A gestão de materiais é a tarefa de planejar, pesquisar e comprar produtos, e gerenciar a manutenção e organização dessas mercadorias na empresa – seja as que são vendidas para os consumidores finais ou usadas para a prestação de serviços.
No segmento de lojas de materiais de construção, é muito importante ter uma gestão de materiais eficiente e automatizada com um sistema ERP para que seja possível:
- Fazer melhores investimentos;
- Evitar falta ou excesso de produtos;
- Acelerar o giro de estoque e expandir as vendas;
- Reduzir prejuízos;
- Aumentar a produtividade;
- Melhorar a organização da empresa;
- Acelerar o crescimento de lucro e eficiência de toda a loja.
O que engloba a gestão de materiais dentro de uma loja de materiais de construção?
O objetivo da gestão de materiais é aproveitar ao máximo as mercadorias da empresa, priorizando o lucro e a eficiência dos processos da loja. Para isso, a gestão de materiais em uma loja de materiais de construção engloba atividades como:
- Planejar as compras de produtos;
- Organizar os produtos no estoque;
- Gerenciar a logística e distribuição dos produtos;
- Controlar as movimentações de estoque;
- Analisar a entrada e saída de itens;
- Estudar a demanda de mercadorias;
- Negociar com fornecedores;
- Avaliar o mercado, as demandas dos consumidores, tendências e períodos especiais de venda.
Gestão de materiais com ERP vhsys: como é?
As obrigações da gestão de materiais em um negócio não são tarefas simples, pois exige muita organização, atenção, controle e avaliações. Dessa forma, se torna imprescindível ter auxílio de um sistema que torne as atividades mais automatizadas, estruturadas e livres de erros.
Para você entender melhor como a sua gestão de produtos pode evoluir e gerar mais lucro para a loja, confira a seguir como o ERP vhsys ajuda os gestores e suas equipe.
1. Realização do inventário de estoque
O inventário de estoque é a lista de todos os produtos armazenados na loja para identificar quais itens estão disponíveis, suas quantidades, valores, validade, e outras informações que sejam relevantes para a loja ter registrado.
Para ter essa lista sempre completa e atualizada de acordo com o estoque físico, um sistema integrado com a área de vendas é fundamental para garantir a precisão da gestão de materiais.
Com um ERP, fica mais fácil e seguro realizar o inventário de estoque e acompanhar todas entradas e saídas em tempo real. Dessa forma, não é preciso fazer tantas revisões entre sistema e estoque físico para checar as quantidades de produtos, além dessa integração reduzir prejuízos.
2. Registro de fornecedores, transportadoras e produtos de maneira automática por XML de notas fiscais
Apenas com o arquivo XML da Nota Fiscal (NF-e) dos produtos, o vhsys extrai as informações dos fornecedores, fabricantes, transportadoras e produtos no sistema para facilitar, agilizar e organizar os cadastros de todos – uma tarefa fundamental para os processos de gestão de materiais.
3. Sistema ágil para cotações com diferentes fornecedores para a melhor opção de custo-benefício
A pesquisa e negociação com fornecedores toma muito tempo dos gestores. Para agilizar esses processos e tornar a decisão de compra mais assertiva, com o ERP vhsys é possível contar com um sistema de cotações.
O sistema de cotações é uma opção da loja de integrações para fazer cotações com fornecedores, manter o histórico de propostas organizado, obter mais previsibilidade sobre os lucros que podem ser obtidos e ter os melhores dados em mãos para poder negociar com excelência.
4. Emissão de ordem de compra para fornecedores
A emissão de ordem de compra para fornecedores é uma função muito utilizada no ERP pelos gestores de materiais. Com o sistema, fica mais fácil e seguro criar o documento que formaliza a compra de produtos ou serviços nas condições previstas em orçamento.
Com essa funcionalidade, mais agilidade e assertividade são acrescentadas nas negociações.
5. Pagamento de fornecedores integrado com o financeiro
Como o ERP é um sistema que integra vários setores da loja, é possível automatizar questões financeiras da gestão de materiais, como o pagamento de fornecedores.
Com isso, é possível reduzir ainda mais o tempo de conclusão dos pedidos, sem que seja necessário enfrentar atrasos ou dificuldades com o time financeiro para liberar a compra e a nota das mercadorias.
6. Padronização de materiais dentro da empresa
A padronização de materiais é a organização do cadastro de produtos. Com o ERP, é possível ter uma padronização eficiente das mercadorias, ganhar tempo agilizando as operações de cadastro, reduzir custos de erros de duplicidade e emitir relatórios.
No sistema vhsys, os gestores centralizam as informações e mantêm os produtos organizados por lote ou local de armazenamento, além de conseguir cadastrar rapidamente nome, peso, fotos, fornecedor, código de barras, imposto e tributos, preço de venda e custo e variações de produto.
7. Gestão de lotes e datas de validade
Faz parte da gestão de materiais estar preparado para resolver problemas. Por isso, é fundamental fazer o cadastro e a gestão correta do prazo de validade dos produtos e dos lotes.
