Você conheça as vantagens reais de usar um ERP no seu negócio?!
O avanço significativo da tecnologia nos últimos anos alterou a maneira como realizamos diversas atividades diárias, incluindo a gestão de negócios. Essa mudança é comprovada por uma pesquisa realizada pela FGV, que revelou que atualmente 84% dos empreendedores brasileiros utilizam um ERP para gerenciar suas empresas.
Mas e você, já está utilizando um sistema ERP para otimizar a gestão do seu negócio? Neste artigo, vamos abordar os pontos principais sobre o assunto, apresentando as vantagens do ERP e orientando nossos leitores sobre como escolher o melhor sistema para a sua empresa. Vamos lá?
O que significa um sistema de gestão ERP?
ERP, Enterprise Resource Planning, na tradução literal “planejamento de recursos empresariais”, mas, que ainda pode ser conhecido como“ Sistema Integrado de Gestão Empresarial”, o sistema ERP é literalmente um software gestão empresarial que unifica o gerenciamento dos principais setores de uma empresa em uma única plataforma, integrando informações e automatizando tarefas como conciliação bancária e emissão de notas fiscais, entre outras vantagens.
Para que serve um ERP na empresa?
Entre as principais vantagens de um sistema de gestão ERP integrada está que ele nunca deve ter apenas uma funcionalidade, pois a sua principal função é fazer toda a empresa operar em um único lugar de maneira totalmente conectada.
Entre as funcionalidades essenciais que um sistema de gestão integrada deve ter estão:
- Notas Fiscais: o ERP permite a emissão e gestão de notas fiscais de uma maneira fácil e rápida, o que é fundamental para o dia a dia de um negócio, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais e um atendimento rápido.
- Controle de estoque: um sistema de gestão permite o controle completo do estoque, incluindo atualização em tempo real, rastreamento de produtos e otimização de níveis de estoque.
- Vendas: o sistema facilita a gestão de vendas, desde a criação de pedidos até o acompanhamento do status da entrega.
- Sistema PDV (Ponto de Venda): alguns sistemas de gestão possuem o PDV como uma de suas funcionalidades para vendas frente de caixa, incluindo a finalização de transações, controle de caixa e relatórios de vendas – tudo integrado com os outros setores da empresa.
- Gestão financeira: gerencia as finanças da empresa, abrangendo contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária e controle de despesas.
- Conta Integrada: nos dias de hoje, um sistema de gestão integrada precisa oferecer benefícios que contemplem as reais necessidades dos empreendedores. Por isso, um bom sistema de gestão deve oferecer uma conta digital PJ dentro do próprio software para facilitar a conciliação bancária, emissão de boletos, cobranças via pix, pagamentos de contas, entre outras atividades do setor financeiro.
- Cadastros: permite a gestão de informações sobre clientes, fornecedores, produtos e funcionários, tornando mais fácil o acesso a dados relevantes.
- Relatórios: é a capacidade de gerar rapidamente relatórios detalhados sobre diversos aspectos do negócio, fornecendo informações valiosas para a tomada de decisões e excluindo a necessidade da equipe passar horas coletando dados.
Quais as vantagens de usar um sistema ERP?
Preparamos uma lista com as principais vantagens do ERP par ao seu negócio, vamos conferir?
1. Integração entre todos os setores
A integração entre os setores é essencial para o sucesso de qualquer negócio, pois, é a única maneira de garantir um fluxo eficiente de informações, mantendo todos os setores alinhados com os objetivos da empresa.
E quando o assunto é integração podemos garantir: O sistema ERP cumpre essa tarefa com maestria. Com um sistema ERP todos os processos de uma empresa são integrados, isto é, quando você realiza uma venda pelo PDV, a baixa do produto no estoque é dada automaticamente, assim como o valor a receber será registrado automaticamente em contas a receber. Quando falamos em integração, é dessa comunicação entre setores de maneira simples, rápida e intuitiva que o seu negócio precisa.
