Embora facilite a comunicação empresarial, e-mail corporativo também pode ser fonte de desentendimentos e problemas para os empreendedores. Excesso de informalidade e erros gramaticais são a ponta do iceberg. A fim de evitar aborrecimentos para seu negócio, separamos algumas dicas de quais os principais erros contidos em e-mails empresariais. Confira se sua empresa tem utilizado essa ferramenta de modo adequado.
Assunto
Não indicar qual o assunto, ou enviar um assunto muito vago é um dos principais erros. Isso porque obriga a pessoa abrir sua mensagem para saber do que se trata. Uma boa forma de instigar seu correspondente a respondê-lo é informar o assunto de modo claro e objetivo. Evite frases como “para seu conhecimento”. Prefira algo como “relatório de compras de fevereiro de 2016”.
Outro problema é quem abusa do urgente. Apenas coloque em urgência, e-mails realmente urgentes. Lembrando que, às vezes, um telefonema é mais prático.
Erros de digitação
Mesmo que a relação entre os interlocutores seja próxima, por se tratar de um e-mail corporativo, é essencial utilizar uma linguagem monitorada. Para isso, revise o texto antes de enviá-lo. Também evite utilizar muitas gírias ou abreviações.
Utilizar uma linguagem muito rebuscada também não é a melhor opção. Tenha em mente qual é a imagem que sua empresa deseja passar e, a partir dessa diretriz defina uma linguagem para a comunicação. Uma empresa que lida basicamente com adolescentes, como público-alvo, pode empregar uma linguagem mais informal. O mesmo não vale para uma editora de livros científicos, por exemplo.
Mensagens muito longas, ou com muitos destinatários
Procure ser objetivo no que quer comunicar. Se deseja falar com um departamento específico, por que enviar uma mensagem para todos os funcionários da empresa? Melhor enviar apenas ao responsável do setor que decidirá se deve ou não repassar a mensagem aos seus subordinados.
Do mesmo modo, seja conciso nos repasses. Deseja chamar uma reunião? Então, envie uma mensagem com a solicitação a reunião e, em um documento anexado, indicando a pauta. É suficiente para que os interessados verifique se há a necessidade de se realizar um encontro, ou se outras alternativas podem ser empregadas na resolução da questão.
Cuidado com a formatação
Evite fontes e cores muito extravagantes. Quando se trata da comunicação empresarial menos é sempre mais.
Esperamos que essas dicas sejam úteis para sua empresa. Tem alguma dúvida ou sugestão? Comente!
