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Qual a importância de monitorar as contas a receber?

Tempo de Leitura: 3 minutos
Qual a importância de monitorar as contas a receber
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Um bom monitoramento das contas a receber pode salvar sua empresa de entrar no vermelho e enfrentar problemas como o fluxo de caixa negativo.

Afinal, ao monitorar as contas a receber, é possível conter inadimplências e, consequentemente, evitar perdas e prejuízos significativos. 

Para te ajudar a entender melhor como fazer o controle das contas a receber e evitar perdas, elencamos algumas dicas e conhecimentos essenciais para sua empresa.

Confira!

O que são contas a receber?

As contas a receber representam um pilar crucial na gestão financeira de qualquer empresa. Em sua essência, elas são valores monetários devidos à empresa por clientes que adquiriram produtos ou serviços, mas ainda não efetuaram o pagamento completo ou parcial.

Quando uma empresa vende bens ou serviços a crédito, cria-se uma relação de débito entre a empresa e o cliente. Esse montante a ser recebido é registrado como uma conta a receber no balanço patrimonial da empresa. Essas contas são ativos financeiros, indicando fundos que a empresa espera receber no futuro próximo.

As contas a receber podem variar em termos de prazo de pagamento, que é o período acordado entre a venda e o vencimento do pagamento. Alguns clientes podem pagar imediatamente, enquanto outros podem ter prazos mais longos, como 30, 60 ou 90 dias.

Contas a receber: por que monitorar?

Como foi supracitado, as contas a receber representam o montante de dinheiro que a empresa tem a receber de seus clientes ou parceiros comerciais por produtos ou serviços já fornecidos. 

A importância desse monitoramento impacta diretamente a estabilidade e o crescimento da organização. Como por exemplo:

Gestão de Fluxo de Caixa

Um dos principais motivos para monitorar as contas a receber é garantir um fluxo de caixa saudável. Ao acompanhar de perto as datas de vencimento e os prazos de pagamento acordados, a empresa pode prever com maior precisão quando o dinheiro entrará em suas contas. 

Redução de Riscos

O monitoramento das contas a receber permite identificar a tempo possíveis inadimplências ou atrasos nos pagamentos. 

Agindo rapidamente diante de tais situações, a empresa pode tomar medidas para mitigar riscos, como iniciar comunicações de cobrança ou renegociar prazos e condições de pagamento. 

Relacionamento com Clientes

Um monitoramento eficiente ajuda na comunicação proativa sobre datas de vencimento, termos de pagamento e possíveis atrasos demonstra profissionalismo e empenho em manter parcerias duradouras. Além disso, ao lidar com possíveis atrasos de forma respeitosa e flexível, a empresa pode preservar a confiança dos clientes e evitar conflitos desnecessários.

Eficiência Operacional: uma gestão eficaz das contas a receber também contribui para a eficiência operacional. Processos bem definidos de faturamento, cobrança e conciliação bancária permitem que a empresa economize tempo e recursos. A automação de algumas dessas atividades pode reduzir erros e agilizar a recuperação dos valores devidos.

Como fazer o controle de contas a receber?

Existem várias maneiras de fazer o controle das contas a receber, entretanto, três formas preditivas são essenciais de serem estudadas, independentemente do segmento do seu negócio.

Para te ajudar, elencamos quais as 3 principais práticas para fazer esse monitoramento: 

1. Controle de entradas e saídas

O controle de contas a receber começa pelo registro minucioso de todas as transações financeiras da empresa. Isso inclui registrar todas as vendas e serviços prestados, bem como os respectivos prazos de pagamento. Utilizar um software de gestão financeira é uma abordagem prática para automatizar esse processo e evitar erros manuais.

Além disso, é importante rastrear os pagamentos recebidos e conciliá-los com as faturas emitidas. Essa conciliação ajuda a identificar atrasos ou discrepâncias nos pagamentos e permite ação imediata caso ocorram problemas.

2. Fluxo de caixa

Como falamos anteriormente, o controle de contas a receber está intrinsecamente ligado ao gerenciamento do fluxo de caixa

Por esse motivo, manter o fluxo de caixa positivo é crucial para garantir que a empresa tenha recursos para cobrir despesas operacionais, investimentos e obrigações financeiras.

Acompanhar de perto as datas de vencimento das contas a receber e o cronograma de pagamentos é fundamental. Isso permite prever quando o dinheiro estará disponível e tomar decisões informadas sobre como e quando realizar despesas ou investimentos. 

Uma análise regular do fluxo de caixa também ajuda a identificar padrões sazonais ou flutuações no ciclo de negócios, possibilitando o planejamento antecipado.

3. Fuja da inadimplência

Evitar a inadimplência é um dos maiores desafios no controle de contas a receber. Para isso, é importante adotar medidas:

4. Políticas de Crédito Claras

Estabeleça políticas claras para concessão de crédito, definindo limites e condições para os clientes. Realize análises de crédito antes de estender prazos mais longos.

5. Comunicação Eficiente

Mantenha uma comunicação transparente com os clientes sobre os termos de pagamento e datas de vencimento. Envie lembretes antes das datas de vencimento e, em caso de atraso, inicie prontamente as comunicações de cobrança.

6. Descontos e Incentivos

Ofereça descontos por pagamento antecipado ou pagamento à vista. Isso pode motivar os clientes a efetuarem os pagamentos dentro dos prazos.

7. Acordos de Pagamento

Em casos de dificuldades financeiras dos clientes, esteja disposto a negociar acordos de pagamento parcelados. Isso ajuda a evitar a inadimplência completa.

9. Monitoramento Constante

Mantenha um sistema de monitoramento contínuo das contas a receber e atuar prontamente em casos de atrasos. Quanto mais cedo a empresa intervir, maiores são as chances de recuperar os valores devidos.

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