Uma gráfica rápida é um estabelecimento que oferece serviços de impressão rápida, geralmente com prazos de entrega curtos. Por esse motivo, é um negócio que precisa de processos estruturados e uma equipe eficiente para atender as demandas.
Neste caso, toda forma de otimização é bem-vinda e, dessa vez, separamos algumas dicas para deixar o atendimento ao cliente mais assertivo e melhorar ainda mais o desempenho da sua gráfica rápida.
Vamos lá?
Como funciona uma gráfica rápida?
Uma gráfica rápida oferece serviços de impressão rápida e eficiente para empresas e indivíduos que precisam de materiais impressos em pouco tempo. O objetivo principal é oferecer qualidade com rapidez.
Diferente das gráficas convencionais, as gráficas rápidas são focadas nos serviços de impressão digital, que permitem produção rápida e mais eficiente que impressão offset.
Além disso, gráficas neste modelo costumam ter uma estrutura enxuta e flexível, que permite atender pedidos com prazos curtos sem comprometer a qualidade do trabalho.
Entre os serviços oferecidos pelas gráficas rápidas estão a impressão de cartões de visita, flyers, panfletos, banners, convites, adesivos, entre outros. Neste caso, os materiais são produzidos em alta qualidade e com diversos acabamentos, como laminação, verniz UV, corte especial, entre outros.
Além disso, para garantir agilidade, as gráficas rápidas costumam oferecer diversas opções de entrega, incluindo retirada na própria loja, entrega pelos Correios ou motoboy, ou mesmo a entrega imediata em um endereço específico.
Resumindo: essa é uma gráfica focada em oferecer mais comodidade aos seus clientes, pois recebem pedidos de maneira online para trazer mais rapidez nas entregas de impressões.
Como encantar o cliente de uma gráfica rápida?
Como falamos anteriormente, a vantagem da gráfica rápida está na comodidade que oferece aos clientes, afinal, seu objetivo é garantir um processo de atendimento otimizado e prazos de entrega rápida, sem perder a qualidade.
Entretanto, para além disso, é preciso que as gráficas encantem seus clientes. Afinal, quando o cliente se sente valorizado e bem atendido, ele tem mais chances de voltar a fazer negócio com a empresa e até mesmo de indicá-la para outras pessoas.
Por esse motivo, separamos algumas dicas de como encantar o cliente de uma gráfica rápida e garantir que ela seja um sucesso:
Atendimento atencioso e personalizado
Primeiro fato importante: ao ouvir o que o cliente tem a dizer, é possível oferecer soluções adequadas para o seu projeto, considerando as suas particularidades e objetivos. Neste caso, sua gráfica só tem a ganhar a confiabilidade do público ao explorar essa tática.
Por isso, frisamos um outro ponto importante do atendimento personalizado: a possibilidade de criar um relacionamento mais próximo com o cliente.
Ao conhecer mais sobre o cliente e o seu projeto, é possível estabelecer uma relação de confiança e empatia, criando um ambiente mais propício para a negociação.
Cumprimento de prazos
Confiança é a chave para encantar seu cliente e nada mais confiável do que uma empresa que cumpre com os prazos pré-estabelecidos.
Quando o cliente recebe seu material impresso no prazo combinado, ele percebe que a empresa é confiável e comprometida com a qualidade do serviço.
Neste sentido, o cumprimento de prazos faz toda a diferença na hora de escolher entre uma gráfica e outra, e pode aumentar a satisfação e a fidelização dos clientes.
Entretanto, é preciso investir internamente, afinal, para cumprir os prazos, é importante que a gráfica tenha processos de produção eficientes e bem estruturados, desde o recebimento do arquivo até a entrega do material impresso.
Qualidade de entrega
Agilidade e qualidade são componentes fundamentais para a gráfica rápida, por esse motivo, é fundamental que a gráfica utilize materiais de alta qualidade e equipamentos modernos. Além disso, o investimento em profissionais eficientes e experientes, que possam garantir que o processo de produção seja realizado de forma correta e eficiente também é importantíssimo.
Vale lembrar que, além dessas qualificações, um processo essencial para garantir a qualidade na entrega é a revisão do material antes da impressão.
É necessário que a gráfica verifique se o arquivo está em alta resolução, se as cores estão corretas e se não há erros de ortografia ou de diagramação. Dessa forma, é possível garantir que o material impresso tenha a qualidade desejada pelo cliente.
Além disso, um grande diferencial que garante a qualidade de entrega são as opções de acabamento de alta qualidade, como laminação, verniz, corte especial, entre outros.
Esses acabamentos podem fazer toda a diferença no resultado final do material impresso.
Mas, os fatores que determinam uma entrega de qualidade também têm mais indicadores, e um deles é o cuidado com a embalagem e transporte do material impresso. Neste caso, certifique-se que sua empresa utilize embalagens adequadas e seguras, para evitar danos ao material durante o transporte.
Experiência do cliente no local
Como já falamos anteriormente, o atendimento personalizado é decisivo para manter a imagem de confiabilidade com o cliente. Por esse motivo, ela também é importante quando falamos da experiência do público no local da gráfica.
Entretanto, quando falamos de experiências presenciais, cada detalhe conta. Por esse motivo, é importante que a sua gráfica rápida conte com um ambiente agradável e confortável, com iluminação adequada, temperatura agradável e boa ventilação.
Além disso, é importante que o espaço esteja organizado e limpo, transmitindo uma sensação de organização e profissionalismo.
Outro ponto importante é oferecer opções de amostras e demonstrações de materiais e acabamentos, para que o cliente possa ter uma ideia mais clara do resultado final do seu projeto. Isso pode ser feito por meio de catálogos, mostruários e amostras de impressões já realizadas pela gráfica.
