Empresas de materiais de construção enfrentam muitos desafios na rotina de gestão: dar baixa no estoque a cada venda, fazer conferências de cada tipo de parafuso, emitir nota fiscal, fazer reposição de produtos, estar em dia com as contas a pagar e receber, entre muitas outras tarefas importantes para o bom funcionamento do negócio.
É desafiador realizar manualmente todas essas demandas e ainda manter a empresa em crescimento, não é mesmo?
A boa notícia é que um ERP é a ferramenta ideal para empresas de materiais de construção, pois permite realizar as tarefas de maneira automatizada e eficiente, permitindo que a equipe e gestão da loja tenham mais tempo e produtividade.
O que é um ERP e como funciona para empresas de materiais de construção?
ERP, Enterprise Resource Planning, que significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”, é um sistema de gestão com funções importantes para a administração de um negócio, e que integra todas as áreas da empresa como vendas, finanças, estoque, cadastros, entre outras.
Sendo considerado muitas vezes o “coração” de qualquer negócio, o sistema de gestão é um dos primeiros softwares que os empreendedores contratam.
Para empresas de materiais de construção, um ERP é essencial para garantir a produtividade e o funcionamento correto da loja.
Funcionalidades de um ERP para loja de materiais de construção:
O ERP integra as principais áreas e funções que uma loja precisa para funcionar de maneira automatizada e com mais produtividade. Confira a seguir quais são as funções de um sistema de gestão ideal para empresas de material de construção.
- Gestão de estoque integrada com outras áreas para evitar erros na quantidade de produtos, perda de vendas, falta de itens, atraso na reposição, e muito mais.
- Controle de vendas para ter um histórico correto dos produtos vendidos e gerenciar informações de pagamentos, clientes, comissões dos vendedores, etc.
- Cadastro para ter os dados dos clientes, funcionários e fornecedores armazenados de maneira organizada e segura.
- Controle financeiro para manter os pagamentos e cobranças sempre em dia.
- Emissão rápida de todos de notas fiscais: NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, MDF-e.
- Sistema PDV para frente de caixa.
- Gestão de serviços.
- Loja de integração para conectar o ERP com outras plataformas, aplicativos e maquininhas de cartão.
- Relatórios completos e acompanhamento de dados em tempo real para decisões estratégicas.
7 vantagens do ERP para empresas de materiais de construção
Você já sabe o que é um ERP e quais são as principais funcionalidades desse sistema. Agora descubra os melhores benefícios que essa ferramenta de gestão proporciona para milhões de empresas de diferentes portes.
1. Otimização de processos
Otimizar um processo significa encontrar uma solução para executar uma tarefa da maneira mais rápida e correta, excluindo etapas desnecessárias e priorizando a eficiência.
Com o fácil acesso a tecnologia, o termo “otimização de processos” ficou muito conhecido no ramo do empreendedorismo, pois com a ferramenta certa muitas empresas passaram a automatizar as demandas, ganhar tempo e reduzir falhas.
Essa realidade não é diferente com as empresas de materiais de construção, que com um ERP conseguem transformar a rotina da equipe e da gestão da loja.
Por exemplo, ao invés da equipe de atendimento dar baixa no estoque manualmente, o sistema de gestão executa essa demanda automaticamente a cada venda, essa automatização permite agilizar o serviço, evitar erros de informação no estoque e organizar o histórico de vendas.
Outro exemplo é a gestão de estoque em ERPs como o vhsys, em que é possível definir o estoque mínimo e máximo para cada item. Quando um produto atinge a quantidade mínima definida, o gestor é notificado imediatamente para realizar a reposição. A mesma coisa acontece quando a quantidade máxima é alcançada, pois ajuda a monitorar e evitar a compra de itens desnecessários.
2. Automação e integração do controle de estoque
A gestão de estoque de uma loja de material de construção é uma das áreas que mais precisa de atenção. Contratar um ERP para gerenciar, automatizar e integrar o estoque com todas as áreas da empresa é muito importante para:
- Acompanhar o saldo e a movimentação diária;
- Dar baixa automaticamente nos itens a cada venda;
- Ter um histórico completo sobre os produtos;
- Evitar a falta de mercadorias importantes na loja;
- Impedir reposições desnecessárias;
- Ajudar os gestores a tomarem decisões estratégias sobre produtos parados há muito tempo no estoque e produtos que apresentam um volume alto de saída;
- Facilitar a localização dos itens no estoque físico;
- Gerenciar mercadorias próximas a validade;
- Administrar lotes que apresentam problemas.
