O erro ao consultar a nota fiscal eletrônica é um dos grandes fantasmas de qualquer operação. Não importa o tamanho da empresa ou ramo em que atua, sem a ferramenta correta ela pode acabar se tornando refém desses erros, que são causados por diversos motivos, como instabilidade em órgãos regulamentadores, problemas no certificado digital e por aí vai.
Neste artigo, reunimos os erros mais comuns ao consultar uma nota fiscal e, o mais importante, as soluções práticas para cada um deles. Confira!
Quando surge um erro ao consultar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), isso geralmente indica alguma instabilidade, especialmente nos servidores do Sefaz (Secretaria da Fazenda). Esse problema pode ter diversas causas, como:
Esses são apenas alguns dos motivos que podem interferir no acesso às NF-es, e entender cada um deles é o primeiro passo para evitar problemas.
Preparamos uma lista com os erros mais comuns e a solução para cada um deles, confira:
O grande volume de acessos diários pode comprometer o funcionamento do site da SEFAZ, prejudicando a consulta das notas fiscais (NF-e)
Com um sistema emissor de notas, todas as notas emitidas são armazenadas pelo período estipulado por lei, facilitando as consultas sempre que necessário.
Além disso, a escolha de uma ferramenta eficiente pode trazer benefícios significativos para o seu negócio: garante a conformidade fiscal, evita erros ao emitir notas fiscais e aprimora a gestão de áreas como estoque e finanças.
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A chave de acesso é uma sequência numérica de 44 dígitos, localizada logo abaixo do código de barras da nota fiscal, e serve como um identificador único da NF-e. Ela é obrigatória para realizar consultas no Portal NF-e.
Ainda assim, é comum que algumas empresas precisem consultar a nota fiscal antes de receber a versão impressa. Muitas vezes, isso ocorre devido à necessidade de consulta antes da chegada da mercadoria, por atrasos no envio da nota pelo fornecedor ou até mesmo por problemas como extravio e perdas.
Sim, é possível consultar a Nota Fiscal Eletrônica mesmo sem a chave de acesso, desde que a nota tenha sido emitida por um software que faça o armazenamento. Nesses casos, a consulta não ocorre pelo SEFAZ, mas diretamente pelo sistema emissor, como o ERP vhsys. Mas por que isso acontece?
O ERP vhsys armazena suas notas fiscais no banco de dados assim que são emitidas, garantindo que estejam seguras e acessíveis de forma rápida e prática. Isso facilita o acesso e o gerenciamento de suas notas sempre que necessário.
Esse erro ao consultar notas pelo SEFAZ é comum quando várias consultas são realizadas em sequência. Nesses casos, o sistema pode acabar travando e bloqueando as próximas consultas, com um tempo de espera que pode durar alguns minutos. O que já é suficiente para atrapalhar a sua operação.
Para evitar esse tipo de situação você pode simplesmente baixar as suas notas fiscais em lote, assim fica mais fácil identificar e realizar a consulta. Ou uma opção ainda mais tranquila é consultar a nota fiscal pelo próprio ERP, você pode buscá-la pelo número do pedido ou até mesmo pela data de emissão e ir direto ao ponto, baixando a nota que você precisa.
O certificado digital é essencial para qualquer empresa, garantindo a segurança das transações por meio de tecnologia criptográfica. Sem ele, não é possível emitir notas fiscais.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, mas os mais comuns e recomendados para empresas são:
A resposta é não! O certificado digital para CNPJ custa entre 200 e 400 reais, dependendo do modelo. Mas você pode economizar esse valor: ao contratar o plano anual do ERP vhsys, você recebe gratuitamente o certificado digital e-CNPJ A1, válido por um ano!
Como você armazena as notas fiscais da sua empresa? Se você ainda não utiliza um sistema de gestão, temos uma má notícia: o SEFAZ mantém os arquivos XML completos por apenas 30 dias e um resumo por 90 dias. Isso significa que, sem um sistema ERP que emita e armazene suas notas, você pode enfrentar problemas para acessar os arquivos mais antigos caso necessário.
A única maneira de garantir o armazenamento seguro das notas fiscais é contratando um sistema ERP com emissor de notas!
Com o ERP vhsys, por exemplo, seus arquivos XML ficam armazenados por tempo indeterminado em um banco de dados seguro e de fácil acesso.
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