Toda empresa precisa emitir notas fiscais, depois de fazer a venda de um produto ou serviço. Mas, uma das perguntas que talvez assombram os empreendedores é: qual o melhor emissor de nota fiscal eletrônica para meu negócio?
A resposta para essa pergunta é: depende. Mas, por quê?
Um emissor de nota fiscal ideal é aquele que se adapta a necessidade de sua empresa. Além disso, precisa se adequar seu segmento, a quantas notas precisa emitir por mês e até o quanto está disposto a pagar por um emissor.
Ainda existem emissores gratuitos no mercado. Mas, por apresentarem falhas e não ter suporte, as empresas têm deixado de optar por esse tipo de emissor.
Neste post, vamos te ajudar a entender como funciona um emissor de nota fiscal, o que é sistema de gestão (ERP) e qual dos sistemas é melhor para sua empresa. Confira!
Como funciona um emissor de nota fiscal?
O emissor de nota fiscal eletrônica é um sistema onde são preenchidos os dados fiscais de uma operação comercial. Após o arquivo eletrônico gerado, o mesmo é assinado digitalmente via certificado digital, que garante a integridade das informações, assim como a autoria da emissão.
Depois que esse processo é feito, o documento é transmitido para a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado, de forma online. Assim, o órgão faz a validação da nota e a autorização de uso do documento. Por fim, a nota fiscal também é transmitida para a Receita Federal e fica armazenada no repositório de notas nacional.
Para que você possa transportar uma mercadoria, é preciso que ela seja acompanhada do DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Como a nota é online e não precisa ser impressa, este documento contém os dados do documento e o mesmo é apresentado em postos fiscais.
Como habilitar emissor de nota fiscal eletrônica?
Para que sua empresa possa emitir notas fiscais, é preciso cumprir alguns requisitos:
- Fazer o credenciamento de seu CNPJ perante à Sefaz;
- Efetuar o cadastro de autorização de uso;
- Possuir certificado digital (e-CNPJ A1 ou A3);
- Ter um emissor de nota fiscal.
Depois que cumprir todos esses requisitos, você pode habilitar o seu emissor de nota fiscal. Porém, cada sistema possui um passo a passo diferente.
Mas, na maioria deles, quando você faz o cadastro de autorização de uso, já informa o CNPJ da empresa que fornece o emissor para sua empresa.
Após isso, você apenas habilita seu emissor conforme o modelo de nota que irá emitir. Com isso, o fornecedor de seu emissor reconhece o uso do sistema por sua empresa. Logo em seguida você recebe um e-mail da Sefaz de seu estado. Por fim, este informa a conclusão do processo.
Neste momento, caso tenha qualquer dúvida em relação ao cadastro na Sefaz, emissão de certificado e autorização de uso, consulte seu contador.
As empresas que fornecem emissores de notas fiscais, também conseguem te auxiliar com todo esse processo. Isso, caso algum erro emissor de nota fiscal eletrônica seja apresentado.
Como baixar o emissor de nota fiscal eletrônica?
Atualmente, os emissores de nota fiscal não precisam mais de implantação. Muitos sistemas já usam a tecnologia SaaS (na nuvem), para disponibilizar seu emissor aos clientes.
Normalmente, após a contratação do software, a empresa libera o acesso via login e senha. Desta forma, você pode utilizá-lo em qualquer computador ou dispositivo.
Essa facilidade é permitida também, pois hoje existem certificados que são arquivos de computador. Isso, possibilita a operação das empresas em diversos aparelhos.
Mas, como baixar emissor de nota fiscal eletrônica gratuito?
Alguns emissores gratuitos ainda precisam de instalação, pois não tem a mesma tecnologia citada acima.
Nestes casos, na própria página de download do emissor, existe um passo a passo detalhado de como baixar emissor de nota fiscal eletrônica gratuito e instalá-lo.
Em virtude de ser gratuito, muitos desses emissores não contam com suporte. Então, caso tenha alguma dúvida em relação a como instalar emissor de nota fiscal Sebrae, por exemplo, consulte fóruns na internet.
Porém, eventualmente, os sites de download tem espaços para comentários e muitas dúvidas são respondidas pelos próprios usuários nesta página.
O Sebrae possui um emissor gratuito. Além do passo a passo completo disponibilizado para instalação, você pode entrar em contato com eles para tirar dúvidas. Outras empresas, como a VHSYS, também oferecem a opção de emissor gratuito de NFe.
O que fazer quando o emissor de nota fiscal eletronica não abre?
