Entender o que é um sistema ERP e suas vantagens e desvantagens é primordial para qualquer empreendedor, principalmente para os que estão iniciando seus negócios! Afinal, é o sistema “coração” de qualquer empresa e permite que tarefas essenciais de gestão sejam feitas corretamente.
Para você compreender as principais características de um sistema ERP, preparamos este texto para responder dúvidas como:
- O que é um ERP?
- Qual a importância de um ERP para uma empresa?
- MEI precisa de um ERP?
- Para que serve um sistema ERP?
- Quais são as vantagens de um sistema ERP?
- Quais são as desvantagens de um sistema ERP?
O que é um sistema ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, em português, “planejamento de recursos empresariais”. Sistema ERP é um software de gestão que empresas de diferentes portes e segmentos utilizam para gerenciar e automatizar tarefas dos principais setores do negócio.
Em um único sistema ERP é possível emitir notas fiscais, gerenciar pedidos, ter o controle de estoque integrado com o departamento de vendas e financeiro, emitir relatórios, entre muitas outras funcionalidades essenciais para aumentar a eficiência dos gestores e suas equipes.
Qual a importância de um ERP para uma empresa?
A implementação de um sistema ERP é de extrema importância para qualquer empresa, independente do seu tamanho ou área de atuação! Afinal, um sistema de gestão permite a integração e a execução de diversas atividades que são essenciais para o funcionamento de qualquer operação de vendas.
Um sistema ERP oferece uma visão abrangente e em tempo real do funcionamento do negócio, permitindo que os gestores tomem decisões estratégicas com base em dados e otimizem o desempenho global da empresa.
Por exemplo, um Microempreendedor Individual (MEI) que utiliza um sistema ERP pode gerenciar suas vendas, controlar suas despesas e emitir notas fiscais de forma mais eficiente, tudo a partir de uma única plataforma integrada. Isso reduz a necessidade de lidar com várias ferramentas, planilhas, sites do governo e papéis, economizando tempo e recursos.
Além disso, o sistema pode fornecer insights sobre o desempenho financeiro do negócio, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica, o que é essencial para o crescimento e a sustentabilidade de um pequeno empreendimento.
MEI precisa de um ERP?
Sim, um MEI precisa de um sistema ERP para emitir notas fiscais corretamente e com rapidez, sem que seja necessário enfrentar dúvidas e ficar muito tempo em sites do governo para emitir NF-e.
Além disso, um ERP pode ajudar um MEI a simplificar tarefas administrativas, como gestão de pedidos ou serviços, controle de orçamentos, gestão de estoque e controle financeiro, permitindo que o empreendedor se concentre mais no crescimento e na eficiência de suas operações.
Para que serve um sistema ERP?
Um sistema ERP serve principalmente para integrar, otimizar e automatizar as principais tarefas e setores de um negócio, como gestão de vendas, estoque e finanças.
Com funções essenciais para qualquer empresa, um ERP permite gerenciar as principais tarefas da empresa em uma única ferramenta, além de executar atividades cruciais que vão desde a emissão de notas fiscais até o controle de estoque.
A seguir vamos entender cada uma dessas funções e atividades.
Emissão de Notas Fiscais
Uma das principais funções de um ERP é emitir todos os tipos de notas fiscais de maneira extremamente rápida, com preenchimento automático e sempre de acordo com as leis de cada município.
Todas as empresas precisam emitir notas fiscais, exceto o MEI que tem obrigatoriamente de emitir apenas nas vendas para outras empresas ou quando um consumidor solicitar a NF-e.
Gestão de serviços e orçamentos
A gestão de serviços e orçamento é um recurso valioso para quem trabalha com prestação de serviços. Um sistema ERP precisa oferecer funcionalidades para organizar orçamentos, automatizar o envio de informações, agenda para controlar os serviços e sistemas de cobranças.
Gestão de vendas
O controle de vendas possibilita uma administração eficaz de todos os pedidos, desde o momento do processamento até o acompanhamento pós-venda, assegurando eficiência e monitoramento em todas as fases do processo de vendas.
Sistema PDV
Integrado ao ERP, o sistema de ponto de venda (PDV) é essencial para o empreendedor que possui loja física, pois simplifica as transações, possibilitando um acompanhamento preciso das vendas, atualização instantâneamente do estoque, gerenciamento de trocas ou devoluções, além da gestão automática de comissões.
