Quais são os tipos de notas fiscais existentes?

Nota fiscal do consumidor, nota de serviço, nota de remessa… Existem diversos tipos de notas fiscais, mas você sabe quais exatamente seu negócio deve utilizar?

Provavelmente você sabe que emitir nota fiscal é obrigatório para todo CNPJ, com algumas exceções para MEIs. Porém, existem diversos tipos de notas fiscais eletrônicas e você precisa aprender para que serve cada uma e em quais situações utilizá-las.

É importante lembrar que as diferentes notas existem para que as empresas dos mais diversos ramos consigam permanecer no mercado com legalidade. 

O que é uma nota fiscal?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é um dos documentos fiscais mais importantes e obrigatórios para as empresas registrarem a venda de produtos ou a prestação de serviços. 

É por meio desse documento que o Fisco, sistema responsável pela arrecadação de tributos do Estado, monitora se pessoas físicas ou jurídicas estão cumprindo a legislação tributária no Brasil. 

Como eram as notas fiscais antigamente?

Antes da existência da nota no formato eletrônico, todo o processo para a emissão de notas fiscais era feito em papel. 

As empresas tinham muito mais trabalho em todo o processo, já que precisavam incluir as informações todas as vezes que precisavam emitir. E as dificuldades não param por aí: para os contadores, contabilizar todas as notas era um trabalho muito maior e que levava horas.

A NF-e surgiu em 2005, por diversos fatores, mas também pela necessidade de processos mais ágeis. Ela foi criada para substituir principalmente a nota fiscal modelo 1 / 1A, utilizada para documentar as transações comerciais de mercadorias entre pessoas jurídicas. Além do modelo, a NF-e também pode substituir a Nota Fiscal do Produtor, modelo 4.

Quais são os tipos de notas fiscais?

Assim como existem diferentes formatos de transações comerciais, também há vários tipos de notas fiscais para adequar com a legislação fiscal todos os meios de venda, recebimento e transporte de produtos ou serviços.

NF-e – Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é a mais usada em todas as situações comerciais, pois serve para formalizar a venda de produtos e prestação de serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.

Os segmentos que mais utilizam a NF-e são e-commerces, prestadoras de serviços, distribuidoras, indústrias, empresas de tecnologia, construção civil, logística e escolas.

NFC-e – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A nota fiscal do consumidor eletrônica é o documento usado por grande parte do varejo nacional para vendas feitas para o consumidor final de forma presencial ou com entrega a domicílio.

Embora o setor de varejo possa utilizar a NF-e, a mais utilizada é a NFC-e por vários motivos, como:

1. Simplificação: a NFC-e é uma versão simplificada da NF-e, desenvolvida especialmente para atender às necessidades do varejo. Por isso, ela é um dos tipos de notas fiscais que possui menos campos e exigências em comparação à NF-e, o que torna seu preenchimento e emissão mais ágil e fácil para as empresas varejistas.
2. Agilidade no atendimento: por ser mais simples, logicamente oferece um benefícios muito procurado pelas vendas presenciais feitas no varejo: a rapidez no momento de fechar a venda no caixa ou na entrega!
3. Custo: além de ser mais rápida, a emissão da NFC-e geralmente envolve custos menores do que a emissão da NF-e. Isso ocorre porque a NFC-e, em tamanho, é menor que a NF-e. Além disso, a nota fiscal do consumidor pode ser impressa diretamente na maquininha Stone integrada com o PDV. 

NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A nota fiscal de serviços eletrônica, como o próprio nome já diz, é o documento utilizado por empresas prestadoras de serviços que são contribuintes do ISS (Imposto Sobre Serviços) que é de responsabilidade dos municípios.

A NFS-e documenta a realização de serviços, informando os dados referentes ao prestador do serviço, ao tomador do serviço, à descrição dos serviços prestados, ao valor cobrado, entre outras informações relevantes para a emissão da nota.

CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é a nota usada para tributar o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados.

O CT-e é utilizado para documentar o transporte de mercadorias, informando os dados referentes ao remetente, ao destinatário, às características da carga, às informações sobre o veículo transportador, aos valores do frete, entre outras informações relevantes para o transporte.