2. Economia de tempo e aumento da produtividade
Quanto tempo você leva para fazer processos como a conciliação bancária, por exemplo? Ou até mesmo para emitir uma nota fiscal pela prefeitura? Mesmo com colaboradores que te auxiliem, todo esse tempo gasto em tarefas que poderiam ser automatizadas acaba saindo caro no final das contas.
Com um sistema ERP você poupa esse tempo, com isso é natural que você consiga aumentar a produtividade do seu negócio, pois, poderá utilizar esses espaços na agenda para definir soluções estratégicas, investir em vendas e expandir a sua empresa de uma maneira realmente sustentável.
3. Redução de erros
Com um sistema ERP a redução de erros também é natural, isso acontece porque além de um ambiente de dados muito mais organizado, você também terá acesso a diversos relatórios de acompanhamento e automatizações, diminuindo erros humanos, garantindo informações precisas e fáceis de entender.
4. Redução de custos
Quando reduzimos os erros de uma operação temos como consequência a redução de custos. Mesmo que a contratação de um ERP exija investimento, o retorno sobre esse investimento (ROI) é garantido, pois, além de reduzir os erros recorrentes através de automatizações, a análise dos relatórios gerados pelo ERP proporcionam uma gestão muito mais eficiente o que irá diminuir custos como furos no estoque, perda de produtos por validade, furos de caixa, entre outros custos que uma empresa pode adquirir por não manter a organização adequada.
5. Melhora na eficiência financeira
A gestão financeira é um desafio para a grande maioria dos empreendedores, mesmo sendo um setor importantíssimo para qualquer empresa, esse setor muitas vezes acaba sendo desorganizado, o que pode resultar em grandes perdas.
Uma das principais vantagens do ERP é a facilidade que ele proporciona para que você possa implementar um controle financeiro adequado e eficiente no seu negócio. Com o sistema ERP vhsys pode exemplo, você conta com diversas funções que poderão desmistificar o controle financeiro do seu negócio, como a conciliação bancária automática, conta PJ integrada, DRE gerencial, relatórios financeiros e muito mais.
6. Controle de estoque preciso
Muitas vezes o estoque detém a maior parte do investimento de uma empresa, e, caso a gestão desse setor tão importante não seja realizada da maneira correta, boa parte desse investimento poderá virar quebra, gerando altos custos, e impactando todos os setores.
Com um sistema ERP você tem acesso a soluções e automatizações que farão com que esse controle aconteça de maneira leve e eficiente, essas soluções envolvem o controle de mínimo e máximo, para garantir que seu estoque esteja suficientemente abastecido, relatórios de inventário para acompanhar a taxa de quebra, a integração com o setor de vendas para que cada produto vendido saia automaticamente do estoque, entre outras soluções importantíssimas para o dia a dia de uma empresa.
7. Melhoria no atendimento dos clientes
O sistema ERP também pode aumentar a qualidade no seu atendimento, isto acontece porque o sistema centraliza informações como, data de aniversário, nome, comportamento de consumo, entre outras informações valiosas para estratégias de relacionamento, melhorando e personalizando o atendimento ao cliente, além disso, alguns sistemas como o ERP vhsys oferecem ferramentas como disparo de e-mails para facilitar a comunicação e garantir uma relação sustentável.
8. Aumento nas vendas
Com toda a empresa alinhada é natural que as suas vendas aumentem, não é mesmo?
E o ERP impacta nisso em diversos pontos, com um estoque bem alinhado, por exemplo, você garante que aquele produto específico com maior giro esteja sempre disponível, evitando a perda de vendas por falta de estoque.
Com a centralização de dados sobre seus clientes, você pode melhorar a abordagem do vendedor, o que também irá resultar em um aumento nas vendas. Isso sem falar nas soluções que o ERP oferece para auxiliar o controle de vendas, como PDV, propostas e orçamentos, pagamentos digitais, lojas virtuais e muito mais.
