De acordo com pesquisa do Sebrae, um em cada quatro empreendedores que não adotam sistemas de gestão financeira encerram as atividades de suas empresas em menos de dois anos.
Dessa forma, a utilização de um software é fundamental para organizar as atividades que devem ser realizadas, além da elaboração de relatórios e análise de dados para a tomada de decisões assertivas no empreendimento.
Você ainda está em dúvida se deve adotar um software para gerir as finanças de sua empresa? Continue neste artigo e confira as vantagens dos sistemas de fechamento e controle de caixa a partir dos seguintes tópicos:
Qual é o objetivo quando uma organização adota um sistema de gestão?
O principal objetivo da adoção de um sistema de gestão é concentrar todas as informações em um só lugar, integrando todos os setores desejados e possibilitando transparência à empresa, além de garantir maior segurança no acesso do material.
Isso permite que os dados financeiros – contas que devem ser pagas, investimentos realizados, lucros obtidos… – se relacionem entre si e estejam conectados para otimizar os processos, impedir retrabalhos, reduzir gastos e evitar desperdícios.
Além disso, a apresentação dessas informações proporciona a elaboração de relatórios detalhados das métricas e a análise desses dados em busca da melhoria contínua dos processos. A projeção de caixa é uma dessas variáveis e viabiliza a definição de investimentos que devem ser realizados no negócio.
O sistema de gestão também possibilita melhor visualização desses dados por meio de interfaces simples, que integram setores e informações conectadas entre si, além da projeção dos resultados da empresa para os próximos ciclos estratégicos.
Quais são as vantagens de se fazer o controle de caixa?
O controle de caixa é responsável pelo melhor gerenciamento financeiro do seu negócio. Estar a par dos recursos que entram e saem de suas mãos é importante para que as decisões sejam tomadas assertivamente.
O que está dando certo? O que está dando errado? No que eu devo investir para alcançar melhores resultados? Essas são algumas perguntas que devem ser feitas durante a análise de dados e de relatórios obtidos por meio do software.
Outra vantagem de se fazer o controle do caixa é identificar as despesas fixas e variáveis do seu negócio e o que deve ser realizado para reduzi-las, garantindo uma visão geral desses gastos, além das fontes de receita e dos principais serviços contratados.
Em empresas que se relacionam diretamente com controle de estoque, o controle de caixa também promove maior eficiência na realização dos processos e do contato com fornecedores, além do registro das vendas e a indicação de baixas.
Quais são as vantagens de um software?
A utilização de um software para o gerenciamento das finanças possibilita maior controle de investimentos e despesas que devem ser debitados, além da elaboração de relatórios e análise de dados para a realização de mudanças nos processos produtivos da empresa.
Confira a seguir outras vantagens da adoção de softwares:
- Controle de lucros e despesas: o software possibilita melhor gerenciamento das finanças da empresa. Nele, você pode classificar as suas fontes de receita, de gastos e de investimentos, além de automatizar processos fixos de pagamento e de recebimento.
- Relatórios e análise de dados: sistemas de gestão facilitam a geração de relatórios com informações pontuais sobre dado assunto, que podem ser analisadas para a tomada de decisão assertiva no negócio, como a otimização de um processo ou a redução de custos.
- Cybersegurança em nuvem: a utilização de um sistema de gestão possibilita a concentração das informações em um só lugar, em nuvem, podendo ser acessada a qualquer hora em qualquer local apenas por colaboradores autorizados. Geralmente, esses dados são protegidos por senha e possuem backups periódicos. .
- Otimização de processos: a análise de dados permite a identificação de gargalos, desperdícios e retrabalhos dos processos, Dessa forma, as métricas são interpretadas e as mudanças são realizadas estrategicamente em busca de melhores resultados contínuos.
- Criação de rotina: a adoção de um sistema motiva a periodicidade na coleta de informações sobre o seu negócio, para que o gerente possa analisar os dados de forma clara e assertiva. Outra variável é a padronização de arquivos que serão armazenados no sistema, como notas fiscais.
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Quais são as 4 principais vantagens da concentração de caixa?
A concentração de caixa permite melhor gerenciamento dos recursos de sua empresa. Assim, separamos para você as quatro principais vantagens da concentração de caixa. Confira a seguir:
Automatização do trabalho
A automatização do trabalho permite que processos simples de gerenciamento sejam realizados no software e os colaboradores possam se preocupar com processos mais complexos e estratégicos.
Dessa forma, essa automatização resulta em menos erros de digitação e cálculos, por exemplo.
Aumento da produtividade
A automatização realizada pelos softwares permite aumento da produtividade dos colaboradores, já que eles não precisarão demandar tempo para realização de atividades simples, como cálculos em planilhas, por exemplo.
Com isso, os colaboradores podem focar as suas responsabilidades em demandas mais estratégicas e analíticas, identificando e obtendo informações mais precisas para a tomada de decisão do negócio.
Segurança contábil e fiscal
O armazenamento de dados em nuvem possibilita segurança no acesso das informações, além de organizá-las para a prestação de contas no fim do mês.
As notas fiscais são automaticamente armazenadas para apresentação posterior e o cálculo dos impostos também é automatizado para prevenção de erros que resultem em multas e/ou juros por parte da Receita Federal.
Gestão do conhecimento
O software permite que todos os colaboradores possam acessar as informações da empresa, resultando em gestão do conhecimento para um setor ou para todo o empreendimento.
Agora que você já sabe quais são as vantagens de se adotar um software para fechamento de caixa, é hora de escolher o melhor.
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