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8 motivos para se ter um software de gestão em gráficas

Tempo de Leitura: 6 minutos
motivos para se ter um software de gestão em gráfica
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Quanto mais facilitado o trabalho dos empreendedores, mais tempo a gestão tem para cuidar do que interessa: o crescimento do negócio. Aliás, qual gestor não sonha em poder focar mais esforços no core business?

Por esse motivo, os softwares de gestão têm ganhado cada vez mais espaço no mercado e conquistando a estima dos empreendedores. Neste caso, não poderia ser diferente para os gestores de gráficas.

Neste sentido, separamos 8 (ótimos) motivos para ter um software de gestão em gráficas. Confira o artigo completo!

O que é um software de gestão?

Vamos pelo começo: a apresentação do software de gestão!

Conhecido também como ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning), essa é uma ferramenta de tecnologia da informação que permite a integração e automação dos processos internos de uma empresa, tais como finanças, contabilidade, recursos humanos, estoque, produção, vendas, entre outros.

Um software de gestão é composto por módulos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa, tornando-se uma solução sob medida para a gestão dos processos organizacionais. 

Além disso, o sistema pode ser configurado para atender às especificidades de cada setor da empresa, garantindo uma gestão mais eficiente e integrada.

Neste sentido, vamos a uma das principais vantagens dessa ferramenta: a centralização das informações em um único sistema.

Isso é essencial para os gestores, pois permite que todos os departamentos tenham acesso às mesmas informações em tempo real, reduzindo erros e retrabalho. Além disso, a automação dos processos permite que a empresa otimize seus recursos e reduza seus custos.

A possibilidade de análise de dados, também é um ponto importante do ERP. Afinal, com essa funcionalidade, ele permite uma tomada de decisão mais precisa e fundamentada. 

Como? O sistema permite a geração de relatórios personalizados, que apresentam informações relevantes sobre a empresa em tempo real, facilitando a gestão estratégica.

Um software de gestão pode ser implantado em empresas de diversos setores e portes, desde pequenas e médias empresas até grandes corporações, basta escolher o mais viável para as especificidades do seu negócio.

Funcionalidades de um ERP que são vantajosas para gráficas

Como você pode notar, o uso de um sistema ERP pode ser muito vantajoso para as empresas, uma vez que permite a integração e automação dos processos financeiros, tornando a gestão mais eficiente e precisa.

Por esse motivos, apresentamos algumas das principais funcionalidades de um ERP para sua empresa gráfica:

Controle financeiro 

Um ERP pode oferecer diversas ferramentas essenciais para gestão financeira do negócio.

Alguns exemplos de atividades essenciais são a emissão de notas fiscais eletrônicas, controle de contas a pagar e a receber, gestão de caixa e fluxo de caixa, além de permitir a criação de relatórios gerenciais.

Com a emissão de notas fiscais eletrônicas pelo ERP, a gráfica pode reduzir o tempo de emissão, minimizar erros e agilizar o processo de envio de informações fiscais ao governo. 

Além disso, a automatização do controle de contas a pagar e a receber permite uma melhor organização financeira, evitando atrasos em pagamentos e recebimentos.

A gestão de caixa e fluxo de caixa oferecida pelo ERP também é uma ferramenta importante para a gráfica, pois permite uma visão mais clara das entradas e saídas financeiras do negócio. 

Além disso, a criação de relatórios gerenciais oferecidos pelo ERP pode ajudar a gráfica a tomar decisões mais estratégicas, baseadas em dados precisos e atualizados. 

Com informações financeiras mais claras e organizadas, a empresa pode planejar melhor seus investimentos e buscar formas de aumentar sua lucratividade.

Controle de vendas

O controle de vendas é essencial para gráficas e também um fator complementar ao controle financeiro. Mas, o que um ERP pode fazer para otimizar o gerenciamento dessa área?

Com a gestão de clientes oferecida pelo ERP, a gráfica pode manter um cadastro atualizado de seus clientes, registrando informações como histórico de compras, preferências e contatos. Com isso, é possível personalizar o atendimento e criar campanhas de marketing mais eficientes.

A criação de orçamentos pelo ERP também pode ser uma ferramenta útil para gráficas, pois permite a elaboração de propostas comerciais mais rápidas e precisas, além de facilitar o acompanhamento da aceitação ou rejeição dos orçamentos pelos clientes.

O acompanhamento de pedidos é outra funcionalidade importante de um ERP para controle de vendas. 

Com ela, a gráfica pode acompanhar o status de cada pedido, desde a criação até a entrega, evitando atrasos e garantindo a satisfação dos clientes.

Gestão de estoque

Um estoque bem gerenciado garante a disponibilidade de produtos para atender às demandas dos clientes, evita prejuízos por falta ou excesso de materiais e possibilita o controle financeiro e a tomada de decisões estratégicas. 

Neste caso, o ERP para gestão de estoque em uma gráfica pode oferecer diversas ferramentas para a gestão eficiente dos materiais, como o registro de entrada e saída de produtos, controle de estoque mínimo e máximo, controle de validade de materiais e o acompanhamento de pedidos de materiais em fornecedores.