Esses são apenas alguns dos vários benefícios que um sistema ERP pode oferecer para ajudá-lo a vender mais.
9. Melhoria na tomada de decisões
Você já ouviu falar em Data Driven? Muito utilizado por grandes executivos, esse conceito é fundamentado na tomada de decisões estratégicas baseada em dados, essa prática é valida para qualquer tipo de negócio, e, o ERP te ajuda com isso!
Com os relatórios atualizados e precisos oferecidos por um sistema ERP suas análises se tornam mais práticas e objetivas, através dessas análises a visão sobre a situação atual da empresa fica muito mais clara, concluindo em tomadas de decisões informadas e embasadas, que irão garantir o futuro sustentável da empresa.
10. Padronização de processos empresariais para garantir consistência
Podemos pensar nos processos de uma empresa como engrenagens, se em algum momento algum processo falhar, podemos tomar um rumo completamente oposto ao principal objetivo.
Mais uma vantagem do ERP é a visão que ele proporciona ao empreendedor sobre os processos, através dos relatórios detalhados oferecidos por um sistema ERP você consegue analisar a padronização de todos os processos da empresa, garantindo a qualidade e a consistência.
11. Maior transparência nas operações da empresa
Todos os pontos citados anteriormente contribuem para maior transparência entre as operações da empresa. Com um sistema ERP que ofereça todas as integrações necessárias, todos os setores do seu negócio terão acesso a informações importantes sobre a situação da empresa. Essa transparência resulta em uma equipe alinhada e com os mesmos objetivos.
12. Maior agilidade na adaptação a mudanças de mercado e regulamentações
Uma das principais vantagens do ERP é a centralização da gestão de todos os setores de uma empresa, disso nós já sabemos, mas, você já percebeu como essa centralização pode te ajudar a passar por mudanças drásticas, por exemplo? Com o sistema ERP você tem uma visão segura da sua empresa, e, consegue se preparar para essas mudanças. Quando elas acontecem, as alterações de parametrização são feitas através de apenas uma plataforma de maneira simples, ágil e intuitiva.
13. Acesso a ferramentas de planejamento e previsão de demanda
Com um sistema ERP, você tem acesso a ferramentas avançadas de planejamento e previsão de demanda. Isso permite uma análise mais precisa das necessidades do mercado e dos clientes, possibilitando a tomada de decisões estratégicas embasadas e eficientes para garantir o sucesso do negócio.
14. Facilidade na gestão de múltiplas unidades de negócio ou filiais
A gestão de várias empresas pode ser complexa, mas um sistema ERP simplifica esse processo. Com a centralização de informações e integração entre as unidades, você pode gerenciar tudo de forma simples, otimizando o fluxo de trabalho, a comunicação e a tomada de decisões estratégicas em toda a empresa.
15. Melhoria na gestão de riscos empresariais
Com o ERP, você consegue controlar melhor os riscos que o seu negócio pode enfrentar. Ele te dá relatórios e análises que ajudam a identificar e evitar problemas antes que eles aconteçam, mantendo a empresa segura e pronta para crescer.
Existem desvantagens em usar um sistema de gestão?
Dificilmente você encontrará uma desvantagem ao usar um sistema de gestão no seu negócio, pois o software te ajudará a ganhar tempo, aumentar a produtividade e melhorar o controle dos seus projetos. Entretanto, você pode enfrentar alguns desafios, como:
- Necessidade de fazer a equipe se adaptar com um novo sistema
- Implantação ou migração de sistema
- Dúvidas para usar a plataforma
Para driblar cada um desses desafios é necessário escolher um sistema adequado para o porte da empresa que disponibilize um bom suporte para apoiar no momento de migração ou dúvidas.
Com o ERP vhsys, além de um suporte 100% técnico e humanizado, você também conta uma plataforma simples e intuitiva! Cuidar da gestão da sua empresa nunca foi tão fácil!