Controle financeiro
O controle financeiro é sempre um ponto crítico nas empresas e precisa ser levado a sério desde o início para evitar problemas. Com um controle financeiro no sistema ERP é possível visualizar e gerenciar toda a entrada e saída de dinheiro, contas a pagar e receber, resultados, entre outras informações preciosas para a empresa.
Controle de estoque
Para empresas que lidam com produtos ou gerenciam matérias-primas, a função de controle de estoque é vital para o bom andamento das operações.
Um sistema ERP com controle de estoque permite a venda tanto em lojas físicas como online, garantindo a precisão do estoque, independentemente do número de canais de vendas.
Além disso, o ERP automatiza as atualizações de estoque a cada transação de venda, facilita a realização de inventários e a emissão de relatórios focados no estoque.
Alguns sistemas, como o ERP vhsys, oferecem a função de configurar quantidades mínimas ou máximas para cada item, de forma que quando um produto atinge o limite mínimo, a equipe e os gestores recebem alertas para coordenar a reposição e a compra do item específico.
Cadastros de clientes
Facilita a criação e manutenção de um banco de dados abrangente de clientes, simplificando o rastreamento do histórico de compras ou serviços prestados, preferências e detalhes de contato, o que, por sua vez, aprimora as estratégias de relacionamento e marketing.
Conta Integrada
Um bom sistema de gestão precisa oferecer uma conta bancária PJ unificada que permita a conciliação bancária automática, gestão de cobranças e pagamentos, emissão de boletos, pix e TED, entre outras funcionalidades que facilitam as vendas e cobranças em uma única plataforma.
Integrações
Um sistema ERP precisa oferecer boas integrações para que o empreendedor possa conectar a ferramenta de gestão com outras plataformas de marketing, e-commerces e marketplaces, por exemplo. Dessa forma, é possível sempre expandir a operação e manter tudo organizado em um único lugar.
Quais são as vantagens de um sistema ERP?
Um sistema ERP é sempre o coração de qualquer negócio, pois é a ferramenta que integra todos os setores e permite que tudo funcione perfeitamente.
Entre os principais benefícios de um ERP estão o aumento de eficiência, o ganho de tempo no dia a dia, o apoio na tomada de decisões com base em dados e a redução de erros.
Melhoria na eficiência operacional
Um sistema ERP não apenas automatiza tarefas manuais, mas também simplifica e otimiza processos complexos, aumentando a produtividade e eficiência geral da empresa.
Ao eliminar a necessidade de realizar tarefas repetitivas manualmente, é possível se concentrar em ações mais estratégicas.
Ganho de tempo
A automatização e organização de tarefas influencia muito na economia de tempo para os gestores. Sendo assim, o ERP abre o caminho para que os empreendedores tenham o seu negócio organizado na palma da mão e possam focar nos resultados.
Minimiza erros humanos
Ao automatizar processos e reduzir tarefas manuais, um sistema ERP reduz significativamente a probabilidade de erros humanos e, consequentemente, diminui também os prejuízos.
Ajuda a unificar informações de diferentes departamentos
A integração de dados entre vários departamentos resulta em uma visão abrangente, mas precisa das operações da empresa. Isso promove um entendimento do desempenho organizacional, permitindo uma liderança mais estratégica para a resolução de problemas e a identificação de oportunidades de crescimento.
Além disso, a integração de informações elimina redundâncias e inconsistências nos dados, melhorando a base para tomadas de decisões críticas.
Facilita a tomada de decisões
Um sistema ERP reúne dados valiosos, como a quantidade de vendas e resultados financeiros, por exemplo. Além disso, é possível emitir relatórios em poucos cliques para entender rapidamente como está a operação e poder tomar medidas corretivas.
Acompanhamento de dados em tempo real
A capacidade de acessar dados em tempo real sempre na palma da mão permite que os gestores tenham uma compreensão imediata do desempenho atual da empresa, resolvam problemas ou tomem decisões estratégicas para melhorar os resultados da operação.
Melhora a qualidade dos dados
A implementação de um sistema ERP garante a padronização e integridade dos dados em toda a empresa, o que é muito precioso para um gestor, pois assim ele não perde tempo reunindo e conferindo dados, mas pode partir diretamente para a análise e ação.
