Entender o que é e como controlar as contas a receber é indispensável para a saúde financeira do negócio. O gerenciamento das contas que ainda vão entrar no caixa ajuda no planejamento e sustentabilidade da empresa.
O que são contas a receber?
Contas a receber são os valores que a empresa ainda vai receber, seja de fornecedores, clientes, vendas, aplicações, entre outros. Tais valores são esperados, mas ainda não estão em caixa.
As contas a receber são registradas no balanço patrimonial como um ativo circulante, que é um recurso que a empresa espera converter em dinheiro no curto prazo, geralmente em até 12 meses.
Como fazer o controle de contas a receber?
O controle das contas a receber é importantíssimo para a saúde financeira, pois se tratando de um valor ainda não recebido, é possível que exista inadimplência por parte dos clientes. De acordo com os dados do Serasa, até agosto/24, 72,46 milhões de brasileiros estão em situação de inadimplência, o índice é apenas uma das justificativas sobre a importância da manutenção das contas a receber.
1. Organize as vendas e prazos de recebimento
A organização irá auxiliar a controlar e criar uma rotina de cobrança para o valor que ainda precisa entrar no caixa, sem desgastar a saúde financeira da empresa. Organize por datas, prazos, para que tenha clareza sobre quanto e quanto irá receber.
2. Utilize um sistema de gestão para acompanhar as entradas
Utilizar um sistema de gestão facilita e otimiza o fluxo de caixa, e assim as contas a receber, evitando erros na manutenção manual das contas. O sistema da vhsys é de fácil usabilidade, você consegue acompanhar as entradas e poupa tempo no dia a dia do negócio. Você pode testar gratuitamente nosso sistema!
No vhsys, o módulo de Contas a Receber é integrado aos módulos de vendas e serviços, permitindo que você controle os vencimentos, cadastre serviços recorrentes e emita boletos.
3. Emita notas fiscais de forma correta e no prazo
A emissão de notas fiscais da forma e no prazo correto evita “dores de cabeça” quando o assunto é contas a receber, quando o negócio segue o fluxo facilita a previsão e andamento no processo posterior, o recebimento pelo cliente.
4. Faça conciliação bancária regularmente
A conciliação bancária também é importante nesse processo, auxiliando no planejamento financeiro, na precisão de contas, identificando erros, por fim ajudando na segurança, evitando prejuízos.
5. Monitore periodicamente
Monitorar regularmente os pagamentos em abertos, enviar lembretes automáticos, por meio de e-mail, whatsapp e analisar periodicamente o fluxo do caixa, permite a previsão de recebimentos futuros e realizar as cobranças devidas.
Como cobrar meus clientes?
Fazer cobranças é uma parte delicada do negócio, mas é preciso estabelecer uma maneira de fazê-las. Assim como, é preciso estabelecer os passos e uma régua de cobrança, que será estabelecida de acordo com a necessidade do negócio.
1. Estabeleça uma política de cobrança
Ao montar a sua política de cobrança, fica mais claro e objetivo os prazos de pagamento aceitos pela sua empresa, as formas de pagamento possíveis, quais são os juros e multas por atraso e os procedimentos de cobrança.
Dessa forma, fica claro para a empresa e para o cliente quais são as medidas que serão tomadas.
2. Adote o envio de lembretes de pagamento
Os lembretes de pagamento são uma forma de evitar as cobranças e os atrasos no pagamento. Por isso, adote um sistema e estabeleça um fluxo de mensagens que serão enviadas, quais as datas de envio e qual o conteúdo.
Normalmente, o lembrete é feito em 5 ou 3 dias antes do vencimento da conta. Além disso, as empresas costumam reforçar o lembrete no dia de vencimento e colocar mensagens como “desconsidere se já tiver feito o pagamento” pois, o dinheiro também pode demorar a cair.
3. Contate o cliente
Se o cliente não efetuar o pagamento na data de vencimento, mesmo com os lembretes, em um primeiro momento, é necessário que você entre em contato com o cliente para verificar se existe algum problema que esteja impedindo o pagamento.
O ideal é fazer a primeira cobrança após 3 dias do vencimento. Seja por e-mail ou whatsapp, mantenha o tom profissional e evite conflitos.
Os próximos contatos devem acontecer periodicamente, mas, a partir de 15 dias de atraso do pagamento, opte por cobranças mais enfáticas, como por exemplo cartas administrativas de cobrança e também por ligações.
4. Negocie uma nova data
Se o seu cliente estiver passando por problemas que o impedem de pagar na data de vencimento estabelecida previamente, encontre a solução! É possível negociar uma nova data de pagamento que seja mais adequada para ele.
Neste caso, é importante formalizar o acordo por escrito para evitar mal-entendidos.
5. Aplique juros e multas
Caso o cliente não efetue o pagamento (com ou sem negociação de prazo), é possível aplicar juros e multas por atraso, sempre conforme a política de cobrança estabelecida.
6. Tome medidas judiciais
De acordo com a maioria das regras de cobrança, após 45 dias de atraso das contas, é comum recorrer às medidas judiciais.
Neste sentido, a sugestão é começar protestando as contas devidas em cartório e iniciar a cobrança judicial se houver mais atraso (cerca de 60 a 90 dias).
