Automatizar a rotina de contas a receber é uma necessidade de todo gestor e de sua equipe financeira, pois assim é possível cumprir prazos de cobranças, ganhar tempo para focar em trabalhos mais estratégicos, reduzir erros nos processos e manter o negócio funcionando – afinal, todo empreendedor quer e precisa ver o dinheiro entrando com as vendas, não é mesmo?!
Porém, qual a melhor maneira de automatizar a rotina de contas a receber? A resposta é: com um sistema de gestão! Em especial, um software que ofereça funcionalidades financeiras que atendam as necessidades e o porte da sua empresa.
Por isso, se você trabalha com um pequeno negócio e precisa tornar o seu processo de contas a receber mais seguro e eficiente, você precisa conhecer o ERP vhsys.
vhsys é o sistema de gestão feito para o pequeno negócio que faz parte do grupo Stone e disponibiliza uma série de recursos financeiros avançados, incluindo uma conta digital 100% integrada ao ERP e gratuita para os seus clientes.
Como funciona uma rotina de contas a receber?
A rotina de contas a receber são todas as atividades que precisam ser feitas diariamente para controlar e garantir a entrada de dinheiro na empresa através dos pagamentos devidos pelos seus clientes.
O objetivo principal é fazer com que os valores sejam recebidos dentro do prazo estabelecido durante a venda.
Na maioria das vezes, qualquer tipo de entrada de dinheiro prevista pode entrar no controle de contas a receber, como por exemplo:
- Vendas a prazo de produtos ou serviços;
- Faturas ou mensalidades de serviços;
- Aluguéis (no caso de empresas que possuem propriedades alugadas);
- Lucros de investimentos;
- Restituição de algum fornecedor.
Rotina de contas a receber
A seguir está um passo a passo da rotina comum de contas a receber de vendas.
- Solicitação de compra: cliente solicita a compra de um produto ou a contratação de um serviço;
- Análise de pagamento: momento em que a empresa verifica se o pagamento foi realizado ou não.
- Se não houve pagamento, é preciso entrar em contato com o cliente, verificar o que houve ou tentar negociar.
- Se não for possível negociar, o pedido é cancelado ou arquivado.
- Em alguns casos, principalmente quando envolve um contrato de serviço, se não houve o pagamento devido, talvez seja necessário entrar com cobrança ou ação judicial, principalmente nos casos em que a negociação direto com o cliente não foi suficiente para resolver a situação.
- Se não houve pagamento, é preciso entrar em contato com o cliente, verificar o que houve ou tentar negociar.
- Nota fiscal: se o pagamento for aprovado, há a emissão de nota fiscal.
- Recebimento do valor: em seguida, a empresa precisa conferir quando o valor será recebido de acordo com o método de pagamento utilizado (cartão de débito, crédito, pix ou boleto bancário, por exemplo.)
- Conciliação bancária: após receber o valor, é preciso fazer a conciliação bancária entre o sistema de gestão da empresa com a conta bancária.
- Depois de organizar o histórico de pagamentos e fazer a conciliação entre banco e sistema, o processo comum de gestão de contas a receber termina.
Como automatizar a rotina de contas a receber com o vhsys?
O processo de contas a receber é primordial para a saúde financeira da empresa e contempla atividades que devem ser feitas diariamente, como a conciliação bancária. Infelizmente, muitas dessas tarefas demandam muito tempo e precisam ser concluídas de maneira eficiente.
Como solução para poupar tempo, garantir a segurança das atividades financeiras e permitir que os gestores tenham total controle do seu fluxo de caixa, o sistema de gestão vhsys disponibiliza diversas funcionalidades para automatizar a rotina de contas a receber.
Inclusive, o ERP possui um módulo exclusivo de contas a receber. Por isso, quando você se tornar cliente vhsys, verifique se essa etapa está configurada corretamente com dados dos clientes, prazos, contas bancárias, entre outras questões. Entre as funcionalidades e benefícios do sistema, destacamos as seguintes vantagens para a gestão de contas.
Conta Integrada para conciliação bancária automática
A Conta Integrada é uma conta 100% digital que faz parte do pacote de funcionalidades do sistema vhsys, ou seja, os clientes do ERP podem criar a sua conta PJ de maneira totalmente gratuita.
