A gestão financeira de um negócio pode parecer uma tarefa desafiadora para muitos empreendedores, especialmente quando se trata do controle de contas a pagar e receber. Porém, dominar esse processo é fundamental para garantir a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa. Neste artigo, vamos explorar o que é o controle de contas a pagar e receber, por que ele é tão importante e como implementá-lo em seu negócio. Vamos lá?
O que é controle de contas a pagar e receber?
Quando o assunto é gestão financeira uma das principais ferramentas é sem dúvidas o controle de contas a pagar e a receber. Esse controle realizado da maneira correta poderá trazer uma série de benefícios para empresa, gerando maior previsibilidade e evitando surpresas desagradáveis. Esse controle consiste em realizar o acompanhamento de todas as contas que que deverão ser pagas pela empresa e também de tudo o que foi recebido em um determinado período de tempo. O acompanhamento correto de contas a pagar e a receber poderá ajudar em tomadas de decisões estratégicas, dando uma visão real de como está o fluxo de caixa de uma empresa.
Por que fazer o controle de contas a pagar e receber?
Um controle eficaz das contas a pagar é essencial para manter a gestão financeira de uma empresa fluindo de maneira eficiente. Esses registros fornecem uma visão ampla da saúde financeira da empresa, ajudando o gestor na tomada de decisões estratégicas e também nas rotinas financeiras:
- Planejamento de pagamentos: Garantir que as contas sejam pagas dentro do prazo, evitando atrasos e o pagamento de juros.
- Análise de fluxo de caixa: Identificar padrões de entrada e saída de dinheiro para prever futuras necessidades financeiras.
- Negociações com fornecedores: Utilizar informações sobre contas a pagar para negociar melhores prazos e condições com fornecedores.
- Investimentos financeiros: Basear decisões de investimento em dados concretos sobre as obrigações financeiras da empresa.
Como fazer o controle de contas a pagar e receber?
Já entendemos a importância de um bom controle de contas a pagar e a receber, agora vamos te mostrar na prática qual a melhor forma de realizar todo esse processo, vamos lá?
1. Escolher a ferramenta adequada para o seu fluxo de caixa
Sempre falamos sobre a importância de utilizar a tecnologia como aliada, e nesse caso não poderia ser diferente! A escolha de uma ferramenta adequada poderá diminuir consideravelmente os erros operacionais além de ajudá-lo a poupar tempo.
Planilhas
As planilhas são grandes aliadas do empreendedor quando o assunto é organização, elas podem ser utilizadas em várias áreas da gestão e, quando falamos em controle financeiro elas estão sempre presentes, mesmo sendo ótimas opções acabam pecando quando o assunto é integração. As informações de uma planilha devem ser preenchidas manualmente, isso aumenta consideravelmente a margem de erros no processo, além de tomar muito tempo da sua equipe.
Aplicativo
Com os aplicativos para controle financeiro, você tem o controle de contas a pagar e a receber da sua empresa na palma da mão, podendo acessá-los em qualquer lugar a qualquer momento, de forma rápida e prática. Basta abrir o app no seu smartphone!
Com o aplicativo gratuito do ERP vhsys, gerenciar as contas a pagar e a receber da sua empresa se torna uma tarefa simples e descomplicada!
Sistema de gestão
Se você procura uma solução completa para o seu negócio, o sistema de gestão é a escolha certa! Essa ferramenta une diferentes processos e oferece funcionalidades como gestão financeira, controle de estoque, emissão de notas fiscais, gerenciamento de clientes e fornecedores, além de ajudar na análise de dados e tomada de decisões.
O ERP vhsys é uma solução completa para todas as áreas da sua empresa! Um sistema completo e integrado que irá ajudá-lo a manter o controle e a assertividade em todos os seus processos!
2. Organize as informações
Com o uso correto da ferramenta escolhida você terá todos os dados necessários para análises e tomadas de decisões informadas mas, para que esses dados possam fazer sentido você precisará organizá-los da melhor maneira possível, isto irá gerar maior clareza e garantir que todas as ações estejam alinhadas com o objetivo final da empresa, para isso você poderá utilizar algumas métricas de monitoramento:
- Faturamento: O faturamento mede o valor total das vendas de produtos ou serviços durante um determinado período de tempo.
