Se você vende produtos, este artigo é de extrema importância para você, pois vamos falar sobre o ativo mais valioso do seu negócio: seu estoque!
Em linhas gerais, o estoque é onde estão armazenados os insumos e produtos para comercialização. Sem ele, seria impossível operar, já que produzir em larga escala sem ter onde armazenar é totalmente inviável.
Além do estoque de produtos para a venda em si, há também o estoque de insumos, que são utilizados na criação do produto final. Insumos podem ser entendidos como matéria-prima, componentes ou outros materiais necessários para a produção.
Agora, imagine um cenário onde você não saiba quanto possui de insumos para fabricação dos seus produtos ou, em um cenário ainda mais pessimista, não ter insumos suficientes e ter que parar a produção pela metade. Isso é prejuízo na certa!
Gerir o estoque de forma eficaz e eficiente é crucial para que o seu negócio prospere. A gestão do seu estoque está diretamente relacionada ao sucesso do seu negócio!
Neste artigo, vamos falar dos conceitos básicos de estoque e oferecer um caminho inicial para que você tenha conhecimento suficiente para começar a gerir seu estoque de forma eficiente.
Caso queira aprofundar nos conceitos sobre estoque, deixaremos o link de um artigo mais completo aqui alí ao lado.
O que é Gestão de Estoque?
Gestão de estoque é o processo de supervisionar e controlar a ordem, armazenamento e uso dos insumos e produtos acabados que sua empresa mantém.
Esse processo envolve garantir que você tenha a quantidade certa de insumos e produtos no lugar certo e no momento certo para atender à demanda do cliente de maneira eficaz.
Como começar a gerir meu estoque?
Vamos primeiro entender que o estoque precisa ser dividido por tipo.
O estoque de insumos controla os materiais utilizados na sua produção, caso você tenha um processo produtivo. O estoque de produtos (produção), por sua vez, armazenará os produtos que você produziu ou comprou para revenda.
Além disso, seu estoque também pode ser dividido pelos canais de venda que possui. Por exemplo, você pode ter um estoque específico para sua loja física e outro exclusivo para sua loja virtual.
Cada insumo utilizado na criação de um determinado produto precisa ser registrado e baixado do sistema para que você tenha controle da quantidade disponível e possa providenciar a compra junto ao setor de compras, quando necessário.
Cada produto efetivamente vendido precisa ser baixado do seu estoque para que você saiba a hora certa de comprar ou produzir mais. Isso é fundamental para evitar rupturas e excesso de estoque.
Imagine uma confecção: cada metragem de tecido, linha, agulhas e alfinetes, por exemplo, precisa ser controlada para que seja possível entregar o volume de peças necessárias para abastecer o estoque das lojas.
Vale lembrar que a gestão de estoque depende de outros setores, como vendas e compras, para que todo o gerenciamento seja efetivo e integrado.
Como gerenciar meu estoque com eficácia?
É impossível ter um gerenciamento de estoque efetivo utilizando apenas papel e caneta. Essa máxima vem acompanhada de inúmeros casos de empresas que simplesmente fecham as portas por falta de produto ou excesso de produção que não foi escoada!
Sem capacidade de produção, não há vendas; e com excesso de produção, se não há mercado, também não há venda!
Um sistema de controle de estoque é essencial para a gestão e integração entre os setores. A automatização mitiga substancialmente falhas humanas, aumenta a precisão das operações e economiza tempo.
Ao solicitar no despacho de produtos os insumos necessários para a produção, utilizando um sistema gerenciador de estoque, as informações são automaticamente disponibilizadas para outros setores, como compras e produção.
Da mesma forma, quando um vendedor registra uma venda e a efetivação é confirmada, o produto também é baixado do estoque automaticamente, facilitando a vida de quem está gerenciando produção e vendas.
Com um sistema de controle de estoque implantado, é possível, por exemplo, criar alertas informando aos responsáveis que determinado produto ou insumo está com estoque baixo, evitando assim que ele simplesmente se esgote.
Uma situação onde um insumo fique zerado pode gerar atraso na produção e acarretar inúmeros problemas! Esses alertas são essenciais e devem ser configurados de acordo com a dinâmica do seu negócio, considerando fatores como sazonalidade, histórico de vendas e lead time.
Relatórios Gerenciais de Estoque
Tão importante quanto a gestão em si são as informações que ela proporciona!
Um bom sistema de controle de estoque disponibilizará relatórios gerenciais que ajudarão nas diversas tomadas de decisão, como identificar variações de preço de insumos, monitorar quais produtos são mais vendidos em determinados períodos, e prever quedas na oferta e demanda de insumos e produtos.
Seu estoque é um investimento e, como tal, precisa dar retorno. Esse retorno está atrelado ao conhecimento sobre quando comprar insumos, quando e a que preço vender seus produtos, e quando realizar promoções. E tudo isso só pode ser direcionado e decidido com base nas informações dos seus relatórios de estoque.
Evitando Erros Comuns na Gestão de Estoque
Agora que você entende a importância da gestão de estoque, vale destacar alguns erros comuns que devem ser evitados:
- Falta de Revisão Periódica: Não revisar periodicamente o inventário pode levar a discrepâncias entre o estoque físico e o registrado;
- Não Considerar a Sazonalidade: Ignorar a sazonalidade nas vendas pode resultar em excesso de estoque em períodos de baixa demanda ou falta de produtos em alta temporada;
- Subestimar a Necessidade de Integração: Não integrar o sistema de estoque com outros setores, como vendas e compras, pode criar gargalos e ineficiências.
Gerir estoque não é apenas manter produtos armazenados; é uma parte estratégica fundamental do seu negócio. Com as ferramentas e o conhecimento certos, você pode otimizar sua operação, reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente.
Pronto para se aprofundar ainda mais no nosso minicurso? Confira o nosso próximo artigo para aprender sobre PDV e como ele também está integrado à gestão do seu estoque!