Caso o transportador seja parado em uma fiscalização, sem a CT-e, a carga pode ficar retida até que a documentação correta seja enviada para os órgãos competentes.

Todos os tipos de empresas de transporte devem emitir a CT-e, seja transporte rodoviário de cargas; ferroviário de cargas, aéreo de cargas ou aquaviário de cargas – isso no âmbito brasileiro, para exportação é preciso checar todas as outras documentações necessárias de todos os países envolvidos. 

Geralmente, no CT-e contém informações como: 

1. Dados da empresa emitente do CT-e, como CNPJ, nome, endereço, etc.
2. Dados do contratante do serviço de transporte, como CNPJ/CPF, nome, endereço, etc.
3. Informações do que está sendo transportado.
4. Dados do transporte: informações como modalidade de transporte (rodoviário, aéreo, aquaviário ou ferroviário), tipo de serviço, descrição da carga, quantidade, peso, valor, entre outros.
5. Dados do veículo utilizado para o transporte, como placa, RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas), etc.
6. Impostos e valores, como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e os valores do frete.
7. Documentos relacionados: caso existam documentos fiscais relacionados ao transporte, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) da carga transportada, é necessário informá-los no CT-e.

CF-e – Cupom Fiscal

O CF-e, cupom fiscal, apresenta os detalhes da transação, como a data, valor da compra, descrição dos produtos ou serviços, forma de pagamento, impostos e identificação do estabelecimento comercial.

A emissão desse documento é feita por todos os estabelecimentos que vendem produtos diretamente ao consumidor final.

Em resumo, o cupom fiscal comprova que o cliente efetuou o pagamento e a compra, conferindo a ele diversos direitos como:

• Possibilidade de trocas;
• Realização de devoluções;
• Reclamações sobre produtos defeituosos e muito mais.

CF-e x NF-e

As diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal são diversas, desde as informações contidas em cada documento até a necessidade de identificação do consumidor (obrigatória na NFC-e), a forma de emissão e o uso principal de cada um.

No entanto, existem diferenças entre eles, começando pelas informações que cada um contém.

A nota fiscal contém todos os detalhes da transação, como:

• Descrição detalhada dos produtos vendidos;
• Data e horário da transação;
• Valor e forma de pagamento utilizada;
• Identificação do cliente;
• Dados da empresa e, se necessário, da transportadora;
• Impostos e tributos incidentes nas mercadorias.

Já o cupom fiscal apresenta informações mais básicas, como:

• Lista dos produtos vendidos;
• Data e horário da transação;
• Valor total pago;
• Dados da empresa.

A principal diferença está no fato de que na nota fiscal o consumidor é identificado. Isso permite que, em caso de necessidade de troca do produto, a empresa tenha uma forma de se proteger contra fraudes ou possíveis tentativas de golpes. Além disso, com a identificação do cliente, é possível transferir o pagamento da nota fiscal para outra pessoa, se necessário.

Tanto o cupom fiscal quanto a nota fiscal têm suas versões eletrônicas, estando disponíveis no formato digital.

Lembrando que as empresas podem emitir a NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica) ao invés de precisar emitir uma NF-e e o CF-e.

Como converter um cupom fiscal em nota fiscal?

Para transformar um cupom fiscal em nota fiscal, é necessário acessar o sistema de emissão fiscal utilizado pela empresa e indicar o número do cupom que será convertido. Essa informação deve ser inserida em um campo específico para geração da nota fiscal, não devendo ser apenas deixada como uma “observação”.

MF-e – Módulo Fiscal Eletrônico

O MFE, Módulo Fiscal Eletrônico, é um equipamento para emissão do Cupom Fiscal Eletrônico que possui todas as regras necessárias para a validação ou rejeição do XML. Além disso, ele se comunica periodicamente com a SEFAZ para o envio e recebimento de informações.

Mas, atenção, ter a MF-e é uma obrigação apenas para o varejo do estado de São Paulo e do Ceará.

Recentemente, as empresas do Ceará com faturamento de até R$ 250 mil nos últimos 12 meses não precisam mais emitir o cupom fiscal com o MF-e.

NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica

A nota fiscal avulsa é usada por pessoas físicas que não têm uma emissão recorrente de nota fiscal eletrônica, podendo fazer a emissão do documento eventualmente.

