Conecte-se ao conhecimento

Sistema de Gestão Online

Piores erros de gestão de Nota Fiscal

Apesar da importância, muitas empresas ainda negligenciam a emissão correta e o armazenamento seguro das Notas Fiscais, mostrando que muitos empreendedores desconhecem o potencial destes documentos como uma peça fundamental para a administração financeira eficiente de uma empresa.

Portanto, o artigo de hoje vai enumerar alguns dos piores erros cometidos na gestão de notas fiscais, para elucidar quanto à importância dos cuidados com as notas.

Confundir DANFE com NF

É uma confusão muito comum, porém, DANFE não é o mesmo que Nota Fiscal. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma representação simplificada da NF-e com a função de acompanhar a mercadoria em trânsito por meio do fornecimento de informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc), conter a chave de acesso para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica, auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e e substituir as notas fiscais nas situações de compensação de crédito.

>> Entenda o que é Danfe Online

Não armazenar as NF adequadamente

É obrigação fiscal de toda empresa armazenar todas as notas fiscais emitidas e recebidas por um período mínimo de cinco anos, sob risco de multas e sanções.

O emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

Além disso, o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

Conheça o VHSYS e facilite a gestão da sua empresa!

Não arquivar os documentos de forma segura

Apesar das facilidades que a tecnologia nos proporciona, nós sabemos que ela é muito vulnerável. Então, não adianta armazenar os documentos apenas no seu HD. Utilize cloud computing, ou “armazenamento em nuvem”, utilização de serviços que funcionam a partir de informações armazenadas em servidores conectados à internet e, não, na máquina do usuário, para não correr o risco de perder documentos importantes.

Não averiguar a validade jurídica

Uma Nota Fiscal Eletrônica possui duas validações de segurança: a Assinatura Digital, “carimbada” no momento da emissão e o Protocolo de Autorização, a garantia que a emissão da nota foi autorizada pela Secretaria da Fazenda. Apenas com as duas informações pode-se comprovar a autenticidade da nota fiscal.

Não utilizar um sistema de gestão de Nota Fiscal

Por fim, o principal: a falta de um sistema eficiente para a gestão de nota fiscal. Com um poderoso software de gestão, você economiza tempo e dinheiro, otimizando os processos do seu negócio que permitem uma melhor visualização do que ocorre dentro da sua empresa, reduzindo, assim, erros de cálculo.

O sistema de gestão online da VHSYS, por exemplo, conta com recursos não apenas para a emissão prática e veloz das NF-e mas também oferece o aplicativo Backup NF-e, que realiza cópias de segurança por período ou por cliente. Clique aqui e experimente grátis!

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor digite seu comentário!
Por favor, digite seu nome aqui

Assuntos relacionados

Cadastro Newsletter

Fique por dentro dos principais assuntos do mundo do empreendedorismo. Atualize seus conhecimentos, baixando materiais como ebooks, planilhas, vídeos e muito mais.