Quem trabalha em um pequeno negócio sabe como é desafiador manter a empresa funcionando e crescendo de maneira saudável.
Cumprir as obrigações legais, lidar com a concorrência, negociar com fornecedores, gerenciar equipes, analisar dados, organizar os processos, controlar estoque, entre muitas outras responsabilidades que impactam os resultados de uma pequena empresa e podem gerar muita dor de cabeça para os empreendedores.
É importante que os gestores tenham conhecimento sobre os principais pontos de atenção em uma gestão empresarial, a fim de minimizar riscos e aumentar oportunidades. Neste post, vamos abordar algumas dessas questões, compartilhando dicas e informações para ajudar quem está à frente de um pequeno empreendimento.
Por que pequenos negócios devem contar com uma boa gestão?
Segundo um estudo desenvolvido pelo Sebrae, as principais dificuldades dos pequenos empreendedores no Brasil é conquistar novos clientes e aumentar as vendas. Em seguida, está a tarefa de gerenciar e pagar as cargas tributárias corretamente.
A pesquisa também mostrou que 52% dos entrevistados confirmaram que precisam de maior capacitação para lidar com a gestão financeira de maneira satisfatória. Enquanto 42% não sabem desenvolver estratégias para melhorar o atendimento e a satisfação do consumidor.
Para construir uma boa gestão empresarial que seja capaz de enfrentar todas essas dificuldades, é necessário buscar conhecimento, investir em capacitação e recursos tecnológicos, além de focar em organizar todos os processos da empresa.
11 pontos de atenção na gestão de quem tem pequeno negócio
É comum que muitos empreendedores encarem todas as áreas do seu negócio como pontos de atenção. Realmente, cada setor e suas atividades são de extrema importância. Porém, existem alguns tópicos que, se não receberem a devida atenção, podem prejudicar seriamente a empresa.
1. Organização
O primeiro ponto de atenção não é um setor específico, mas é uma prática que precisa estar inserida na “veia” da gestão e em todos os processos: a organização.
"Organização não é um luxo, é uma necessidade - para a eficiência hoje e o sucesso amanhã." - Laura Stack, palestrante e autora especialista em produtividade.
Organização é a primeira estratégia para o sucesso de qualquer atividade. Portanto, uma gestão organizada que possui uma estrutura clara e definida consegue controlar melhor suas finanças, estoque e vendas, evitando problemas como falta de dinheiro, inadimplência ou estoque excessivo, por exemplo.
2. Despesas
Monitorar o fluxo de caixa corretamente, organizar prazos de pagamentos, manter a cobrança de pagamentos em dia e, principalmente, ter controle das despesas da empresa é primordial.
Dessa maneira, é possível evitar dívidas – o que é muito importante para os pequenos empreendedores – manter as entradas de dinheiro em dia e, principalmente, conseguir gerenciar custos para reduzir ou cortar gastos.
3. Estoque
Erros no controle de estoque podem gerar muitos prejuízos para os pequenos negócios: mercadorias fora da validade, falta de produtos, sem percepção sobre o giro de estoque para tomar decisões estratégicas, quantidade excessiva de itens, entre outros problemas.
Por isso, o estoque deve ser um setor extremamente organizado, com um sistema específico para controle de estoque, uso de alertas para quantidade mínima e máxima de produtos e análise constante de relatórios de movimentação.
4. Financeiro
A gestão financeira é muito importante em todos os negócios, independentemente do seu tamanho. Nas pequenas empresas, no entanto, é preciso ainda mais atenção, já que a falta de controle e recursos financeiros pode afetar significativamente a sobrevivência da empresa.
Um estudo feito pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) mostrou que uma gestão financeira inadequada é um dos principais obstáculos para o crescimento dos pequenos negócios.
Segundo a pesquisa, cerca de 70% das micro e pequenas empresas brasileiras enfrentam problemas relacionados ao controle financeiro.
Para uma gestão financeira eficiente nas pequenas empresas é necessário se atentar a questões como:
- Organização das contas a pagar e receber
- Controle de fluxo de caixa
- Pagamento de fornecedores
- Controle tributário
- Análise de investimentos
- Monitoramento de gastos
- Separar conta pessoal da empresa
- Utilizar ferramentas que ajudem a garantir a eficiência e segurança das finanças da empresa
- Ter um planejamento atualizado
5. Receita
Com toda certeza, a maneira como os gestores de um pequeno negócio administram a receita interfere no seu crescimento, pois a falta de administração nessa área pode levar a uma série de problemas financeiros, como perda de oportunidades de maximizar os lucros, dificuldades na administração de contas, perda de competitividade, impossibilidade de investir na empresa e outros problemas a longo prazo.
