Ordem de compra: o que é, como funciona e como fazer?

Uma ordem de compra é um documento formal emitido por um comprador para um fornecedor, especificando os produtos ou serviços que deseja adquirir, incluindo detalhes como quantidades, preços, e prazos de entrega. 

O empreendedor precisa usar uma ordem de compra ao formalizar uma solicitação de aquisição de mercadorias ou serviços, garantindo clareza e acordo prévio entre as partes envolvidas. 

Usar ordens de compra na operação do seu negócio é fundamental para manter um registro detalhado das transações, evitar confusões e disputas, e assegurar que todas as condições acordadas sejam cumpridas.

O que é uma ordem de compra?

Uma ordem de compra é um documento utilizado por um comprador para solicitar produtos ou serviços de um fornecedor. Esse documento detalha o que está sendo comprado, as quantidades, os preços acordados, e os prazos de entrega. 

A ordem de compra pode servir como um contrato entre o comprador e o fornecedor, ajudando a garantir que ambos estejam alinhados quanto às especificações da compra e às condições acordadas.

Como é feita uma ordem de compra?

A maneira como uma ordem de compra é feita varia de acordo com o modelo ou sistema de gestão que você usa e com as necessidades específicas da sua empresa, mas de modo geral, uma ordem de compra possui:

1. Informações do Comprador e do Fornecedor: detalhes da empresa que está comprando e da empresa que está vendendo, incluindo nomes, endereços e informações de contato.
2. Número da Ordem de Compra: um número único que identifica a ordem de compra para fins de rastreamento e referência futura.
3. Data da Ordem de Compra: a data em que a ordem de compra foi emitida.
4. Descrição dos Produtos ou Serviços: detalhes específicos sobre os produtos ou serviços sendo adquiridos, incluindo nomes, descrições, códigos de produto, e outras especificações relevantes.
5. Quantidades: a quantidade de cada produto ou serviço que está sendo solicitado.
6. Preços Unitários e Totais: o preço por unidade de cada item e o preço total para cada linha de itens, bem como o valor total da ordem de compra.
7. Termos e Condições: os termos de pagamento, prazos de entrega, e quaisquer outras condições acordadas entre o comprador e o fornecedor.
8. Data de Entrega Esperada: a data ou o período em que os produtos ou serviços devem ser entregues.
9. Assinaturas Autorizadas: assinaturas de representantes autorizados do comprador e, se necessário, do fornecedor.
10. Observações Adicionais: qualquer informação adicional relevante para a transação, como instruções especiais de entrega ou condições específicas.

Exemplo de ordem de compra

Informações do Comprador:

• Empresa: ABC Comércio Ltda.
• Endereço: Rua das Flores, 123, São Paulo, SP
• Contato: (11) 1234-5678

Informações do Fornecedor:

• Empresa: XYZ Fornecedora
• Endereço: Av. das Indústrias, 456, Rio de Janeiro, RJ
• Contato: (21) 9876-5432

Número da Ordem de Compra: 001234

Data da Ordem de Compra: 10/07/2024

Dados da Ordem

1. Fornecedor: XYZ Fornecedora
   • Últimas Vendas: [Ver ocorrências]
   • Últimas Ordens de Serviço: [Ver ocorrências]
   • Produtos Mais Vendidos: [Ver ocorrências]
   • Contas a Pagar em Atraso: [Ver ocorrências]
   • Contas a Receber em Atraso: [Ver ocorrências]
   • Registro de Ocorrências: [Ver ocorrências]
2. Nome do Vendedor: João Silva
3. Número da Ordem: 001234

Produtos

4. Produto: Caneta Esferográfica Azul
   • Quantidade inicial de estoque: 500 unidades
   • Qtde: 100 unidades
   • IPI e ICMS: 5% IPI, 12% ICMS
   • Valor Unitário: R$ 1,00
   • Valor Total: R$ 100,00
5. Produto: Caderno 100 folhas
   • Quantidade inicial de estoque: 200 unidades
   • Qtde: 50 unidades
   • IPI e ICMS: 5% IPI, 12% ICMS
   • Valor Unitário: R$ 5,00
   • Valor Total: R$ 250,00

Totais da Ordem

9. Total dos produtos: R$ 350,00
10. Valor do IPI: R$ 17,50
11. Frete: R$ 20,00
12. Desconto: 5%
13. Peso Total em Kg: 10 kg
14. Total da ordem: R$ 350,00 + R$ 17,50 (IPI) + R$ 20,00 (Frete) – R$ 17,50 (Desconto) = R$ 370,00