- Margem de lucro: É a diferença entre o preço de venda de um produto ou serviço e seus custos de produção. Essa métrica mede a rentabilidade do negócio.
- Lucro nominal: O lucro nominal mostra o valor total que uma empresa ganha após subtrair todos os custos e despesas, é o lucro bruto antes de considerar outros fatores como impostos.
- Gastos fixos: Gastos fixos são aqueles que uma empresa tem todos os meses para manter suas operações, independentemente da produção. Eles oferecem previsibilidade, pois não variam. Alguns exemplos incluem aluguel, internet e salários dos funcionários. Esses custos são estáveis e recorrentes.
- Gastos diretos: Gastos diretos, também conhecidos como custos diretos, são despesas relacionadas diretamente à produção de um bem ou serviço. Eles podem variar de acordo com a quantidade produzida. Exemplos comuns de gastos diretos incluem materiais e custos de produção específicos de um produto ou serviço. Esses gastos são essenciais para a produção e estão diretamente ligados à atividade principal da empresa.
Essas são algumas das métricas mais importantes e utilizadas para organizar as informações e medir a saúde financeira de uma organização. Vale lembrar que o ponto mais importante a ser considerado nessa etapa é a garantia de que as métricas estejam alinhadas com o objetivo da empresa.
3. Estabeleça um fluxo de aprovação
Estabelecer um fluxo de aprovação é uma tarefa importante para todos os tipos de operações, esse fluxo funciona como uma fase de aprovação, evitando equívocos no andamento dos processos. No caso de contas a pagar e a receber, esse fluxo é importantíssimo para evitar erros e garantir que os pagamentos sejam feitos de forma correta. Separamos algumas dicas para que você consiga implementar esse fluxo na sua empresa:
- Escolha um responsável: Saiba quem são as pessoas ou departamentos que precisam aprovar as contas.
- Estabeleça regras claras: Defina regras simples sobre o que é preciso para aprovar uma conta ou recebimento, como limite de gastos ou prazos de pagamento, conciliação bancária.
- Crie um processo passo a passo: Cria um processo simples e prático que os colaboradores possam seguir ao aprovar uma conta a pagar ou a receber.
- Use tecnologia a seu favor: Use um sistema ERP ou aplicativos que ajudem a fazer isso de forma automática, assim é mais rápido e há menos erros.
- Mantenha uma boa comunicação: Certifique-se de que todos saibam como o processo funciona e o que precisam fazer, para que tudo aconteça sem problemas.
4. Programe os pagamentos
Programar os pagamentos também é uma etapa muito importante no controle de contas de pagar e a receber, esse processo irá evitar uma série de problemas que podem surgir por atrasos no pagamento de contas como juros e multas, por exemplo. Separamos algumas dicas para que você consiga tornar essa prática mais fácil:
- Negocie datas de vencimento: Escolha a melhor data para o vencimento das contas da empresa.
- Faça um calendário de pagamentos: Faça um calendário de pagamentos acessível a todos os colaboradores envolvidos para que não haja nenhuma dúvida.
- Automatize os pagamentos: A automatização de pagamentos pode ser uma ótima solução para quem tem um equipe pequena pois economiza tempo e evita que pagamentos sejam esquecidos.
- Monitore o fluxo de caixa: Acompanhe o fluxo de caixa para garantir que os pagamentos foram realmente realizados.
5. Registre os recebimentos
Registrar as transações é tão importante quanto receber o pagamento do seu cliente. Ao fazer isso, você cria um registro claro e organizado das entradas de dinheiro na sua empresa. Isso não apenas ajuda a manter o controle financeiro, mas também facilita o acompanhamento do fluxo de caixa e a análise de desempenho financeiro ao longo do tempo. Além disso, ter um registro preciso de recebimentos é fundamental para preparar relatórios financeiros e cumprir obrigações fiscais.
