Como elaborar um relatório financeiro realmente eficiente?

Gabrielly Balão

A gestão empresarial envolve uma série de variáveis, sendo que grande parte delas é diretamente afetada pelo empreendedor. Sua capacidade de organização, liderança, iniciativa e, sobretudo, seu poder de decisão são alguns dos exemplos.

O que essas variáveis têm em comum é a relação com a saúde financeira da empresa. Afinal, um bom plano de negócio envolve, invariavelmente, uma gestão financeira articulada.

Logo, assim que uma companhia começa a operar, torna-se essencial a elaboração e o acompanhamento de relatórios e diagnósticos sobre sua situação e seu progresso. Desse modo, todos os potenciais são aproveitados (e as deficiências, corrigidas).

Pensando nisso, elaboramos este artigo para ajudar você a compreender melhor o que são os relatórios gerenciais e ensinar a elaborar um relatório financeiro realmente eficiente. Preparado? Então, vem com a gente!

O que são relatórios gerenciais?

Antes de falarmos sobre os relatórios financeiros, é importante esclarecermos o que são os relatórios gerenciais: documentos que detalham os pormenores gerenciais de uma empresa e ajudam nos processos de tomada de decisão. Eles devem ser sempre objetivos e atualizados, contendo dados e informações relevantes e bem organizadas.

Logo, o primeiro passo para a elaboração de um relatório gerencial é a escolha de uma metodologia a ser empregada. É preciso determinar o formato e as informações que devem estar presentes, assim como um objetivo que justifique a existência do documento.

A recomendação é que os relatórios sejam periódicos, pois servirão sempre de base para comparações e progressos no empreendimento.

O que é um relatório financeiro?

 

O relatório gerencial financeiro (ou, simplesmente, relatório financeiro) é o tipo mais comum — e, provavelmente, o mais importante — utilizado em empresas. Ele aborda detalhes importantes pertinentes à gestão, tais como:

  • despesas;
  • gastos;
  • custos;
  • receitas a serem recebidas;
  • orçamentos disponíveis;
  • dívidas;
  • fluxo de caixa;
  • investimentos, entre outros.

Ou seja: trata-se da modalidade de relatório que engloba a saúde financeira do negócio.

Por que é preciso elaborar relatórios financeiros completos?

As operações de uma empresa estão sempre relacionadas ao setor financeiro, desde os gastos com funcionários, equipamentos, fornecedores, custos fixos (impostos, aluguel, planos de internet, telefonia etc) e investimentos até a margem de lucro e o Retorno sobre o Investimento (ROI).

Poder contar com dados e informações precisas na hora de tomar decisões importantes em um empreendimento é fundamental. Manter um bom controle sobre o setor financeiro da empresa é imprescindível para continuar exercendo as atividades e assegurar os lucros.

Decidir quando é o momento ideal de cortar gastos, qual é o melhor investimento e o quanto é possível gastar sem ficar no prejuízo é essencial para efetuar uma gestão eficiente. Todos os dados necessários podem ser obtidos por meio de relatórios financeiros.

Para auxiliar o dia a dia dos gestores, existe uma série de informações que é capaz de indicar a situação financeira da empresa com exatidão e, também, quais as medidas ideais para manter os lucros e assegurar uma posição sólida no mercado de trabalho.

Muito se fala sobre os relatórios financeiros, mas você sabe quais aspectos devem ser analisados? Confira a seguir.

Quais aspectos considerar em um documento do tipo?

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é um indicador responsável por demonstrar qual é a situação real do patrimônio da empresa em determinado período. O termo “balanço” caracteriza-se pelo equilíbrio entre os valores do ativo e do passivo, mais os números do patrimônio líquido, com o principal objetivo de revelar o contexto econômico e financeiro do negócio.

Para facilitar na hora da análise do Balanço Patrimonial, é muito importante manter a organização dos dados em dia, agrupando as contas relativas ao ativo em ordem crescente, de acordo com o grau de liquidez. Já as contas referentes ao passivo devem ser organizadas considerando-se sua exigibilidade e em ordem crescente.

Por apresentar dados e informações quantitativas e qualitativas, o Balanço Patrimonial deve ser um item fundamental dos relatórios financeiros de uma empresa. Isso porque possibilita uma análise mais detalhada de bens, créditos, dívidas e outros fatores imprescindíveis a uma gestão eficiente.

