Para quem trabalha com vendas, entender o que é TEF e se ele é obrigatório é fundamental para evitar penalidades e garantir a segurança tanto do seu negócio, como dos seus clientes.
O TEF, ou Transferência Eletrônica de Fundos, é uma tecnologia que permite que estabelecimentos façam transações de pagamento com cartões diretamente integrados ao sistema de gestão do negócio.
Por exemplo, imagine que você está em um restaurante e, ao pagar a conta com cartão, a máquina já conecta direto com o sistema do restaurante para registrar a venda, puxando os pedidos realizados, sem que seja necessário o garçom conferir e digitar manualmente o pagamento na maquininha. Simples, né? Mas o que nem todos sabem é que, em algumas regiões do Brasil, o uso do TEF pode ser obrigatório.
Mas por que isso acontece? Em alguns estados, como parte das regulamentações fiscais, o uso do TEF obrigatório é uma forma de garantir que todas as vendas sejam registradas corretamente. Isso ajuda a evitar sonegação de impostos e traz mais transparência para as transações financeiras.
O que é TEF obrigatório?
O TEF é obrigatório quando a legislação do estado obriga que estabelecimentos comerciais tenham integração dos Meios de Pagamento com a Nota Fiscal Comercial do Consumidor (NFC-e).
Isso significa que, ao realizar uma venda com cartão, o sistema precisa registrar automaticamente a transação no sistema de vendas e emitir a NFC-e, sem que o valor seja inserido manualmente.
Com essa obrigatoriedade, o TEF ajuda a garantir que cada transação realizada seja declarada ao fisco, aumentando a transparência e dificultando a evasão fiscal. Essa exigência contribui para que os governos estaduais acompanhem o fluxo de vendas em tempo real, melhorando a fiscalização e ajudando a manter a arrecadação dos impostos.
O TEF é obrigatório?
O TEF em si não é obrigatório, mas ele é a ferramenta mais usada para cumprir a obrigatoriedade de integrar os meios de pagamento com a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) no estado do Rio Grande do Sul e do Mato Grosso.
Em lugares onde essa integração é exigida, é obrigatório que a NFC-e seja emitida no momento exato da compra, de forma automática e integrada aos meios de pagamento.
Essa exigência é cumprida tendo um sistema de vendas integrado a maquinha de cartão, isso pode ser feito através da integração TEF ou de um ERP com maquininha de cartão autônoma.
Por exemplo, o sistema de gestão vhsys tem as duas opções: integração com TEF e maquininha da Stone. Assim o empreendedor pode escolher a melhor alternativa para seu negócio e ainda cumprir as exigências do seu estado.
Em quais estados o uso do TEF é obrigatório?
O TEF é obrigatório nos estados do Rio Grande do Sul e no Mato Grosso.
- Rio Grande do Sul:
- O decreto 56670/22 determina a integração entre a NFC-e e meios de pagamento eletrônico no Rio Grande do Sul.
- Mato Grosso do Sul:
- Desde 1º de janeiro de 2024 é obrigatório que a NFC-e seja emitida de forma automática e integrada aos meios de pagamento. Isso significa que os dois documentos – o comprovante de pagamento e a nota – devem ser gerados pelo mesmo sistema.
- A regra está na Instrução Normativa DRP 045/98 (Título I, Capítulo XI, item 29.5), com base no Regulamento do ICMS (Decreto 37.699/97 – Livro II, art. 178, §3º, nota 02).
O TEF faz a integração entre o sistema e a maquininha de cartão chamada pin pad, mas o empreendedor também pode utilizar um sistema que integre com uma maquininha autônoma.
Quais empresas são obrigadas ao TEF?
Todos os estabelecimentos comerciais que emitem a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) no Rio Grande do Sul e no Mato Grosso Sul devem utilizar o TEF, cumprindo a obrigação de ter o sistema emissor de notas fiscais integrado com a maquininha de cartão que emitirá o comprovante de pagamento.
Quais são as penalidades para empresas que não implementarem o TEF?
As empresas que não integram o sistema de vendas com a maquininha de cartão, poderão pagar multas e, em casos mais graves, suspensão das atividades.
Como implantar o TEF?
A implantação do TEF envolve algumas etapas principais:
- Selecione um provedor de TEF que atenda às necessidades do seu negócio e que tenha integração com seu sistema de vendas.
