As áreas de uma empresa: departamento administrativo

19.11.2019

Ter um conhecimento pleno sobre as funções e os setores que existem dentro da empresa é essencial para o sucesso do negócio. O gestor responsável precisa estar sempre alinhado às diversas áreas e a variação delas, independente do segmento.

Pensando em esclarecer os principais setores existentes dentro de uma empresa, iniciamos uma série de artigos detalhando as áreas e a importância de cada uma delas para o negócio. 

Setor administrativo: o alicerce de qualquer empreendimento

Assim como o nome sugere, o departamento administrativo coordena e define, com base nas informações fornecidas pelos demais setores, as estratégias de uma empresa, ou seja, faz a administração.

Em algumas empresas, a liderança está incluída dentro do setor administrativo (que também pode ser definido por administração geral).

Como esta área está envolvida de diversas formas com todos os setores da organização,o ideal é que a liderança faça parte mesmo desse departamento

Com tantas vertentes e decisões a serem tomadas, pode-se dizer que a parte administrativa é o alicerce para qualquer empresa. É dela que se cria a base seja para inserção ou fortalecimento da marca.

Principais funções no setor administrativo

Presidência/Diretoria: Quem ocupa esse cargo na empresa é responsável por definir as estratégias da organização bem como por todas as áreas inseridas nela.

As decisões que geralmente são tomadas por quem ocupa esse cargo grande influência e são capazes de impactar o rumo e o alcance dos objetivos traçados;

Gerência: Essa função é a ponte que liga o nível estratégico e o nível operacional. Quem cuida da parte de gerenciamento é guiado pelas informações vindas da diretoria e repassa aos responsáveis.

Assim, é possível que sigam com o planejado, possibilitando os responsáveis monitorar o desenvolvimento do que foi determinado.

Coordenação: O profissional que exerce essa função geralmente tem responsabilidade por uma determinada área. Ele recebe informações da gerência para que possa passar aos subordinados, facilitando o operacional do setor.

Supervisão: Esse profissional monitora a eficácia das estratégias definidas anteriormente, objetivando que as metas de uma determinada tarefa ou área sejam alcançadas;

Analista: O analista cuida de determinada tarefa ou grupos de tarefas. Existem ainda empresas onde o analista é responsável por uma área e desenvolve funções de gerência, coordenação e supervisão;

Assistente: Esse profissional realiza uma atividade ou um conjunto de atividades, que compõem parte das tarefas realizadas pelos profissionais acima da sua posição na hierarquia da empresa.

Auxiliar: O auxiliar fornece suporte para todos na área, como também poderá ter um foco apenas em uma determinada atividade, geralmente ele possui tarefas mais ligadas em fornecer suporte ao analista e assistente;

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Responsabilidades dentro do departamento administrativo

Aqui listamos as principais responsabilidades que fazem parte de um setor administrativo, mas diversas outras podem ser adicionadas, pois isso vai variar de acordo com as necessidades da sua empresa.

Relacionamento com o cliente

Manter um contato direto com seu cliente, efetivo ou potencial, é o ponto chave para a fidelização.

Hoje em dia, a segmentação está cada vez mais presente em todos os canais de comunicação e o administrador precisa se preocupar em montar uma fonte de informações relevantes para o seu cliente.

Ao criar um canal de comunicação eficiente, é possível ampliar a carteira de clientes, fidelizá-los e, consequentemente, gerar crescimento para o negócio.

Gestão e desenvolvimento de recursos humanos

Para um bom funcionamento do negócio é preciso gerenciar a equipe como um todo. Com isso, há a importância de uma boa gestão de recursos humanos.

O gerenciamento de funcionários vai muito além de contratação e demissão, cabe a esse profissional s incentivar e oferecer as melhores condições de trabalho. 

Controle financeiro

O controle financeiro é outro fator que faz parte do setor administrativo. 

Para manter a sustentabilidade do negócio e traçar metas de crescimento, o gestor responsável precisa contar com uma equipe de contabilidade, seja interna ou terceirizada, que possa oferecer relatórios detalhados do cenário financeiro da empresa.

Além de manter as contas em dia, é a partir desse segmento que você saberá como está a saúde financeira da sua empresa e que medidas deverão ser tomadas para alcançar os objetivos predeterminados, além de estar preparado para possíveis imprevistos no orçamento.

Gestão de vendas e cobranças

O departamento administrativo também é responsável por gerir vendas e fazer cobranças. Pensando que esse setor também precisa lidar com processos vitais da empresa, é importante que haja muita eficiência. 

Facilite os processos administrativos do seu negócio

Para tornar a administração da sua empresa mais prática e eficiente, experimente usar um sistema de gestão

O sistema automatiza processos como fluxo de caixa, contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais e boletos, serviços recorrentes, orçamentos, entre outras tarefas, dando maior controle ao empreendedor.

O sistema VHSYS oferece módulos completos para uma gestão integrada de todos os setores de uma empresa, permitindo realizar várias operações no mesmo lugar.

Além de diversas funcionalidades, o software gera relatórios gerenciais detalhados para auxiliar nas tomadas de decisões que irão impulsionar o crescimento do seu negócio.

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