6. Faça a conciliação bancária
A conciliação bancária é uma etapa fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Ao comparar os registros financeiros da sua empresa com as informações do extrato bancário, você poderá identificar discrepâncias, como transações não autorizadas ou erros de lançamento. Isso ajuda a garantir que todas as transações sejam devidamente registradas e evita “surpresinhas” desagradáveis, como cheques devolvidos ou saldos incorretos. Além disso, a conciliação bancária é essencial para proteger a sua empresa de fraudes e atividades suspeitas.
Que a conciliação bancária é um processo indispensável para qualquer modelo de negócio você já sabe mas, que esse processo pode ser realizado de maneira 100% automatizada deve ser uma novidade! Com a Conta Integrada do ERP vhsys você realiza a conciliação bancária da sua empresa em alguns instantes de maneira automática, sem se preocupar com o tempo gasto e muito mesmo com inconsistências nas informações!
7. Monitore os pagamentos pendentes
Manter um controle eficaz dos pagamentos pendentes é muito importante para garantir os recebimentos. A nossa dica é manter uma lista atualizada dos pagamentos em aberto, assim, você pode identificar rapidamente quais clientes estão em atraso e tomar as medidas necessárias de cobrança. Isso ajuda a evitar problemas relacionados ao fluxo de caixa e garante que a sua empresa tenha os recursos necessários para continuar as operações. Além disso, o monitoramento de pagamentos pendentes pode ajudar a identificar padrões de inadimplência que poderão orientar decisões sobre a política de crédito da empresa.
8. Faça a sua política de crédito
Estabelecer regras claras sobre a política de crédito também é super importante. Isso significa definir prazos e formas de pagamento, limites de crédito e condições para sua concessão. Ter essas regras claramente estabelecidas pode ajudar a construir uma relação de confiança com seus clientes, ao mesmo tempo em que protege o seu negócio.
9. Faça o follow-up de pagamentos em atraso
Realizar o follow-up de pagamentos em atraso é uma prática essencial. Ao entrar em contato com os clientes devedores de maneira educada, você demonstra que leva a sério o pagamento das contas e pode incentivar os clientes a regularizarem sua situação financeira. Isso ajuda a evitar o acúmulo de dívidas e a manter um fluxo de caixa saudável.
Com uma ajudinha do ERP vhsys você consegue realizar esse processo de maneira simples pois, o ERP oferece um sistema de envio de SMS, isso poderá ajudá-lo a estreitar relações com seus clientes, transformando o processo de follow-up de pagamentos em atraso mais tranquilo e fluido.
Sistema de controle de contas a pagar e receber
Chegou a hora de otimizar o seu controle de contas a pagar e a receber com o ERP vhsys! Otimize o tempo da sua equipe e a precisão dos seus dados financeiros com um sistema ERP com um controle de contas integrado com dados financeiros, de vendas e emissor de notas fiscais. Com o ERP vhsys você tem acesso a:
- Lançamento automático
- Integração com todas as áreas da sua gestão
- Relatórios completos para acompanhar resultados financeiros
- Recursos extras para controle de cotações e comprovantes
- Dados seguros e conectados entre si, evitando erros manuais
Aplicativo gratuito controle de contas a pagar e receber
Realizar o acompanhamento de contas a pagar e a receber pelo seu smartphone de maneira gratuita até parece bom demais para ser verdade não é mesmo? Mas, pode acreditar que com a vhsys você tem a solução para esse controle na palma de suas mãos com o nosso app gratuito! Com ele você consegue monitorar:
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Relatórios
- Extrato e Integração com contas bancárias
Estratégias para a gestão de contas a pagar e receber
Para finalizar separamos um check list que irá te ajudar a estabelecer uma estratégia de contas a pagar e a receber na sua empresa!
- Anote todas as movimentações de dinheiro;
- Mantenha as responsabilidades financeiras em ordem;
- Esteja atento aos prazos de pagamento;
- Negocie novamente as dívidas da empresa;
- Esteja atento ao mercado para encontrar bons fornecedores;
- Encoraje os pagamentos à vista.
