Quem trabalha com mercadorias, seja na venda como na prestação de serviços, precisa ter um bom controle de estoque e, no caso do comércio, também dos processos logísticos. Um artesão, por exemplo, precisa saber quais materiais estão disponíveis para montar corretamente a peça que é mais vendida, enquanto um cabeleireiro deve se certificar que tem os cosméticos necessários antes de atender sua cliente.
A falta de controle no estoque e na logística pode acarretar diversos problemas para o empreendedor: falta de produtos quando o consumidor precisa, encalhamento de mercadorias, troca de pedidos, entregas erradas ou atrasadas, entre outras situações que irão prejudicar a experiência do cliente e, consequentemente, a lucratividade da empresa. Por isso, é tão importante realizar uma boa gestão das duas áreas, independentemente do porte do seu negócio.
Como organizar meu estoque
Ter seus produtos organizados facilita sua identificação e agiliza os processos de venda. Realizando o controle de estoque, o empreendedor saberá exatamente quais mercadorias têm disponíveis para comercializar, quantas estão faltando e quais são os seus valores, além de auxiliar no cálculo da frequência das saídas e entradas, ajudando a ter uma ideia melhor sobre suas vendas e compras e de quanto irá receber pelo o que já tem.
Tudo isso evita gastos desnecessários com produtos que ainda estão na empresa ou que não têm volume de venda tão representativo e possibilita visualizar oportunidades, como, por exemplo, uma mercadoria que não recebia tanto destaque de venda, mas que foi bem aceita pelos consumidores e pode ganhar maior investimento e gerar mais lucros. O controle de estoque também é usado para gerir o armazenamento da matéria-prima usada nos produtos, otimizando as estimativas de produção e o pedido aos fornecedores.
Para fazer essa organização de forma eficiente e extrair o melhor desse processo, é necessário realizar os seguintes passos:
- Cadastre cada mercadoria ou matéria-prima, informando detalhes importantes como características (marca, tipo, cor, tamanho, etc.), quantidade, prazo de validade (em produtos perecíveis), dimensões físicas, custo unitário e total de cada uma;
- Disponha os produtos de forma organizada, deixando os de maior saída ou uso em locais de fácil acesso;
- Faça o registro e controle de cada entrada e saída dos itens, sejam mercadorias ou matérias-primas;
- Defina o número do estoque mínimo que a empresa deve ter para não ser prejudicada em casos de imprevistos (atrasos na entrega, aumento inesperado de consumo, etc), a quantia de estoque máximo (considerando o espaço físico de armazenamento) e o ponto de reposição, ou seja, o limite a ser alcançado para realizar novas compras;
- Confira periodicamente a quantia e as informações dos itens, comparando-os com os dados do seu cadastro para saber se seus números estão certos e correspondem a realidade do negócio;
- Calcule a quantidade de itens, seu custo unitário e total dos produtos que estão no estoque, sabendo quanto a empresa poderá receber com a mercadoria que tem disponível;
- Use as informações do estoque para realizar as compras do seu negócio e fazer as estimativas de vendas e financeira.
Todo esse processo pode ser feito de forma manual ou com o uso de um sistema de gestão empresarial, que irá agilizar e facilitar as operações desta área e muitas outras atividades de um negócio.
Atenção: Além de pensar no controle, é importante também considerar o espaço no qual as mercadorias estarão armazenadas. Esse local deve ser limpo, arejado e adequado a legislação específica do ramo de atuação do MEI.
Como faço a entrega dos meus produtos?
Outro procedimento importante na gestão de um comércio, especialmente de e-commerces, é a logística de entrega dos produtos. Uma má experiência do consumidor nesta situação pode arriscar a imagem da sua loja, pois ele poderá impactar outros clientes com suas opiniões negativas e não efetuar mais alguma compra na sua empresa, ocasionando perda de compradores e, consequentemente, de lucro.
Para fazer a entrega dos produtos, o MEI pode optar pelo serviços dos Correios ou de transportadoras. Os dois prestadores podem oferecer vantagens e condições diferentes, como preço, região atendida, prazo de entrega, qualidade, possibilidade de rastreio da mercadoria, entre outros fatores importantes. A recomendação é fazer um levantamento dos pontos positivos e negativos de cada opção e avaliar qual será melhor para cada caso, dependendo da natureza do produto, da data de recebimento e da localidade do destinatário.
Um ponto imprescindível que deve ser levado em conta é a questão da logística reversa: se o consumidor desejar trocar ou devolver o produto – por não ser do tamanho adequado, por estar danificado ou por qualquer outro motivo – ou mesmo se o comprador não for encontrado no local indicado de entrega, algum mecanismo deve ser utilizado para possibilitar o retorno do item à empresa que o vendeu.
