Imagine se você pudesse economizar tempo e recursos em sua empresa através da automação de processos. Segundo uma pesquisa realizada pela OTRS 43% dos empreendedores no Brasil estão considerando a automação como uma estratégia essencial para impulsionar a eficiência operacional. Nesse artigo vamos descobrir como a automação pode fazer a diferença no seu negócio. Vamos lá?
O que é automação de processos?
A automação de processos está presente em muitas situações do nosso cotidiano. Basicamente, ela envolve o uso da tecnologia para automatizar tarefas que costumávamos realizar manualmente. Um exemplo simples disso são os aplicativos de delivery. Antes, para fazer um pedido em um restaurante, tínhamos que ligar, solicitar o cardápio e então fazer o pedido. Hoje, com a automação, esse processo é muito mais rápido e intuitivo. Basta abrir o aplicativo, escolher os itens do cardápio e fazer o pedido com apenas alguns cliques. Isso economiza tempo e torna o processo muito mais fácil e intuitivo.
No mundo dos negócios não poderia ser diferente! A automação de processos pode ser utilizada para otimizar diversos pontos na gestão do seu negócio com o objetivo de aumentar a produtividade de tarefas, reduzir custos, minimizar falhas, entre outras vantagens. Logo abaixo vamos explicar detalhadamente algumas das principais funcionalidades da automação na gestão do seu negócio.
Para que serve a automação de processos na empresa?
O principal objetivo da automação de processos em ambientes corporativos é aprimorar o fluxo de atividades com a ajuda da tecnologia, isso envolve diminuir custos, minimizar erros, e ter mais agilidade. Vale lembrar que essa estratégia é muito benéfica para o desenvolvimento da sua empresa e pode ser utilizada para diversas finalidades de acordo com os seus objetivos.
Vale lembrar que a automação de processos garante que a empresa se mantenha competitiva no mercado, além de poupar recursos que podem ser utilizados para o crescimento estratégico da companhia. A automação de processos pode oferecer soluções para gestão de diversos setores como financeiro, estoque, e até mesmo vendas.
Tipos de automação de processos
Agora que já entendemos o que é, e para que serve a automação de processos em uma empresa, vamos para a parte mais técnica, abordando os principais tipos de automação.
BPMS (Business Process Management Systems)
Você já ouviu falar em Gestão de processos de negócio ou BPM? Essa é uma disciplina que aborda a gestão de negócios e tecnologia, com foco na otimização de processos por meio da melhoria contínua.
O BPMS (Business Process Management Systems) é um software que tem a capacidade de mapear, otimizar, monitorar e executar processos, seguindo as regras do ciclo BPM em todas as etapas. Resumindo em poucas palavras o BPMS é um software que permite a automação de processos empresariais.
Scripts
Assim como nós seguimos um passo a passo ao desempenhar certas atividades, os softwares também precisam desse direcionamento. Quando o assunto é automação os scripts podem ser comparados a um manual, eles são um “pacote” de instruções que orientam determinada rotina, conduzindo as atividades programadas. Para simplificar, os Scripts são diretrizes que o programa irá seguir ao desempenhar uma tarefa automatizada.
RPA (Robotic Process Automation)
O RPA é uma das principais inovações na modernização de negócios. Ele é basicamente uma aplicação robótica que pode ser utilizada para a automação de diversos processos, desde o envio de notificações até cálculos financeiros complexos. Esse robô é comandado por códigos e algoritmos que podem executar funções previamente programadas.
URA (Unidade de Resposta Audível)
A URA já é um é um exemplo comum de automação, Ela responde perguntas por meio de áudio e é frequentemente utilizada em call centers para agilizar a triagem e o atendimento ao cliente. Aposto que você já se deparou com essa automação em algum momento, não é mesmo?
Chatbots
Assim como a URA os Chatbots são automações muito utilizadas para auxiliar no atendimento ao cliente, pois, eles respondem perguntas de forma “humanizada” em tempo real permitindo um atendimento personalizado, sem a necessidade de recursos humanos.
Hiperautomação
Essencialmente a Hiperautomação é a combinação de várias tecnologias para automatizar a maior quantidade possível de processos. Ela pode ser definida como uma estratégia pois envolve a integração de diferentes tipos de automação para alcançar um objetivo.
Quais as vantagens da automação de processos?
Se você chegou até aqui, provavelmente já tem algumas ideias sobre os benefícios da automação de processos.Mas, para garantir, separamos algumas das principais vantagens para você conferir logo abaixo.
Ganho de tempo e aumento de produtividade
Automatizar processos permite que tarefas repetitivas sejam executadas de forma rápida e eficiente, liberando tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e aumentando a produtividade.