- Adquira os dispositivos necessários, como Pin pads ou maquininhas, dependendo da solução escolhida.
- Trabalhe com o fornecedor para integrar o TEF ao seu sistema de gestão ou ERP, garantindo que os dados de venda sejam enviados corretamente para a NFC-e.
- Faça testes de funcionamento para garantir que a integração esteja operando sem falhas e que as transações sejam registradas corretamente.
- Certifique-se de que o sistema atende às exigências legais e fiscais do seu estado.
Como implantar o TEF com o sistema vhsys?
O sistema de gestão vhsys possui a melhor integração TEF do mercado, sem taxa de adesão ou cobrança por transação.
- Seja cliente vhsys e acesse a loja de integração no sistema;
- Adquira o TEF e o time de suporte entrará em contato;
- Você receberá o equipamento necessário para instalação no seu ponto de venda;
- O time da vhsys dará todo suporte para você começar a usar.
Por que o TEF é obrigatório?
O TEF é obrigatório em alguns estados brasileiros para melhorar o controle fiscal nas empresas e evitar golpes nos consumidores ou sonegação de impostos.
Isso significa que, em locais onde essa exigência está em vigor, os estabelecimentos comerciais precisam integrar seus meios de pagamento com a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Essa integração ajuda a evitar sonegação de impostos, permitindo que o fisco acompanhe as transações em tempo real e assegurando que cada venda registrada esteja corretamente documentada. Assim, o TEF se torna uma ferramenta importante para manter a transparência nas vendas e facilitar a fiscalização.
Quando utilizar TEF?
A utilização do TEF é indicada em diversas situações:
- Quando você aceita pagamentos com cartão: Se o seu negócio oferece a opção de pagamento via cartões de crédito ou débito, é fundamental utilizar o TEF, especialmente se sua região exigir a integração com a NFC-e.
- Para atender à legislação local: Verifique as exigências do seu estado. Se a lei manda que você integre os meios de pagamento às notas fiscais, o TEF será a solução mais prática e eficaz.
- Para otimizar a gestão financeira: Ao usar o TEF, você garante que todas as transações sejam registradas automaticamente no sistema de vendas, evitando erros manuais e facilitando a conciliação financeira no fim do mês.
- Quando seu volume de vendas é alto: Em estabelecimentos que realizam muitas vendas diariamente, o TEF agiliza o processo de checkout, reduzindo filas e melhorando a experiência do cliente.
Mesmo que o TEF não seja obrigatório em todos os lugares, sua implementação traz muitos benefícios e, em alguns estados, é uma exigência legal. Portanto, conheça as regras da sua região e avalie como o TEF pode ser uma ferramenta valiosa para o seu negócio!
Principais dúvidas sobre o TEF ser obrigatório
A seguir vamos responder às principais perguntas dos empreendedores.
Posso continuar usando minha maquininha de cartão ou preciso migrar para o TEF?
Sim, desde que ela tenha integração com o seu sistema emissor de notas fiscais.
A obrigatoriedade do TEF depende do tamanho do meu negócio?
Não necessariamente, a obrigatoriedade do TEF depende mais da legislação do estado e se você emite NFC-e.
O TEF é obrigatório para negócios online ou apenas para lojas físicas?
Somente se o pagamento for presencial com o cartão, como acontece em delivery ou alguns e-commerces com essa opção.
Como a obrigatoriedade do TEF pode impactar as finanças da minha empresa?
A obrigatoriedade do TEF pode aumentar a transparência fiscal e facilitar a gestão financeira, reduzindo erros de registro.
O TEF é obrigatório para transações feitas em dinheiro ou apenas para cartões?
O TEF é focado nas transações com cartões; não se aplica a pagamentos em dinheiro.
Empresas prestadoras de serviço também precisam do TEF?
Sim, se aceitarem pagamentos com cartão e a legislação exigir a integração com a NFC-e, elas também precisam do TEF.
Existe um valor mínimo de transações que obriga a implementação do TEF?
Não há um valor mínimo geral; a obrigatoriedade do TEF é definida pela legislação local.
O TEF pode ser integrado ao meu sistema ERP, ou preciso de uma solução independente?
O TEF pode ser integrado ao seu sistema ERP, o que geralmente é a prática recomendada para maior eficiência.
Qual sistema tem integração com TEF?
O sistema de gestão tem integração com TEF, permitindo que estabelecimentos aceitem pagamentos com cartão de forma simples e segura.