Resultados obtidos

Outro aspecto fundamental para se levar em consideração ao elaborar um relatório financeiro que seja realmente eficiente é a demonstração realista dos resultados obtidos nos últimos meses.

Para encontrá-los da maneira adequada, é preciso somar a entrada de dinheiro com produtos ou serviços vendidos e subtrair pelos custos operacionais e os valores dos itens. Vale lembrar que diversos softwares de controle realizam esses cálculos de forma automática, facilitando ainda mais a elaboração de um bom relatório.

Custos operacionais

Os custos operacionais caracterizam-se como gastos essenciais para que a empresa continue exercendo suas atividades (ou seja: aluguel, conta de luz, materiais de escritório, entre outros). Manter o controle sobre esses dados permite ao gestor responsável elaborar um relatório financeiro mais completo.

Liquidez da empresa

A liquidez da organização é um dos pontos principais a se analisar em um relatório financeiro. O gestor responsável deve observar se os ativos e passivos que estão retornando são capazes de efetuar novos investimentos na empresa. E, caso isso aconteça, é sinal de que o negócio está lucrando efetivamente.

Existem diversas ferramentas que auxiliam na elaboração de um relatório financeiro, no entanto é fundamental sincronizar e automatizar o lançamento de dados, para otimizar ainda mais a saúde financeira da companhia. Por isso, um software de gestão pode ser fundamental para preparar um relatório financeiro realmente eficiente.

Como elaborar?

A elaboração de um relatório financeiro deve se concentrar na reunião de dados relevantes sobre a saúde financeira da empresa e no desenvolvimento de seu planejamento estratégico. Entenda, abaixo, como preparar um relatório com as finanças empresariais.

Centralize e padronize as informações

Quando as informações e os dados necessários estão espalhados por diversas planilhas e documentos pela empresa, é praticamente impossível gerar relatórios. E é por essa razão que o primeiro passo para otimizar a elaboração de tal tipo de documento é: reunir e categorizar todos os arquivos importantes em um só lugar.

Dessa maneira, quando chegar o momento de fazer os balanços, uma tarefa que poderia tomar horas pode ser facilmente concluída com a aplicação de um filtro nas informações armazenadas. Mas vale ressaltar que um relatório isolado não serve de nada.

Além de ser útil para monitorar as despesas e receitas, por exemplo, os relatórios financeiros precisam ser comparáveis. Assim, em análises futuras, será possível encontrar oportunidades de melhorias. Padronizar o formato em que se registra esses dados, portanto, é imprescindível.

Simplifique ao máximo

Para facilitar o entendimento dos relatórios financeiros e garantir que os colaboradores não tenham dificuldades em lidar com o documento, é fundamental utilizar uma linguagem acessível. Isso porque um excesso de termos próprios da contabilidade pode dificultar o processo de compreensão.

Se possível, evite expressões muito técnicas e busque priorizar as informações de acordo com a relevância de cada uma delas.

Os relatórios são uma forma eficaz de estabelecer uma comunicação transparente com os clientes — e é por esse motivo que dados confusos ou técnicos podem resultar no efeito contrário, dificultando uma comunicação mais clara e eficiente.

Minimize as chances de falhas

Informações equivocadas podem gerar diversos problemas, especialmente em um setor tão delicado como o financeiro. Investir em ferramentas e soluções que reduzam as chances de erros e falhas sem sobrecarregar os colaboradores é uma ótima maneira de evitar equívocos na hora de registrar os dados importantes.

Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado. A seguir, confira algumas:

  • de conciliação bancária automática — que emitem alertas em casos nos quais há algum erro ou falha, facilitando a correção e evitando possíveis problemas;
  • funções para o controle da inadimplência — organizam os dados em um só lugar para efetuar o cálculo automatizado de juros e honorários (entre outros);
  • armazenamento em nuvem — uma forma de registrar os dados e as informações de maneira segura, possibilitando o backup periódico, para que nada se perca no caminho.
  • baixa automática de títulos de cobrança — conferem todos os valores de forma instantânea. Assim, os pagamentos abaixo ou acima da quantia correta são não contabilizados.

Como os relatórios contribuem para as finanças de uma empresa?