Com o registro de entrada e saída de produtos, a gráfica pode monitorar a quantidade de materiais que chegam e saem do estoque, identificar possíveis problemas de desvio de materiais ou desperdícios e verificar o nível de rotatividade dos produtos.

O controle de estoque mínimo e máximo, por sua vez, permite que a gráfica possa estabelecer limites mínimos e máximos de estoque para cada tipo de material, evitando a falta ou excesso de produtos no estoque.

O controle de validade de materiais também é uma ferramenta útil para a gestão de estoque de uma gráfica, permitindo que sejam identificados materiais próximos ao vencimento e evitando prejuízos com a utilização de materiais impróprios para uso

Frente de Caixa 

Com essa funcionalidade, é possível gerenciar todas as operações de vendas realizadas na loja, desde a emissão do cupom fiscal até o controle do estoque.

Uma das principais vantagens da funcionalidade de frente de caixa de um ERP para gráficas é a automatização do processo de vendas. 

Com essa ferramenta, a gráfica realiza o registro de produtos, a emissão de cupons fiscais, o controle de estoque e o recebimento de pagamentos. Tudo feito de maneira rápida e eficiente. 

Outra vantagem da funcionalidade de frente de caixa de um ERP é a possibilidade de integração com outras ferramentas, como o sistema de gestão de estoque e o sistema financeiro da empresa. 

Neste caso, as gráficas conseguem manter controle do estoque atualizado em tempo real, evitando problemas de falta de produtos e excesso de estoque. Além disso, a gestão financeira da empresa é feita de maneira mais eficiente, facilitando a emissão de boletos, notas fiscais e relatórios financeiros.

8 motivos para se ter um software de gestão em gráficas

Confira a seguir 8 razões para implementar um sistema de gestão para otimizar as atividades na sua gráfica!

1. Ter todas as áreas do negócio conectadas

A visão sistêmica é algo muito vantajoso quando falamos de gestão. Afinal, ter um olhar completo de todas as áreas facilita o trabalho de toda a corporação.

Por isso, ter todas as áreas do negócio conectadas em um único sistema é um motivo fortíssimo para ter um software de gestão. Neste caso, o ERP permitirá que as informações fluam de forma integrada, evitando os erros de comunicação e garantindo que todos na gráfica estejam trabalhando em sintonia.

2. Segurança de dados 

A segurança de dados é essencial para se tornar uma empresa confiável no mercado. Além disso, com a crescente ameaça de ataques cibernéticos, é fundamental proteger as informações da empresa. 

Neste caso, o sistema de gestão oferece recursos de segurança de dados avançados, garantindo que as informações da empresa sejam mantidas em segurança.

3. Redução de custos

Reduzir custos é essencial para manter uma empresa sempre rentável e o software de gestão pode auxiliar os donos de gráficas neste quesito.

Afinal, com um ERP, é possível reduzir os custos operacionais da empresa, automatizando processos e eliminando tarefas manuais repetitivas. Neste sentido, isso pode ajudar a aumentar a eficiência operacional e reduzir os custos de mão-de-obra.

4. Otimização de processos

Por meio da automatização de processos, os softwares conseguem otimizar ainda mais o dia-a-dia das gráficas.

Afinal, com tarefas como emissão de faturas, controle de estoque e gerenciamento de pedidos, por exemplo, sendo feitas de maneira automatizada, é possível reduzir o tempo e esforço necessários para executar essas tarefas e aumentar a eficiência operacional

5. Aumento de produtividade

Complementando o motivo acima, a automação é capaz de oferecer mais produtividade para os funcionários de uma gráfica, visto que, as tarefas repetitivas e manuais são eliminadas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor agregado. 

Neste sentido, isso pode levar a um aumento significativo na produtividade da equipe.

6. Gestão facilitada 

Como falamos anteriormente, o papel do software de gestão é facilitar ainda mais as tarefas dos gestores e dar as ferramentas necessárias para que o negócio consiga funcionar perfeitamente. 

Neste caso, o ERP fornece acesso fácil às informações essenciais da empresa, relatórios detalhados e informações sobre o desempenho do negócio, assim, ajudando a tomar decisões mais estratégicas e a identificar áreas que precisam de melhoria.

7. Tomada de decisão assertiva

Quando uma empresa se baseia em dados para tomar decisões, as chances de eficiência nessa escolha são muito maiores. E isso não podia ser diferente para as gráficas.

Por esse motivo, o software de gestão se destaca como uma grande ferramenta de gestão. Afinal, com todas as informações da empresa disponíveis em um único sistema, é possível tomar decisões de forma mais assertiva e baseada em informações atualizadas. 

Isso ajuda a reduzir o risco de tomada de decisão equivocada e a aumentar a eficácia das decisões tomadas.

8. Obrigações tributárias e fiscais facilitadas

Todo negócio tem obrigações tributárias e fiscais, portanto, é preciso dar toda a atenção para esse tema e reduzir ao máximo os erros nessa hora.

Neste sentido, com um sistema de gestão, a empresa pode facilmente cumprir suas obrigações tributárias e fiscais, com relatórios detalhados e informações precisas. 

Isso ajuda a evitar multas e penalidades por erros fiscais e tributários.

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