Pagamento

15. Condição de pagamento: 30 dias após emissão
16. Quantidade de parcelas: 1 parcela
17. Data: 10/08/2024
18. Valor: R$ 370,00
19. Forma de Pagamento: Boleto Bancário
20. Observações: Pagamento em parcela única

Transporte

21. Modalidade de frete: Remetente
22. Transportadora: Translog Transportes

Detalhes da Ordem

23. Data da Ordem: 10/07/2024
24. Prazo de Entrega: 15/07/2024
25. Observações: Entregar no almoxarifado, setor 3
26. Observações Internas: Prioridade para entrega devido à demanda alta
27. Contrato/Anexos: Contrato de fornecimento (anexar PDF)

Modelo de ordem de compra 

A seguir está um modelo de ordem de compra para garantir que as transações com fornecedores sejam claras, precisas e compreendam todas as informações necessárias para uma transação bem-sucedida.

Como fazer uma ordem de compra?

Fazer uma ordem de compra é essencial para a organização e controle das aquisições de um negócio. 

A seguir estão os itens que não podem faltar na sua ordem de compra:

1. Aponte os produtos: determine quais produtos ou serviços são necessários e a quantidade exata que deve ser adquirida.
2. Selecione o fornecedor: escolha o fornecedor adequado que oferece a melhor qualidade e preço para os itens necessários e preencha as informações sobre ele.
3. Crie o documento da Ordem de Compra: elabore a ordem de compra com as seguintes informações:
   • Informações do Comprador e do Fornecedor: inclua detalhes como nomes, endereços e informações de contato.
   • Número da Ordem de Compra: atribua um número único para a ordem.
   • Data da Ordem de Compra: registre a data em que a ordem foi emitida.
   • Descrição dos Produtos ou Serviços: liste detalhadamente os itens, incluindo nomes, descrições, códigos de produto e especificações.
   • Quantidades: indique a quantidade de cada item solicitado.
   • Preços Unitários e Totais: informe o preço por unidade e o total para cada item.
   • Termos e Condições: defina os termos de pagamento, prazos de entrega e outras condições acordadas.
   • Data de Entrega Esperada: estime a data ou período de entrega dos itens.
4. Envie a Ordem ao Fornecedor: após revisar e aprovar a ordem, envie-a para o fornecedor.
5. Acompanhe o Pedido: monitore o andamento do pedido, garantindo que os itens sejam entregues conforme o prazo estipulado.
6. Receba e verifique os itens: quando os produtos chegarem, verifique se estão de acordo com a ordem de compra e registre a entrada no sistema de controle de estoque.

Qual é a importância da ordem de compra?

A ordem de compra é uma ferramenta vital para qualquer empreendedor que deseja manter a organização e eficiência nas suas aquisições. 

• Controle de estoque: evita a falta ou o excesso de produtos, garantindo que você tenha os itens necessários em estoque na quantidade certa.
• Organização e rastreamento: facilita o acompanhamento de todos os pedidos realizados, permitindo que você saiba exatamente o que foi comprado, de quem e quando.
• Prevenção de erros e fraudes: formaliza a compra, reduzindo a possibilidade de erros e ajudando a prevenir fraudes.
• Gestão financeira: ajuda a controlar os gastos, permitindo uma melhor previsão de despesas e gerenciamento do fluxo de caixa.
• Melhoria no relacionamento com fornecedores: estabelece uma comunicação clara e profissional com os fornecedores, resultando em melhores negociações e parcerias.
• Auditoria e compliance: mantém um registro detalhado das transações, essencial para auditorias e conformidade com normas e regulamentos.

Automatize sua gestão de compras com o vhsys

Automatizar a gestão de compras pode transformar a eficiência do seu negócio, e o vhsys é um sistema de gestão empresarial completo que facilita esse processo. Com o vhsys, você pode:

• Simplificar a criação de ordens de compra: crie ordens de compra de maneira rápida e intuitiva, com todos os campos necessários preenchidos automaticamente.
• Centralizar informações: tenha todas as informações sobre fornecedores, produtos, estoque e financeiro integradas em um único sistema.
• Receber alertas e notificações: mantenha-se informado sobre o status dos pedidos, prazos de entrega e vencimentos de pagamentos.
• Gerar relatórios detalhados: acompanhe o desempenho das suas compras com relatórios precisos, ajudando na análise e planejamento estratégico.
• Personalizar de acordo com suas necessidades: adapte os campos e formulários conforme as necessidades específicas do seu negócio.
• Economizar tempo e recursos: reduza o tempo gasto em tarefas manuais, permitindo que você e sua equipe se concentrem em atividades mais estratégicas.

10 Boas práticas para emissão de ordens de compra

Implementar essas boas práticas não apenas fortalece o processo de compras da sua empresa, mas também contribui para uma gestão mais eficiente e transparente das transações comerciais.