A NFA-e não é muito comum, geralmente é emitida em sites da prefeitura ou do Sefaz de cada estado. Porém, não são todos os municípios ou estados que permitem a emissão de NFA-e. 

Caso você seja autônomo e a sua cidade não permita a emissão de nota por pessoa física, confira se a empresa onde você prestou serviços pode emitir um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). 

RPA – Recibo de Pagamento Autônomo 

RPA é um documento que pode ser feito pela empresa que contratou o serviço do profissional autônomo. A principal finalidade é comprovar o pagamento para a pessoa física sem caracterizar o vínculo CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas) e garantir o recolhimento dos tributos do contratante, como INSS, IRRF e ISS.

Porém, caso o profissional autônomo tenha muitos clientes ou preste serviços com frequência, é importante avaliar a possibilidade de criar um CNPJ como MEI para regularizar suas atividades e não perder oportunidades por não emitir nota fiscal, pois não são todas as empresas que estão dispostas a criar um RPA.

Nota Fiscal de Remessa

A Nota Fiscal de Remessa é um documento fiscal utilizado para registrar o transporte temporário de mercadorias, sem que ocorra a venda ou transferência de propriedade. 

Por exemplo, ela é emitida quando é necessário enviar produtos para conserto, exposição, demonstração, industrialização, entre outros fins, e há a intenção de retorná-los ao estabelecimento de origem. 

A Nota Fiscal de Remessa serve como comprovante da operação e permite o controle e rastreamento das mercadorias durante o seu deslocamento.

Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é um documento fiscal emitido quando há a necessidade de complementar informações ou valores em uma nota fiscal anteriormente emitida. 

Ela é utilizada para corrigir erros ou omissões na nota fiscal original, como a inclusão de produtos esquecidos, ajuste de valores, alterações na descrição dos itens, entre outros. 

A Nota Fiscal Complementar é vinculada à nota fiscal anterior, identificando-a e adicionando as informações complementares necessárias.

Nota Fiscal Denegada

A Nota Fiscal Denegada é um termo utilizado quando uma nota fiscal é indeferida pela administração fiscal, ou seja, a autoridade fiscal responsável não aceitou a emissão da nota fiscal por algum motivo.

Geralmente, a nota fiscal é denegada quando a empresa emitente não está regularizada perante o Fisco, como por exemplo, por ter pendências fiscais ou estar com a inscrição estadual cancelada. 

A nota fiscal denegada não possui validade fiscal e não pode ser utilizada como documento hábil para a circulação ou transferência de mercadorias. Ela serve mais como um aviso para a fiscalização!

Nota Fiscal Rejeitada

Já a Nota Fiscal Rejeitada é um termo utilizado quando uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é rejeitada pelo sistema de recepção e validação da Secretaria da Fazenda. 

Isso ocorre quando a NF-e não está em conformidade com as regras e exigências estabelecidas pelo Fisco, como erros de preenchimento, inconsistências nas informações, falta de dados obrigatórios, entre outros. 

A nota fiscal rejeitada deve ser corrigida e reemitida de acordo com as orientações fornecidas pelo sistema, a fim de regularizar a situação fiscal e possibilitar a circulação ou transferência das mercadorias.

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Um ERP é um sistema de gestão que integra várias áreas da sua empresa e automatiza diversas funções de estoque, financeiro e vendas – incluindo a função de emitir notas fiscais.

A emissão de notas fiscais é uma das principais funções de qualquer ERP, mas é preciso atenção na hora da escolha:

1. Confira se o sistema permite a emissão de todos os tipos de notas fiscais;
2. Veja se o ERP disponibiliza a opção de backup de notas para que você tenha os documentos guardados pelo tempo adequado para eventuais consultas;
3. Entenda se o sistema de gestão comporta o porte da sua empresa, pois se você possui uma micro ou pequena empresa, não adianta contratar um sistema caro para grandes empresas, por exemplo.
4. Pesquise a credibilidade do sistema no mercado para entender se é uma tecnologia confiável que vai permitir o seu negócio atuar com agilidade na hora de efetuar uma venda e garantir a conformidade fiscal.

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