Um bom monitoramento das contas a receber pode salvar sua empresa de entrar no vermelho e enfrentar problemas como o fluxo de caixa negativo.
Afinal, ao monitorar as contas a receber, é possível conter inadimplências e, consequentemente, evitar perdas e prejuízos significativos.
Para te ajudar a entender melhor como fazer o controle das contas a receber e evitar perdas, elencamos algumas dicas e conhecimentos essenciais para sua empresa.
Confira!
O que são contas a receber?
As contas a receber representam um pilar crucial na gestão financeira de qualquer empresa. Em sua essência, elas são valores monetários devidos à empresa por clientes que adquiriram produtos ou serviços, mas ainda não efetuaram o pagamento completo ou parcial.
Quando uma empresa vende bens ou serviços a crédito, cria-se uma relação de débito entre a empresa e o cliente. Esse montante a ser recebido é registrado como uma conta a receber no balanço patrimonial da empresa. Essas contas são ativos financeiros, indicando fundos que a empresa espera receber no futuro próximo.
As contas a receber podem variar em termos de prazo de pagamento, que é o período acordado entre a venda e o vencimento do pagamento. Alguns clientes podem pagar imediatamente, enquanto outros podem ter prazos mais longos, como 30, 60 ou 90 dias.
Contas a receber: por que monitorar?
Como foi supracitado, as contas a receber representam o montante de dinheiro que a empresa tem a receber de seus clientes ou parceiros comerciais por produtos ou serviços já fornecidos.
A importância desse monitoramento impacta diretamente a estabilidade e o crescimento da organização. Como por exemplo:
Gestão de Fluxo de Caixa
Um dos principais motivos para monitorar as contas a receber é garantir um fluxo de caixa saudável. Ao acompanhar de perto as datas de vencimento e os prazos de pagamento acordados, a empresa pode prever com maior precisão quando o dinheiro entrará em suas contas.
Redução de Riscos
O monitoramento das contas a receber permite identificar a tempo possíveis inadimplências ou atrasos nos pagamentos.
Agindo rapidamente diante de tais situações, a empresa pode tomar medidas para mitigar riscos, como iniciar comunicações de cobrança ou renegociar prazos e condições de pagamento.
Relacionamento com Clientes
Um monitoramento eficiente ajuda na comunicação proativa sobre datas de vencimento, termos de pagamento e possíveis atrasos demonstra profissionalismo e empenho em manter parcerias duradouras. Além disso, ao lidar com possíveis atrasos de forma respeitosa e flexível, a empresa pode preservar a confiança dos clientes e evitar conflitos desnecessários.
Eficiência Operacional: uma gestão eficaz das contas a receber também contribui para a eficiência operacional. Processos bem definidos de faturamento, cobrança e conciliação bancária permitem que a empresa economize tempo e recursos. A automação de algumas dessas atividades pode reduzir erros e agilizar a recuperação dos valores devidos.
Como fazer o controle de contas a receber?
Existem várias maneiras de fazer o controle das contas a receber, entretanto, três formas preditivas são essenciais de serem estudadas, independentemente do segmento do seu negócio.
Para te ajudar, elencamos quais as 3 principais práticas para fazer esse monitoramento:
1. Controle de entradas e saídas
O controle de contas a receber começa pelo registro minucioso de todas as transações financeiras da empresa. Isso inclui registrar todas as vendas e serviços prestados, bem como os respectivos prazos de pagamento. Utilizar um software de gestão financeira é uma abordagem prática para automatizar esse processo e evitar erros manuais.
Além disso, é importante rastrear os pagamentos recebidos e conciliá-los com as faturas emitidas. Essa conciliação ajuda a identificar atrasos ou discrepâncias nos pagamentos e permite ação imediata caso ocorram problemas.
2. Fluxo de caixa
Como falamos anteriormente, o controle de contas a receber está intrinsecamente ligado ao gerenciamento do fluxo de caixa.
Por esse motivo, manter o fluxo de caixa positivo é crucial para garantir que a empresa tenha recursos para cobrir despesas operacionais, investimentos e obrigações financeiras.
Acompanhar de perto as datas de vencimento das contas a receber e o cronograma de pagamentos é fundamental. Isso permite prever quando o dinheiro estará disponível e tomar decisões informadas sobre como e quando realizar despesas ou investimentos.
Uma análise regular do fluxo de caixa também ajuda a identificar padrões sazonais ou flutuações no ciclo de negócios, possibilitando o planejamento antecipado.
3. Fuja da inadimplência
Evitar a inadimplência é um dos maiores desafios no controle de contas a receber. Para isso, é importante adotar medidas:
4. Políticas de Crédito Claras
Estabeleça políticas claras para concessão de crédito, definindo limites e condições para os clientes. Realize análises de crédito antes de estender prazos mais longos.
5. Comunicação Eficiente
Mantenha uma comunicação transparente com os clientes sobre os termos de pagamento e datas de vencimento. Envie lembretes antes das datas de vencimento e, em caso de atraso, inicie prontamente as comunicações de cobrança.
6. Descontos e Incentivos
Ofereça descontos por pagamento antecipado ou pagamento à vista. Isso pode motivar os clientes a efetuarem os pagamentos dentro dos prazos.
7. Acordos de Pagamento
Em casos de dificuldades financeiras dos clientes, esteja disposto a negociar acordos de pagamento parcelados. Isso ajuda a evitar a inadimplência completa.
8. Utilize o DDA no controle financeiro da sua empresa
O DDA também pode ser um grande aliado quando o assunto é fluxo de caixa! Criado pela Febraban (Federação Brasileira de Bancos) em 2009 o DDA (Débito Direto Autorizado) tem como principal objetivo localizar automaticamente todos os boletos emitidos contra um CNPJ específico, essa ferramenta garante:
- Maior Eficiência Operacional: Com o DDA você terá acesso a todos os boletos emitidos contra o seu CNPJ em um só lugar, reduzindo consideravelmente o número de erros e otimizando o tempo da equipe.
- Controle do Fluxo de Caixa: Fornecendo uma visão ampla de todas as obrigações financeiras que deverão ser pagas em um determinado período, além de favorecer o controle do fluxo de caixa, o DDA também favorece o planejamento estratégico da empresa.
Já entendemos que o DDA pode ser um grande facilitador para o seu negócio, mas, você já imaginou essa solução integrada a um ERP?
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9. Monitoramento Constante
Mantenha um sistema de monitoramento contínuo das contas a receber e atuar prontamente em casos de atrasos. Quanto mais cedo a empresa intervir, maiores são as chances de recuperar os valores devidos.