1. Detalhe os itens

Liste todos os itens necessários de forma clara e precisa, incluindo descrições detalhadas, quantidades, especificações técnicas (se aplicável) e qualquer informação relevante que o fornecedor precisa saber. Isso garante que não haja ambiguidades na entrega dos produtos ou serviços requisitados.

2. Especifique claramente os termos e condições

Detalhe os termos de pagamento, prazos de entrega, condições de transporte e outras condições específicas acordadas com o fornecedor. Isso assegura que ambas as partes estejam alinhadas quanto às expectativas e responsabilidades contratuais.

3. Verifique os preços

Valide os preços unitários e totais de acordo com o acordo negociado com o fornecedor para evitar cobranças incorretas e custos adicionais não planejados. Isso inclui verificar se os impostos aplicáveis foram calculados corretamente.

4. Inclua informações de contato precisas

Forneça informações completas de contato do responsável pela ordem de compra e do fornecedor para facilitar a comunicação eficaz. Isso é crucial para resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de compra.

5. Estabeleça uma data de entrega esperada

Defina um prazo realista para a entrega dos itens, permitindo um planejamento adequado para recebimento e uso. Comunicar claramente a data de entrega esperada ajuda a evitar atrasos e interrupções nas operações da empresa.

6. Obtenha aprovação interna antes do envio

Certifique-se de que a ordem de compra seja aprovada internamente por todos os departamentos relevantes antes de enviá-la ao fornecedor. Isso garante que a compra esteja alinhada com as necessidades estratégicas e orçamentárias da empresa.

7. Mantenha registros detalhados

Registre todas as ordens de compra emitidas, incluindo números de referência únicos e datas, facilitando o rastreamento e a auditoria posterior das transações. Manter registros precisos é fundamental para fins contábeis e de conformidade.

8. Comunique-se regularmente com o fornecedor

Estabeleça uma comunicação aberta e regular com o fornecedor para verificar o status do pedido e resolver qualquer problema que possa surgir. Isso inclui questões relacionadas à entrega, qualidade dos produtos ou ajustes nos termos acordados.

9. Revise o processo periodicamente

Avalie regularmente o processo de emissão de ordens de compra para identificar áreas de melhoria, como eficiência, precisão e redução de custos. A revisão contínua ajuda a otimizar o fluxo de trabalho e a adaptar as práticas às necessidades em constante mudança da empresa.

10. Use um sistema de gestão

Automatize e simplifique o processo de emissão e gerenciamento de ordens de compra utilizando sistemas de gestão como o vhsys. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também oferece maior controle e visibilidade sobre as operações de compras da empresa.

O que é emissão de ordem de compra?

A emissão de ordem de compra é o ato formal de solicitar a aquisição de produtos ou serviços de um fornecedor específico. É um documento que contém detalhes como descrição dos itens, quantidades, preços, condições de pagamento, prazos de entrega e outras especificações necessárias para a transação comercial.

O que é ordem de compra na nota fiscal?

A ordem de compra na nota fiscal é a referência à documentação de compra específica emitida pela empresa compradora. Essa referência indica que os itens listados na nota fiscal foram adquiridos de acordo com uma ordem de compra previamente emitida e aprovada.

Qual a diferença entre pedido e ordem de compra?

• Pedido: é uma solicitação informal de produtos ou serviços feita pelo cliente ao fornecedor, muitas vezes antes da formalização da compra. Pode não incluir todos os detalhes comerciais.
• Ordem de compra: é um documento formal e legal que especifica detalhadamente os produtos ou serviços a serem adquiridos, incluindo quantidades, preços, termos de pagamento, entre outros detalhes essenciais para a transação.

Qual é o tempo de validade de uma ordem de compra?

O tempo de validade de uma ordem de compra pode variar de acordo com as políticas internas da empresa compradora e os acordos estabelecidos com o fornecedor. Normalmente, as ordens de compra têm uma validade determinada para garantir que as condições de preço e disponibilidade de produtos sejam mantidas. Após esse período, a ordem de compra pode precisar ser revisada e atualizada.

Quando uma ordem de compra pode ser rejeitada ou cancelada?

• Uma ordem de compra pode ser rejeitada se os termos acordados não forem aceitáveis para o fornecedor, como preços inadequados, condições de pagamento não viáveis ​​ou prazos de entrega impraticáveis.

• Pode ser cancelada se houver mudanças nas necessidades da empresa compradora, como desistência do projeto ou alteração nos requisitos dos produtos ou serviços.

• Também pode ser cancelada se houver problemas com a qualidade dos produtos recebidos que não correspondam às especificações da ordem de compra.