O que é RAIS?

Camila Nichetti

Todo empresário brasileiro sabe bem o quanto a legislação do País é exigente com suas empresas. São várias as obrigações a que o empreendedor tem que se submeter, sob pena de sofrer sanções e até multas. Por isso mesmo, é preciso estar muito bem informado quanto à legislação brasileira. Uma dessas obrigações é a declaração RAIS. Mas, afinal, o que é RAIS?

Este artigo tratará das seguintes questões: o que é RAIS, para que serve, quem deve fazer a declaração, como se faz a consulta do rais e muito mais! Nós vamos mostrar como realizar todos esses procedimentos. Ficou interessado? Então, continue com a leitura!

O que é RAIS?

RAIS é a sigla de Relação Anual de Informações Sociais. É um relatório fornecido ao Ministério do Trabalho por todo estabelecimento sediado no país. Instituída pelo decreto n.º 76.900, de 23/12/75, segundo o próprio Governo Federal, a RAIS tem se tornado a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal no Brasil. Por sua abrangência, é considerada um censo.

A RAIS, assim como Declaração de Imposto de Renda, o recolhimento de impostos e o arquivamento das notas fiscais emitidas, é uma obrigação de qualquer empresa brasileira.

O estabelecimento que não transmitir a RAIS dentro do prazo está sujeito à multa, fixada na legislação, que parte de R$ 425,64 — varia de acordo com o número de empregados — acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS devida.

Para não amargar o prejuízo de uma multa, vale tomar nota das dicas que damos neste artigo e declarar a RAIS em dia!

Para que serve a RAIS?

A RAIS é utilizada pelo Governo Brasileiro para obter as informações relativas à atividade trabalhista das pessoas jurídicas (públicas ou privadas) e também das físicas que empregam trabalhadores no país. É por meio deste relatório que se acompanha toda a movimentação trabalhista ocorrida no Brasil.

Sabe aqueles dados que são publicados periodicamente na mídia a respeito dos níveis de emprego e desemprego no País? São obtidos por meio da entrega da RAIS. É por conta desses dados que o governo sabe, por exemplo, o número de empregos formais gerados no último período ou o aumento/diminuição das demissões por setor. Sabe que os pequenos negócios lideraram a geração de empregos em janeiro de 2018 e que as mulheres têm cada vez mais conquistado espaço na pecuária brasileira, entre outros dados.

Isso porque as informações coletadas pela RAIS ajudam a alimentar o Cadastro Nacional de Informações Sociais, o CNIS, que é a base para qualquer estatística gerada a respeito da população brasileira.

Além disso, é por meio da RAIS que se faz o controle de quem tem que receber o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (o FGTS) ou o abono salarial anual do PIS/PASEP. Sem a entrega dessa declaração, o trabalhador não consegue receber os recursos a que tem direito.

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O que é RAIS negativa?

Como a RAIS é obrigatória para todo estabelecimento que esteja inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo quem não contratou no período-base tem que entregar a declaração. Porém, nesse caso, o empreendimento entrega a chamada RAIS negativa.

A única exceção é o microempreendedor individual. Como para esta modalidade de pessoa jurídica os trâmites são simplificados, se o microempreendedor não tiver mantido empregados ou tiver permanecido inativo no ano-base não precisa entregar a RAIS negativa. No caso de ter contratado, é obrigado a entregar a declaração, como qualquer outra pessoa jurídica.

A RAIS negativa pode ser transmitida via programa de transmissão da RAIS, o GDRAIS (falaremos dele mais adiante), ou de forma simplificada, por meio da internet, na página específica para a declaração RAIS Negativa Web.

Por ser uma declaração simplificada, feita por formulário online, a RAIS negativa não exige a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão. Também estão dispensados desse certificado os estabelecimentos que possuem menos de 11 empregados. Mas fique tranquilo, falaremos adiante especificamente sobre a certificação digital.

Quem precisa fazer a declaração RAIS?

Qualquer pessoa física ou jurídica que empregue ou tenha empregado alguém no período anterior precisa entregar a RAIS.

Explicitamente, são obrigados, pela legislação, a realizar a declaração:

  • todos os inscritos no CNPJ, com ou sem empregados — o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
  • todo e qualquer empregador, conforme definidos na CLT;
  • todas as pessoas jurídicas de direito privado (inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica);
  • as empresas individuais, ainda que não possuam empregados;
  • os cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
  • os empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
  • os órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
  • os condomínios e sociedades civis;
  • os empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
  • as filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

O que entra e o que não entra na RAIS?

A RAIS é uma relação de trabalhadores, então todo aquele que teve, em algum momento, vínculo empregatício com um estabelecimento público ou privado, deve ser relacionado.

