Fazer a gestão de contas a receber de uma empresa pode ser uma tarefa difícil, mas não é impossível. Além disso, é essencial que essa área seja monitorada corretamente, pois diz respeito às receitas futuras de uma empresa.
Mesmo com a dificuldade de gerenciar um dinheiro que ainda não entrou no empreendimento e com projeções de um fluxo de caixa, existem ferramentas e boas práticas que auxiliam gestores e donos de negócio a fazerem uma ótima gestão.
Quer saber quais são elas? Acompanhe o artigo e saiba 7 dicas para aplicar na gestão de contas a receber!
O que é a gestão de contas a receber?
Considerada uma parte fundamental da administração financeira de um negócio, a gestão de contas a receber refere-se às estratégias e práticas adotadas por uma empresa para acompanhar os valores que seus clientes devem.
A gestão de contas a receber é um conglomerado de atividades, que vão desde a emissão e envio dos boletos de cobrança até o recebimento e conciliação bancária dos pagamentos. Neste caso, esse gerenciamento demanda muita organização, monitoramento constante e ações assertivas.
Para fazer uma boa gestão de recebimentos futuros, um dos fatores primordiais é estabelecer políticas de crédito e prazos de pagamento. Isso porque, é preciso ter critérios claros para a concessão de crédito aos clientes, considerando fatores como limites de crédito disponíveis, análise de crédito e histórico de pagamento.
Além disso, é importante definir corretamente quais os prazos de vencimento para cada tipo de transação, sempre levando em conta os prazos do mercado, custos envolvidos na transação e até mesmo o ciclo de produção.
Outro ponto importante de qualquer gestão, é o acompanhamento. Afinal, sem esse fator, não há gerenciamento.
No caso das contas a receber, é importante analisar de perto o status de cada conta, dessa forma, um sistema de gestão financeira integrado pode ser perfeito para registrar as transações, monitorar os pagamentos recebidos e identificar quais contas estão em atraso.
Além disso, é importante que se realize a conciliação bancária regularmente, comparando as informações do sistema com os extratos bancários, para assim, identificar as possíveis divergências e garantir a consistência dos dados.
Para além desses cuidados e processos, a gestão de contas a receber também exige estratégias para o controle da inadimplência. Neste caso, é importante que se tenham medidas de cobrança como envio de lembrete, negociação de prazos ou até mesmo cobranças mais rigorosas, como acionamento judicial em último caso.
Por último, mas não menos importante, a gestão de contas a receber permite a análise do desempenho financeiro da empresa.
Como? Tudo que é gerenciado, pode ser mensurado!
Dessa forma, a gestão de contas a receber gera relatórios e indicadores, onde é possível monitorar o volume de vendas, o prazo médio de recebimento, a taxa de inadimplência e outros dados relevantes.
As informações citadas são ótimos insumos para a tomada de decisões estratégicas, como ajustes nos prazos de pagamento, revisão das políticas de crédito e até mesmo ações de marketing direcionadas para clientes com histórico de pagamento positivo.
7 dicas para aplicar na gestão de contas a receber
Agora que você já sabe da importância da gestão de contas a receber, é importante frisar que esse tipo de monitoramento pode ser otimizado e deixar de ser um peso para os gestores.
Para te ajudar, separamos 07 dicas para você aplicar na gestão de contas a receber e, dessa forma, manter sempre o controle dos seus recebíveis.
Vamos juntos?
1. Mantenha o fluxo de caixa organizado
Parece óbvio, mas a organização no fluxo de caixa é crucial para uma gestão eficiente. Afinal, um fluxo de caixa bem estruturado oferece informações claras e atualizadas, dessa forma, a visão sobre a receita e despesas de uma empresa é mais precisa e detalhada.
Confira alguns benefícios para a gestão de contas a receber quando seu fluxo de caixa está sempre organizado.
Previsibilidade de receitas
Ao manter um fluxo de caixa organizado, a empresa pode antecipar os valores a receber de seus clientes e planejar adequadamente o uso desses recursos.
Ter uma certa previsibilidade ajuda na tomada de decisões, permitindo uma gestão mais eficiente das contas a receber e melhorando o planejamento financeiro geral.
Fácil identificação de lacunas de fluxo de caixa
Uma análise cuidadosa do fluxo de caixa revela períodos em que as receitas podem estar abaixo das despesas ou em que há maior demanda de caixa.
A previsibilidade de lacunas no fluxo de caixa possibilita a adoção de medidas proativas, como o envio de lembretes de pagamento, renegociação de prazos ou ações de cobrança mais rigorosas.
Neste caso, é possível até minimizar os impactos das inadimplências e garantir a disponibilidade de recursos para a empresa.
Análise de tendências e padrões de pagamento
Um fluxo de caixa organizado fornece dados para análise profunda dos padrões de pagamento dos clientes.