A conciliação bancária é uma das principais funcionalidades da Conta Integrada. A conciliação é obrigatória e consiste em comparar os dados financeiros registrados pela empresa (como vendas e pagamentos) com as informações registradas pelo banco em relação às suas movimentações financeiras.
Ao utilizar um banco tradicional integrado ao ERP, o processo de conciliação bancária acaba sendo mais demorado por limitações dos aplicativos de banco. Porém, agora com a Conta Integrada do vhsys o empreendedor não perde mais tempo com a conciliação manual e tem total controle dos pagamentos recebidos.
Emissão de boletos mais fácil, rápida e com as melhores condições
Com a Conta Integrada vhsys também é possível emitir boletos ilimitados com muito mais agilidade do que com os bancos tradicionais e outras condições que facilitam a rotina de todo empreendedor, como:
- Você paga pela emissão somente se o boleto for quitado pelo cliente;
- Emissão ilimitada;
- Cancelamento gratuito de boletos emitidos;
- Emissão de boletos para pessoas físicas ou jurídicas;
- Uma das melhores taxas do mercado!
Emissão de notas fiscais
Emitir todos os tipos de notas fiscais da maneira correta é uma obrigação de todo negócio, pois diversas áreas dependem desse documento, como o setor de contas a receber.
Para isso, é preciso contar com um emissor rápido, seguro e confiável que disponibilize a opção de back-up ilimitado de notas como o vhsys, assim você pode organizar todas as informações da gestão de contas da empresa e ter documentos que protejam a sua empresa em casos de cobrança judicial para algum cliente.
Aplicativo de cobranças para envio automático de SMS ou e-mail
Além de todas as funcionalidades financeiras, de vendas e estoque do ERP vhsys, você pode conectar o sistema com outras plataformas e aplicativos que fazem sentido para o seu negócio, como loja virtual e sistemas de marketing, por exemplo.
Uma das integrações do vhsys é o aplicativo de Cobranças, que permite o envio de cobranças automaticamente por SMS ou e-mail para facilitar a rotina de cobranças e reduzir o número de clientes inadimplentes, funcionalidade essencial para empresas prestadoras de serviços que trabalham com mensalidades ou prestações, por exemplo.
Envio de orçamentos, histórico de vendas e detalhamento de receitas
Com um sistema de gestão você tem diversas funcionalidades e registros importantes para gerenciar as vendas e cobranças necessárias.
Um desses recursos é o envio de orçamentos que pode ser feito em poucos cliques. O sistema permite a personalização e o detalhamento completo dos itens, preços e prazos de pagamento, facilitando a negociação e agilizando o fechamento de vendas.
Além disso, o vhsys registra e armazena todo o histórico de vendas, proporcionando um controle completo sobre as transações realizadas. Com essa informação centralizada e de fácil acesso, é possível analisar o desempenho das vendas ao longo do tempo, identificar padrões de consumo dos clientes, tomar decisões estratégicas embasadas em dados concretos e, claro, ter todo o histórico de pedidos dos clientes para cobranças.
Além disso, no módulo de contas a receber você pode gerenciar todas as suas receitas e detalhar cada uma com dados que sejam relevantes para o seu controle.
Dados precisos
Acompanhar os dados e obter relatórios completos é fundamental para gestores, certo?! Pois isso é possível em poucos cliques com o ERP vhsys!
Dessa maneira, você pode ter controle das atividades da empresa com a integração que o sistema proporciona, pode entender o fluxo de caixa para conferir todo dinheiro que entra e sai da empresa, analisar as contas a pagar e receber, entre muitos outros dados relevantes para a sua tomada de decisão dentro do seu negócio.
Outras vantagens do sistema de gestão vhsys para pequenos negócios
O sistema de gestão vhsys possui uma série de funcionalidades para automatizar a rotina de contas a receber, mas também oferece diversas outras ferramentas financeiras, de vendas, PDV frente de caixa, controle de estoque, entre outras funções essenciais para a sua gestão – e o melhor: tudo no mesmo pacote! Você assina um plano da vhsys e tem um sistema completo para ganhar tempo e ter total controle dos seus negócios.
Não perca mais tempo e conheça todos os benefícios que o ERP vhsys pode proporcionar para a sua empresa!
