Quebra de caixa é o que ninguém que trabalha com vendas quer que aconteça no fim do dia, mas infelizmente todos correm esse risco, principalmente nos comércios que não trabalham com algum sistema de controle de vendas.
O termo “quebra de caixa” é muito utilizado no contexto varejista, é o momento em que o valor do caixa físico de uma loja é menor do que o registrado no controle contábil.
A diferença de valores entre caixa físico e registro pode ser resultado de diversos fatores, como erros de digitação no registro, falhas operacionais ou, em casos mais graves, até mesmo desvios de recursos.
O que é quebra de caixa?
Quebra de caixa é quando o valor do dinheiro no caixa da loja física é diferente do valor que deveria estar lá ou que foi registrado do sistema de controle – que pode ser uma planilha, um caderninho ou um software de venda.
O termo quebra de caixa pode ser utilizado de duas maneiras:
- Quando o valor em dinheiro no caixa da loja física não coincide com o valor registrado no sistema de controle, seja ele uma planilha, um caderno ou um software de vendas.
Por exemplo, imagine que no fim do dia, no momento de finalizar os registros de entradas e saídas de dinheiro, ocorre a contagem do dinheiro em caixa. O valor esperado, conforme indicam os registros da planilha dos vendedores, é de R$ 600. Porém, ao conferir o dinheiro em espécie, é encontrado R$ 550 no caixa físico. Essa é uma situação de quebra de caixa!
- Ou, como um termo de recompensa, que se refere ao pagamento adicional realizado para colaboradores que atuam na frente de caixa e, consequentemente, com o manuseio de dinheiro. Funciona como uma forma de compensar os prejuízos sofridos no exercício da sua atividade, e também como um estímulo financeiro para que o colaborador se dedique ainda mais a sua função.
Por exemplo, se houver um erro no troco ao longo do dia, o valor da quebra de caixa pode cobrir essa diferença, ajudando a reduzir o impacto financeiro para o colaborador e a empresa, agora se não houver nenhum erro, o dinheiro vai para o colaborador, como uma bonificação.
O que a CLT diz sobre a quebra de caixa?
A quebra de caixa não é uma exigência legal pela CLT, ou seja, as empresas não são obrigadas a pagá-la. Normalmente, ela é aplicada por meio de um acordo entre a empresa e o funcionário, especialmente em funções que envolvem manuseio de dinheiro, como operadores de caixa.
Esse adicional é comum devido à pressão sindical, que busca garantir uma compensação para os trabalhadores. Para quem exerce essas funções, o valor da quebra de caixa geralmente é integrado ao salário, funcionando como uma proteção contra possíveis diferenças de valores no caixa.
Como calcular a quebra de caixa?
O cálculo da quebra de caixa varia conforme o acordo estabelecido entre o empregador e os funcionários que ocupam a posição de caixa. Lembrando que o desconto não precisa ser necessariamente o valor exato de erro no caixa, mas sim uma taxa fixa ou uma porcentagem que foi combinada com o colaborador.
Por exemplo:
- Valor fixo: Se o salário de um operador de caixa for R$ 2.000 a quebra de caixa pode ser combinada como um valor fixo de R$ 250 mensais.
- Porcentagem: Seguindo o Precedente Normativo do TST, a empresa pode optar por um adicional de 10% sobre o salário-base. Nesse caso, um salário de R$ 2.000 resultaria em uma quebra de caixa de R$ 200.
O que fazer quando ocorre a quebra de caixa?
Quando ocorre a quebra de caixa na empresa, os gestores podem tomar algumas medidas para corrigir processos e melhorar a eficiência do fluxo de caixa.
Ajuste os processos
Na maioria das vezes em que acontece uma quebra de caixa, o problema é erro de digitação ou processos mal estruturados. Por isso, os gestores precisam avaliar as atividades para entender o que pode ser melhorado na rotina de fechar o caixa. Como por exemplo:
- Contratar mais funcionários para atender à alta demanda de clientes.
- Realizar treinamentos e melhorar as orientações para a equipe.
- Instalar um sistema PDV frente de caixa para automatizar vendas e agilizar pagamentos, evitando erros.
- Mudar o processo de pagamento da loja para otimizar o atendimento.
Entre outras ações fáceis de serem implementadas e que só beneficiam a empresa.
Previsões legais
Caso haja suspeitas de que a quebra de caixa não é fruto de um simples erro de rotina, a empresa pode investigar os acontecimentos com apoio contábil e jurídico.
Normalmente, os gestores realizam uma investigação interna. Isso pode envolver revisão de registros de vendas, câmeras de segurança e entrevistas com os funcionários envolvidos.
Integração com o salário
Os acontecimentos envolvendo a quebra de caixa por motivos legítimos, como um erro de registro ou problemas técnicos no sistema, não são previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Então, não é uma obrigação legal penalizar ou não o funcionário pela falha financeira! O que acontece nessa situação é fruto de um acordo direto com a equipe.
Para profissionais que operam no caixa, a quebra pode ser integrada ao salário do funcionário. Isso partiu de uma decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST), que foi a favor da integração para operadores de caixas, de modo a confirmar que o adicional tem natureza salarial.
Sendo assim, o adicional é considerado também no cálculo de benefícios como horas extras, 13° salário, férias, entre outros.
Mesmo sendo uma prática adotada por algumas empresas, é importante lembrar que nem sempre essa é a melhor forma de resolver a situação, pois existem outras maneiras de lidar com essas falhas sem prejudicar os funcionários..
Como evitar a quebra de caixa?
Para evitar a quebra de caixa no seu negócio, é primordial inserir boas práticas e ferramentas adequadas de controle financeiro. Uma solução que auxilia nesse processo é o PDV frente de caixa, uma das soluções do ERP vhsys.
O PDV é um sistema de frente de caixa integrado ao software de gestão empresarial e que também pode ser integrado à maquininha de cartão Stone. Ele oferece recursos que ajudam a prevenir erros e melhorar a eficiência do fluxo de caixa, como:
- Registro facilitado das vendas;
- Emissão de notas fiscal;
- Controle de estoque;
- Conciliação bancária automática com a Conta Integrada do ERP vhsys;
- Acompanhamento de dados em tempo real e relatórios detalhados;
- Entre muitas outras funcionalidades!
Ao adotar um sistema de PDV, você terá uma ferramenta eficiente para auxiliar nas suas vendas e em toda a sua gestão! Não perca tempo e teste agora o ERP vhsys com PDV frente de caixa.
Perguntas frequentes:
Descubra as respostas para as principais dúvidas sobre o tema:
Quando devo pagar a quebra de caixa?
O pagamento da quebra de caixa é realizado seguindo o acordo entre empresa e colaborador.
Para profissionais do cargo operadores de caixa, ela pode ser integrada ao salário e paga mensalmente, desse modo o adicional de quebra também entra no cálculo de benefícios como férias e 13° salário.
Posso realizar o pagamento de forma proporcional?
Sim, o pagamento da quebra de caixa pode ser proporcional, especialmente se o funcionário não trabalhar o mês completo ou se houver um acordo prévio entre empresa e colaborador.
Vale lembrar que essa especificidade deverá estar descrita e detalhada no acordo firmado com os colaboradores.
Quando o funcionário tem direito a quebra de caixa?
O funcionário tem direito à quebra de caixa se for acordado entre ele e a empresa, principalmente em cargos que envolvem o manuseio constante de dinheiro, como operadores de caixa.
Apesar de não ser obrigatório pela CLT, muitas empresas pagam esse adicional para proteger os funcionários de prejuízos decorrentes de erros no caixa.