Padronização de processos
Um sistema ERP promove a padronização de processos em toda a operação, estabelecendo procedimentos consistentes e eficientes em todos os setores, o que facilita a organização e os bons resultados em todas as áreas da empresa.
Quais são as desvantagens de um sistema ERP?
O uso de um sistema de gestão em uma empresa pode trazer uma série de benefícios, como eficiência operacional e economia de tempo. No entanto, é fundamental reconhecer que a implementação de um ERP também pode apresentar desafios significativos.
Custo
Uma das desvantagens que os empreendedores mais podem sentir é o custo de um ERP, pois é um sistema pago mensalmente. Por ser um software seguro, com muitas funcionalidades e que precisa de atualização constante, afinal, as regras e necessidades de um negócio estão em constante mudança, todo ERP tem um custo.
Mas, a economia de tempo e redução de prejuízos compensam a mensalidade de um sistema de gestão. Além disso, o empreendedor precisa buscar um sistema de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, se você é um Microempreendedor Individual, prefira sistemas que possuem planos específicos para MEIs, pois serão mais acessíveis e terão as funcionalidades certas para o tamanho do seu negócio, evitando que você desperdice dinheiro contratando recursos que ainda são desnecessários.
Complexidade de implementação
A implementação de um sistema ERP pode ser um processo complexo por diversas razões: tempo para configurar todas as informações da empresa dentro do software, fase de testes e aprendizado do sistema, dúvidas ou migração de sistemas, caso o empreendedor já utilize algum software.
Porém, toda mudança que é positiva, ainda tem seus dias de mudança e adaptação para que tudo siga funcionando perfeitamente no futuro. Então, para enfrentar esse desafio, basta entender que será necessário alguns dias de adaptação. O importante é encontrar um ERP com suporte humanizado e rápido para obter apoio quando necessário.
Customização excessiva
Um problema comum enfrentado durante a implementação de um sistema ERP é a tendência de uma customização excessiva. Isso pode resultar em processos complexos e pouco práticos que não atendem às necessidades reais da empresa. Por isso é tão importante que o empreendedor busque por softwares que atendam diretamente às suas necessidades para não perder tempo precisando de muitas configurações na plataforma.
Resistência à mudança
A implementação de um ERP pode encontrar resistência por parte da equipe que está acostumada com processos de trabalho existentes. A curva de aprendizado associada ao novo sistema e a necessidade de adaptação podem levar a uma resistência significativa, prejudicando a eficiência e a produtividade durante o período de transição.
Para superar essa resistência, é interessante separar um tempo para toda equipe testar e aprender sobre a plataforma.
Dependência de fornecedores
A dependência de fornecedores pode representar um desafio, especialmente quando as empresas enfrentam problemas de suporte técnico ou atualizações de software. Para driblar esse problema, é fundamental buscar por softwares que estão há anos no mercado e oferecer um bom suporte para resolução de problemas.
Como é o sistema ERP da vhsys?
O ERP vhsys é um sistema desenvolvido diretamente para o micro e pequeno empresário. Com mais de uma década de história no mercado de softwares de gestão, o vhsys a cada ano aprimora ainda mais o sistema para atender todas as demandas de mercado e necessidades de expansão dos empreendedores.
Entre as funcionalidades mais utilizadas do vhsys estão:
Emissão de todos os tipos de notas fiscais
Com o vhsys é possível emitir todos os tipos de notas fiscais eletrônicas em instantes, de maneira rápida e de acordo com a legislação vigente no município ou estado de cada empresa.
Dessa forma, o empreendedor consegue facilitar uma das atividades mais essenciais de qualquer negócio, sem que seja preciso perder muito tempo emitindo notas em sites do governo.
Controle de vendas, estoque e financeiro
O ERP vhsys também conta com módulo de controle de vendas, estoque e financeiro, para que todas as áreas conversem entre si e que o empreendedor tenha todas as funcionalidades necessárias para automatizar e melhorar os principais setores do seu negócio.
Conta Integrada
O sistema vhsys também possui uma conta digital PJ para os clientes emitirem boletos e Pix Cobrança, além de terem a conciliação bancária feita automaticamente pelo ERP. Tudo isso com uma das melhores taxas do mercado na emissão de boletos e pix, e a conta é gratuita para os clientes do vhsys.