Confira quem entra na declaração RAIS:

  • funcionários contratados sob o regime CLT, por pessoa física ou jurídica, mesmo que por tempo determinado e ainda que a título de experiência;
  • todos os servidores das esferas federal, estadual ou municipal, da administração direta ou indireta, e também as fundações;
  • os trabalhadores avulsos, ou seja, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício e que contam com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra;
  • os empregados pelos cartórios extrajudiciais;
  • os trabalhadores temporários e os com contrato por tempo determinado, regidos por lei federal, estadual ou municipal;
  • os diretores sem vínculo empregatício, para os quais a empresa tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
  • os servidores públicos não efetivos;
  • os trabalhadores rurais;
  • os menores-aprendizes;
  • os servidores e trabalhadores licenciados, por qualquer motivo;
  • os servidores e trabalhadores cedidos; e
  • os dirigentes sindicais (o gestor precisa, inclusive, declarar o valor das contribuições sindicais patronais pagas no período).

Os aposentados por invalidez não precisam ser relacionados na RAIS, já que estes não podem ser novamente contratados, a não ser que seja cessada sua incapacidade. Mas caso os aposentados por idade, por tempo de contribuição ou com aposentadoria especial continuem trabalhando, precisam ser relacionados como os outros empregados.

Apesar de esta lista abarcar a maioria dos trabalhadores brasileiros, alguns NÃO devem ser listados na RAIS. São eles:

  • diretores sem vínculo empregatício e que não recolham FGTS;
  • trabalhadores autônomos;
  • trabalhadores eventuais;
  • ocupantes de cargos eletivos (como governadores, prefeitos, deputados, vereadores e conselheiros tutelares), desde que não tenham optado por receber os vencimentos dos seus empregos de origem (nesse caso, devem ser listados pelo empregador);
  • estagiários;
  • empregados domésticos; e
  • cooperados ou cooperativados.

Para a relação completa, inclusive com citação da legislação de cada um desses tipos de contrato, vale conferir o manual disponibilizado pelo Governo Federal sobre a RAIS.

Como declarar a RAIS?

A declaração RAIS, de forma semelhante à declaração de Imposto de Renda, deve ser preenchida em formulário próprio, disponível por download no site, e posteriormente transmitida por meio de um programa também disponibilizado pelo Governo Federal. Confira como declarar a RAIS, de acordo com o seu perfil empresarial:

Microempreendedor individual

Se o microempreendimento tem ou teve funcionários contratados no ano-base, o empreendedor precisa entregar a RAIS normalmente, como qualquer pessoa jurídica. Se não teve nenhum empregado registrado neste período, está desobrigado de apresentar a RAIS negativa.

Pessoa física inscrita no CEI

Assim como no caso do microempreendedor individual, se a pessoa física inscrita no CEI tiver funcionários registrados, precisa entregar a RAIS; caso contrário, está desobrigada de apresentar a RAIS negativa.

Microempresa

Se tiver ou teve funcionários registrados no ano-base, precisa entregar a RAIS. Se não houver funcionários, há a necessidade de fazer a declaração RAIS negativa normalmente, como qualquer outra empresa.

Empresa com matriz e filiais

Todo estabelecimento que possuir matriz e filiais deve elaborar uma declaração para cada um dos CNPJs, ou seja, uma para a matriz e uma para cada filial. Porém, serão indicados os CNPJs na RAIS da matriz.

Dessa forma, no momento da transmissão, o programa pedirá ao usuário que selecione os arquivos que serão enviados de forma conjunta, gerando um único número de CREA (sigla para Controle de Recepção/Expedição de Arquivo) para todo o conjunto de estabelecimentos (matriz e filiais).

Quais são as maiores dúvidas na hora de preencher a RAIS?

Confira uma lista das principais dúvidas dos empresários na hora de preencher a declaração RAIS:

Se eu contrato serviço de um prestador, devo relacionar o funcionário na RAIS?

Não. Você só precisa relacionar seus próprios funcionários. Os funcionários prestadores de serviço serão relacionados pela empresa que os contratou.

Uma RAIS pode ter CNPJs diferentes?

Sim, como no caso da empresa com matriz e filiais, descrito acima.

E se a razão social mudou no último período?

Informe a razão social vigente no mês de dezembro do ano-base, conforme o registro constante junto ao CNPJ.

Como informo o salário de funcionários que recebem um montante fixo além da comissão?

Informe o salário-base acrescido de uma média das comissões pagas no ano-base.

Como informo o salário de funcionário que não tem salário fixo e recebe por comissão?

O salário informado deve ser a média das comissões recebidas pelo funcionário no ano-base.

Quais afastamentos do funcionário devem ser informados na RAIS?

São informados na declaração somente os afastamentos acima de 15 dias ininterruptos. Os afastamentos com duração menor do que 15 dias, mesmo que somados ultrapassem este período, não devem ser declarados.

Empregado que ficou afastado durante todo o ano, mas com recolhimento do FGTS, deve ser declarado?

Sim, deve. Nesses casos, se o empregado for celetista, o campo da remuneração só deve ser preenchido caso a empresa tenha feito algum pagamento ao funcionário no período.

Quais são os campos novos na RAIS?

