Você sabe o que é BPO financeiro? Talvez você possa não estar familiarizado com esse termo, mas com certeza conhece algum serviço de BPO, como algumas atividades de contabilidade, por exemplo.
O profissional contábil, por definição, já é visto como um BPO, uma vez que seus clientes terceirizam alguns processos contábeis, fiscais, entre outros. O BPO financeiro é uma extensão desse serviço já realizado.
O termo BPO financeiro surgiu da transformação constante nas estruturas dos negócios. Essa tendência é uma oportunidade para contadores e prestadores especializados que querem gerar custo benefício, tornar a gestão financeira menos complexa e trazer mais rentabilidade para o empreendimento dos seus clientes.
O que é BPO financeiro?
BPO financeiro significa Business Process Outsourcing ou, em português, Terceirização de Processos de Negócios. É a terceirização de processos financeiros de uma empresa para um provedor de serviços especializado.
Nem todos os empreendedores estão preparados para cuidar da gestão financeira do seu negócio. A situação se agrava quando essa gestão necessita de atenção, e muitas vezes é deixada de lado, pois o principal foco é a operação.
Mas, isso pode ser mudado, caso o empreendedor opte por delegar essa função a um especialista.
BPO Financeiro, especificamente, é a terceirização do processo de gestão financeira, serviço que está revolucionando a maneira de gerir o financeiro das empresas, pois contempla todas as rotinas de gestão de recebíveis e pagamentos a fornecedores com auxílio da tecnologia.
Trata-se de um benefício estratégico que gera soluções para empreendimentos e possibilidade de negócios para contadores, pois seus clientes vão delegar toda responsabilidade financeira da empresa ao seu escritório contábil, trazendo assim vantagens relevantes para profissionais da área contábil que vão desde o aumento da receita até a diferenciação do mercado.
Como funciona o serviço de BPO financeiro?
Os serviços de BPO financeiro funcionam através das atividades que envolvem o dinheiro da empresa e podem ser terceirizadas para facilitar a gestão, como a contabilidade, gestão fiscal e tributária, planejamentos, relatórios com indicadores financeiros, controle de contas a pagar e a receber, entre muitas outras.
Quais são os serviços feitos por um BPO financeiro?
Um BPO financeiro pode realizar serviços relacionados às atividades financeiras de uma empresa, como por exemplo:
- Contabilidade;
- Serviços de folha de pagamento;
- Gestão do fluxo de caixa;
- Contas a pagar e a receber;
- Conciliação bancária;
- Planejamento estratégico;
- Planejamento tributário;
- Análise de crédito;
- Gestão da documentação;
- Compliance e conformidade;
- Relacionamento com instituições financeiras.
Qual a diferença entre BPO financeiro, consultoria e assessoria?
O BPO financeiro, a consultoria e a assessoria financeira são serviços da área financeira, mas apresentam diferenças principalmente em termos de objetivo e abordagem.
O BPO financeiro é o profissional terceirizado para executar atividades financeiras. Nesse caso, a empresa contratante transfere a responsabilidade por tarefas financeiras específicas, como contabilidade, folha de pagamento, conciliação bancária, entre outras, para uma empresa ou profissional de BPO financeiro.
Já a consultoria financeira não realiza atividades operacionais de uma empresa, pois o serviço tem como objetivo analisar a situação financeira de um negócio e orientar estratégicas para empresas ou empreendedores, ou seja, o foco é totalmente estratégico, na maioria das vezes será a equipe do seu negócio ou um BPO financeiro que executará as ações instruídas pela consultoria, por exemplo.
Enquanto a assessoria financeira envolve a análise, orientação e suporte para transações financeiras específicas, como instrução de investimentos, fusão ou aquisição de outra empresa, compra de imóveis, reestruturação de dívidas, entre outras ações.
