Quebra de caixa é o que ninguém que trabalha com vendas quer que aconteça no fim do dia, mas infelizmente todos correm esse risco, principalmente nos comércios que não trabalham com algum sistema de controle de vendas.
O termo “quebra de caixa” é muito utilizado no contexto varejista, é o momento em que o valor do caixa físico de uma loja é menor do que o registrado no controle contábil.
A diferença de valores entre caixa físico e registro pode ser resultado de diversos fatores, como erros de digitação no registro, falhas operacionais ou, em casos mais graves, até mesmo desvios de recursos.
O que é quebra de caixa?
Quebra de caixa é quando o valor do dinheiro no caixa da loja física é diferente do valor que deveria estar lá ou que foi registrado do sistema de controle – que pode ser uma planilha, um caderninho ou um software de venda.
Por exemplo, imagine que no fim do dia, no momento de finalizar os registros de entradas e saídas de dinheiro, ocorre a contagem do dinheiro em caixa. O valor esperado, conforme indicam os registros da planilha dos vendedores, é de R$ 600. Porém, ao conferir o dinheiro em espécie, é encontrado R$ 550 no caixa físico. Essa é uma situação de quebra de caixa!
Por que a quebra de caixa acontece?
A quebra de caixa, ou seja, a diferença de valores entre registros e caixa físico pode acontecer por diversos motivos. Por isso, é necessário que os gestores e os vendedores estejam sempre atentos para adaptar processos e corrigir falhas.
Entre as principais razões da quebra de caixa estão:
- Erro de registro: o vendedor registra uma venda de R$ 50, mas, por engano, anota R$ 5. Isso faz com que haja uma diferença de R$ 45 no caixa e é muito comum quando a loja utiliza uma planilha (que pode ser facilmente editada por engano sofrente de erros de digitação) ou caderninhos.
- Troco incorreto: um cliente faz uma compra de R$ 20 e o vendedor, sem querer, dá a ele troco de apenas R$ 10. Isso resulta em uma quebra de caixa de R$ 10.
- Roubo ou furto: infelizmente, em alguns casos, é preciso investigar para conferir se houve algum furto na loja.
O que fazer quando ocorre a quebra de caixa?
Quando ocorre a quebra de caixa na empresa, os gestores podem tomar algumas medidas para corrigir processos e melhorar a eficiência do fluxo de caixa.
Ajuste os processos
Na maioria das vezes em que acontece uma quebra de caixa, o problema é erro de digitação ou processos mal estruturados. Por isso, os gestores precisam avaliar as atividades para entender o que pode ser melhorado na rotina de fechar o caixa.
Contratar mais funcionários para atender a alta demanda de clientes, realizar treinamentos e melhorar as orientações, instalar um sistema PDV frente de caixa para automatizar as vendas e agilizar os pagamentos evitando erros, mudar o processo de pagamento da loja, entre outras ações fáceis de serem implementadas e que só beneficiam a empresa.
Previsões legais
Caso haja suspeitas de que a quebra de caixa não é fruto de um simples erro de rotina, a empresa pode investigar os acontecimentos com apoio contábil e jurídico.
Normalmente, os gestores realizam uma investigação interna. Isso pode envolver revisão de registros de vendas, câmeras de segurança e entrevistas com os funcionários envolvidos.
Integração com o salário
Os acontecimentos envolvendo a quebra de caixa por motivos legítimos, como um erro de registro ou problemas técnicos no sistema, não são previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Então, não é uma obrigação legal penalizar ou não o funcionário pela falha financeira! O que acontece nessa situação é fruto de um acordo direto com a equipe.
Para profissionais que operam no caixa, a quebra pode ser integrada ao salário do funcionário. Isso partiu de uma decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST), que foi a favor da integração para operadores de caixas, de modo a confirmar que o adicional tem natureza salarial.
Sendo assim, o adicional de quebra de caixa é considerado também no cálculo de benefícios como horas extras, 13° salário, férias, entre outros.
Mesmo sendo uma prática adotada por algumas empresas, é importante lembrar que nem sempre essa é a melhor forma de resolver uma situação de quebra de caixa, pois existem outras maneiras de lidar com essas falhas sem prejudicar os funcionários.
Como calcular a quebra de caixa?
O cálculo da quebra de caixa varia de acordo com o acordo estabelecido entre o empregador e os funcionários que ocupam a posição de caixa. Lembrando que o desconto não precisa ser necessariamente o valor exato de erro no caixa, mas sim uma taxa fixa ou uma porcentagem que foi combinada com o colaborador.
Por exemplo, se o salário-base dos operadores de caixa é de R$2.000,00, é possível determinar que a quebra de caixa seja um valor fixo de R$250,00.
No entanto, seguindo o Precedente Normativo estabelecido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), a empresa pode optar por uma porcentagem de 10% de quebra, calculada sobre o salário.
Dessa forma, no exemplo anterior, um caixa com salário de R$2.000,00 teria a alteração salarial de R$200,00, correspondente a 10% do salário.
Como evitar a quebra de caixa?
Para evitar a quebra de caixa no seu negócio, é primordial inserir boas práticas e ferramentas adequadas de controle financeiro. Uma solução que auxilia nesse processo é o PDV frente de caixa, uma das soluções do ERP vhsys.
O PDV é um sistema de frente de caixa integrado ao software de gestão empresarial e que também pode ser integrado à maquininha de cartão Stone. Ele oferece recursos que ajudam a prevenir erros e melhorar a eficiência do fluxo de caixa, como:
- Registro facilitado das vendas;
- Emissão de notas fiscal;
- Controle de estoque;
- Conciliação bancária automática com a Conta Integrada do ERP vhsys;
- Acompanhamento de dados em tempo real e relatórios detalhados;
- Entre muitas outras funcionalidades!
Ao adotar um sistema de PDV, você terá uma ferramenta eficiente para auxiliar nas suas vendas e em toda a sua gestão! Não perca tempo e teste agora o ERP vhsys com PDV frente de caixa.
