Muitos empreendedores optam por um ERP para organizar as rotinas de seu negócio. Assim, ganham tempo, aumentam sua produtividade, assim como reduzem custos.
Um ERP é um programa formado por um conjunto de funcionalidades integradas. Elas permitem fazer a gestão de uma empresa em um só lugar.
A partir desses módulos, você tem uma visão ampla do desempenho de seu negócio e consegue fazer planejamentos muito mais precisos.
Todo gestor sabe que para a empresa crescer, é preciso ter dados sólidos sobre todas as suas áreas. Dessa forma, fica muito mais fácil reduzir gastos, diminuir gaps e visualizar pontos de melhoria em seus processos.
A melhor forma de entender como um sistema de gestão pode ajudar na organização de um negócio, é analisando os cases de outras empresas.
Sendo assim, neste post, vamos te mostrar cinco histórias de clientes que revolucionaram suas gestões, com um sistema online. Confira!
Maior rapidez na emissão de notas fiscais
Toda empresa que possui relações comerciais precisa emitir notas fiscais. Até um tempo atrás, esse processo era muito demorado.
Isso porque, a maioria dos gestores tinha à disposição apenas o emissor gratuito do governo. Sendo assim, a emissão do documento fiscal podia levar horas e não contava com suporte.
Com o tempo foram surgindo programas emissores de notas, que traziam mais agilidade, praticidade e suporte para o lançamento do documento.
Este foi o caso de Edgard Júnior, proprietário da empresa A Exclusiva. Ele conseguiu automatizar sua rotina, com o emissor de nota fiscal da vhsys.
“Antes eu usava o sistema para emissão de nota fiscal gratuito do governo. Cada vez que eu ia emitir uma nota era uma novela, às vezes, tinha colocado 15 itens na nota e na hora de emitir o sistema caia e eu tinha que começar tudo do zero. Com o VHSYS isso acabou, emitimos as notas em poucos minutos e o preenchimento automático de informações me poupa muito tempo”,
relata.
Além disso, Edgard ainda possui um sistema completo de gestão para sua empresa. Após uma venda, sua equipe do financeiro já lança a nota, emite os boletos e lança os pagamentos. Ao mesmo tempo, já atualiza o estoque, dando baixa nos produtos vendidos.
Se você ainda tem dúvida entre um emissor de nota fiscal e sistema de gestão, a dica é analisar suas necessidades. Atualmente, um emissor de notas emite apenas todos os tipos do documento fiscal.
Um sistema de gestão além de ter essa opção, ainda te ajuda no controle financeiro, de vendas e estoque de forma integrada.
Confira como o sistema de gestão da vhsys ajuda Edgard no controle de seu negócio:
Organização de estoque
Manter o estoque organizado pode ser um grande desafio para qualquer gestor. Ainda mais quando a empresa conta com uma quantidade muito grande itens a venda.
Além da organização, é muito importante fazer uma boa gestão de compras, assim como calcular o giro de estoque.
Dessa forma, você compra apenas o necessário e ainda consegue desenvolver ações para vender o estoque parado há muito tempo.
Ademais, com todos os produtos cadastrados no sistema, fica muito mais fácil emitir a nota fiscal. Você pode identificar o produto pelo nome ou código de barras e agilizar o atendimento ao cliente.
Foi usando o módulo de controle de estoque do vhsys, que Denise Mafra conseguiu organizar os mais de 5 mil itens de sua loja.
Ao mesmo tempo, a empreendedora contou com o suporte para a fase de transição de dados entre sistemas.
Assim, conseguiu exportar com facilidade as informações que já existiam no antigo sistema para o novo, o que facilitou ainda mais sua rotina.
“Quando mudei para o VHSYS, precisava fazer a transição entre os sistemas. Nesse momento o suporte foi muito importante, porque era muita informação e eu tinha muito receio em fazer todo o processo sozinha. O suporte de forma muito objetiva e tranquila me passou muita segurança e credibilidade, e isso fez com que eu me sentisse apoiada por alguém que poderia me ajudar na implantação do sistema, cadastro dos produtos e emissão de notas fiscais”,
conta.
Saiba como o sistema de gestão ajudou Denise a organizar o seu negócio:
Gestão financeira eficiente
Manter o caixa da empresa saudável é fundamental para que qualquer negócio prospere. É a partir dele, que as tomadas de decisões são feitas e define a expansão ou não da empresa.