Assim como a consultoria financeira, os assessores financeiros devem ter um elevado conhecimento e experiência técnica na área para serem consultados. Nesse, a diferença entre ambos está no propósito da instrução: consultores para questões financeiras em geral, assessores para investimentos, enquanto os BPO financeiros são para a execução de diferentes tarefas financeiras.
Porque é vantajoso contratar um BPO financeiro?
Se você sabe o que é um BPO financeiro, sabe que isso significa terceirizar algumas atividades com profissionais altamente qualificados para obter aumento de eficiência nos processos, aumento dos resultados financeiros e ganho de tempo.
Reduz custos trabalhistas
Terceirizar atividades financeiras para um BPO financeiro é uma opção mais econômica do que contratar muitos funcionários no regime CLT, pois assim a gestão não precisa se preocupar com custos de contratação, rescisão, treinamentos, entre outros encargos trabalhistas.
Além disso, as operações financeiras precisam sempre ser realizadas com muita atenção pelos profissionais responsáveis. Por isso, é importante que os gestores apliquem medidas que impeçam que a equipe interna da empresa fique sobrecarregada.
Porém, nem sempre faz sentido para a empresa contratar novos funcionários, seja por não poder aderir novas despesas trabalhistas ou porque algumas vezes não há uma quantidade grande de tarefas que justifique um novo colaborador.
Uma situação comum que já citamos anteriormente é a terceirização da contabilidade. Em algumas empresas, principalmente as de pequeno porte, não há atividades suficientes para contratar um contador. Então, a solução que muitos gestores encontram é terceirizar essa atividade com escritórios de contabilidade, por exemplo.
Melhora a organização da empresa
A organização é fundamental para qualquer setor da empresa, em especial o financeiro que, quando tem processos desalinhados, pode prejudicar a empresa impedindo seu crescimento ou gerando inadimplência.
Contratar um BPO financeiro pode trazer grandes benefícios nesse sentido de organização. A terceirização de alguns serviços pode ajudar a empresa a organizar suas finanças e melhorar os fluxos de trabalho para lidar com as atividades diárias.
Mais produtividade e eficiência
Contratar um BPO financeiro permite que toda a gestão e suas equipes tenham mais tempo para investir nas operações internas da empresa com mais eficiência.
Redução de riscos financeiros
Erros nas folhas de pagamento, falhas contábeis, fraudes internas ou outros problemas financeiros podem impactar negativamente a empresa de diversas maneiras.
Ao ter um BPO financeiro, a empresa passa a contar com especialistas que têm um conhecimento aprofundado e atualizado das regulamentações financeiras e das práticas mais adequadas do mercado. Isso pode ajudar a empresa a reduzir erros e a obter mais qualidade nas entregas feitas por esses profissionais.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico define os objetivos e as ações da empresa nos próximos meses ou anos.
Nem sempre os gestores de um negócio possuem o tempo ou a expertise necessária para traçar metas e definir as estratégias certas, por isso precisam de um BPO financeiro focado na entrega de em um planejamento assertivo.
Em outros casos, a liderança precisa de profissionais terceirizados para trazer uma visão mais ampla do mercado e criar um planejamento mais agressivo comercialmente, por exemplo.
Auxílio para tomada de decisão
Se você é gestor, sabe que para tomar decisões dentro da empresa é preciso analisar diversos dados e relatórios, certo? Um BPO financeiro pode auxiliar essa etapa com informações relevantes e atualizadas do mercado, além de relatórios mais específicos do ambiente interno e externo do negócio.
Uso de tecnologias modernas
A evolução tecnológica é relevante para todos os processos de uma empresa, inclusive os da área financeira. Utilizar sistemas que ajudam a tornar a execução das atividades mais ágeis e seguras gera resultados muito positivos.
Um dos sistemas mais utilizados para a gestão financeira é o ERP, um tipo de sistema de gestão empresarial que integra as principais áreas da empresa (vendas, estoque, financeiro, pagamentos, cadastros, etc.), automatizando muitas tarefas e organizando os setores.
