Entre as obrigações dos gestores o controle fiscal costuma se a principal causa de preocupações. No entanto, algumas atitudes podem ajudar a evitar problemas. E é sobre como organizar os documentos fiscais e manter bom um controle fiscal que este artigo se trata. Confira!
A nota fiscal é o documento fiscal mais conhecido, lembrando sempre que há mais de um modelo da mesma. Para entender é simples, existem dois tipos de impostos, de serviço e produto.
- Nota fiscal de prestação de serviços:
- Série A
- Série B (simplificada)
- Série C (avulsa)
- Nota fiscal de fatura de serviços (série D)
- Carnê de pagamento
- Recibo de Retenção na Fonte (RF)
- Declaração Mensal de Serviços (DMS)
- Ingresso, entrada, cartela ou pule
- Cupom fiscal
- Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF)
- Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS)
Todas as instituições e empresas que trabalham com operações tributáveis estão obrigadas a emitir documentos fiscais, ainda que a prestação seja isenta. E para comprovar é preciso manter os documentos por um determinado período de tempo.
Documentos legais e as notas fiscais, necessários para a declaração de impostos devem ser mantidos por 5 anos, no mínimo. Outros documentos necessários são comunicado de aviso prévio, depósito de FGTS, folhas de pagamento e afins. Como são muitos, para manter a organização a dica é ter seu livro fiscal sob a responsabilidade de um contador.
O período de cinco anos é contado da seguinte forma, para cada documento:
- A partir do dia seguinte à prestação de serviço ou venda do produto, para as notas fiscais de serviços e outros documentos relativos ao imposto;
- Contando da data do encerramento do livro fiscal;
- Quando se tratar da prestação de serviços, em processos ainda não concluídos, é necessário mantê-los até a decisão definitiva.
- A nota fiscal eletrônica tem sido usada com mais frequência, ela substitui os antigos modelos 1 e 1-A. a NF-e para produtos e a NFS-e para serviços. E como armazenar notas fiscais eletrônicas?
- Nesse caso, tanto emitente quanto destinatário devem guardá-las, em um arquivo digital, pelo mesmo prazo indicado acima. O modo de aquivá-las é salvar o arquivo XML da nota com uma assinatura digical da empresa, junto à autorização de uso da assinatura.
Para melhor fazer o armazenamento desses documentos o ideal é contar com a supervisão de um contador e programas específicos, dessa forma você manterá um controle fiscal muito mais preciso e eficiente
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