Neste sentido, com a gestão do fluxo de caixa é possível identificar tendências de pagamento, como os atrasos, alterações de prazos de pagamento e, dessa forma, tomar ações preventivas ou corretivas em relação às contas a receber.
2. Faça um mapeamento de tudo o que você tem a receber
Para fazer uma boa gestão de contas a receber, é preciso acompanhar de perto todos os dados relacionados às contas. Neste caso, o mapeamento de tudo que sua empresa tem a receber garante mais previsibilidade de caixa.
Além disso, existem mais vantagens de manter essa prática em dia. Confira:
Visão abrangente das receitas pendentes
Ao mapear todas as vendas ou serviços prestados, sua empresa sabe exatamente quanto dinheiro está a receber dos clientes e em que períodos.
Essa visão estratégica é capaz de facilitar o planejamento financeiro, a tomada de decisões assertivas e a priorização das ações de cobrança.
Controle e acompanhamento efetivos
Com o registro de todas as transações de vendas, sua empresa consegue controlar de perto cada uma delas.
Neste caso, um controle efetivo garante que nenhuma transação seja esquecida ou negligenciada, reduzindo o risco de perdas financeiras.
Identificação precoce de inadimplências
Previsibilidade é uma das maiores vantagens de ter um mapeamento claro e detalhado das contas a receber, afinal, é mais fácil identificar clientes com pagamentos em atraso.
Essa prática permite o controle e identificação precoce das inadimplências, dessa forma, é possível recorrer a medidas de cobrança adequadas, como o envio de lembretes ou notificações, evitando que a inadimplência se prolongue.
3. Deixe seu cadastro de clientes sempre atualizado
Manter o cadastro de clientes sempre atualizado consiste em manter as informações dos clientes devidamente registradas, incluindo dados de contato, informações de pagamento e histórico de compras.
Neste caso, para a gestão de contas a receber, essa prática é importante para:
Manter uma comunicação eficiente
As informações de contato atualizadas dos clientes é essencial para enviar faturas, boletos ou qualquer outra comunicação relacionada ao pagamento.
Se os dados estiverem desatualizados, o negócio sofrerá com perda de tempo e eficiência para entrar em contato com os clientes e, consequentemente, atrasos nos recebimentos.
Cobrança assertiva
Com um cadastro de clientes atualizado, é possível enviar lembretes de pagamento e notificações de vencimento de maneira assertiva.
Neste caso, contar com essas comunicações ajudam a lembrar os clientes sobre suas obrigações de pagamento e podem evitar atrasos ou inadimplências.
Análise de crédito mais precisa
Um cadastro atualizado permite ter acesso às informações financeiras atualizadas dos clientes, ajuda a avaliar sua capacidade de pagamento e a estabelecer limites de crédito adequados.
Melhor segmentação
Com um cadastro de clientes atualizado, a empresa pode segmentar sua base de clientes e personalizar suas estratégias de cobrança.
Conhecer o perfil e o comportamento de compra de cada cliente, é essencial para gestão de contas a receber, afinal, permite que o negócio adote abordagens mais efetivas e direcionadas.
Neste caso, essa prática aumenta as chances de receber pagamentos pontualmente e também fortalece o relacionamento com os clientes.
4. Envie lembretes de cobrança com antecedência
O envio de lembretes de cobrança é uma estratégia muito eficaz para auxiliar na gestão de contas a receber em uma empresa e evitar a inadimplência através de uma comunicação assertiva.
Conheça as vantagens de apostar nessa prática dentro da gestão de contas:
Otimiza o fluxo de caixa
Os pagamentos pontuais melhoram a previsibilidade e a disponibilidade dos recursos financeiros, permitindo que a empresa cumpra com suas obrigações, como pagamento de fornecedores, despesas operacionais e investimentos.
Melhora a comunicação
O envio de lembretes de cobrança servem como um aviso amigável e profissional sobre o pagamento pendente, evitando qualquer mal-entendido ou falta de conhecimento por parte do cliente.
Neste caso, é possível fortalecer o relacionamento com o cliente e facilitar o entendimento mútuo.
Estimula ações imediatas
O lembrete de cobrança serve como um estímulo para que os clientes ajam imediatamente em relação aos pagamentos pendentes.
Afinal, muitas vezes, o simples ato de lembrar pode ser suficiente para que o cliente efetue o pagamento de forma imediata.
5. Ofereça diferentes meios de pagamento
Oferecer diferentes meios de pagamento é muito atrativo para os clientes, afinal, com diversificação de meios de pagamento, os clientes são estimulados a comprarem mais e também evitam a inadimplência.