Como já dito, os relatórios financeiros são imprescindíveis se o objetivo é manter uma gestão financeira eficiente. Para ressaltar a importância de uma boa elaboração desse tipo de documento, separamos as principais contribuições que podem ser observadas pela empresa. Acompanhe!

Gastos desnecessários são evitados

Quando os relatórios financeiros são elaborados da maneira correta e organizados adequadamente, gastos desnecessários dificilmente serão feitos. Por meio deles, é possível acompanhar os valores que entram e saem, além de quais recursos estão sendo empregados.

Dessa maneira, é possível analisar os gastos e os custos de forma muito mais eficiente. Também se torna viável identificar em quais pontos há a possibilidade de economizar, eliminando desperdícios.

Há um melhor controle orçamentário

Com relatórios bem estruturados, o orçamento da empresa é mais bem controlado e as chances de descontroles financeiros são minimizadas. Afinal, será possível monitorar todos os gastos, as receitas que entrarem e o retorno sobre os investimentos.

Além disso, o planejamento financeiro é facilitado e otimizado por meio do maior controle das movimentações orçamentárias registradas no relatório financeiro. Isso colabora para tomadas de decisões mais acertadas, como abordaremos com mais detalhes a seguir.

As tomadas de decisões são mais acertadas

O dia a dia de uma empresa envolve decisões constantes: contratar ou não novos funcionários, renovar os equipamentos hardware ou investir em uma nova ferramenta, abrir uma nova filial ou promover melhorias em uma já existente, entre vários outros exemplos.

O fato é que todas essas decisões envolvem, direta ou indiretamente, o orçamento do negócio. A questão que fica é: quando é o momento certo para dar um novo passo no empreendimento?

Com bons relatórios financeiros, tais decisões são facilitadas. Dessa maneira, as chances de que o gestor faça uma escolha equivocada ou “dê um passo maior do que a perna” são muito menores.

Isso porque esses documentos permitirão a identificação de gargalos, dos momentos mais favoráveis e dos riscos de cada operação. Logo, ficará muito mais fácil prosperar no mercado com equilíbrio financeiro e constância.

É possível monitorar o desempenho de cada setor

Para que a empresa se desenvolva plenamente, todos os setores devem caminhar juntos e apresentar resultados positivos. Lembre-se de que a deficiência de um departamento compromete o progresso de outro, devido aos prejuízos causados.

Ao elaborar relatórios financeiros eficientes, você pode gerir melhor o alinhamento estratégico e a saúde de todos os setores.

Quais relatórios financeiros são essenciais?

Um empreendimento tem, diariamente, uma série de compromissos financeiros que não pode ser esquecida ou adiada. Nesse sentido, elaborar documentos segmentados sobre cada frente da empresa é muito importante. Veja quais são os relatórios que devem fazer parte de sua estratégia:

  • contas a receber e a pagar (fluxo de caixa);
  • comissões e bonificações;
  • Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE);
  • extratos;
  • controle de cheques.

Como a tecnologia pode ajudar?

Com um sistema online de Gestão Empresarial Integrada (ERP), é possível reunir todos os relatórios elaborados na gestão empresarial. A solução pode realizar:

  • emissão de notas fiscais;
  • o monitoramento de compras e vendas;
  • o controle financeiro e de estoque;
  • o fornecimento automático de orçamentos e relatórios detalhados, de acordo com o modelo empresarial.

Além disso, a gestão é facilitada e pode ocorrer de qualquer lugar, já que o sistema é online. O ideal é escolher um software que permita a integração do programa de gestão com a plataforma online da empresa e os aplicativos utilizados. Ele também deve oferecer um bom suporte, com configuração e manuseio simplificados.

A gestão empresarial exige muita dedicação e minúcia, sendo o setor financeiro um dos mais importantes em uma organização. Manter todas as contas em dia e acompanhar a evolução estratégica do empreendimento são fatores centrais para se manter em um mercado cada vez mais competitivo.

Nesse sentido, a elaboração de relatórios financeiros realmente eficientes é fundamental — e utilizá-los de maneira integrada à gestão é o que garante a prosperidade econômica do negócio.

E então, nosso conteúdo foi útil para você? Entendeu qual é a melhor forma de elaborar um relatório financeiro de sucesso para sua empresa?

Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, assista o webinar Gestão Financeira de Sucesso e saiba muito mais sobre o assunto para o seu negócio!

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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