O ERP também facilita tanto o trabalho da empresa, como dos BPOs financeiros, pois alguns softwares permitem compartilhar um acesso exclusivo para os profissionais terceirizados, permitindo que eles tenham acesso apenas as informações que precisam coletar. Dessa forma, os BPOs acessam o que precisam sem interferir nos outros setores.
O sistema também evita que os gestores percam tempo organizando toda a papelada necessária para enviar aos profissionais terceirizados, pois os BPOs podem encontrar todos os dados que precisam no sistema de maneira totalmente segura.
Um exemplo é o sistema ERP vhsys, desenvolvido para o pequeno negócio que disponibiliza um acesso específico para os gestores fornecerem aos contadores. Isso exclui a necessidade de perder tempo organizando relatórios e documentos para enviar ao BPO responsável pela contabilidade, além de evitar erros e falhas nas informações, pois o profissional consegue coletar tudo que precisa direto no sistema, com a restrição e segurança necessária para as informações da empresa.
Facilidade na conciliação bancária
A conciliação bancária é o processo de comparar e atualizar as informações das vendas registradas internamente na empresa (registro de vendas e pagamentos) com as movimentações na conta bancária (pagamentos feitos ou recebidos).
É uma atividade que deve ser feita diariamente e é indispensável para o controle financeiro de qualquer negócio, além de garantir a conformidade dos pagamentos feitos ou recebidos e identificar erros que podem gerar prejuízos financeiros ou fiscais.
Para tirar essa demanda da sua operação e ganhar tempo sem perder o controle financeiro da sua empresa, você pode contar com um recurso chamado Conta Integrada do ERP vhsys!
A Conta Integrada é digital e gratuita para os clientes do sistema vhsys. Nela você emite boletos bancários, realiza outras atividades de pagamentos e, claro, configura a conciliação bancária automática e o resto da burocracia é com o vhsys!
Assim que o pagamento for realizado pelo seu consumidor, sua conta e ERP são atualizados automaticamente.
Isso significa que você não precisa mais perder horas para fazer sua conciliação bancária. Na Conta Integrada tudo é automatizado, facilitando o controle financeiro e operacional.
Como saber se preciso de um serviço de BPO financeiro?
Para decidir se você precisa de um BPO financeiro, você pode analisar alguns fatores na sua gestão, como:
- Sobrecarga de trabalho: você e sua equipe estão sobrecarregados devido a um alto volume de tarefas financeiras operacionais? Se a carga de trabalho estiver dificultando o desempenho eficiente das atividades financeiras, mas não há necessidade ou recursos para contratar mais um profissional para a sua equipe, então o BPO financeiro pode ser uma opção a ser considerada.
- Falta de tempo para atividades estratégicas: existem muitas tarefas primordiais na sua operação que precisam ser executadas, certo? Mas, também há atividades estratégicas que devem ser analisadas, criadas e colocadas em prática para que seu negócio continue funcionando e crescendo, não é mesmo? Portanto, se as atividades operacionais estão sendo concluídas, mas as atividades estratégicas estão sendo deixadas de lados, é o momento de reavaliar a sua organização e passar algumas tarefas operacionais para um BPO financeiro para que você e sua equipe possam focar no que realmente importa: fazer a sua empresa crescer!
- Falta de conhecimento ou experiência: se você ou sua equipe não têm todas as habilidades necessárias para lidar com determinadas atividades financeiras, você pode contratar um BPO financeiro para fornecer a expertise necessária na execução das tarefas.
- Redução de custos: ter um departamento financeiro interno está se tornando caro? Ou você não tem mais como investir em novas contrações internas? Então o BPO financeiro pode ajudar a reduzir custos operacionais, eliminando a necessidade de contratar e treinar colaboradores, investir em equipamentos ou lidar com questões trabalhistas, pois um BPO é contratado como PJ para prestar serviços à sua empresa.
Como contratar um BPO financeiro para minha empresa?