Este serviço é oferecido tanto pelos Correios quanto pelas transportadoras. No entanto, o empreendedor precisa considerar os outros impactos dessa situação para além da escolha da prestadora que irá recolher a mercadoria: a devolução de um produto significa ter um item retornando ao estoque (ou sem valor comercial por estar danificado), capital não sendo contabilizado nas operações financeiras e no lucro do negócio e mais uma tarefa adicionada nas atividades da empresa.
Há diversas formas de fazer a logística reversa, como o consumidor se deslocar até um determinado local, enviar o produto pelos Correios ou então a mercadoria ser buscada em seu endereço. No entanto, considerando o lado do cliente, quanto mais cômoda e rápida a operação for – na medida do possível -, melhor será. Mesmo que sua experiência de compra não tenha sido totalmente satisfatória, ele terá uma boa imagem da sua empresa.
Outro ponto que o empreendedor deve ter cuidado é com a embalagem do produto. Por desconhecer o itinerário que será feito e as condições de transporte, é recomendável que a mercadoria esteja bem protegida – especialmente se conter materiais passíveis de serem danificados, como vidro, cerâmica e vela -, usando jornal, plástico bolha e outras proteções para que não haja surpresas desagradáveis ao cliente na chegada de sua desejada compra.
Atenção: Todos os produtos enviados para fora do estado de origem devem ser acompanhados pela Nota Fiscal, independentemente se o cliente final for uma pessoa jurídica ou física. Caso isso não seja realizado, a mercadoria poderá ser apreendida pela fiscalização federal ou estadual.
MEI transportador
Qualquer empresa que realiza serviço de transporte tem que se atentar ao uso do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Este documento fiscal existe somente na versão eletrônica e é empregado no transporte de cargas dos diversos modais do setor, seja rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. O MEI deve verificar na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) da sua localidade para saber se é obrigatória a emissão deste comprovante no seu caso.
E-commerce
Os comércios eletrônicos possuem algumas características que os diferem das lojas físicas. Primeiramente, ao contrário da modalidade tradicional, os produtos podem ser visualizados 24 horas por dia, o que significa uma maior exposição da mercadoria – seja para o bem ou mal. Assim como as vendas podem ser realizadas mesmo de madrugada, sem a limitação de horário das empresas convencionais, um preço ou informações incorretas podem ser vistas por uma grande quantidade de clientes e gerar prejuízo para seu negócio.
O estoque, no caso do e-commerce, deve ter uma atenção especial, pois, caso o cliente confirme a compra e o produto não esteja mais disponível, sua experiência será prejudicada. Deixe sempre claro quando uma mercadoria não possui mais unidades, dando também a possibilidade do consumidor ser avisado quando o estoque for reposto, retendo assim esse comprador.
Além disso, alguns cuidados relacionados à qualidade da plataforma e segurança dos processos devem ser tomados. Para a melhor experiência do cliente, todas as operações no site, desde a usabilidade e fácil acesso às informações da loja eletrônica até o recebimento no endereço indicado, devem funcionar corretamente.
MEI: faça a gestão do seu estoque com maior controle
Como visto neste artigo, a gestão do estoque e da entrega de produtos é importante para o sucesso da empresa. Seja um comerciante ou prestador de serviços, é necessário ter uma boa noção da quantidade de mercadorias que se tem disponíveis para usar e vender, quantas estão faltando, e qual o melhor momento para repor os itens (ajudando assim na gestão dos fornecedores e de compras).
Esse processo pode se tornar complicado caso o empreendedor ainda utilize os métodos manuais, como planilhas e cadernos, para realizar as anotações e cálculos. Seu uso pode acabar ocasionando na perda de informações, gasto de tempo em manusear os arquivos, além de não serem nada práticos.
Realizando o controle de estoque com um sistema de gestão empresarial, as operações se tornam mais ágeis e fáceis. No VHSYS, o módulo específico para a área permite cadastrar os fornecedores e as transportadoras, ajudando na administração dos seus contatos, e fazer o giro de estoque – avaliando a rotatividade dos seus produtos e verificando em quais períodos uma mercadoria é mais vendida, quando é maior sua procura e outras informações que vão auxiliar nas decisões para deixar essa área mais eficiente e sua empresa mais competitiva.
O sistema VHSYS ainda oferece módulos completos para os diferentes setores de um negócio, como vendas e faturamento, financeiro, compras e serviços. Faça emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, balcão de venda PDV, ordem de compra e tantas outras operações importantes para a gestão de uma empresa – tudo em uma mesma plataforma.
Além disso, o software gera relatórios detalhados de desempenho de cada área, dando suporte à sua tomada de decisões para alavancar seu negócio. Para potencializar ainda mais as funcionalidades do sistema, use também as ferramentas da loja de aplicativos, que irão facilitar as operações cotidianas da sua empresa – como o gerenciamento dos pedidos e das notas fiscais para envio às transportadoras com o aplicativo Expedição.
Tenha maior controle do estoque do seu MEI e faça um teste gratuito com o sistema VHSYS
