[Planilha] Controle de Vendas

Consultor VHSYS

Gerenciar uma empresa demanda muita disciplina e visão estratégica do empreendedor, para fazer frente a todos os desafios que aparecem diariamente. Acompanhar de perto as vendas da sua empresa, por exemplo, é fundamental para manter a saúde financeira em dia, enfrentar a concorrência e minimizar os momentos de instabilidade do mercado, como o que enfrentamos atualmente. Diante desses motivos, o empresário não pode abrir mão de uma boa planilha de controle de vendas!

De acordo com o Sebrae, uma em cada quatro empresas brasileiras irá fechar antes de completar 2 anos de existência. E uma das principais causas para essa morte precoce é o descontrole financeiro, além da falta de habilidade de gestão do empreendedor. Confira também nosso artigo sobre os motivos que levam uma empresa à falência.

Planilha controle de vendas downloadSe você está lendo esse artigo é porque se preocupa em se aprimorar! Ou seja: já saiu na frente da concorrência! Vamos, então, aprender um pouco mais sobre a gestão da sua empresa — e de quebra, baixar uma super planilha de controle de vendas que vai ajudar muito a manter seus registros em dia.

A importância do controle de vendas

Em um mercado tão competitivo como o nosso, quanto maior o controle do gestor sobre os processos da empresa, maior a chance de sucesso do empreendimento. Por isso, contar com uma planilha em sua área de vendas é essencial para uma gestão eficiente.

Uma boa planilha possibilita o registro de todas as informações das vendas realizadas, ajudando o empresário a controlar o desempenho de sua equipe e a entender melhor o comportamento de seus clientes.

Além das possibilidades de planejamento que surgem desse controle, há as obrigações legais. É preciso registrar todas as vendas realizadas pela empresa para que seja feito o balanço anual e a apuração do lucro, o que define o regime de tributação no qual a organização se enquadra, bem como os impostos e obrigações a pagar.

Diante de tudo isso, um bom controle de vendas deve permitir que o empreendedor:

  • visualize facilmente todas as vendas efetivadas por sua equipe;
  • acompanhe o volume total de vendas por período;
  • observe a média diária das vendas, no total e por vendedor;
  • monitore possíveis oscilações;
  • consiga prever a demanda para o estoque.

Esse controle é o mínimo que o empreendedor precisa manter sobre o seu negócio. Nesse estágio, a planilha já costuma resolver. Pensando nisso, a VHSYS preparou uma planilha para você fazer o controle de vendas no dia a dia da sua empresa. Clique aqui para baixar o material.

É claro que a medida que a empresa vai crescendo e o volume de vendas vai aumentando, o mais indicado é passar para formas mais completas de registro e controle. Falaremos disso mais adiante.

As vantagens de realizar um controle de vendas

Como vimos, manter um controle de vendas é importante por conta das obrigações legais. Mesmo a planilha mais simples já colabora para esse controle e traz vantagens para o negócio. Vejamos quais:

Organização das informações

A centralização das informações de vendas em uma só lugar minimiza a chance de erros e de perda de dados, organizando a informação a ser repassada para a contabilidade, por exemplo, e facilitando a visualização do quadro geral, favorecendo os insights sobre o negócio.

Planejamento

Com os dados devidamente registrados, é possível realizar uma análise mais profunda das vendas da empresa. Dados como períodos de baixa e de alta, sazonalidade do produto, comportamento de compra, público-alvo e outros são fonte excelentes para o planejamento estratégico da empresa. A partir desses dados, o empreendedor pode planejar ofertas, ações de fidelização, entre outras.

Controle do desempenho da equipe

Ao registrar todas as informações, o empreendedor pode criar critérios de análises e realizar comparações sobre o desempenho da equipe, aumentando a chance de êxito dos objetivos. É possível elaborar, por exemplo, um bom plano de metas e de incentivos.

Mas quem quer crescer não pode ficar somente no básico. Se sua meta é agregar valor e aumentar a eficácia do seu negócio, leia as nossas próximas dicas.

Planilha controle de vendas download

O controle de vendas aprimorado

Tudo certo com seu acompanhamento de vendas? Então que tal aprimorar esse controle, acrescentando funções que facilitarão a gestão da sua empresa e possibilitarão um planejamento estratégico?

