O que é RAIS da empresa?

Você, gestor, sabe o que é RAIS? A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório pelo qual o governo, mais especificamente o Ministério do Trabalho, coleta informações trabalhistas das empresas todos os anos.

Todo empreendedor brasileiro sabe bem o quanto a legislação do país é exigente com relação às empresas. São várias as obrigações e burocracias que o empreendedor tem que se submeter, sob pena de sofrer sanções e multas.

Por isso, é preciso estar sempre muito bem informado quanto à legislação brasileira. 

Dentre essas obrigações está a declaração RAIS. Você sabe o que significa e para que serve? Conhece todas as regras envolvendo esse documento? Acompanhe este post que vamos te explicar tudo sobre essa declaração.

O que é RAIS?

RAIS é a sigla de Relação Anual de Informações Sociais, é um relatório que as empresas devem fornecer ao Ministério do Trabalho por todo CNPJ sediado no Brasil. 

Ela, assim como Declaração de Imposto de Renda, o recolhimento de impostos e o arquivamento das notas fiscais emitidas, é uma obrigação de qualquer empresa brasileira.

Instituída pelo decreto n.º 76.900, do dia 23/12/75, segundo o próprio Governo Federal, a RAIS tem se tornado a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal no país. Por sua abrangência, é considerada um censo.

A empresa que não transmitir dentro do prazo está sujeito à multa, fixada na legislação, que parte de R$ 425,64 — varia de acordo com o número de empregados — acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS devida.

Para que serve a RAIS?

A RAIS é utilizada pelo Governo Brasileiro para obter informações relativas à atividade trabalhista das pessoas jurídicas (públicas ou privadas).

É por meio deste relatório que toda a movimentação trabalhista que ocorre no Brasil é acompanhada.

Sabe aqueles dados que são publicados periodicamente na mídia a respeito dos níveis de emprego e desemprego no país? Eles são obtidos por meio da entrega da RAIS. 

É por conta desses dados que o governo sabe, por exemplo, o número de empregos formais gerados no último período ou o aumento/diminuição das demissões por setor. 

Isso porque as informações coletadas ajudam a alimentar o Cadastro Nacional de Informações Sociais, o CNIS, que é a base para qualquer estatística gerada a respeito da população brasileira.

Além disso, é por meio dela que se faz o controle de quem tem que receber o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou o abono salarial anual do PIS/PASEP. 

Sem a entrega dessa declaração, o trabalhador não consegue receber os recursos a que tem direito.

O que é RAIS negativa?

Como a RAIS é obrigatória para toda empresa que esteja inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo quem não contratou no período-base tem que entregar a declaração. Porém, nesse caso, o empreendimento entrega a chamada RAIS negativa.

A RAIS negativa pode ser transmitida via programa de transmissão da RAIS, o GDRAIS (falaremos dele mais adiante), ou de forma simplificada, por meio da internet, na página específica para a declaração RAIS Negativa Web.

Por ser uma declaração simplificada, feita por formulário online, a RAIS negativa não exige a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão.

MEI precisa entregar RAIS Negativa?

No caso de ter contratado colaboradores, o MEI (Microempreendedor Individual) é obrigado a entregar a declaração, como qualquer outra pessoa jurídica.

A única exceção do MEI em relação a RAIS negativa, pois para esta modalidade de pessoa jurídica os trâmites são simplificados. Se o microempreendedor não manteve empregados ou permaneceu inativo no ano-base, não precisa entregar a RAIS negativa. 

Quem precisa fazer a declaração RAIS?

Agora que você já sabe o que é , é necessário verificar se o seu negócio precisa entregar o documento anualmente. 

Basicamente, toda empresa que contratou pessoas em algum período do ano anterior, deve entregar a RAIS no ano atual. 

Explicitamente, são obrigados, pela legislação, a realizar a declaração:

• Todos os inscritos no CNPJ, com ou sem empregados — o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa.
• Todo e qualquer empregador, conforme definidos na CLT;
• As empresas individuais, ainda que não possuam empregados;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Os empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• As filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
• Grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.

O que entra e o que não entra na RAIS?

A RAIS é uma relação de trabalhadores, então todo aquele que teve, em algum momento, vínculo empregatício com um estabelecimento público ou privado, deve ser relacionado.

Para a relação completa, inclusive com citação da legislação de cada um desses tipos de contrato, vale conferir o manual disponibilizado pelo Governo Federal sobre a RAIS.

Como declarar a RAIS?

Após saber o que é, é preciso descobrir como declarar o relatório.

A declaração, de forma semelhante à declaração de Imposto de Renda, deve ser preenchida em formulário próprio, disponível por download no site do governo e, posteriormente, transmitida por meio de um programa também disponibilizado pelo Governo Federal. 

Para quem precisa declarar a RAIS negativa, basta acessar este formulário do governo.

Confira como declarar de acordo com o seu perfil empresarial:

Microempreendedor individual

Se o microempreendimento tem ou teve funcionários contratados no ano-base, o empreendedor precisa entregar a RAIS normalmente, como qualquer pessoa jurídica.

Se não teve nenhum empregado registrado neste período, está desobrigado de apresentar a RAIS negativa.

Pessoa física inscrita no CEI

Assim como no caso do Microempreendedor Individual, se a pessoa física inscrita no CEI tiver funcionários registrados, precisa entregar a RAIS; caso contrário, está desobrigada de apresentar a RAIS negativa.

Microempresa

Se tiver ou teve funcionários registrados no ano-base, precisa entregar a RAIS. Se não houver funcionários, há a necessidade de fazer a declaração RAIS negativa normalmente, como qualquer outra empresa.

