Se você busca aprimorar a eficiência e o sucesso do seu escritório de contabilidade, com certeza está sempre em busca de dicas de gestão, estratégias e tendências para se diferenciar e aumentar o valor dos seus serviços, certo?!
Realmente, é preciso garantir uma boa organização operacional, fidelizar clientes, gerenciar diferentes demandas, conquistar novas contas, entre outros desafios que estão na vida de quem trabalha com contabilidade.
Por isso, neste artigo, apresentamos 8 dicas práticas e eficientes para otimizar os processos, atrair mais clientes e alcançar o sucesso nos negócios contábeis.
Como funciona a gestão em um escritório de contabilidade?
Uma boa gestão é fundamental para o sucesso de um escritório de contabilidade e, para isso, é necessário envolver a coordenação e organização de diversas atividades para garantir o funcionamento eficiente do negócio, incluindo:
- Gestão de equipe: é preciso contar com uma equipe capacitada e motivada. A gestão de recursos humanos envolve a contratação, treinamento, desenvolvimento e acompanhamento dos colaboradores.
- Atendimento ao cliente: a satisfação do cliente precisa ser prioridade para fidelizar os clientes que já contrataram serviços, além de aumentar a indicação e conquista de novos clientes! Por isso, a gestão deve assegurar um atendimento eficiente e diferenciado do restante do mercado, além de fornecer respostas rápidas e solução de problemas.
- Acompanhamento regulatório: o escritório deve estar atualizado com as mudanças na legislação. Portanto, a gestão regulatória envolve acompanhar e implementar as obrigações fiscais e contábeis.
- Tecnologia e automação: é fundamental otimizar processos com o uso de tecnologia e automação, melhorando a excelência e a precisão dos serviços.
- Planejamento estratégico: definir metas e objetivos é o caminho para o crescimento de qualquer negócio, e na contabilidade não seria diferente!
A gestão estratégica orienta a empresa na direção certa. Com uma gestão eficiente, o escritório de contabilidade pode oferecer serviços de qualidade, conquistar novos clientes e se destacar no mercado competitivo.
8 dicas de gestão para escritório de contabilidade
A seguir estão as 8 dicas práticas que ajudarão a melhorar a organização e o desempenho do seu escritório de contabilidade!
1. Determine funções
Mesmo sendo um escritório pequeno, seu negócio deve estar bem estruturado, de acordo com sua capacidade e serviços ofertados. Por isso, defina claramente as responsabilidades de cada membro da equipe. Isso garante uma divisão de tarefas eficiente e ajuda a evitar sobreposições ou lacunas na execução do trabalho.
2. Construa uma boa comunicação
Estabeleça canais de comunicação efetivos entre a equipe e os clientes. Dessa forma você evita furos no relacionamento com os clientes, além de ter toda a troca de informações documentada para a segurança da sua empresa!
Uma comunicação transparente e ágil contribui para a resolução rápida de questões e o fortalecimento das relações profissionais.
3. Faça um planejamento
Toda empresa, independente do seu segmento ou tamanho, precisa elaborar um planejamento estratégico, instrumento que mostrará qual direção a empresa deve seguir.
O planejamento, entretanto, deve ser periódico, sendo este trimestral, semestral ou anual, incluindo itens importantes como:
Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças): realizar uma análise SWOT ajuda a identificar os pontos fortes e fracos internos do escritório, bem como as oportunidades e ameaças externas que podem impactar o negócio.
Por exemplo, é possível identificar como a especialização em determinado segmento de mercado (força) pode abrir oportunidades para atrair mais clientes, enquanto a falta de atualização tecnológica (fraqueza) pode representar uma ameaça em relação à concorrência.
- Definição de objetivos e metas: estabeleça objetivos claros e mensuráveis, bem como metas alcançáveis para direcionar as ações do escritório e monitorar o progresso. Por exemplo, você pode definir como objetivo aumentar o faturamento em 15% no próximo ano e estabelecer metas mensais de aquisição de novos clientes para alcançar essa meta macro.
- Segmentação de clientes: identificar e segmentar os clientes com base em suas necessidades e características específicas ajuda a adaptar os serviços oferecidos e melhor atender cada grupo de clientes.
- Definição do posicionamento do escritório: definir o posicionamento do escritório é determinar como ele será percebido pelo mercado e destacar sua proposta de valor única. Por exemplo, é possível posicionar o escritório como especialista em contabilidade para startups, oferecendo serviços personalizados para atender às necessidades específicas desse público.
- Estratégias de marketing: selecionar estratégias de marketing e comunicação eficientes para promover o escritório, atrair novos clientes e fortalecer a sua marca.
- Capacitação da equipe: investir na capacitação da equipe é essencial para manter um alto nível de conhecimento, atualização e expertise nos serviços oferecidos pelo escritório.
- Acompanhamento e avaliação contínua: por fim, aponto como a gestão irá monitorar e avaliar periodicamente os resultados das estratégias e ações implementadas permite fazer ajustes e melhorias conforme necessário.
4. Controle financeiro
Um bom controle financeiro é essencial para tomar decisões embasadas e garantir a saúde financeira do escritório. Portanto, mantenha um rigoroso controle financeiro, acompanhando receitas, despesas e fluxo de caixa.
Afinal, a rotina de organização financeira mede com exatidão o que entra e o que sai de recurso financeiro da empresa, permitindo, assim, ações mais hábeis para minimizar possíveis impactos negativos. Além disso, o controle financeiro é essencial para mostrar quando mudanças são necessárias.
5. Nicho de mercado
Você com certeza já deve ter escutado em algum lugar que “não é possível agradar a todos”, não é mesmo?!
Isso significa que atender a todos os segmentos em sua área de atuação pode ser um erro para o seu negócio. Portanto, defina o mercado em que você pretende atuar e ofereça um diferencial para os clientes desse segmento.
6. Marketing
Um negócio de sucesso tem que saber se comunicar e, é aí que entra o problema. Muitas pequenas empresas ainda acreditam que a comunicação não é tão importante a ponto de receber os devidos investimentos. No entanto, em épocas de uso intenso de tantos canais digitais, a comunicação da empresa não deve ser negligenciada.
Aproveite as ferramentas disponíveis e utilize-as para divulgar sua empresa e prospectar clientes.
7. Mantenha a descrição de seus clientes
Respeite a confidencialidade das informações dos clientes. O sigilo é fundamental para construir confiança e manter um relacionamento duradouro com eles, além de evitar problemas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O melhor caminho para proteção e organização de informações dos dados dos clientes é que o contador tenha um acesso restrito dentro do ERP de cada empresa cliente.
8. Invista em infraestrutura
Automatize os processos do escritório de contabilidade. Além dos equipamentos necessários para a realização do trabalho (nisto estão incluídos notebooks, calculadoras e outros materiais de escritório), invista em softwares que atendam a demanda dos seus serviços, bem como sistemas de gestão, que não apenas automatizam mas modernizam a administração empresarial, proporcionando uma gestão segura e eficiente para seu negócio.
Gestão de escritório contábil com vhsys
O ERP vhsys é um sistema de gestão feito para micro e pequenas empresas, além disso é um software muito utilizado por contadores e BPOs financeiros, pois ele permite facilitar a organização e o acesso aos documentos e informações fiscais dos clientes que usam o ERP, além de disponibilizar programas de parceria para contadores!
Ao indicar o vhsys para seus clientes, o contador recebe uma comissão a cada venda fechada.