Além de fazer a anotação simples das vendas, considere outros tipos de registro para ganhar em eficácia e produtividade:

Cadastro de clientes detalhado

Elaborar um cadastro de clientes detalhado, com a descrição das compras, tipo de pedido, preferência de contato, etc., favorece que você conheça cada vez mais o seu público. Esse conhecimento se reverte em campanhas e ações de marketing e vendas direcionadas muito mais eficazes. É interessante também pensar em formas de captar o cadastro de possíveis clientes para ampliar a sua base de vendas. A internet é uma ferramenta poderosa nesse sentido. Lembre-se: um cadastro de clientes bem feito é um dos maiores trunfos que uma empresa pode ter!

Integração com o estoque

Integrar as vendas ao estoque favorece o controle integral do seu negócio. Afinal, o estoque é um dos ativos mais importantes da sua empresa: é dinheiro aplicado. Um estoque muito grande é capital parado, o que não é interessante para a empresa; já um estoque insuficiente pode significar perda de negócios, se você não tiver como entregar o produto no prazo que o cliente quer.

Por isso, conhecer o comportamento de compra de seus clientes e a sazonalidade de seu produto é tão importante. Essa atitude favorece a gestão do estoque, aumentando sua eficácia. Como essas informações são provenientes da área de vendas, integrar esses dois setores acrescenta e muito à competitividade do seu negócio!

Controle de notas fiscais

Como dissemos, o controle das notas fiscais não é importante somente para a área financeira da empresa. É um compromisso legal que toda organização tem que cumprir. As notas fiscais precisam, inclusive, ser arquivadas por cinco anos, para o caso de uma fiscalização.

Manter esse arquivo ficou muito mais fácil com as notas fiscais eletrônicas, assim como o seu controle. Vale a pena, então, integrar a emissão de notas fiscais ao controle de vendas. Para isso, há muitas soluções no mercado, como os softwares de gestão integrada.

Já que estamos falando em aprimorar a gestão financeira da empresa, vamos saber um pouco mais sobre como a tecnologia pode ajudá-lo com essas tarefas?

Tecnologia para ir além da planilha

Para ir além do controle de vendas e começar a pensar em um planejamento estratégico para essa área, a planilha pode não ser o suficiente! Controle é muito importante (para não dizer fundamental), porém para o agregar valor ao seu negócio e se destacar no mercado é preciso investir no que realmente faz diferença em nossa época: informação!

Todos esses registros que o empresário precisa manter podem fornecer informações preciosas, que se traduzem em vantagem competitiva se bem utilizadas.

Um bom exemplo é o cadastro de clientes do qual falamos acima. Esse é um banco de dados precioso que toda empresa pode ter ao seu alcance, de onde pode tirar ideias para ações muito mais efetivas.

Porém se a gestão de seu negócio está toda baseada em planilhas do Excel, você poderá até ter um controle eficiente sobre as atividades da sua empresa, mas perderá as possibilidades de insights que um bom sistema de gestão integrado pode oferecer.

Também conhecidos como ERPs (ou Enterprise Resource Planning, em inglês), esse tipo de sistema centraliza todas as informações da empresa em um só lugar, possibilitando que o empresário tenha uma visão em tempo real das atividades do seu negócio, em todas as áreas. Com essa centralização, emitir um relatório para análise e planejamento estratégico é imediato, sem a necessidade de coleta de dados em várias planilhas. Assim, você ganha tempo para se dedicar ao que realmente interessa, ou seja: focar na sua atividade principal. Confira esse artigo sobre tudo o que você precisa saber sobre sistema ERP.

Confira mais algumas vantagens de um sistema de gestão integrado:

  • erros são minimizados: a integração das áreas favorece a minimização dos erros, já que as informações de cadastro são compartilhadas. Você evita a perda de tempo com o retrabalho e a perda de dinheiro com erros evitáveis;
  • rapidez no compartilhamento de informações: como todos os colaboradores da empresa estão logados no mesmo sistema, o compartilhamento de informações entre as áreas é imediato;
  • maior controle das atividades da empresa: em um sistema de gestão integrado, o gestor tem absoluto controle sobre todas as atividades, podendo obter relatórios instantâneos. Além disso, se a opção for por um sistema online, pode acompanhar as atividades da empresa mesmo não estando no local e em tempo real.

Sem vendas não há empresa! Por isso, o controle dessa atividade é tão fundamental. Uma boa planilha de controle de vendas vai ajudá-lo a organizar o seu negócio, favorecendo o controle de sua equipe e o acompanhamento das metas. Porém, se você quer ir além, ganhando tempo e agilidade para pensar estrategicamente nas atividades da sua empresa, pode ser a hora de considerar o investimento em um bom sistema de gestão!

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