Na entrada de produtos no sistema de controle de estoque, sempre registre os dados sobre o lote e a validade de cada mercadoria, pois isso ajuda a identificar com agilidade itens que podem estar danificados ou próximos do vencimento.
Por exemplo, a sua loja recebeu a reclamação de um consumidor que recebeu dois sacos de cimento perfurados. Em uma ocorrência dessas, a equipe pode identificar o lote desses produtos, verificar se os demais itens do mesmo lote também estão com esse problema e retirá-los do estoque.
8. Acompanhamento de pedidos por computador ou celular
Além do sistema utilizado em computadores e tablets, o vhsys também disponibiliza um aplicativo para registrar pedidos, orçamentos, contas e produtos, controlar permissões de uso e acompanhar todos os seus resultados.
Dessa forma, a equipe ganha mais agilidade na execução de tarefas e gestão um melhor controle.
9. Integração entre estoque, vendas e emissor de notas
A gestão de materiais em uma loja de materiais de construção é o primeiro passo da venda de produtos e serviços, por isso é necessário ter todos os setores alinhados nos processos, para que o trabalho corra sem furos nas atividades.
Com um sistema ERP como o vhsys, todas as etapas de cadastro de produtos, estoque, emissor de notas fiscais e vendas ficam integrados para que os dados sejam atualizados automaticamente, as informações sejam coerentes e o histórico de movimentação de produtos fique sempre completo.
10. Definição de estoque mínimo e máximo para cada item
Uma função que facilita muito a vida dos gestores de materiais nas lojas de materiais de construção, onde é preciso repor muitos tipos de produtos, é a opção de definir um estoque mínimo e máximo para cada mercadoria no sistema vhsys.
Quando a quantidade mínima e máxima de cada item é atingida no estoque, imediatamente o gestor recebe um alerta para poder organizar a compra dos produtos ou monitorar quantidades que excedem o limite. Dessa forma, a rotina de reposição é agilizada e melhor organizada, além de ser possível verificar falhas no estoque em grandes quantidades de produtos.
11. Relatórios
As empresas que usam dados para tomar decisões tendem a alcançar melhores resultados financeiros, segundo pesquisa feita pela Gartner.
De acordo com a pesquisa, gestores que investem em análise de dados e em sistemas para gerar relatórios conseguem um crescimento de receita mais rápido e uma margem de lucro maior em comparação com as empresas que não realizam essas avaliações.
Por essas razões, criar e analisar relatórios é uma tarefa que deve ser frequente na gestão de materiais. Portanto, marque na sua agenda um dia para realizar essa atividade todos os meses, pois os relatórios permitem encontrar falhas, prejuízos, oportunidades de melhorias e novas demandas ou tendências.
Com um ERP, o gestor fica responsável por avaliar as informações e definir as ações, pois a tarefa de criar o relatório é feita em segundos pelo sistema.
Para a gestão de materiais, os relatórios que devem ser priorizados são o de estoque, custo médio dos produtos e inventário, por que impactam diretamente os resultados dessa área.
Relatório de estoque
O relatório de estoque consiste em ter as informações detalhadas dos produtos e as movimentações feitas em determinado período, como:
- Quantidade de produtos em estoque;
- Valor total dos produtos em estoque, incluindo o custo de aquisição e outros custos associados, como o de manutenção;
- Vendas;
- Entrada de novos itens;
- Prazo de validade
- Produtos danificados ou devolvidos
- Produtos obsoletos que não são mais vendidos ou que têm baixa demanda.
Relatório de custo médio
O custo médio de estoque muda a cada entrada de mercadorias. Por isso, é importante constantemente avaliar os relatórios de custo médio de estoque para organizar a compra de novos produtos, movimentar alguns itens e fazer promoções, por exemplo.
Relatório de inventário
Um relatório de inventário de estoque mostra os produtos e todas as suas informações, como a quantidade de itens, os preços, o valor total do estoque e a data da contagem. Este relatório serve para fazer conferências entre o sistema e o estoque físico, além de ajudar a identificar problemas ou oportunidades para melhorias na gestão de materiais.
O que acontece se não é feito uma boa gestão de materiais?
Quando a gestão de materiais é eficiente, é desorganizada e não utiliza um sistema ERP, a empresa pode sofrer com questões como:
- Perda de vendas pela falta de mercadorias;
- Produtos em quantidades excessivas por compras erradas, resultando em desperdício de dinheiro e espaço de armazenamento;
- Problemas de qualidade, segurança e direito do consumidor com materiais inadequados ou vencidos;
- Desperdício de tempo e recursos: a falta de um sistema eficiente de gestão de materiais pode fazer com que seja necessário reorganizar os produtos com mais frequência, fazer conferências, compras de produtos errados, entre muitos outros problemas.
Em geral, uma má gestão de produtos afeta diretamente os resultados financeiros das empresas. Por isso, é muito importante avaliar e reorganizar essa área, além de contratar os recursos necessários.
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