Se você trabalha com o varejo ou atendimento ao público, precisa entender o que é o TEF, sigla para Transferência Eletrônica de Fundos. Se trata de uma tecnologia que facilita e assegura o processamento de pagamentos com cartões de crédito e débito em um ponto de venda, como na sua loja ou restaurante.
Diferente da maioria das maquininhas comuns, o TEF integra-se ao sistema de gestão do seu negócio, permitindo controlar todas as transações em um único lugar.
Para pequenos empreendedores, o TEF oferece vantagens importantes, como a redução de erros com o registro automático das informações e a maior agilidade nas vendas, melhorando a experiência do cliente. Além disso, o TEF permite a aceitação de múltiplas bandeiras de cartões e facilita o fechamento de caixa no final do dia.
Neste post, vamos detalhar tudo sobre o TEF, responder todas as dúvidas e explicar como você pode usar essa ferramenta no seu negócio.
O que é TEF?
TEF, ou Transferência Eletrônica de Fundos, é uma solução integrada a sistemas de gestão e PDV que simplifica o pagamento com cartão.
Com o TEF, o sistema se conecta a uma maquininha especial chamada PinPad. Quando você registra uma venda e seleciona a opção de pagamento por cartão, o valor é automaticamente enviado para a maquininha. Isso permite que o cliente faça o pagamento de forma rápida e segura, sem que o lojista precise digitar os valores novamente na maquininha.
Em vez de usar maquininhas tradicionais, o TEF se conecta diretamente ao seu sistema de vendas, registrando todas as transações automaticamente, sem lançamentos manuais. Então, isso traz mais eficiência, segurança e controle financeiro, além de melhorar a experiência do cliente ao oferecer um processo de pagamento mais rápido e confiável.
Tipos de TEF
Existem três principais tipos de TEF: discada, IP e dedicado. A escolha entre elas depende do fluxo de vendas e do porte de cada negócio.
1. Discado
O TEF Discado é o tipo mais básico e utiliza a linha telefônica para processar as transações. Negócios menores ou com baixo volume de vendas, como pequenas lojas e estabelecimentos com internet limitada, se beneficiam do TEF Discado.
Por ser mais lento, pode causar filas se houver muitas transações em sequência, mas é uma solução econômica para quem não precisa de velocidade nas operações.
2. IP
O TEF IP utiliza a internet para processar pagamentos, tornando as transações mais rápidas e eficientes. Esse tipo de TEF é ideal para pequenas e médias empresas que têm um volume moderado de vendas e precisam de mais agilidade no atendimento ao cliente.
Por exemplo, farmácias, restaurantes e lojas de varejo se beneficiam do TEF IP, que conclui transações rapidamente, sem os atrasos do TEF Discado.
3. Dedicado
O TEF Dedicado, também conhecido como TEF via PinPad, é o mais robusto e eficiente, sendo ideal para grandes empresas e negócios com alto volume de transações, como supermercados e grandes redes de lojas, por exemplo.
Ele se conecta diretamente ao sistema de gestão e ao terminal de pagamento, garantindo a máxima velocidade e segurança nas transações. Ambientes onde a rapidez no atendimento é essencial e onde é importante evitar qualquer tipo de interrupção nas operações de pagamento aproveitam melhor esse o dedicado.
Para que serve o TEF?
O TEF serve para automatizar, assegurar e facilitar o processo de pagamento com cartões em um negócio.
Sabe quando o lojista precisa registar as compras no sistema PDV e ainda precisa digitar o valor da compra, modo de pagamento e quantidade de parcelas na maquininha de cartão? Então, o TEF anula essa prática, pois faz com que o valor a ser pago registrado no sistema vá automaticamente para a maquininha de cartão.
A maquininha de cartão não é qualquer uma, pois deve ser uma máquina especial chamada Pinpad, que aceita todas as bandeiras de cartões.
O TEF anula a prática de digitar manualmente as compras na maquininha de cartão, o que abria muita margem para cobranças indevidas tanto para o estabelecimento, como para o consumidor, além disso aumenta o tempo de fila nas lojas e atrapalhar os atendimentos.
Como o TEF funciona?
O TEF automatiza o fluxo de dados entre a venda, o pagamento e o registro financeiro, melhorando a eficiência e a precisão das operações.
- Integração com o Sistema de Gestão: o TEF é integrado ao sistema de gestão do seu negócio, seja ele um software de PDV (ponto de venda) ou um sistema de gestão mais completo. Então, essa integração permite que o sistema gerencie as transações de pagamento com cartões de forma automática e eficiente.
- Conexão com o PinPad: o TEF se conecta a uma maquininha especial chamada PinPad, que é responsável por ler as informações do cartão de crédito ou débito do cliente. O PinPad pode estar ligado ao computador via cabo ou conectado à rede pela internet.
- Processamento da Transação: quando uma venda é registrada, o valor da transação é enviado do sistema de gestão para o PinPad. O PinPad então comunica-se com a operadora do cartão, enviando os dados necessários para autorizar o pagamento.