É importante monitorar as metas de lucro, acompanhar as vendas diariamente através do fluxo de caixa, identificar os diferentes tipos de receita e estudar como aumentar a entrada de dinheiro na empresa.
6. Nota Fiscal
A emissão correta de notas fiscais é obrigatória para manter as responsabilidades fiscais e tributárias da empresa em dia. Além disso, a nota fiscal é um direito do consumidor e deve ser criada corretamente na venda de produtos e serviços.
Alguns pequenos empreendedores negligenciam a emissão de notas no início do negócio, o que pode resultar em penalidades dos órgãos governamentais.
Portanto, emita corretamente as notas fiscais de acordo com as regras da sua cidade ou estado. Se possível, conte com um sistema emissor para criar todos os tipos de notas e cupons fiscais sem erros e evitar dores de cabeça.
Para quem emite poucas notas fiscais, é possível utilizar o Click NF-e, um sistema confiável que permite a emissão de até cinco notas por mês de maneira gratuita.
7. Gestão de fornecedores
No seu pequeno negócio, há um controle de cadastro eficiente dos fornecedores?
Você possui o histórico de pedidos de mercadorias ou matérias-primas armazenados de maneira segura?
Se for preciso buscar o contato de um fornecedor, sua equipe pode encontrar facilmente o contato correto no seu sistema?
Todas essas questões são relevantes para o andamento da empresa. Infelizmente, a área que lida com os fornecedores é deixada de lado por alguns gestores, mas é tão importante como o setor de estoque, por exemplo.
Inclusive, uma boa administração de fornecedores ajuda a reduzir erros no estoque e a evitar prejuízos financeiros.
Algumas práticas importantes para uma gestão eficiente de fornecedores incluem:
- Pesquisar e selecionar bons fornecedores
- Manter um bom relacionamento com os parceiros
- Testar produtos
- Fazer pesquisas com os consumidores
- Analisar relatórios de vendas e giro de estoque
- Saber negociar para conseguir boas condições de compra e aumentar o lucro da empresa
- Controlar a quantidade mínima e máxima de cada produto
- Avaliar constantemente os fornecedores
- Ter uma excelente organização das informações
8. Concorrência
Os líderes de pequenos negócios precisam estar atentos aos seus concorrentes, tanto as empresas de mesmo porte que concorrem diretamente com a sua marca, como empresas maiores que podem afetar o andamento dos negócios.
Lembrando que estudar a concorrência não é ver o que eles estão fazendo e copiar, pois analisar a concorrência é:
- Entender de fato quais são as empresas que concorrem com a sua
- Estudar as ações que a concorrência está aderindo
- Analisar o que eles não estão fazendo e oportunidades perdidas
- Saber mensurar e estudar os dados obtidos
- Conferir o que os clientes estão falando de você e de seus concorrentes
Na prática, você pode estudar seus concorrentes buscando entender características como:
- Percepção dos consumidores
- Preços praticados
- Diferenciais de serviços prestados
- Produtos e marcas vendidas
- Ações de marketing
- Canais de venda
- Parcerias
9. Comunicação interna e externa
Muitos profissionais que atuam em um pequeno negócio podem pensar que uma boa estrutura de comunicação, tanto interna quanto externa, é algo exclusivo de grandes corporações. Porém, esse pensamento está extremamente errado.
Pequenas empresas também precisam se preocupar em criar um mecanismo claro e correto de comunicação internamente, além de se preocupar com a maneira que a empresa se comunica com seus clientes e com o mercado em geral.
Erros internos de comunicação podem gerar perda de produtividade nas equipes e erros nas atividades.
Enquanto uma comunicação externa mal trabalhada pode gerar perda de clientes e manchar a reputação da marca – mesmo sendo um negócio de pequeno porte.
10. Investimentos em tecnologia
A falta de investimento em recursos tecnológicos, como softwares e bons equipamentos, afeta diretamente a produtividade da equipe e a eficiência das atividades.
O objetivo da tecnologia nas empresas é melhorar e facilitar o trabalho. Quando uma organização resiste em inovar, corre o sério risco de ficar desatualizada e perder espaço para seus concorrentes.