Conheça os benefícios dessa prática para a gestão financeira da empresa:
Maior conveniência para os clientes
Cada cliente possui suas preferências e ao disponibilizar uma variedade de meios de pagamento, você permite que eles escolham a opção mais conveniente e adequada às suas necessidades.
Neste caso, através dessa estratégia você reduz as barreiras para o pagamento e aumenta as chances de recebimento pontual.
Aumento da taxa de conversão
Alguns clientes podem preferir pagar com cartão de crédito, enquanto outros podem optar por transferência bancária.
Com diferentes alternativas, você atende aos dois.
Assim, a possibilidade de fechamento de negócios aumenta muito, além de reduzir a desistência da compra por falta de opções de pagamento.
Redução da inadimplência
Como falamos anteriormente, alguns clientes podem enfrentar dificuldades em realizar o pagamento por um método, mas, podem estar aptos a utilizar outras opções disponíveis.
Sendo assim, ao oferecer alternativas de pagamento, você aumenta as chances de receber os valores devidos, mesmo em situações em que o cliente não pode efetuar o pagamento da forma inicialmente acordada.
6. Ofereça condições especiais para quem pagar antecipado
Essa prática consiste em incentivar os clientes a efetuarem o pagamento antes do prazo estabelecido, oferecendo benefícios como descontos, bonificações ou outras vantagens.
As condições especiais não só beneficiam os clientes, mas também contribuem para uma gestão financeira mais eficiente e saudável.
Neste caso, essa estratégia é essencial para reduzir a inadimplência e receber os valores, mesmo que com descontos, além de fortalecer o relacionamento com os clientes e melhorar o fluxo de caixa através de um recebimento imediato.
Mas, para além dessas vantagens relacionadas à gestão financeira, oferecer descontos e condições especiais de pagamento também pode potencializar a vantagem competitiva de uma empresa.
Isso porque, essa prática é bastante atrativa para os clientes e pode atrair novos compradores, como manter os clientes existentes e fortalecer a imagem da empresa como confiável e comprometida.
7. Tenha uma boa ferramenta como aliada na gestão de contas
A ferramenta certa pode ser a maior aliada dos gestores quando o assunto é gestão de contas a receber. Com a tecnologia cada vez mais presente nos negócios, tornou-se essencial utilizar ferramentas para automatizar processos e manter a administração das empresas mais eficientes.
Conheça os benefícios de contar com a tecnologia para a gestão de contas a receber:
Automação de tarefas
Como supracitado, uma ferramenta especial para a gestão de contas a receber permite a aniquilação de tarefas rotineiras e repetitivas, que não podem sofrer com os erros humanos. Neste caso, nos referimos ao envio automático de faturas, geração de lembretes para pagamentos, conciliação bancária de pagamentos recebidos e até a emissão de relatórios financeiros.
Monitoramento de inadimplências
Com a visão proporcionada pela ferramenta de gestão e até mesmo algumas funcionalidades específicas, é possível fazer o monitoramento efetivo das inadimplências. Neste caso, existem opções que emitem alertas sobre pagamentos em atraso, identificando facilmente as ações de cobrança.
Organização e controle
Por centralizar informações, a ferramenta de gestão de contas a receber pode facilitar a organização e o controle das informações financeiras.
Neste sentido, é possível registrar e monitorar todas as transações relacionadas aos recebimentos, como datas de vencimento, valores, clientes e status de pagamento.
Relatórios e análises
Uma ferramenta de gestão de contas a receber permite gerar informações como histórico de pagamentos, prazos médios de recebimento, taxas de inadimplência e projeções financeiras.
Neste caso, os dados em questão são valiosos para a tomada de decisões, o planejamento financeiro e a identificação de oportunidades de melhoria.
Integração com outras ferramentas já utilizadas
Muitas ferramentas de gestão de contas a receber podem ser integradas a outros sistemas e softwares já utilizados pela empresa, o que facilita a visão dos gestores e donos do negócio, além de facilitar o compartilhamento de informações.
Neste caso, o vhsys, por exemplo, tem a funcionalidade de conta integrada que une o ERP ao banco e facilita todo e qualquer retrabalho que a empresa possa ter com a conciliação e sincronização de informações.
Conta integrada do ERP vhsys
Com a Conta Integrada vhsys, a sua visão das contas a receber é otimizada, afinal, a conciliação dos dados bancários e transações são feitas automaticamente para o ERP. Com essa função, sua empresa concentra banco e sistema de gestão em um só lugar.
Dessa forma, as informações bancárias são cruzadas automaticamente no ERP, diminuindo a taxa de erro de boletos, já que a transferência das informações para o software não é feita de forma manual e, sim, automática.
Além disso, através da conciliação bancária automática, os gestores poupam tempo e ganham em eficiência.
Quer saber mais sobre essa funcionalidade do vhsys? Conheça a Conta Integrada!
