Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): tudo o que você precisa saber

Rosana Moraes

Não é somente na venda de produtos que se precisa emitir uma nota fiscal. Em diversos casos em que há prestação de serviço, também é necessário emitir esse documento – comprovando que a atividade foi concretizada e que os impostos referentes a este trabalho foram recolhidos corretamente. Tudo isso é feito por meio da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Quer saber mais sobre a NFS-e? Confira neste artigo tudo que você precisa conhecer a respeito desse documento fiscal:

Para que serve a NFS?

A Nota Fiscal de Serviço (NFS), como o nome indica, é usada para registrar a prestação de serviços de uma empresa. Assim como a nota fiscal de produto, ela serve para comunicar ao governo o trabalho realizado, recolhendo os impostos corretamente e sendo um comprovante de que a atividade foi realmente efetivada.

Quem deve emitir a Nota Fiscal de Serviço?

Quem realiza prestação de serviço e faz recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), em geral, deve emitir a NFS. No entanto, esse tipo de documento tem uma particularidade: as regras e operações que regem a Nota Fiscal de Serviço são de responsabilidade de cada prefeitura da região onde as atividades são realizadas. Portanto, cada município possui suas próprias normas, exigindo ou não a emissão do comprovante dependendo da natureza ou porte da empresa.

No caso específico do microempreendedor individual (MEI) há uma regra geral: esta categoria empresarial é obrigada a emitir a NFS quando presta serviço para empresas ou então quando seu consumidor final é pessoa física e pede esse comprovante.

Já para quem é profissional autônomo existem duas alternativas à nota fiscal de serviço: o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) e a Nota Fiscal Avulsa.

Em todos os demais casos, para saber se sua empresa é obrigada a emitir a Nota Fiscal de Serviço, é necessário entrar em contato com a prefeitura da região de sua atuação e verificar sua legislação específica.

Como emitir a Nota Fiscal de Serviço?

Como dito acima: primeiramente deve-se saber se, considerando o tipo e tamanho da empresa, é obrigatória a emissão da NFS na legislação da cidade de atuação. Ao entrar em contato com a prefeitura, também é necessário consultar qual o modelo adotado pelo município – considerando que não há um padrão nacional no preenchimento desse documento. Caso seja exigido, o empreendedor precisa então fazer um cadastro no órgão para ser autorizado a usar as notas fiscais de serviço.

E se a empresa não emitir a NFS quando for exigido?

A nota fiscal de serviço é um instrumento que permite o recolhimento correto dos impostos. Quando uma empresa que deve emitir esse documento não cumpre suas obrigações, ela deixa de repassar ao governo os tributos exigidos por lei. Portanto, omitir valores ou falsificar números é considerado crime pela legislação brasileira e sua prática acarreta em penalidades.

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já no primeiro artigo, inciso III e V, específica sobre a falsificação e alterações de notas fiscais e a recusa de fornecê-las quando são obrigatórias. A pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): tudo o que você precisa saber

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Esse modelo nada mais é do que uma versão eletrônica da Nota Fiscal de Serviços impressa. Desenvolvida pela Receita Federal, em conjunto com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), a criação da NFS-e trouxe mais comodidade às empresas que devem emitir o documento, tendo a mesma validade da nota tradicional.

Atualmente a NFS-e não está disponível em todos os municípios brasileiros e, em alguns casos, seu uso é opcional. No entanto, esse modelo possui várias vantagens em relação à versão impressa:

  • Armazenamento digital dos arquivos, não ocupando espaço físico e evitando custos com recursos;
  • Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
  • Redução dos custos com impressão, pois as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a prefeitura;
  • Praticidade na consulta dos documentos já emitidos, pois eles podem ser acessados com apenas alguns cliques;
  • Operações simplificadas, como carta de correção e inutilização da nota – realizadas por meio de um sistema de gestão.

Minha empresa deve emitir NFS-e?

Com dito anteriormente, as regras e exigências a respeito da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica variam entre os municípios. Assim, a empresa deve entrar em contato com a prefeitura da sua cidade de atuação, consultando se é exigido ou disponível realizar a emissão do documento digital e qual o modelo adotado. Após isso, é necessário realizar o cadastro no órgão para ser autorizado a emitir o comprovante.

Além de saber se é obrigatório ou opcional o uso da NFS-e, é fundamental que o empresário conheça alguns termos importantes para sua empresa emitir as notas fiscais de serviço eletrônicas:

Certificado Digital

A validade jurídica da NFS-e é feita por meio de um Certificado Digital – uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal de serviço. Por isso, algumas prefeituras exigem esse documento eletrônico para que a empresa faça a emissão do comprovante.

Arquivo XML

Uma dúvida que muitos empreendedores têm a respeito da NFS-e é sobre o Arquivo XML. Ele nada mais é do que a própria nota fiscal de serviços eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, prefeituras e emissores de NFS-e.

Recibo Provisório de Serviço (RPS)

Este documento é usado em casos emergenciais, quando não se é possível emitir a NFS-e por conta de falhas no momento de emissão (como falta de conexão com a internet, por exemplo). Neste caso, deve-se retirar o RPS na prefeitura e preencher seus campos manualmente, em duas vias, para comprovar a transação comercial. Depois este registro deve ser transformado em uma nota fiscal de serviço eletrônica.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Após conferir a legislação municipal e descobrir que o uso da NFS-e é obrigatório ou opcional em seu caso, deve-se fazer o cadastro da empresa para emitir o documento, que em algumas cidades é realizado por meio de um formulário disponível no site da Prefeitura.

Além de preencher essa guia, também deve-se apresentar no órgão a documentação da empresa e de seu representante legal, o formulário preenchido e o protocolo da solicitação de credenciamento – que servirá para obter a senha de acesso ao sistema municipal. Também é possível que seja exigido a obtenção de um Certificado Digital para emitir as NFS-e. Com a aprovação, o empreendedor terá acesso à plataforma, no qual terá que conferir se as informações de seu negócio estão corretas.

As prefeituras disponibilizam um sistema próprio para realizar a emissão da NFS-e, no entanto, esta plataforma costuma ter limitações – o que pode prejudicar a eficiência desse processo e torná-lo mais lento. Neste caso, especialmente para as empresas que emitem uma grande quantidade de notas, a melhor opção é contratar um sistema que ofereça este serviço.

Escolha o software ideal para emitir suas NFS-e

Em vez de optar por um sistema do município, emita suas notas fiscais com praticidade e segurança com o sistema de gestão VHSYS. Com ele, é possível realizar as operações relacionadas à NFS-e com mais eficiência e rapidez, como exportar esse documento, imprimir individualmente ou em massa, inutilizar, fazer a carta de correção e enviá-lo por e-mail. Usando o software, evita-se o retrabalho em preencher os dados, pois a operação é automatizada.

O emissor de NFS-e da VHSYS é aceito em mais de 700 cidades brasileiras, dando segurança ao empreendedor de que suas obrigações serão cumpridas com segurança.

Além de emitir notas fiscais, o sistema de gestão VHSYS oferece módulos completos para facilitar diversos processos de uma empresa: faça a emissão de boletos, giro de estoque, fluxo de caixa, serviços recorrentes e várias outras operações usando o mesmo software e realizando as tarefas com apenas alguns cliques. A ferramenta ainda fornece relatórios gerenciais para que você tenha mais controle de cada área de seu negócio.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.