Você sabia que é possível automatizar uma ordem de serviço de oficina mecânica? E que a automação é um processo ainda mais seguro para realizar esse documento? Pois é, a tecnologia não só facilita esse processo como o torna mais confiável para o empreendedor e seu cliente.
A seguir, preparamos um conteúdo completo sobre o assunto trazendo a função deste documento, sua importância em empresas prestadoras de serviços e como automatizar sua emissão para ganhar tempo e reduzir custos. Confira!
O que é uma ordem de serviço de oficina mecânica?
Caso você ainda não saiba do que se trata uma ordem de serviço, nada mais é do que um registro onde consta quais procedimentos foram feitos, materiais utilizados e o responsável pela realização do serviço.
Esse documento é uma maneira de formalizar a entrega do serviço ao consumidor e organizar a rotina de entregas da empresa prestadora. Assim, consegue-se verificar volume e qualidade dos serviços, o que é muito útil para organização de estoque de peças e mão de obra.
Quais os tipos de ordem de serviço?
Existem 3 tipos de OS disponíveis no mercado: a física, digital e automatizada. A física é feita em bloco de papel, facilmente encontrado em papelarias. Em geral, a ordem de serviço é escrita de forma manual e entregue ao cliente.
Caso o mecânico deseje ter uma versão da OS manual para si, ele deve fazer mais uma a mão ou criar uma planilha de controle. O que é um processo um pouco mais complexo, já que demanda mais tempo e tem maiores chances de confusões ou erros.
Já a ordem de serviço digital é um modelo pronto, geralmente conectado a planilhas, na qual o mecânico preenche os serviços prestados manualmente também. Esse processo é um pouco mais dinâmico, já que fica as principais informações registradas.
Entretanto, o risco de confusões e erros ainda se mantém. Isso porque, em geral, as ordens ficam salvas no computador e precisam ser passadas ao controle financeiro e de estoque de forma manual e unitária. Em caso de danos ao dispositivo ou desatenção de conferência, algum dado pode ser atualizado de forma errada.
A ordem de serviço automatizada acontece por meio de softwares de gerenciamento. A partir de um pré cadastro de produtos e serviços utilizados, o empreendedor só precisa selecionar o que foi feito e utilizado. Em poucos cliques o documento é gerado e, a depender do sistema, pode ser encaminhado diretamente no WhatsApp do consumidor.
Sem papel, planilhas e conferência. Esse tipo de ordem de serviço tem um sistema que faz todo o processo sozinha, atualizando financeiro e estoque da oficina. Além disso, também emite a nota fiscal de serviços, tão importante para a gestão fiscal e monetária do negócio.
Quando utilizar uma ordem de serviço mecânica?
A ordem de serviço deve ser SEMPRE utilizada. Como comentamos anteriormente, é um registro que traz mais confiança ao cliente, já que ele sabe exatamente o que foi feito e os materiais ou peças utilizados. Isso agrega valor ao serviço prestado.
Além disso, há também a contribuição com organização da oficina mecânica. Estoque de peças, ordem de prioridade de clientes, nível de complexidade dos serviços, alocação de funcionários para a concretização de cada trabalho, prazos de entrega e realização da gestão financeira empresarial.
Como automatizar a ordem de serviço mecânica?
Para automatizar a ordem de serviço mecânica é necessário ter um software de gestão que tenha essa funcionalidade inclusa. O programa a ser contratado deve ser benéfico tanto para o gestor do negócio, quanto para os funcionários.
Fazer uma pesquisa interna para identificar as principais dores que o processo operacional tem já é um bom início. Isso porque sabendo as necessidades mais urgentes, é possível identificar com maior facilidade soluções adequadas para as mesmas nas opções disponíveis.
O mercado conta com vários programas de gestão de oficina mecânica, de diferentes preços, funções e benefícios. É muito importante que o empresário dedique um tempo a analisar e testar esses serviços. Alguns pontos de atenção para isso são:
- limite de emissão de ordem de serviço;
- integração com estoque;
- integração com financeiro;
- armazenagem em nuvem;
- sistema de cadastro de produtos e serviços;
- interface e usabilidade;
- personalização do sistema;
- possibilidade de expansão de funcionalidades;
- suporte pós-venda.
Após análise e teste do programa, é o momento de inseri-lo na rotina. Para isso, é importante conversar com funcionários e explicar o funcionamento da plataforma. Além disso, o empreendedor deve realizar também os treinamentos disponíveis da própria ferramenta para compreender todas as funções e aproveitá-las ao máximo.
Neste ponto, o suporte do programa é fundamental. Pois, caso haja dúvidas ou dificuldades, a empresa prestadora do sistema deve oferecer um atendimento rápido, didático e atencioso ao seu cliente.
Sistema ERP para oficinas mecânicas vhsys
O vhsys é um sistema de gestão empresarial completo. Por meio do programa é possível controlar diversas áreas do negócio, tudo feito de forma integrada. Além disso, o software também traz relatórios completos para auxiliar o empreendedor a tomar sempre decisões o mais efetivas possível para sua empresa.
Por ser um programa completo, o ERP online também se torna personalizável para se adequar às necessidades de cada negócio, incluindo as oficinas mecânicas. Veja algumas das funcionalidades que se destacam para elas:
- Emissão de notas ilimitadas;
- Controle financeiro;
- Gestão de estoque;
- Criação e envio de orçamentos dentro do ERP;
- Controle de vendas;
- Emissão de relatórios;
- Sistema para frente de caixa (PDV);
- Cadastro de produtos, serviços e clientes;
- Gerenciamento de serviços recorrentes;
- Emissão de ordens de serviços;
- Controle de contas a pagar e receber;
- Controle de funcionários;
- Agenda integrada;
- Conta integrada;
- Integração com maquininha Stone.
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