A partir da RAIS 2017, com a mudança na legislação trabalhista, foram inseridos alguns campos novos, relativos às novas modalidades de vínculo empregatício previstas na legislação. São os campos “Teletrabalho”, “Trabalho intermitente” e “Trabalho parcial”. Nesses casos, o empregado precisa ter sido admitido a partir de 11 de novembro de 2017, conforme determinação da Lei n.º 13.467/17.

E sobre o GDRAIS?

O GDRAIS é o programa gerador da declaração RAIS. Ele é disponibilizado, gratuitamente, no endereço do governo.

O GDRAIS tem três funções básicas:

Gerar declaração para os estabelecimentos que não possuem sistema próprio de pagamento (informatizado)

Se este é o caso da sua empresa, lembre-se de, após a digitação das informações no programa, emitir os relatórios que permitem a verificação de eventuais erros. Após a verificação, é necessário gerar e, posteriormente, transmitir a RAIS. É obrigatória a geração de uma cópia de segurança, que deve ficar à disposição da fiscalização.

Analisar o arquivo RAIS no caso de estabelecimentos que possuam um sistema de pagamento próprio e informatizado

Esse sistema precisa ser compatível com o layout GDRAIS. Por meio dessa função do GDRAIS, é possível verificar se o arquivo foi gerado de maneira correta, para posterior gravação e envio.

Transmitir o arquivo RAIS do estabelecimento, pela internet, após a conclusão da declaração

Essa transmissão ocorre por meio da opção “Gravar declaração” ou pelo botão “Transmitir declaração”.

O envio da declaração RAIS só é possível por meio do programa GDRAIS, independentemente do meio utilizado para o preenchimento. O programa pode ser instalado em máquinas com sistema operacional Windows ou Linux.

Como transmitir a RAIS?

A declaração RAIS foi totalmente preenchida? Não há nenhuma pendência? É hora, então, de transmitir a declaração, usando o programa exclusivo para isso que é disponibilizado na página do governo.

Para os estabelecimentos que possuem 11 ou mais empregados registrados, é obrigatório o uso de um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Esse certificado pode ser tanto ligado ao CNPJ da empresa quanto à pessoa responsável pela entrega da RAIS — que tem possibilidade de ser tanto física quanto jurídica.

Microempreendedores individuais e empresas com menos de 11 funcionários estão desobrigados a utilização do certificado.

O que é GDRAIS genérico?

O GDRAIS genérico é o programa para se transmitir a declaração RAIS de anos anteriores. Dessa forma, se a empresa precisa transmitir uma declaração de qualquer ano do período entre 1975 e 2016, ela vai usar o GDRAIS genérico. O programa também fica disponível na página do governo. Assim como na transmissão dentro do prazo legal, é preciso usar a certificação digital padrão ICP Brasil.

Qual relação do RAIS e certificado digital?

Para se transmitir a declaração RAIS é obrigatório o uso de um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Mas o que é esse certificado?

O certificado digital funciona como uma identidade virtual, garantindo a segurança e validade das transações realizadas por qualquer meio eletrônico, como a internet. Esse documento, para ser válido, é autenticado por uma autoridade certificadora (AC), que associa uma entidade (seja ela pessoa física ou jurídica) a um par de chaves criptográficas. Confira nesse artigo tudo que você precisa saber sobre Certificado Digital.

No caso do certificado ICP-Brasil, que é o aceito pelo Governo Federal, os atos praticados e assinados por meio dessa certificação passam a ter validade jurídica.

E quem perder o prazo legal para enviar a RAIS?

A declaração poderá ser enviada depois do prazo, mas estará sujeita a multa, que varia conforme o tempo de atraso e o número de funcionários da empresa. A multa começa em R$425,64, mas pode passar dos 40 mil, dependendo do porte da empresa.

Para não ficar sujeito a isso, a melhor dica é se programar para entregar a RAIS a tempo, sem correria. Aliás, quando se trata de obrigações legais, é sempre bom ter muita atenção e programação!

Como otimizar a gestão do seu negócio?

Já que estamos falando da RAIS, vale lembrar que as multas também podem ser aplicadas se forem identificados quaisquer tipos de incorreção ou omissão na declaração. Por isso é tão importante a revisão dos dados antes de entregar a RAIS.

É claro que um bom sistema de gestão integrada (o famoso ERP), que integra e centraliza todos os dados da empresa, pode colaborar — e muito — nessa hora. Com um sistema desses, que integra e centraliza os dados da empresa (inclusive os relativos aos funcionários), obter as informações para elaborar a declaração fica muito mais fácil.

Agora que você já sabe o que é RAIS e a necessidade de transmitir os dados sobre os funcionários da sua empresa corretamente, compreende a importância de manter a gestão da empresa em dia, não é mesmo? Então, por que não facilitar essa gestão? O ERP pode ser a alavanca que faltava para impulsionar os seus negócios.

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Camila Nichetti
Sobre o autor
Camila Nichetti
Analista de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Comunicação Social - Jornalismo.

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