Gestão de relacionamentos
Uma boa gestão de relacionamentos começa desde o primeiro contato com o cliente.
Por esse motivo, esteja sempre pronto para oferecer um atendimento personalizado e prestativo, mostrando-se disponível para tirar todas as dúvidas e auxiliar o cliente no que for necessário.
Uma vez que o projeto é iniciado, a comunicação é essencial para manter uma boa relação com o cliente. Neste caso, mantenha o cliente informado sobre o andamento do projeto, desde a etapa de pré-impressão até a entrega final. Isso pode ser feito por meio de e-mails, ou mensagens, sempre mantendo um diálogo claro e transparente.
Outra forma de encantar o cliente por meio da gestão de relacionamentos é oferecendo benefícios exclusivos, como descontos em serviços, brindes personalizados ou programas de fidelidade. Dessa forma, sua empresa demonstra ao cliente que a empresa valoriza a sua preferência e está disposta a retribuir a sua confiança.
Como otimizar o atendimento de uma gráfica?
Como você notou, encantar o seu cliente por meio do atendimento é uma tarefa contínua, com muitos passos e que precisa de bastante atenção e esforço da equipe.
Entretanto, existem maneiras de otimizar esse atendimento. Para te ajudar, separamos algumas dicas de otimização.
Confira:
Organização de balcão e produtos expostos
Quando o balcão está organizado, os produtos são facilmente identificáveis e acessíveis, o que agiliza o processo de atendimento e ajuda a reduzir o tempo de espera do cliente.
O primeiro passo é escolher a forma de organização e a nossa dica é dividir os produtos em categorias, como cartões de visita, folhetos, banners, entre outros.
Cada categoria deve ter uma área específica, com os produtos organizados de forma clara e visível. Neste caso, os produtos são facilmente identificados pelos clientes e ajudam a evitar confusões na hora de realizar o pedido.
Além disso, é importante que os produtos expostos estejam sempre atualizados e em perfeito estado. Produtos desatualizados ou com aparência desgastada podem passar uma imagem negativa da empresa, o que pode afastar os clientes.
Neste caso, é de suma importância que a gráfica mantenha um controle do estoque, para garantir que sempre haja produtos disponíveis para venda.
Disposição das máquinas de produção no local
Uma boa disposição das máquinas pode reduzir o tempo de produção e garantir que os prazos sejam cumpridos com qualidade e eficiência.
Uma das principais estratégias para otimizar a disposição das máquinas é agrupá-las de acordo com a função que desempenham.
Por exemplo, as máquinas de impressão podem ser colocadas juntas, enquanto as de corte e acabamento podem formar outro grupo. Assim, é possível minimizar o tempo de deslocamento dos funcionários entre as máquinas e aumentar a produtividade.
Controle de estoque
Com o controle de estoque, você garante que os materiais necessários estejam sempre disponíveis para a produção de trabalhos, reduzindo o tempo de espera e garantindo a satisfação dos clientes.
Além disso, uma das principais vantagens do controle de estoque é a possibilidade de prever a demanda por materiais.
Afinal, é só realizar uma análise adequada do histórico de produção, e assim, prever quais materiais serão necessários para a produção de trabalhos futuros e, consequentemente, garantir que esses materiais estejam disponíveis no estoque.
Outro ponto essencial do controle de estoque é que essa gestão ajuda a reduzir os custos de produção.
É simples: com o controle rigoroso você evita o acúmulo de materiais desnecessários e reduz o desperdício de materiais.
Sistema PDV para o balcão
Uma das principais vantagens do sistema PDV para balcão é a rapidez no atendimento, algo que é essencial em gráficas rápidas.
Isso porque, com a automatização do processo de vendas, os funcionários da gráfica podem registrar as encomendas com mais agilidade, permitindo um fluxo mais rápido e eficiente de atendimento ao cliente.
Outro ponto importante é que ele permite a realização de vendas com maior assertividade e eficiência. Com essa automação, é possível evitar erros de registro de preços e quantidades, garantindo a precisão das informações.
Além disso, o sistema PDV, com certeza, terá grande influência no controle de fluxo de caixa. Afinal, com o registro automático das vendas, o controle de fluxo de caixa fica mais fácil e permite um gerenciamento mais eficiente das finanças da gráfica.
Neste sentido, através dessa ferramenta é possível identificar quais oportunidades de melhoria e tomar decisões através de dados precisos do fluxo de caixa da empresa.
ERP para gestão do negócio
Com um ERP, é possível gerenciar todos os aspectos da empresa, desde o financeiro até o gerenciamento de produção, permitindo uma gestão mais eficiente e estratégica do negócio. Neste caso, a visão sistêmica pode ajudar ainda mais os gestores a melhorar seu atendimento.
Afinal, uma das principais vantagens de um ERP para gestão do negócio é a centralização das informações.
Com um sistema integrado, todas as informações da empresa ficam armazenadas em um único lugar, permitindo que os funcionários tenham acesso rápido e fácil a todas as informações necessárias para o atendimento aos clientes. Isso ajuda a reduzir erros e aumentar a eficiência do processo de atendimento.
Além disso, um ERP pode ajudar a otimizar a gestão de estoque, que é tão importante para reduzir custos e manter a gráfica rápida a todo vapor.
Neste sentido, com o sistema integrado, é possível controlar com precisão o estoque de matéria-prima e produtos acabados, evitando a falta de materiais para produção ou a sobrecarga de estoque.
Outro ponto importante sobre o ERP para gestão do negócio é a possibilidade de integrar o sistema com outras ferramentas, como o sistema PDV para balcão ou a bancada de edição para encomendas específicas.
Neste caso, sua gráfica tem ainda mais controle de todas as operações da empresa, permitindo uma análise mais estratégica do desempenho do negócio.
