Como evitar furo de estoque na empresa?

O furo de estoque é um erro comum que acontece quando a empresa encontra diferenças entre o estoque físico e os registros dos produtos, como quando ela vende mais itens do que realmente tem disponível do estoque. 

Essa discrepância que ocorre no controle de estoque é motivo de muito prejuízo financeiro e, na maioria das vezes, acontece por registros incorretos e falta de integração entre o controle de estoque com o setor de vendas.

Além de impactar negativamente o faturamento da loja, o furo de estoque também mancha a reputação da marca e causa danos na relação com os consumidores.

Para evitar o furo de estoque na sua empresa não tem segredo: é necessário muita organização na operação e um bom sistema de gestão que integre o controle de estoque com todas as áreas da empresa: vendas, PDV, financeiro, e-commerce e marketplaces.

Para entender como blindar o seu negócio contra erros e prejuízos no controle de estoque falaremos sobre:

1. O que é furo de estoque?
2. As principais causas 
3. Como solucionar o furo de estoque?
4. Como evitar?

O que é furo de estoque?

Um furo de estoque é quando há uma diferença entre a quantidade de produtos no estoque físico e a quantidade registrada no sistema de controle de estoque, seja ele um software, planilha ou o antigo “caderninho”.

Na prática, o furo de estoque é quando a loja vende mais produtos do que de fato possui em seu estoque físico ou então deixa de vender um produto que está disponível no estoque físico, mas não foi registrado no sistema. 

Exemplo de furo de estoque

Por exemplo, imagine uma loja de cosméticos que vende em sua loja física, no seu e-commerce e também aceita pedidos via WhatsApp. 

Um dos produtos muito procurados é um creme facial e o sistema de controle de estoque mostra que eles têm 50 desses cremes. No entanto, após uma verificação interna, constataram que só tinham 30 unidades. Essa discrepância de 20 unidades representa um furo de estoque. 

A equipe de vendas, não ciente dessa diferença, continua a aceitar pedidos pelo WhatsApp e processar as vendas online, resultando no problema de vender mais produtos do que realmente têm.

Isso pode levar a situações em que a loja se compromete a entregar produtos que não tem em estoque, gerando uma série de situações negativas, como:

• Insatisfação entre os clientes;
• Atrasos nas entregas;
• Necessidade de soluções como reembolsos ou substituições;
• Problemas na reputação da marca;
• Impacto negativo no faturamento.

As principais causas de furo de estoque

Furo de estoque é a diferença entre o estoque físico e os registros, mas é importante entender o que gerou essa discrepância para resolver o problema e evitar novos erros.

1. Erros manuais no inventário e na gestão

Erros de contagem, a má gestão do inventário e o registro incorreto de dados no controle de estoque ou no setor de vendas podem resultar em diferenças entre o estoque real e o registrado no sistema. Isso pode levar a pedidos sendo aceitos quando os produtos não estão disponíveis.

A solução ideal é implementar um sistema de controle de estoque que seja integrado com a área de vendas, e-commerce, PDV e financeiro. Com um software de gestão ERP desses é possível reduzir erros de integração e falhas manuais de registro de vendas e controle de estoque.

2. Falta de revisão no estoque

Não acompanhar regularmente os níveis de estoque e as tendências de demanda pode levar a surpresas desagradáveis. Por isso, é essencial que a contagem, a reposição correta e análise de relatórios de estoque sejam tarefas frequentes na gestão.

3. Imprevisibilidades de demanda

Uma das razões para o furo de estoque pode ser uma previsão de demanda imprecisa. Se as estimativas de quantidades necessárias não estiverem alinhadas com a demanda real, é provável que ocorra um desequilíbrio entre oferta e procura.

Isso pode ser causado por sazonalidades não previstas, mudanças nos padrões de consumo ou falta de dados históricos precisos.

Para contar esse problema é essencial analisar os relatórios de vendas e estoque para tomar decisões mais assertivas.

4. Problemas na cadeia de suprimentos

Atrasos na entrega de fornecedores, problemas de logística e gargalos na cadeia de suprimentos podem levar ao furo de estoque. Dependendo de um único fornecedor ou de uma rota logística pode aumentar a vulnerabilidade a esses problemas.

Então, é preciso diversificar a base de fornecedores e opções de transporte pode ajudar a mitigar os riscos associados a problemas na cadeia de suprimentos. Manter um relacionamento sólido com os fornecedores também pode facilitar a comunicação em casos de atrasos imprevistos.

Como resolver um furo de estoque?

Resolver um furo de estoque é uma prioridade para manter a operação da empresa fluindo,  reduzir danos e atender às demandas dos clientes. Por isso, a seguir estão algumas etapas que você pode levar em conta para resolver problemas no seu controle de estoque. 

1. Identifique o erro

Não deixe o problema para depois, pois se ocorreu uma falha, o mesmo erro pode se repetir e causar mais prejuízo. Portanto, assim que você perceber que ocorreu um furo de estoque, é importante identificar qual produto ou item está em falta. Isso pode ser feito por meio do sistema de gerenciamento de estoque, registros de vendas ou inventário físico.