Mesmo que controlar todo o financeiro pelo caderno ou planilhas, seja fácil e barato, pode ser que em algum momento as informações não fechem. Isso aconteceu com Guilherme Ratke, sócio do Restaurante Tempero do Jota.
Muitas vezes quando ia fazer o fechamento mensal, os valores não batiam e demorava muito para identificar onde estava o furo. A partir daí, surgiu a necessidade de contar com um sistema de gestão.
“Quando chega o final do mês, nós conseguimos consultar todo o demonstrativo financeiro dividido por fornecedores e clientes e emitir um relatório, onde conseguimos ver as falhas e acertos e assim repeti-los no próximo mês. Também é possível acompanhar esses demonstrativos em forma de gráficos, o que facilita ainda mais de maneira didática a forma de usar o sistema”,
expressa.
Assim, ele consegue ter ampla visão sobre o desempenho de sua empresa, o que ajuda em seu planejamento.
Veja como o ERP ajudou Guilherme a organizar sua rotina financeira:
Integração de rotinas
Com um sistema de gestão, você consegue integrar todas as rotinas do negócio com muita facilidade. Ao fechar uma venda, você já atualiza o financeiro, estoque e emite a nota fiscal em instantes.
Isso traz muita agilidade para o seu dia a dia, sobretudo, a segurança das informações. Isso, de certa forma, é díficil de conseguir quando se faz o controle de todos os setores da empresa, via cadernos ou planilhas.
Afinal, você precisa atualizar um a um e a rotina diária pode não permitir isso.
Após entender que as planilhas já não eram mais suficientes para gerenciar sua empresa, Ramilto Júnior passou a contar com um sistema de gestão online.
Com ele, além de controlar o financeiro, estoque e até emitir notas fiscais, ainda consegue gerar orçamentos e pedidos. Isso tudo com muita facilidade e rapidez, proporcionando um melhor atendimento ao cliente.
“Quando conhecemos a VHSYS, achamos que seria mais um teste de sistema que faríamos. Mesmo sendo um programa num formato único, ele é muito maleável e assim conseguimos ajustar facilmente o sistema no nosso ramo de atividade. Com todos os setores integrados, trouxemos mais agilidade nos processos e até mesmo conseguimos compatibilizar com a nossa contabilidade, o que nós não obtivemos com outros softwares”,
declara.
Veja como a integração de rotinas facilitou a gestão de Ramilto Júnior, proprietário da M. Decor:
Atendimento ao cliente
Hoje, atender bem o cliente é primordial para o sucesso do negócio. Afinal, um consumidor feliz tende a indicar a empresa para os amigos e sua receita pode assim, aumentar.
Isso, é ainda mais importante quando você atende potenciais clientes fora do escritório. Dessa forma, precisa criar pedidos e orçamentos e enviar o mais rápido possível ao consumidor.
Alguns ERPs do mercado, disponibilizam aplicativos do sistema aos seus usuários. Esses aplicativos ajudam o gestor ou vendedor a fechar pedidos e negócios pelo sistema, mesmo fora do escritório.
Além disso, já podem criar os orçamentos, assim como ordens de serviços e enviar por e-mail para os clientes ou empresa. Assim, todo o processo ganha mais agilidade e o consumidor é atendido muito mais rápido.
Foi assim, que Alexandre Luiz ganhou mais praticidade no atendimento aos seus clientes.
“O VHSYS trouxe muita facilidade na emissão de orçamento. Antigamente, nós usávamos planilhas para fazer o cálculo de orçamentos, mas isso demandava muito tempo. Hoje, fazemos tudo com muita praticidade. O acesso remoto permite que nossa empresa vá até o cliente, faça o levantamento de materiais necessários, preço de deslocamento e custo com mão de obra. Não tem erro, depois do VHSYS nós nunca mais furamos o orçamento”,
afirma.
Veja como o uso do aplicativo em atendimentos remotos facilitou a rotina de Alexandre, proprietário da Primatec Engenharia:
Como vimos, um sistema de gestão empresarial traz diversas soluções para qualquer tipo e tamanho de negócio. Apostar em um bom software proporciona muito mais segurança dos dados, melhora as tomadas de decisão e mantém todas as áreas organizadas.
O vhsys é um completo software de gestão, com controle financeiro, vendas, estoque e conta com emissor de notas fiscais.
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