Empresa com matriz e filiais

Todo estabelecimento que possuir matriz e filiais deve elaborar uma declaração para cada um dos CNPJs, ou seja, uma para a matriz e uma para cada filial. Porém, serão indicados os CNPJs na RAIS da matriz.

Dessa forma, no momento da transmissão, o programa pedirá ao usuário que selecione os arquivos que serão enviados de forma conjunta, gerando um único número de CREA (sigla para Controle de Recepção/Expedição de Arquivo) para todo o conjunto de estabelecimentos (matriz e filiais).

Quais são as maiores dúvidas na hora de preencher a RAIS?

Sanamos a sua dúvida sobre o RAIS da empresa, mas um documento importante desse pode gerar outras perguntas que são frequentes entre os profissionais que fazem atividades relacionadas à gestão fiscal. Por isso, confira a seguir uma lista das principais dúvidas na hora de preencher a declaração RAIS.

• Se eu contrato serviço de um prestador, devo relacionar o funcionário na RAIS?

Não. Você só precisa relacionar seus próprios funcionários. Os funcionários prestadores de serviço serão relacionados pela empresa que os contratou.

• Uma RAIS pode ter CNPJs diferentes?

Sim, como no caso da empresa com matriz e filiais.

• Se a razão social mudou no último período, como preencher a RAIS?

Informe a razão social vigente no mês de dezembro do ano-base, conforme o registro constante junto ao CNPJ.

• Como informar o salário de funcionários que recebem um montante fixo além da comissão?

Informe o salário-base acrescido de uma média das comissões pagas no ano-base.

• Como informar o salário de funcionário que não tem salário fixo e recebe por comissão?

O salário informado deve ser a média das comissões recebidas pelo funcionário no ano-base.

• Quais afastamentos do funcionário devem ser informados na RAIS?

São informados na declaração somente os afastamentos acima de 15 dias ininterruptos. Os afastamentos com duração menor do que 15 dias, mesmo que somados ultrapassem este período, não devem ser declarados.

• Empregado que ficou afastado durante todo o ano, mas com recolhimento do FGTS, deve ser declarado?

Sim, deve. Nesses casos, se o empregado for celetista, o campo da remuneração só deve ser preenchido caso a empresa tenha feito algum pagamento ao funcionário no período.

GDRAIS – Programa gerador de RAIS

O GDRAIS é o programa gerador da declaração RAIS, disponibilizado, gratuitamente, no site do governo destinado à RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

O GDRAIS tem três funções básicas:

• Gerar declaração para os estabelecimentos que não possuem sistema próprio de pagamento (informatizado)

Se este é o caso da sua empresa, lembre-se de, após a digitação das informações no programa, emitir os relatórios que permitam a verificação de eventuais erros. 

Após a verificação, é necessário gerar e transmitir a RAIS. É obrigatória a geração de uma cópia de segurança, que deve ficar à disposição da fiscalização.

• Analisar o arquivo RAIS no caso de estabelecimentos que possuam um sistema de pagamento próprio e informatizado

Esse sistema precisa ser compatível com o layout GDRAIS. Por meio dessa função do GDRAIS, é possível verificar se o arquivo foi gerado de maneira correta, para posterior gravação e envio.

• Transmitir o arquivo RAIS do estabelecimento, pela internet, após a conclusão da declaração

Essa transmissão ocorre por meio da opção “Gravar declaração” ou pelo botão “Transmitir declaração”.

O envio da declaração só é possível por meio do programa GDRAIS, independentemente do meio utilizado para o preenchimento. 

Como transmitir a RAIS?

Após a declaração ser totalmente preenchida, revisada e sem restar nenhuma pendência, é o momento de transmitir a declaração, usando o programa exclusivo para isso que é disponibilizado na página do governo.

Para os estabelecimentos que possuem 11 ou mais empregados registrados, é obrigatório o uso de um certificado digital válido padrão ICP Brasil. 

Esse certificado pode ser tanto ligado ao CNPJ da empresa quanto à pessoa responsável pela entrega da RAIS — que tem possibilidade de ser tanto física quanto jurídica.

Microempreendedores individuais e empresas com menos de 11 funcionários estão desobrigados a utilizar o certificado.

O que é GDRAIS genérico?

O GDRAIS genérico é o programa para se transmitir a declaração RAIS de anos anteriores.

O programa também fica disponível na página do governo. Assim como na transmissão dentro do prazo legal, é preciso usar a certificação digital padrão ICP Brasil.

Qual relação do RAIS e certificado digital?

Para transmitir a declaração RAIS é obrigatório o uso de um certificado digital válido padrão ICP Brasil. 

O certificado digital funciona como uma identidade virtual, garantindo a segurança e validade das transações realizadas por qualquer meio eletrônico, como a internet. 

Esse documento, para ser válido, é autenticado por uma autoridade certificadora (AC), que associa uma entidade (seja ela pessoa física ou jurídica) a um par de chaves criptográficas. Confira nesse artigo tudo que você precisa saber sobre Certificado Digital.

No caso do certificado ICP-Brasil, que é o aceito pelo Governo Federal, os atos praticados e assinados por meio dessa certificação passam a ter validade jurídica.

E quem perder o prazo legal para enviar a RAIS?

A declaração de RAIS pode ser enviada depois do prazo, mas estará sujeita a multa, que varia conforme o tempo de atraso e o número de funcionários da empresa. A multa começa em R$425,64, mas pode passar dos 40 mil, dependendo do porte da empresa.

Para não ficar sujeito a isso, a melhor dica é que a gestão empresarial se programe para entregar a declaração a tempo, sem correria. Aliás, quando se trata de obrigações legais, é sempre bom ter muita atenção e programação!

Qual o prazo para envio da RAIS em 2023?

O envio da RAIS em 2023, referente ao ano-base 2022, pode ser feito entre 18 de fevereiro a 5 de abril de 2023.