O erro ao consultar a nota fiscal eletrônica é um dos grandes fantasmas de qualquer operação. Não importa o tamanho da empresa ou ramo em que atua, sem a ferramenta correta ela pode acabar se tornando refém desses erros, que são causados por diversos motivos, como instabilidade em órgãos regulamentadores, problemas no certificado digital e por aí vai.
Neste artigo, reunimos os erros mais comuns ao consultar uma nota fiscal e, o mais importante, as soluções práticas para cada um deles. Confira!
O que significa erro ao consultar a Nota Fiscal Eletrônica?
Quando surge um erro ao consultar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), isso geralmente indica alguma instabilidade, especialmente nos servidores do Sefaz (Secretaria da Fazenda). Esse problema pode ter diversas causas, como:
- Instabilidade no servidor: um grande volume de consultas simultâneas pode sobrecarregar o sistema.
- Data de emissão do documento: Se muito antigo o documento pode ter sido excluído do banco da Sefaz.
- Ausência de certificado digital: sem um certificado válido, a consulta pode não ser autorizada.
Esses são apenas alguns dos motivos que podem interferir no acesso às NF-es, e entender cada um deles é o primeiro passo para evitar problemas.
Confira 5 erros comuns ao consultar a Nota Fiscal Eletrônica e como solucioná-los:
Preparamos uma lista com os erros mais comuns e a solução para cada um deles, confira:
1. Problemas técnicos no SEFAZ
O grande volume de acessos diários pode comprometer o funcionamento do site da SEFAZ, prejudicando a consulta das notas fiscais (NF-e)
Invista em tecnologia!
Com um sistema emissor de notas, todas as notas emitidas são armazenadas pelo período estipulado por lei, facilitando as consultas sempre que necessário.
Além disso, a escolha de uma ferramenta eficiente pode trazer benefícios significativos para o seu negócio: garante a conformidade fiscal, evita erros ao emitir notas fiscais e aprimora a gestão de áreas como estoque e finanças.
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2. Está sem a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso é uma sequência numérica de 44 dígitos, localizada logo abaixo do código de barras da nota fiscal, e serve como um identificador único da NF-e. Ela é obrigatória para realizar consultas no Portal NF-e.
Ainda assim, é comum que algumas empresas precisem consultar a nota fiscal antes de receber a versão impressa. Muitas vezes, isso ocorre devido à necessidade de consulta antes da chegada da mercadoria, por atrasos no envio da nota pelo fornecedor ou até mesmo por problemas como extravio e perdas.
3. É possível consultar a nota fiscal sem a chave de acesso?
Sim, é possível consultar a Nota Fiscal Eletrônica mesmo sem a chave de acesso, desde que a nota tenha sido emitida por um software que faça o armazenamento. Nesses casos, a consulta não ocorre pelo SEFAZ, mas diretamente pelo sistema emissor, como o ERP vhsys. Mas por que isso acontece?
O ERP vhsys armazena suas notas fiscais no banco de dados assim que são emitidas, garantindo que estejam seguras e acessíveis de forma rápida e prática. Isso facilita o acesso e o gerenciamento de suas notas sempre que necessário.
4. Não pode realizar consultas por um determinado tempo
Esse erro ao consultar notas pelo SEFAZ é comum quando várias consultas são realizadas em sequência. Nesses casos, o sistema pode acabar travando e bloqueando as próximas consultas, com um tempo de espera que pode durar alguns minutos. O que já é suficiente para atrapalhar a sua operação.
5. Faça os processos em lote
Para evitar esse tipo de situação você pode simplesmente baixar as suas notas fiscais em lote, assim fica mais fácil identificar e realizar a consulta. Ou uma opção ainda mais tranquila é consultar a nota fiscal pelo próprio ERP, você pode buscá-la pelo número do pedido ou até mesmo pela data de emissão e ir direto ao ponto, baixando a nota que você precisa.
Certificado Digital
O certificado digital é essencial para qualquer empresa, garantindo a segurança das transações por meio de tecnologia criptográfica. Sem ele, não é possível emitir notas fiscais.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, mas os mais comuns e recomendados para empresas são:
- e-CNPJ A1: Instalado diretamente no computador ou sistema da empresa, com validade de 1 ano. Prático para uso em sistemas de gestão e permite emissão de notas fiscais de forma rápida e automática.
- e-CNPJ A3: Armazenado em um dispositivo físico, como token ou cartão, com validade de até 3 anos. Oferece segurança extra ao exigir o dispositivo para cada operação.
Existe Certificado Digital gratuito?
A resposta é não! O certificado digital para CNPJ custa entre 200 e 400 reais, dependendo do modelo. Mas você pode economizar esse valor: ao contratar o plano anual do ERP vhsys, você recebe gratuitamente o certificado digital e-CNPJ A1, válido por um ano!
Precisa consultar uma nota fiscal antiga?
Como você armazena as notas fiscais da sua empresa? Se você ainda não utiliza um sistema de gestão, temos uma má notícia: o SEFAZ mantém os arquivos XML completos por apenas 30 dias e um resumo por 90 dias. Isso significa que, sem um sistema ERP que emita e armazene suas notas, você pode enfrentar problemas para acessar os arquivos mais antigos caso necessário.
Como garantir que minhas notas fiquem armazenadas em segurança?
A única maneira de garantir o armazenamento seguro das notas fiscais é contratando um sistema ERP com emissor de notas!
Com o ERP vhsys, por exemplo, seus arquivos XML ficam armazenados por tempo indeterminado em um banco de dados seguro e de fácil acesso.