Contratar um BPO financeiro pode ser uma ótima estratégia para empresas que precisam terceirizar suas atividades financeiras, pois assim é possível reduzir custos, ampliar os resultados, gerar mais produtividade para a equipe interna da empresa e também para melhorar a eficiência de seus processos.
Para contratar um BPO financeiro, os gestores podem atender aos seguintes passos:
- Avalie as necessidades financeiras da sua empresa: identifique as atividades que realmente valem a pena terceirizar no seu negócio.
- Pesquise fornecedores com alta credibilidade: estude o histórico de clientes atendidos pelos profissionais que você está avaliando contratar, busque recomendações e entenda como cada BPO trabalha para escolher o que mais faz sentido para a sua empresa.
- Inclua os custos no seu planejamento financeiro: lembre-se de incluir os valores pagos ao BPO no seu planejamento financeiro e de contas a pagar.
- Faça um contrato: ao escolher um BPO, sempre faça um contrato de serviço para que a relação seja devidamente formalizada e assegurada. No contrato insira os serviços prestados, termos e condições, leis de proteção de dados da empresa, prazos, entre outros termos que protejam esta relação.
- Estabeleça prazos, condições e uma boa comunicação: para que a relação entre BPO e a equipe interna da empresa seja positiva, no início sempre acerte quais serão os prazos, detalhe as atividades que serão realizadas, quais as condições, o que a empresa precisa fornecer, entre outros processos que facilitam a organização.
Otimize o seu BPO financeiro com apoio da vhsys
Como vimos, a terceirização de processos é uma tendência que veio para ficar, e a gestão financeira das empresas ainda é considerada um problema nos empreendimentos.
Os principais problemas são:
- Misturar finanças;
- Falta de controle financeiro;
- Medo da inovação;
- Fluxo de caixa.
Com isso em mente, contar com a tecnologia nessa trajetória é indispensável, e ter um sistema de gestão empresarial em que tudo pode ser acompanhado em tempo real traz agilidade na realização deste serviço. Dessa forma, você terá a visualização de todas as informações que precisa oferecer para quem fará o BPO financeiro da sua empresa, montando diagnósticos de um jeito fácil e descomplicado.
De que forma o sistema ERP da vhsys contribui para o BPO financeiro?
O ERP vhsys é um sistema de gestão empresarial que permite que as empresas integrem os seus principais setores e tenham todos os processos e as informações organizadas de maneira segura em uma única plataforma – o que ajuda e facilita muito o acesso e o trabalho dos BPOs financeiros.
Organização e segurança de documentos e informações financeiras
O vhsys permite armazenar e organizar documentos financeiros importantes, como faturas, notas fiscais e relatórios de vendas, em um único local. Isso facilita o acesso rápido e seguro a essas informações, evitando a perda de documentos importantes para o trabalho do BPO.
O sistema também oferece recursos de segurança, como backups automáticos ilimitados e controle de acesso, para proteger os dados financeiros da empresa.
Controle de acesso com permissões personalizadas
O sistema vhsys permite atribuir diferentes níveis de permissões de acesso aos usuários, fornecendo acessos específicos para contadores ou BPOs financeiros. Dessa forma, ele pode ter fácil acesso aos dados que precisa, e a empresa mantém a segurança de todos os processos e dados sensíveis que estão no sistema garantindo que nada seja alterado sem a devida autorização.
Relatórios e análises financeiras
O ERP da vhsys oferece recursos de geração de relatórios e acompanhamento de dados em tempo real sobre as vendas e finanças da empresa. Isso permite que o BPO financeiro acompanhe indicadores-chave de desempenho, como fluxo de caixa, margem de lucro, giro de estoque, desempenho e comissão de vendedores, entre outros.
Esses relatórios fornecem informações valiosas para avaliar a saúde financeira da empresa, identificar tendências e tomar medidas corretivas ou estratégicas sem que seja necessário gastar muito tempo tentando encontrar informações da empresa – o que acontece muito quando o negócio não tem um sistema de gestão para organizar a operação.