Não existe uma lista de recursos que toda empresa precisa ter, mas, geralmente, é importante garantir um pacote de internet que atenda bem toda a empresa, mas ter sistemas que funcionem mesmo offline; ter bons equipamentos quando necessário, além de ter um sistema de gestão para integrar e controlar todos os setores de maneira segura.
11. Planejamento Estratégico
“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.” Lewis Carroll
Talvez você já tenha visto essa frase antes. Lewis Carroll, escritor da famosa história de Alice no País das Maravilhas, tornou ilustre a frase dita pelo Gato Cheshire à Alice.
Em qualquer negócio ou projeto é preciso ter os objetivos bem definidos e um planejamento de ações para alcançar as metas.
Toda gestão precisa trabalhar com clareza o “onde deseja chegar” e o “como pretende percorrer o caminho”. Para isso, é necessário ter um planejamento estratégico com metas, ações, atividades mapeadas, pessoas responsáveis pelos processos, recursos necessários para realização das atividades, diretrizes e, principalmente, prazos.
O que é crucial para meu pequeno negócio não quebrar?
Para manter uma empresa funcionando e crescendo de maneira saudável é importante priorizar um planejamento estratégico bem detalhado, um setor financeiro controlado, uma administração rigorosa dos processos, além de praticar uma cultura de inovação e saber se adaptar às mudanças do mercado.
Uma pesquisa muito conhecida desenvolvida pelo Sebrae em parceria com o IBGE mostrou que 60% das empresas no Brasil vão à falência nos primeiros cinco anos, sendo os principais motivos:
- 87,5% encerram as atividades por não terem se preparado adequadamente para gerenciar crises
- 38% por outros problemas financeiros
- 19% afirmou falta de conhecimento do mercado
- 7% fecharam por não obterem lucro
- 20% por falta de capital
Embora cada negócio tem suas particularidades e desafios específicos, com essa pesquisa concluímos que há muitos desafios em comum entre as pequenas empresas brasileiras. Logo, estas são algumas ações cruciais que ajudam a impedir o fechamento de um pequeno negócio:
- Estudar o mercado: conhecer profundamente os consumidores, entender as questões que envolvem os produtos ou serviços oferecidos, analisar a concorrência, etc.
- Planejamento estratégico com ações bem definidas: em decorrência de um bom estudo de mercado, é importante construir um modelo de negócios coerente e fazer um planejamento de ações bem detalhado para alcançar os objetivos.
- Criar um plano de gerenciamento de crises: é difícil estar preparado para enfrentar crises internas ou externas, mas é necessário. Para isso, trabalhar com um bom controle financeiro, construir uma reserva de emergência ou ter crédito no mercado para conseguir fazer empréstimos são ações importantes.
- Priorizar um bom controle financeiro: questões financeiras influenciam completamente os resultados de um pequeno negócio. Por isso, é importante construir um controle financeiro eficiente.
- Fazer fluxo de caixa: monitorar a entrada e saída de dinheiro, cortar gastos, fazer bons investimentos e maximizar as fontes de lucro é uma tarefa primordial que deve ser executada pelos gestores.
- Praticar uma cultura de inovação: empreender também é manter a empresa atualizada e competitiva no mercado, identificar novas oportunidades e criar soluções diferenciadas.
Como a tecnologia pode auxiliar na sobrevivência de uma pequena empresa?
A tecnologia pode ser um ótimo investimento e uma grande aliada para a sobrevivência de pequenas empresas.
De acordo com uma pesquisa da consultoria Deloitte, empresas que utilizam tecnologia têm uma probabilidade maior de sobreviver e crescer de maneira sustentável, principalmente em períodos de crise econômica, justamente por terem um excelente controle das áreas críticas da empresa por meio da tecnologia.
Além disso, o estudo mostra que os gestores que investem em tecnologia têm uma vantagem competitiva significativa em relação aos concorrentes que estão atrasados em termos tecnológicos – como os que ainda usam planilha de Excel ou caderninho para controlar vendas e estoque.
Mas como a tecnologia ajuda especificamente as pequenas empresas? A resposta é que existem diversas ferramentas e soluções para melhorar a gestão da empresa, como os próprios softwares de gestão empresarial, CRM, sistema PDV, entre outros.
Automação, organização, histórico e análise de dados, redução de falhas e aumento da produtividade são as principais funcionalidades e benefícios que a tecnologia pode gerar em um negócio.
Por isso, ao buscar equipamentos, softwares e outros tipos de recursos, avalie como essa aquisição influenciará o ganho de tempo e aperfeiçoamento das atividades para fazer investimentos certeiros.
