Não é novidade que a gestão de pequenos negócios enfrenta diversos desafios no dia a dia: planejar ações, gerenciar atividades e colaboradores, criar e analisar relatórios, integrar setores, entre milhares de outras tarefas que custam, principalmente, tempo.
Na rotina das empresas é preciso economizar tempo, melhorar processos, integrar setores, automatizar atividades, facilitar o acompanhamento de dados, entre muitas outras soluções. Para isso, os pequenos negócios podem utilizar o principal tipo de software que todas as empresas usam e precisam: o sistema de gestão ERP.
Neste post, você entenderá o que é esse tipo de sistema e, principalmente, como utilizá-lo para fazer a sua gestão de pequenos negócios reduzir erros e maximizar lucros.
Como funciona a gestão de pequenos negócios?
A gestão de pequenos negócios é responsável por fazer o planejamento de ações e guiar o time da execução de tarefas para alcançar os objetivos da empresa, e isso envolve diversas áreas, como finanças, estoque, vendas, compras, produção, cadastro de clientes, entre muitas outras.
É importante que todos os departamentos da empresa estejam integrados e trabalhando da maneira mais organizada possível, a fim de garantir a eficiência dos processos, o que sabemos que pode ser um grande desafio, pois muitas vezes a pequena empresa conta com poucos gestores ou funcionários, além de ter recursos limitados.
Gestão de pequenos negócios com ERP
Para a gestão de pequenos negócios, a utilização de um sistema ERP pode ser muito vantajosa, pois permite que a empresa tenha uma administração muito mais organizada, automatizada e integrada.
Entre os principais recursos que um empreendedor precisa encontrar em um sistema ERP estão:
- Emissão rápida de todos os tipos de notas fiscais e backup dos documentos.
- Sistema de controle de estoque com baixa automática a cada venda, inventário, relatórios e definição de quantidade mínima de cada produto para facilitar a gestão com fornecedores.
- Controle de vendas com sistema PDV para lojas físicas, organização de vendas e serviços recorrentes, envio de propostas e orçamentos para WhatsApp e venda simplificada com integração para pagamentos digitais.
- Sistema de controle financeiro com conciliações bancárias, DRE gerencial, recebimento e realização de pagamentos de contas e relatórios financeiros completos.
- Controle de cadastros de clientes, fornecedores, funcionários, produtos e serviços para agilizar a rotina.
- Criação de relatórios e acompanhamento de dados.
- Integração entre todos os departamentos da empresa.
Benefícios de um sistema gestão para pequenos negócios
De acordo com uma pesquisa da Dell Technologies em 2019, 76% dos gestores de pequenos negócios afirmaram que a tecnologia os tornou mais eficientes.
Mais eficiência, segurança, produtividade e assertividade estão entre as principais vantagens para um pequeno negócio implementar o uso de algum ERP na gestão.
Economia de custos
Com um sistema de gestão, pequenos negócios conseguem facilmente automatizar tarefas, como a emissão de nfe-s, envio de orçamentos e baixas no estoque, por exemplo.
Toda essa automatização permite reduzir falhas, o que impacta positivamente as despesas da organização.
Aumento da produtividade
Um sistema de gestão integrado ajuda os pequenos negócios a economizar tempo e aumentar a produtividade nas tarefas administrativas. Dessa forma, os funcionários podem focar em tarefas mais estratégicas e importantes.
Processos mais eficientes
Um dos principais compromissos de qualquer ERP na gestão de pequenos negócios é tornar os processos mais eficientes. Isso pode ser feito através dos recursos de integração de dados e automação de tarefas do sistema.
Por exemplo, com um ERP, muitos processos como a emissão de pagamentos, gestão de estoque, compras e cadastros podem ser agilizados, além de promover muita redução de erros quando comparado ao uso de planilhas ou outras ferramentas mais simples de organização.
Outro exemplo, um pequeno negócio que vende produtos na loja física e online pode usar um ERP para automatizar processos de vendas e envio. Na loja física é possível agilizar o atendimento de frente de caixa com o Sistema PDV, um dos recursos presentes em alguns ERPs.
Enquanto no e-commerce é possível gerenciar pedidos, atualizar estoque, gerar faturas e monitorar envios – tarefas que ficam mais eficientes com o uso de um ERP.
Gestão fiscal
Organizar documentos, registrar as movimentações financeiras e cumprir atividades burocráticas são um dos principais desafios de quem está à frente da gestão de pequenos negócios.
Mesmo com auxílio de contadores, os empreendedores ainda enfrentam dificuldades na hora de registrar, armazenar, organizar e enviar todos os documentos e informações necessários para o profissional que gerencia a gestão fiscal da empresa.
Com um ERP, esses problemas praticamente param de existir. Afinal, no sistema tudo fica registrado e organizado! Além do próprio software muitas ajudar a gerenciar as obrigações fiscais, como a emissão de notas fiscais e o cálculo de impostos.
Segurança de dados
Segundo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todas as empresas precisam garantir a segurança das informações dos clientes e dos documentos da organização. Para isso, é preciso adotar medidas protetivas contra ataques de hackers e gerenciar os acessos de usuários aos dados.
O sistema ERP ajuda com que a empresa cumpra com essas obrigações através do sistema de cadastro, do monitoramento de diferentes logins, além de incluir backups regulares.
Emissão de notas fiscais
Toda empresa precisa emitir notas fiscais. Uma tarefa simples, mas que às vezes demanda muito tempo por conta de falhas e instabilidades de sistemas gratuitos das prefeituras ou do estado.
Por isso, é muito importante contar um sistema de gestão que permita emitir e guardar rapidamente todos os tipos de notas fiscais. O objetivo é agilizar o atendimento e garantir o cumprimento das obrigações legais da empresa.
Gestão Financeira
Um sistema de gestão pode ajudar os pequenos negócios a administrar suas finanças com recursos como conciliação bancárias, geração de relatórios, acompanhamento de dados em tempo real, integração direta com setor de vendas, monitoramento de fluxo de caixa, gestão de contas a pagar e a receber, entre muitas outras funcionalidades.
Integração de áreas
Um sistema de gestão integrado ajuda as diferentes áreas da empresa a se comunicarem, automatizando a transação de dados, e a trabalharem juntas de forma mais eficiente.
Um dos principais exemplos da necessidade de integração entre os setores é a integração entre o departamento de vendas e o controle de estoque, em que é necessário dar baixa automática nos produtos a cada venda, gerenciar brindes, fazer trocas ou devoluções, além de informações sobre produtos perdidos.
Vantagem competitiva
Um ERP ajuda os pequenos negócios a se tornarem mais competitivos de várias maneiras, seja através da melhoria de eficiência dos processos, agilidade nos atendimentos, melhor gestão dos cadastros dos clientes, geração de relatórios para identificar oportunidades de melhorias ou investimentos, entre muitas outras maneiras.