Redução de erros
A automação elimina a possibilidade de erros humanos em tarefas rotineiras, como entrada de dados, cálculos e processamento de informações. Isso ajuda a garantir que os processos sejam executados de forma consistente e precisa, melhorando a qualidade e reduzindo retrabalhos.
Aumento de eficiência
Automatizar processos significa que as tarefas são concluídas mais rapidamente e com menos esforço humano. Isso libera tempo para se concentrar em outras áreas do negócio e aumenta a produtividade da equipe.
Redução de custos
Ao automatizar tarefas repetitivas, você economiza recursos financeiros, pois há menos necessidade de mão de obra humana. Isso também reduz os custos com erros e retrabalho, resultando em economias a longo prazo.
Mais assertividade nas estratégias de negócio
Com processos automatizados, você tem acesso a dados mais precisos e atualizados em tempo real. Isso permite tomar decisões mais informadas e estratégicas, contribuindo para o crescimento e sucesso do seu negócio.
Melhor controle do que acontece na empresa
A automação de processos oferece uma visão mais clara e detalhada das operações. Você pode monitorar os dados em tempo real, identificar pontos de melhoria e tomar medidas corretivas com maior eficiência, garantindo um melhor controle sobre as atividades da empresa.
Exemplos de automação de processos nas empresas
Você já conseguiu imaginar como implementar a automação nos processos da sua empresa? Para ficar ainda claro, trouxemos alguns exemplos que podem ser aplicados:
Automatização de tarefas repetitivas
Tarefas repetitivas podem ser onerosas em qualquer tipo de operação, além de exigirem muitos recursos elas estão sempre suscetíveis a erros, e é aí que entramos benefícios da automação, com uma ferramenta de automação você pode melhorar consideravelmente a produtividade em tarefas como o controle de contas a pagar e a receber, por exemplo.
Automação de vendas
A automação de vendas também pode ser uma ótima estratégia para o seu negócio. Com esse recurso, você consegue diminuir o trabalho manual realizado pelos vendedores usando um software especializado. Isso economiza tempo e abre espaço para explorar novas oportunidades de negócio. Ao automatizar tarefas como envio de propostas e acompanhamento de leads, sua equipe de vendas pode se concentrar em tarefas mais estratégicas, como o fechamento de negócios e construção de relacionamentos com os clientes.
Automação de atendimento ao cliente
Você lembra da URA e do Chatbot? Eles são ótimos exemplos de aplicações para a automação de atendimento ao cliente, você pode utilizar esses recursos em chats de atendimento, WhatsApp, telefone, entre outros… Pode deixar a sua imaginação fluir. Vale lembrar que essas automações são muito úteis para a triagem dos atendimentos e para a economia de recursos.
Automação financeira
Uma boa gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer negócio, e a automação tem um papel muito importante nesse processo. Com a automação de processos financeiros, você garante a precisão e consistência dos dados financeiros, além de economizar tempo. Um ótimo exemplo de ferramenta para automação financeira é o ERP vhsys. Com ele, você pode realizar conciliação bancária automaticamente e enviar mensagens de cobrança de forma mais eficiente. Isso ajuda a manter suas finanças organizadas, facilita o acompanhamento de receitas e despesas, e contribui para uma gestão financeira mais estratégica.
Automação de gestão de estoque
A automação de gestão de estoque consiste no uso da tecnologia para controlar e gerenciar os produtos armazenados no seu estoque. Um exemplo dessa automação oferecido pela vhsys é o alerta de quantidade mínimo e máximo, essa ferramenta facilita a reposição e a compra de mercadorias. Isso garante que você tenha sempre os produtos necessários em estoque, evitando faltas ou excessos.
Automação de marketing
Tarefas relacionadas à divulgação e promoção de produtos ou serviços também podem ser automatizadas. Uma integração interessante que o vhsys oferece é o envio de mensagens para aniversariantes, essa ferramenta permite o envio de mensagens personalizadas para clientes em seus aniversários, fortalecendo o relacionamento sem utilizar recursos humanos para isso. Confira todas as integrações que o vhsys oferece para facilitar o seu dia a dia.
Automação de processos de produção
Voltada as indústrias, a automação de processos de produção utiliza tecnologias para otimizar e agilizar as etapas de fabricação de produtos. Isso pode incluir o uso de máquinas automatizadas, sistemas de controle de qualidade e gestão de recursos para garantir uma produção mais eficiente e com menor margem de erro.
Automação de logística
A automação de logística se concentra em automatizar os processos relacionados à movimentação e armazenamento de produtos, desde a gestão de estoque até a entrega aos clientes. Isso inclui o rastreamento de pedidos, otimização de rotas de entrega e gestão de transporte, garantindo uma cadeia de suprimentos ágil e eficiente.