Quando você tem um emissor pago, normalmente as empresas dispõem de suporte gratuito e especializado, para ajudar nesta situação. Muitas vezes, você até conta com páginas de suporte, com manuais detalhados relatando o que fazer quando esse problema acontece.
Mas, com emissores gratuitos, você pode não ter essa facilidade, como citamos acima. Nesses casos, consulte seu contador ou mesmo fóruns que falam a respeito dos emissores gratuitos.
Outras pessoas com certeza já passaram por essa mesmo situação e deixaram em fóruns respostas completas do que se fazer quando o emissor de nota fiscal eletrônica não abre.
Qual o melhor emissor de nota fiscal eletrônica?
Antes de contratar um emissor de notas fiscais, é preciso analisar as necessidades de sua empresa. Alguns pontos para se pensar podem ser:
- Que tipos de notas preciso emitir?
- Quanto estou disposto a pagar por um sistema?
- Terei suporte especializado quando precisar?
- O emissor se adequa ao meu segmento?
- Quais vantagens ou benefícios extras terei com o emissor?
Analisar bem o que um emissor precisa ter para atender a sua empresa, faz com que você contrate o serviço correto para sua empresa. Além disso, te ajuda a economizar, afinal, a maioria dos sistemas possuem assinatura anual.
Caso você precise cancelar o contrato antes do prazo contratado, pode ser que pague multa por isso.
Atualmente, existem diversos tipos de emissores de notas fiscais no mercado. São sistemas para notas específicas, que lançam todos os tipos de documento. Outros até que fornecem soluções de gerenciamento de notas e backup.
Mas, o que muitos gestores têm preferido, são os emissores integrados a um sistema de gestão. Pois, além de lançarem suas notas, ainda conseguem fazer em apenas um lugar o controle financeiro, de vendas, estoque e ainda integrar com lojas virtuais e marketplaces.
Ter um sistema de gestão ou ERP (como também é conhecido), tem facilitado a rotina dos gestores, como também automatizado atividades. Isso faz com que se aumente a produtividade, e consequentemente o tempo é otimizado.
O software permite assim, que o empreendedor tenha mais tempo para pensar e trabalhar em ações mais estratégicas para seu negócio.
Afinal, o que é sistema de gestão?
Um sistema de gestão ERP, é um programa de computador que ajuda o empreendedor ou gestor a automatizar processos do negócio.
Com o software você faz a gestão integrada do estoque, financeiro, vendas, além de emitir notas fiscais. Com um ERP, você também consegue gerar relatórios gerenciais completos de seu negócio.
Assim, não perde mais tempo buscando informações em diversas planilhas, para acompanhar de forma precisa o desempenho dos setores de sua empresa.
Além disso, um sistema de gestão ainda possui uma equipe de suporte especializada para te ajudar a usar todas as funcionalidades. Ao mesmo tempo, em qualquer momento que tiver dúvidas sobre o uso, ou qualquer problema apresentado, você poderá contar com o apoio do suporte.
A VHSYS possui um sistema de gestão completo para micro e pequenas empresas. Com ele, você faz o controle de todos os setores de seu negócio e ainda conta com uma loja exclusiva de aplicativos.
Com eles, você personaliza o sistema conforme sua necessidades e ainda tem a possibilidade de integrar com marketplaces, lojas virtuais e até fazer a antecipação de recebíveis de seus pagamentos.
Você pode testar gratuitamente o VHSYS por 7 dias. Experimente agora mesmo!
Conclusão
Como vimos existem diversos tipos de emissor de notas fiscais, assim como soluções mais completas de gestão, como o ERP.
Mas, antes de optar por um emissor de nota fiscal, é importante analisar as reais necessidades do negócio, para contratar o sistema certo.
Diante das diversas soluções do mercado, é importante ficar atento às ofertas, funcionalidades e quais os benefícios terá utilizando determinado software.
Atualmente, os empreendedores têm buscado por soluções mais completas, como um software de gestão. Isso, porque ele possibilita não só a emissão de notas fiscais, mas o controle completo de todas as áreas da empresa.
Um ERP é mais indicado para as empresas, pois o gestor passa a ter um controle mais preciso sobre o desempenho do negócio. Além disso, o sistema permite que a tomada de decisões seja mais rápida com a ajuda dos relatórios gerenciais.
Um sistema, também auxilia na melhora da produtividade e otimização de tempo. Todavia, faz com que você tenha mais tranquilidade para pensar em ações estratégicas de crescimento do negócio.
E aí? Conseguiu definir qual a melhor opção para sua empresa? Esperamos ter ajudado 🙂
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