Apesar da importância, muitas empresas ainda negligenciam a emissão correta e o armazenamento seguro das Notas Fiscais, mostrando que muitos empreendedores desconhecem o potencial destes documentos como uma peça fundamental para a administração financeira eficiente de uma empresa.
Portanto, o artigo de hoje vai enumerar alguns dos piores erros cometidos na gestão de notas fiscais, para elucidar quanto à importância dos cuidados com as notas.
Confundir DANFE com NF
É uma confusão muito comum, porém, DANFE não é o mesmo que Nota Fiscal. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma representação simplificada da NF-e com a função de acompanhar a mercadoria em trânsito por meio do fornecimento de informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc), conter a chave de acesso para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica, auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e e substituir as notas fiscais nas situações de compensação de crédito.
>> Entenda o que é Danfe Online
Não armazenar as NF adequadamente
É obrigação fiscal de toda empresa armazenar todas as notas fiscais emitidas e recebidas por um período mínimo de cinco anos, sob risco de multas e sanções.
O emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
Além disso, o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
Não arquivar os documentos de forma segura
Apesar das facilidades que a tecnologia nos proporciona, nós sabemos que ela é muito vulnerável. Então, não adianta armazenar os documentos apenas no seu HD. Utilize cloud computing, ou “armazenamento em nuvem”, utilização de serviços que funcionam a partir de informações armazenadas em servidores conectados à internet e, não, na máquina do usuário, para não correr o risco de perder documentos importantes.
Não averiguar a validade jurídica
Uma Nota Fiscal Eletrônica possui duas validações de segurança: a Assinatura Digital, “carimbada” no momento da emissão e o Protocolo de Autorização, a garantia que a emissão da nota foi autorizada pela Secretaria da Fazenda. Apenas com as duas informações pode-se comprovar a autenticidade da nota fiscal.
Não utilizar um sistema de gestão de Nota Fiscal
Por fim, o principal: a falta de um sistema eficiente para a gestão de nota fiscal. Com um poderoso software de gestão, você economiza tempo e dinheiro, otimizando os processos do seu negócio que permitem uma melhor visualização do que ocorre dentro da sua empresa, reduzindo, assim, erros de cálculo.
O sistema de gestão online da VHSYS, por exemplo, conta com recursos não apenas para a emissão prática e veloz das NF-e mas também oferece o aplicativo Backup NF-e, que realiza cópias de segurança por período ou por cliente. Clique aqui e experimente grátis!
