Descobrir como organizar uma loja de material de construção envolve mapear processos de todos os setores da loja e encontrar soluções para cada área. Isso pode ser feito através de novas estratégias de trabalho e novos recursos tecnológicos, como a contratação de um sistema ERP.
ERP é a solução que é o verdadeiro “coração” das empresas, o sistema que integra e otimiza processos em todas as áreas de qualquer negócio.
É com o ERP que muitas lojas conseguem:
- Emitir todos os tipos de notas fiscais rapidamente;
- Fazer o cadastro de clientes e fornecedores;
- Controlar estoque e integrá-lo com as vendas;
- Organizar o setor financeiro;
- Ter um sistema PDV frente de caixa para atendimentos;
- Criar relatórios completos;
- Entre diversas outras funções e facilidades.
O que é sistema ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que possui diversas ferramentas dentro dele para ajudar as empresas a organizarem e melhorarem todas as suas atividades em um único sistema.
Como organizar uma loja de material de construção com ERP?
Para entender melhor o que é um ERP e como organizar uma loja de material de construção com esse software, confira a seguir como usar as funções do sistema no dia a dia.
1. Escolha um fornecedor software ERP que entenda seu modelo de negócio
O primeiro passo é encontrar um bom sistema ERP que tenha planos adequados para o porte da sua empresa e o que ela precisa.
Existem sistemas com foco em e-commerces, outros são destinados apenas para empresas de grande porte, enquanto alguns são desenvolvidos para atender os pequenos e médios negócios, como é o caso do vhsys.
Portanto, avalie os planos dos ERPs e se as funcionalidades incluídas atendem as demandas da sua loja.
Por exemplo, não adianta contratar um plano de ERP com disponibilidade para incluir 200 funcionários e cadastrar 50 mil tipos de produtos, se o seu negócio tem 50 colaboradores e uma gama de até 5 mil produtos. Seria um custo desnecessário, já que há sistemas com planos mais adequados para o porte da sua empresa.
Se você tem interesse em conhecer um ERP para loja de material de construção, pode testar o vhsys gratuitamente para saber como funciona e conhecer todas as ferramentas incluídas.
2. Insira os dados do seu controle de estoque no sistema
O ERP é o sistema ideal para organizar o estoque de uma loja de material de construção, pois permite:
- Cadastrar todos os produtos e suas variações;
- Fazer inventário;
- Controlar lote e validade dos itens;
- Definir estoque mínimo e máximo da quantidade de cada mercadoria para receber alertas de quando precisa fazer reposição;
- Ter o histórico completo da entrada e saída de produtos;
- Integrar o setor de estoque com vendas e emissor de notas no mesmo sistema;
- Lançar estorno de produtos;
- Emitir relatórios completos.
Todas essas funções ajudam a ganhar tempo na gestão de estoque, além de reduzir erros e prejuízos financeiros na gestão de materiais.
Porém, para obter esses benefícios é importante cadastrar ou importar os dados corretamente dos produtos no sistema. Portanto, padronize o cadastro de mercadorias e tenha um controle mais eficiente.
3. Cadastre informações financeiras da empresa
Cadastrar e organizar os dados financeiros da empresa, além de integrar esse setor com a área de vendas e estoque no ERP, é crucial para a saúde financeira do negócio, pois permite que a loja tenha uma gestão mais precisa das finanças, acompanhe as informações e movimentações em tempo real, além de ter um histórico completo para poder tomar decisões mais assertivas.
4. Cadastre produtos e clientes para ganhar tempo na emissão de notas fiscais
Demorar para emitir qualquer tipo de nota fiscal não precisa ser uma realidade da sua empresa. É possível emitir notas rapidamente em sistemas ERPs. Além da função de emissão, para organizar uma loja de material de construção você pode cadastrar todos os produtos e até mesmo os dados dos clientes, assim as informações ficam registradas no sistema e a emissão de NF-e fica ainda mais fácil e ágil.
5. Cadastre sua equipe de vendas
Ao cadastrar a sua equipe de vendas, você gerencia a performance de cada vendedor, além de automatizar o sistema de comissões, pois basta definir a porcentagem de cada vendedor e a cada venda a comissão é contabilizada automaticamente em ERPs como o vhsys.
6. Registre seus clientes para o marketing de relacionamento
Gerenciar os dados dos consumidores não é uma tarefa simples, pois é preciso organização e, principalmente, segurança para cumprir as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Por essas razões, ter um sistema com módulo de cadastros de clientes é essencial para poder ter o histórico dos consumidores e poder fazer ações de marketing de relacionamento, como:
- E-mails personalizados: envio de mensagens segmentadas com base nas preferências dos clientes.
- Programas de fidelidade: recompensar clientes frequentes com descontos exclusivos e ofertas especiais.