3. Padronização de procedimentos
Padronizar tarefas é fundamental para a organização de qualquer empresa. Veja um exemplo: em uma loja de material de construção que faz controle de estoque por uma planilha, há três funcionários responsáveis pela entrada de produtos e não existe padronização nessa tarefa.
Cada funcionário registra o nome de um mesmo produto de maneira diferente e assim surgem variações do mesmo item no arquivo com quantidade diferentes. Quando chegar a etapa do atendimento, o funcionário responsável pela venda pode não encontrar o produto com a quantidade correta no arquivo devido a essas variações.
Com um ERP, fica mais muito fácil padronizar todas as tarefas e impedir que esse tipo de erro aconteça, pois o sistema tem um fluxo pré-estabelecido e funções que ajudam a equipe e os gestores a seguir a organização correta.
4. Organização financeira e fiscal
Garantir a eficiência da gestão financeira de uma empresa, além de cumprir com todas as obrigações tributárias sem atrasos, não é uma tarefa fácil! Afinal, exige muita organização, responsabilidade e conhecimento.
Tanto para os gestores da área financeira, como para os contadores, o ERP é um sistema indispensável para manter as contas em dia, acessar com facilidade o histórico de vendas e as notas fiscais, fazer as devidas cobranças, monitorar todo o histórico de transações, entre outros dados e ações necessárias para manter as finanças da empresa em dia.
Com um ERP com controle financeiro, é possível:
- Automatizar contas a pagar e receber para manter tudo em dia;
- Controlar a movimentação com o fluxo de caixa;
- Facilitar a rotina de conciliação bancária;
- Contar com serviços recorrentes;
- Criar DRE gerencial e relatórios financeiros;
- Emitir boletos pelo sistema;
- Gerar um acesso exclusivo de consulta para os contadores acessarem os dados necessários para as tarefas tributárias.
5. Redução de erros operacionais
Emissão errada de notas fiscais, falta de segurança na armazenagem dos cadastros, informações incorretas no histórico de vendas, erros na quantidade de itens no estoque, produtos vencidos… Esses são apenas alguns exemplos de falhas que acontecem diariamente nas empresas de materiais de construção e que geram prejuízos financeiros.
Para evitar essas e outras situações, padronizar tarefas, treinar a equipe, automatizar processos e, principalmente, contar com um sistema de gestão que apoie a organização e execução das atividades permite que a loja de material de construção consiga mais estabilidade e assertividade.
6. Economia de gastos
Um ERP reduz gastos ajudando principalmente a evitar uma série de prejuízos em vários setores das empresas, como no estoque, contas a pagar e receber, obrigações tributárias, entre outros.
Além disso, o sistema de gestão ajuda a automatizar diversas tarefas, fazendo com que toda a equipe tenha mais tempo disponível para realizar outras atividades, o que dispensa a contratação de mais mão de obra em algumas áreas da empresa.
7. Apoio a gestão e tomada de decisão com informações integradas
Com as tarefas da empresa integrada em um único sistema, é possível gerar relatórios completos em poucos cliques, além de acompanhar dashboards dos dados em tempo real.
Exemplo de painel de dados para acompanhar os resultados da empresa em tempo real no ERP vhsys.
Ter todas as informações da empresa de maneira coerente em mãos, facilita e aperfeiçoa a tomada de decisões de quem precisa gerenciar uma loja de material de construção.
Estamos na famosa “era dos dados”, em que as empresas têm acesso à informações preciosas dos seus clientes e do próprio negócio, o que permite usar fatos e métricas para orientar as estratégias de crescimento da empresa de maneira muito assertiva.
Teste gratuitamente um ERP!
O vhsys é um sistema de gestão com diversas funcionalidades úteis para as lojas de material de construção.
Você pode explorar todas essas funções gratuitamente por sete dias para conferir como o seu negócio poderá ser mais organizado, produtivo e rentável com o ERP certo.