2. Comunique a equipe

Informe a equipe sobre o furo de estoque para que todos estejam cientes da situação. Isso é importante para evitar a aceitação de pedidos adicionais para o mesmo produto que não está disponível, por exemplo.

3. Priorize a solução dos pedidos com falta de produtos

Se você recebeu pedidos para o produto em falta, priorize a resolução do problema para não causar mais danos no relacionamento com os consumidores. Entre em contato com os clientes e explique a situação. Dê a eles uma ideia de quando o produto estará de volta, a opção de substituição ou reembolso.

4. Investigue a causa do problema

Analise as causas do furo de estoque para entender a origem do problema e tomar as medidas cabíveis. Pode ter sido um erro de previsão de demanda, problemas na cadeia de suprimentos, erros no gerenciamento de inventário ou outros fatores. Entender a causa raiz é essencial para evitar futuros furos de estoque

5. Tome ações corretivas a longo prazo

Além de resolver o furo de estoque imediato, é importante implementar ações corretivas a longo prazo para evitar futuros problemas. Afinal, não adianta apenas resolver o problema agora e não impedir que ele aconteça novamente.

É possível aprimorar as estratégias de previsão de demanda, estabelecer relacionamentos alternativos com fornecedores, aprimorar os processos de gerenciamento de estoque e implementar um software de controle de estoque mais adequado para a sua empresa.

Como evitar furo de estoque?

Quando se trata de administrar um negócio que lida com produtos físicos, manter o controle do estoque é mais do que apenas uma tarefa administrativa – é uma estratégia crucial para o sucesso da área de vendas, financeiro, gestão de fornecedores e relacionamento com clientes.  

É necessário implementar estratégias de gestão de estoque que solucionem o furo de estoque a longo prazo e reduza drasticamente os prejuízos da sua empresa.

1. Melhore a precisão na gestão de produtos e fornecedores

Problemas de furo de estoque podem partir da gestão de fornecedores. Por isso, é necessário garantir uma previsão de demanda precisa. Então, use dados históricos e tendências de mercado para estimar quantidades necessárias. 

2. Estabeleça níveis mínimos de estoque para cada item

Você pode contar com um software de controle de estoque que possua a função de estoque mínimo e máximo para definir o limite de quantidade mínima de cada produto e receber alertas automáticos para reposição.

3. Estabeleça um sistema de revisão frequente

Realize revisões periódicas do estoque para verificar se os níveis estão alinhados com as previsões de demanda. Isso ajuda a identificar discrepâncias e fazer ajustes conforme necessário.

4. Utilize tecnologia de código de barras

Ferramentas como código de barras são ótimas para estoques grandes, pois ajudam a rastrear o movimento dos produtos em tempo real, minimizando erros e garantindo uma visão precisa do estoque.

5. Treine sua equipe

Capacite sua equipe para que eles entendam a importância de manter os níveis de estoque adequados e saibam como usar as ferramentas de gestão de estoque corretamente.

6. Utilize um Sistema de Gestão de Estoque (ERP)

Implemente um sistema de gestão de estoque, como um ERP, para automatizar processos, monitorar entradas e saídas em tempo real e gerar alertas quando os níveis estiverem baixos.

Por exemplo, com um ERP como vhsys desempenha um papel fundamental no controle de estoque, oferecendo soluções integradas para gerenciar todas as etapas relacionadas ao estoque de uma empresa. 

O vhsys se destaca por automatizar processos, centralizar informações e melhorar a eficiência operacional com funcionalidades como:

1. Monitoramento em tempo real: o sistema vhsys permite o monitoramento em tempo real das entradas e saídas de produtos do estoque. Cada vez que uma venda é feita ou uma compra é registrada, o sistema atualiza automaticamente os níveis de estoque. Isso ajuda a manter informações precisas e atualizadas, evitando furos ou excessos de estoque.
2. Integração com Vendas e Notas Fiscais: quando uma venda é realizada, o vhsys debita automaticamente o produto do estoque e emite a nota fiscal correspondente. Isso evita o risco de vender produtos que não estão disponíveis no estoque e facilita a integração com o setor financeiro para um registro mais preciso das transações.
3. Definição de Estoque Mínimo e Máximo: o ERP permite definir níveis de estoque mínimo e máximo para cada item. Quando os níveis se aproximam do estoque mínimo, o sistema gera alertas automáticos, permitindo que a equipe tome medidas para reabastecer o estoque. Isso ajuda a evitar situações em que os produtos essenciais estejam esgotados.
4. Inventário e Relatórios de Estoque: o vhsys oferece funcionalidades para realizar inventários de estoque e gerar relatórios detalhados sobre o saldo e a movimentação dos produtos. Isso proporciona uma visão completa do estoque, permitindo uma análise mais precisa das tendências e da performance dos produtos.