No mundo dos negócios, dificilmente uma empresa consegue crescer e se manter ativa por muitos anos sem ter um sistema de controle financeiro eficiente na gestão.
Com tantas opções de softwares disponíveis no mercado, é fundamental encontrar uma ferramenta que atenda às necessidades específicas do seu negócio, considerando as suas principais necessidades e o porte da empresa.
Afinal, não adianta o seu negócio investir em um software com capacidade para 100 usuários, se a sua empresa tem uma equipe de 20 pessoas, por exemplo.
Para te ajudar nessa busca por um sistema de controle financeiro adequado para o que o seu negócio precisa, vamos compartilhar neste artigo algumas dicas que você deve considerar.
Como funciona um sistema de controle financeiro?
Um sistema de controle financeiro é uma ferramenta que ajuda as empresas na organização de dados e na execução de tarefas financeiras. Ele integra processos, automatiza tarefas, centraliza informações e fornece dados precisos para tomadas de decisões estratégicas.
Por exemplo, geralmente, um bom sistema de controle financeiro permite:
- Registrar e acompanhar a entrada e saída de dinheiro;
- Controlar contas a pagar e receber;
- Fazer conciliação bancária;
- Fechar o caixa diariamente de forma automática;
- Emitir relatórios;
- Controlar os valores de estoque ou compras com fornecedores;
- Entre muitas outras funções!
Além disso, dificilmente contratar um sistema de controle financeiro separadamente vale a pena para a empresa. O ideal é contratar um ERP, que possui um sistema de controle financeiro e muitos outros módulos (vendas, estoque, PDV frente de caixa) para gerenciar a empresa em um só lugar!
Por que um sistema de controle financeiro é tão importante para a empresa?
Um sistema de controle financeiro desempenha um papel fundamental na gestão de um negócio. Afinal, se as finanças não vão bem, dificilmente outra área da empresa está com resultados positivos! Por isso, confira como um sistema de controle financeiro pode ajudar e muito a sua gestão.
Organização, centralização e precisão dos dados
Com um sistema de gestão ERP, é possível centralizar todas as informações financeiras da empresa em um único lugar, facilitando o acesso, a segurança e a organização dos dados.
Análise e tomada de decisões estratégicas
Com um sistema de controle financeiro centralizando e organizando os dados da empresa, é possível acompanhar em tempo real o andamento da empresa e emitir relatórios completos em poucos cliques para facilitar a tomada de decisões estratégicas.
Agilidade nos processos
Automatizando processos financeiros, como o lançamento de contas a pagar e a receber, emissão de boletos e conciliação bancária, o sistema torna as atividades mais ágeis, reduz erros manuais e evita retrabalhos.
Cumprimento de obrigações legais, fiscais e tributárias
Com um sistema de controle financeiro, é mais fácil cumprir as obrigações legais, fiscais e tributárias como a emissão de notas fiscais, back-up de documentos fiscais, controle de quem tem acesso às informações sensíveis dos clientes (como manda a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD), entre muitas outras situações.
Como escolher um sistema de controle financeiro para empresa?
Escolher um sistema de controle financeiro adequado para a sua empresa é uma decisão importante. Por isso, a seguir estão algumas dicas para ajudar nesse processo!
1. Identifique suas principais dores nas finanças empresariais
Antes de pesquisar o que os sistemas oferecem, identifique quais são as principais necessidades e desafios financeiros da sua empresa. Isso ajudará a direcionar a busca e encontrar uma solução que atenda às suas demandas específicas.
2. Pesquise as ferramentas disponíveis no mercado
Faça uma pesquisa detalhada sobre as opções de sistemas disponíveis no mercado. Entenda as funcionalidades disponíveis, veja como funciona o suporte técnico e as integrações com outras plataformas que sua empresa utiliza (como loja virtual e marketplaces, por exemplo).
3. Conheça cada uma de suas funções
Avalie as funcionalidades oferecidas em cada sistema e verifique se elas atendem às necessidades da sua empresa. Considere aspectos como:
- Controle de contas a pagar e a receber;
- Fluxo de caixa;
- Conciliação bancária;
- Emissão de boletos;
- Criação de relatórios;
- Entre outros!
4. Análise as avaliações e feedbacks que a empresa tem
Considere a credibilidade da empresa no mercado no momento da sua escolha, confira as avaliações dos clientes em sites como Reclame Aqui e nas redes sociais para entender como o sistema apoia os seus clientes.
5. Verifique políticas de segurança e atualizações do sistema
A segurança dos dados financeiros da sua empresa é crucial, não é mesmo?! Portanto, verifique se o sistema oferece políticas robustas de segurança de dados, como criptografia e backups regulares. Você pode perguntar sobre isso para a equipe de atendimento de cada software para entender como a empresa manterá os dados do seu negócio sempre protegido.
6. Se possível, teste antes de fechar a compra
Antes de tomar uma decisão final, faça um teste do ERP para entender de perto como funciona. Você também pode pedir uma demonstração do sistema para tirar dúvidas mais específicas com a equipe da plataforma. Isso permitirá que você avalie a usabilidade, as funcionalidades e a adequação do sistema às necessidades da sua empresa.
7. Questione e busque por opiniões no suporte pós-venda
Verifique como é o suporte pós-venda oferecido pela empresa fornecedora do sistema. Certifique-se de que você terá o apoio necessário para resolver eventuais problemas ou tirar dúvidas quando precisar. Afinal, ninguém precisa lidar com robôs quando está tentando resolver um problema na empresa, certo? Por isso prefira softwares com suporte humanizado!
8. Escolha aquele que tiver melhor usabilidade e que atende suas necessidades
Após considerar todos esses aspectos que citamos anteriormente, lembre-se de que a escolha final deve ser o sistema de controle financeiro que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.
Sistema de controle financeiro empresarial vhsys
Uma excelente opção de sistema de controle financeiro empresarial é o ERP vhsys! Desenvolvido para o pequeno negócio, o sistema possui diversas funcionalidades para automatizar processos, integrar setores e ajudar a sua empresa crescer.
A parte de controle financeiro do vhsys permite:
- Automatização de processos: o ERP automatiza diversos processos financeiros, como o lançamento de contas a pagar e receber, agilizando a rotina e evitando erros manuais.
- Conciliações bancárias: o sistema permite realizar conciliações bancárias de forma automatizada, facilitando o controle das transações financeiras da empresa.
- Contas a pagar e receber: o sistema automatiza o processo de controle de contas a pagar e receber, facilitando a organização e evitando atrasos nos pagamentos.
- DRE gerencial: o vhsys oferece a possibilidade de gerar o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) gerencial, uma ferramenta essencial para analisar a saúde financeira e o desempenho da empresa.
- Emissão de boletos: é possível emitir boletos rapidamente, agilizando o processo de cobrança e facilitando a gestão financeira.
- Fluxo de caixa: com o vhsys, é possível gerenciar o fluxo de caixa da empresa, acompanhando as entradas e saídas de recursos financeiros e facilitando projeções e planejamentos.
- Relatórios financeiros completos: crie relatórios detalhados em poucos cliques para ter uma visão abrangente das finanças da empresa e tomar decisões estratégicas.
Não perca tempo e teste grátis agora mesmo o ERP vhsys!