Automação de análise de dados
Muito utilizada pelos gestores dos mais diversos tipos de negócio, a automação de análise de dados utiliza ferramentas e algoritmos para coletar, processar e interpretar dados. Isso ajuda a identificar padrões e tendências importantes para o negócio, facilitando a tomada de decisões assertivas e proporcionando maior previsibilidade.
Como fazer automação de processos?
Mas, e, na prática? Qual é a melhor forma de implementar a automação de processos no seu negócio? Separamos uma passo a passo explicativo que irá te ajudar nesse processo:
Identifique os processos que serão automatizados: liste todos os processos repetitivos e manuais que podem ser automatizados, como envio de e-mails, aprovações de documentos, atualizações de dados, entre outros.
Defina os objetivos da automação: estabeleça claramente o que você espera alcançar com a automação, como redução de erros, economia de tempo ou aumento da eficiência, por exemplo.
Escolha a ferramenta de automação adequada: pesquise e selecione uma ferramenta de automação que atenda às necessidades da sua empresa. Existem diversas opções no mercado, como sistemas de gestão empresarial (ERP), por exemplo.
Defina as regras do processo: Ao automatizar um processo é importante definir as regras que essa automação irá seguir, a frequência com que o processo irá acontecer, a finalidade e os dados são alguns exemplos dessas regras, é a partir dessa definição que você irá configurar a automação. Um fluxograma poderá ajudar nessa etapa.
Configure e teste a automação: utilize a ferramenta escolhida para configurar a automação conforme as regras do processo. Realize testes para garantir que a automação funcione corretamente.
Treine a sua equipe: após a fase de testes, chegou o momento de treinar a equipe responsável pelo processo automatizado, para garantir que todos saibam como utilizar a nova ferramenta.
Monitore os resultados: monitore o desempenho da automação regularmente para identificar possíveis melhorias. Otimize o processo automatizado sempre que necessário para garantir a sua eficiência.
Seguindo esses passos e aplicando as melhores práticas de automação, você poderá otimizar seus processos, economizar tempo e recursos, além de melhorar a qualidade e precisão dos processos realizadas pela sua empresa.
Quais são as melhores ferramentas de automação de processos?
Como bônus separamos algumas dicas sobre as melhores ferramentas de automação utilizadas por empreendedores, vamos conferir?
Sistemas de Gestão ERP
Os ERP’s oferecem integração e automação de diversos processos empresariais, como gestão financeira, estoque, vendas e recursos humanos. Com isso podem oferecer várias soluções para todos os setores da sua empresa.
O vhsys é um sistema ERP completo que automatiza tarefas como emissão de notas fiscais, controle de estoque, gestão financeira e muito mais.
Aplicativos de gestão
As soluções para mobile estão a cada dia mais presentes na vida dos empreendedores, os aplicativos de gestão são um ótimo exemplo disso, com eles você possui diversas opções de automação como gestão financeira, por exemplo, na palma da sua mão.
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Sistema PDV
O sistema PDV oferece soluções automatizadas para o processo de vendas e controle de caixa, agilizando as transações e garantindo mais eficiência na operação.
Sistemas CRM
Os Sistemas CRM são ferramentas poderosas para automatizar o relacionamento com o cliente, registrando informações e acompanhando dados de vendas e pós-venda. Hoje o CRM é essencial para uma empresa bem estruturada, pois, através dele você terá acesso a dados sobre comportamento do cliente, facilitando a tomada de decisões relacionadas a lançamentos e campanhas.
Principais dúvidas
Confira a seguir outras dúvidas sobre o processo de automação de atividades e as suas respostas.
Quais atividades da empresa podem ser automatizadas?
Existem várias atividades que podem ser automatizadas em uma empresa, como controle financeiro, gestão de estoque, emissão de notas fiscais, gerenciamento de vendas, entre outras. A automação desses processos pode proporcionar maior agilidade e precisão, tudo de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
Como saber se a minha empresa precisa de automatização?
Analise se há tarefas repetitivas que demandam muito tempo da sua equipe, se existem erros frequentes em processos manuais, ou dificuldade em manter o controle de informações importantes. Esse podem ser sinais de que você precisa implementar automatizações no seu negócio.
Qual a diferença entre automatização e automação de processos?
A automatização pode executar tarefas sozinhas a partir de comandos previamente configurados, enquanto a automação não apenas executa tarefas por conta própria, mas também é capaz de analisar e ajustar o próprio trabalho. É importante lembrar que ambas as formas de automação precisam da supervisão adequada.
O que faz um analista de automação de processos?
O analista de automação de processos é responsável por identificar oportunidades de automatização, desenvolver e implementar relatórios e soluções para otimizar os processos da empresa.
Existe algum curso de automação de processos?
Sim, existem diversos cursos de automação de processos disponíveis, tanto presenciais quanto online, que abordam desde conceitos básicos até técnicas avançadas de automação de processos empresariais.