Como escolher um sistema de gestão?
Uma vez que você entendeu as vantagens e decidiu que precisa de um sistema ERP, o próximo passo é escolher o sistema certo para sua empresa. A seguir estão algumas etapas a serem consideradas:
1. Avalie suas necessidades
O primeiro passo é entender suas necessidades específicas para encontrar um ERP com planos que atendam a sua empresa. Liste os problemas que você deseja resolver e os objetivos que deseja alcançar com o sistema.
2. Faça pesquisas
Pesquise o mercado em busca de sistemas de gestão que atendam às suas necessidades. Existem muitas opções disponíveis, desde sistemas específicos para pequenas empresas até soluções para grandes corporações.
3. Analise as funcionalidades
Avalie as funcionalidades oferecidas por cada sistema. Certifique-se de que ele pode automatizar os processos desejados, como finanças, vendas, estoque, PDV, entre outros.
4. Avalie a usabilidade
A usabilidade do sistema é crucial. Um sistema fácil de usar economiza tempo e treinamento para sua equipe.
5. Verifique as integrações
Certifique-se de que o sistema pode se integrar com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como aplicativos de e-mail, sistemas de pagamento, ou e-commerce.
6. Custos
Considere o custo total de propriedade, que inclui licenças, manutenção, treinamento e eventuais customizações.
7. Suporte técnico
Verifique a disponibilidade e qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema. Um bom suporte humanizado e rápido é fundamental para resolver problemas e manter o sistema funcionando.
8. Avaliações e referências
Consulte avaliações de outros clientes que usaram o sistema e peça referências ao fornecedor.
Como saber qual é o melhor sistema de gestão para o meu negócio?
Escolher o melhor sistema de gestão para o seu negócio pode ser desafiador, mas é fundamental para o sucesso a longo prazo. A melhor escolha dependerá das necessidades e objetivos específicos da sua empresa. Aqui estão algumas dicas adicionais:
- Converse com outros empreendedores: trocar experiências com outros empreendedores ou buscar indicações na internet de quem já implementou um sistema de gestão pode fornecer informações valiosas.
- Realize testes: muitos fornecedores de sistemas de gestão oferecem versões de teste. Experimente o sistema antes de tomar uma decisão final.
- Avalie o suporte técnico: um sistema de gestão com um suporte eficiente pode fazer uma grande diferença quando ocorrerem problemas.
Como um sistema de gestão afeta a produtividade da equipe?
A implementação de um sistema de gestão integrada pode ter um impacto significativo na produtividade da equipe, essa é uma das principais vantagens de usar um ERP.
- Automação de tarefas: a automação de tarefas manuais libera a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
- Acesso a dados em tempo real: com um sistema de gestão, os funcionários podem acessar informações importantes em tempo real, tornando mais fácil tomar decisões e responder rapidamente às demandas dos clientes.
- Redução de erros: a automação e a integração reduzem a probabilidade de erros humanos, garantindo uma maior precisão nas operações e menos prejuízos.
- Melhoria na comunicação: a integração entre departamentos melhora a coleta de informações e a colaboração, o que é essencial para a produtividade da equipe.
- Eficiência em processos: processos mais eficientes resultam em menos tempo desperdiçado e em um ambiente de trabalho mais organizado.
- Melhor atendimento ao cliente: com acesso rápido a informações de clientes, pedidos e históricos, a equipe pode fornecer um atendimento mais eficaz e personalizado.
- Tomada de decisões: com dados em tempo real e relatórios detalhados, a equipe pode tomar decisões com base em informações atualizadas e precisas.
A decisão de implementar um sistema de gestão é um passo importante para usufruir de diversas vantagens, como maior eficiência na sua empresa. Compreender suas necessidades, escolher o sistema certo e avaliar os custos a longo prazo são etapas essenciais.
