebook, Instagram e LinkedIn para publicar seus trabalhos, promoções, dicas e outras informações relevantes para o seu público.
  • Faça parcerias: estabeleça parcerias com outras empresas que possam indicar seus serviços para seus clientes. Por exemplo, parcerias com agências de publicidade, escritórios de design, gráficas rápidas, entre outros.
  • Crie materiais impressos: além de oferecer serviços de impressão para seus clientes, é importante que a sua gráfica tenha materiais impressos próprios, como cartões de visita, folders, catálogos, entre outros.
  • Ofereça brindes personalizados: os brindes personalizados são uma forma de divulgar sua gráfica e, ao mesmo tempo, presentear seus clientes. Alguns exemplos de brindes são canetas, calendários, blocos de anotações, entre outros.
  • Realize eventos: organize eventos para apresentar sua gráfica para o público e para seus clientes. Esses eventos podem ser workshops, palestras, coquetéis, entre outros.
  • Utilize o e-mail marketing: o e-mail marketing é uma forma eficaz de manter seus clientes informados sobre suas novidades e promoções. Utilize uma plataforma de envio de e-mails para criar campanhas personalizadas e segmentadas para seus clientes.
  • Solicite feedback dos clientes: peça aos seus clientes que avaliem seus serviços e compartilhem suas opiniões nas redes sociais e em outros canais de comunicação. Utilize essas avaliações para aprimorar seus serviços e para promover sua gráfica.

Como fazer a gestão de uma gráfica com um software ERP?

Um software ERP permite integrar as informações de todas as áreas da empresa em um único sistema, permitindo uma visão geral e integrada dos processos. Dessa forma, é possível acompanhar e controlar com mais facilidade a produção, estoques, vendas, financeiro, recursos humanos, entre outras áreas.

Para fazer a gestão e montar uma gráfica com um software ERP, é preciso seguir alguns passos:

Escolher um software ERP adequado às necessidades da gráfica: existem diversos softwares ERP no mercado, é importante escolher um que atenda às necessidades específicas da gráfica, levando em conta a complexidade do negócio e as funcionalidades necessárias para a gestão.

Realizar o cadastro de produtos: para que o software ERP possa controlar as vendas e produção, é necessário cadastrar todos os produtos que serão comercializados pela gráfica, incluindo informações como descrição, código, preço, entre outros.

Controlar o estoque: com o cadastro de produtos realizado, é possível realizar o controle de estoque de forma mais eficiente, acompanhando a entrada e saída de produtos, assim como as quantidades disponíveis.

Gerir os pedidos: o software ERP permite gerir todos os pedidos de forma integrada, desde o momento em que o cliente faz a solicitação até a entrega do produto final, acompanhando todo o processo de produção.

Realizar o controle financeiro: com o software ERP, é possível ter uma visão integrada das finanças da empresa, incluindo fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, entre outras informações.

Além disso, é importante contar com uma equipe treinada e capacitada para utilizar o software ERP de forma eficiente e realizar as rotinas diárias da empresa.

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