- Enquetes e pesquisas de satisfação: entender as necessidades e desejos dos clientes para melhorar a experiência deles.
- Integração e sucesso no atendimento ao cliente: fazer com que os consumidores tenham uma experiência positiva em todas as interações com a empresa.
7. Utilize o sistema PDV na sua frente de caixa
As lojas físicas precisam de mais agilidade e eficiência para a sua frente de caixa, por isso o sistema PDV é uma plataforma essencial para ter no atendimento, pois fornece com todas as integrações necessárias para agilizar as vendas:
- Abertura, fechamento, reforço e sangria do caixa;
- Troca rápida de mercadorias;
- Definição de listas de preço, descontos e vale brinde;
- Conexão automática com estoque e financeiro;
- PDV offline para vender mesmo sem internet;
- Integração entre vendas físicas e online.
8. Experimente as plataformas de venda online para oferecer um diferencial ao cliente
Além de utilizar as funcionalidades do ERP para organizar uma loja de material de construção no ambiente físico, é possível integrar o sistema com plataformas de loja virtual, redes sociais e marketplaces. Dessa forma, o empreendedor pode expandir as suas vendas sem prejudicar a organização da empresa.
9. Acompanhe relatórios gerenciais integrados para decisões mais estratégicas e assertivas no dia a dia
Criar e analisar relatórios é uma atividade fundamental para o crescimento da empresa e redução dos prejuízos. Com o sistema de gestão sendo utilizado em todos os setores da empresa, os gestores conseguem gerar diversos tipos de relatórios em poucos cliques com informações preciosas para resolver problemas e identificar oportunidades de crescimento.
Benefícios de organizar uma loja de material de construção com ERP
Organizar uma loja de material de construção com um ERP permite obter mais tempo, produtividade e rentabilidade nas atividades e na lucratividade da empresa.
Otimização de processos e produtividade
O ganho de mais tempo e produtividade é um ponto muito forte dos ERPs. Afinal, com um sistema de gestão é possível automatizar e agilizar muitas tarefas de diversos setores da empresa, permitindo que a equipe e os gestores possam focar em outras atividades mais importantes.
Redução de custos
Um ERP ajuda a reduzir custos na organização de uma loja de materiais de construção de várias maneiras, como evitando a necessidade de contratação de mais mão-de-obra e agilizando o atendimento aos clientes.
Mas a principal atuação do sistema na economia é na redução de erros em todos os setores, evitando furos no estoque, desperdício de mercadorias, erros no cadastro de clientes, falhas nas informações fiscais, entre muitos outros prejuízos que são evitados com o uso correto do ERP.
Integração em todas as etapas da gestão
Ao ouvir falar de um sistema de gestão, você com certeza ouvirá a palavra: integração. Afinal, a integração de todas as áreas do negócio em um único sistema proporciona diversos benefícios para os gestores e suas equipes:
- Os dados da empresa transitam de maneira coerente e segura entre os setores;
- Os relatórios ficam completos;
- Há um histórico fiel de todas as movimentações;
- Os gestores conseguem facilmente ter uma visão unificada dos resultados e das atividades da loja;
- Muitas atividades que incluem mais de um setor podem ser automatizadas para que todas as equipes ganhem mais tempo.
Gestão de vendedores e comissões
Em alguns ERPs existe a opção de gerenciar a comissão dos vendedores de maneira totalmente automatizada. O gestor define a porcentagem de comissão para cada vendedor, então o sistema calcula e lança o comissionamento automaticamente a partir das vendas. Mais segurança e produtividade para toda a equipe de vendas!
Controle de estoque
O controle de estoque é uma das áreas mais importantes para garantir o lucro da empresa, mas que muitas vezes é negligenciada.
Quando a gestão de estoque é bem feita e está alinhada com o sistema ERP, a empresa usufrui de diversas vantagens. Algumas delas incluem:
- Acompanhamento dos dados em tempo real: o ERP permite acompanhar a quantidade de estoque em tempo real, incluindo a quantidade de produtos disponíveis, estoque mínimo, movimentações, devoluções, entradas e saídas, entre outras atividades.
- Facilitação no encontro de erros e oportunidade: o sistema permite identificar pontos de perda de eficiência na operação, mercadorias com baixo volume de vendas e fornece as informações necessárias para definir melhorias.
- Previsão de demanda: o ERP permite analisar tendências de vendas e identificar o momento ideal para fazer a reposição.
Relatórios gerenciais
As empresas que desejam ter um crescimento acelerado precisam identificar pontos de ajustes e melhorias regularmente. Para isso, criar e analisar relatórios regularmente é uma tarefa essencial para a gestão.
Com o ERP, os gestores ficam com a etapa de análise e definem ações, já que o sistema fica responsável por criar diversos tipos de relatórios em poucos cliques.
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