- Autorização do Pagamento: a operadora do cartão verifica se o pagamento pode ser aprovado, checando informações como saldo disponível ou limites de crédito. Essa autorização é enviada de volta ao PinPad.
- Registro e Conciliação: se o pagamento é aprovado, o PinPad confirma a transação e as informações são automaticamente registradas no sistema de gestão. Então, isso permite que os dados da venda sejam integrados ao controle financeiro da empresa, facilitando a conciliação e o fechamento de caixa.
É obrigatório usar TEF?
Usar o TEF é obrigatório para alguns estados ou negócios específicos, como:
- Postos de combustíveis em São Paulo: a legislação estadual exige o uso de TEF para postos de combustíveis e alguns tipos de estabelecimentos comerciais para garantir a integração com o Sistema de Autorização de Pagamento e Documentos Fiscais Eletrônicos (CF-e).
- Rio Grande do Sul: para os gaúchos que emitem NFC-e, é obrigatório que o sistema esteja integrado com o meio de pagamento, por isso o uso de TEF é exigido para todos os estabelecimentos que aceitam cartões de crédito e débito.
- Mato Grosso: a legislação estadual também obriga o uso de TEF para comerciantes que aceitam pagamentos com cartões. Isso garante que as transações sejam integradas com o sistema de notas fiscais eletrônicas, melhorando o controle fiscal.
Como usar o TEF?
Para usar o TEF é necessário ter um sistema de gestão com integração com a tecnologia e uma maquininha de cartão chamada Pinpad.
- Tenha um software com a tecnologia TEF: é necessário ter um sistema de gestão ou PDV que permita a integração com a ferramenta.
- Conexão do PinPad: em seguida, você conecta uma maquininha especial, chamada PinPad, ao sistema. O PinPad é o dispositivo que irá ler os cartões de crédito e débito dos seus clientes.
- Registro da Venda: quando um cliente faz uma compra, você registra a venda no sistema de gestão ou PDV, como faria normalmente.
- Envio Automático do Valor: quando você escolhe pagar com cartão, o valor da compra é automaticamente enviado do sistema para o PinPad.
- Autorização da Transação: o cliente insere o cartão no PinPad e digita a senha, se necessário. Então, a transação vai para a operadora do cartão, que autoriza ou recusa o pagamento.
- Conciliação Automática: com a aprovação da transação, o sistema de gestão atualiza automaticamente o controle financeiro e o estoque.
Qual a diferença entre o TEF e a maquininha de cartão?
A principal diferença entre o TEF e a maquininha convencional de cartão está na integração com o sistema de gestão e no custo de manutenção da maquininha de cartão.
O TEF utiliza um PinPad conectado diretamente ao sistema de gestão do negócio, permitindo a automação das transações e a integração imediata com o controle financeiro e o sistema de vendas.
Em contrapartida, a maquininha convencional na maioria das vezes opera de forma independente, processando as transações separadamente e exigindo inserção manual dos dados no sistema de gestão, o que pode levar a mais erros e menos agilidade na hora do atendimento.
Além disso, enquanto a maquininha pode envolver custos contínuos de mensalidade e taxas elevadas, o TEF geralmente tem um custo inicial com manutenção e suporte, mas oferece uma solução mais acessível e segura para o pequeno empreendedor.
Comparação entre TEF e Maquininha Convencional
| Característica | TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) | Maquininha Convencional |
| Integração com Sistema | Conectado diretamente ao sistema de gestão, integrando automaticamente as transações. | Na maioria das vezes, opera de forma isolada, requer inserção manual dos dados no sistema. |
| Flexibilidade de Bandeiras | Aceita múltiplas bandeiras com um único dispositivo. | Pode aceitar apenas bandeiras específicas, dependendo da configuração. |
| Automação | Transações são processadas e registradas automaticamente no sistema de gestão. | Transações são processadas separadamente e precisam ser registradas manualmente. |
| Controle Financeiro | Oferece uma visão consolidada e integrada das transações, facilitando a gestão financeira. | Quando não há integração, requer registro manual e pode gerar inconsistências no controle financeiro. |
| Custo | Pode ter custos iniciais com PinPad e software, além de mensalidades para suporte e manutenção. | Normalmente, custo inicial para a maquininha, com mensalidades e taxas adicionais por transação. |
| Suporte e Manutenção | Suporte incluído na mensalidade, com manutenção e atualizações do software necessárias. | Suporte e manutenção geralmente cobertos pela mensalidade, com foco no funcionamento do equipamento. |
| Eficiência de Processamento | Geralmente mais eficiente devido à integração automática e sincronização direta com o sistema de gestão. | Pode ser menos eficiente, com possíveis atrasos na sincronização e necessidade de inserção manual dos dados. |
Qual a importância do TEF no varejo?
O TEF é essencial no varejo, pois ao permitir a integração do sistema de vendas com a maquininha de cartão. Isso evita que o empreendedor tenha erros de cobranças, muito tempo de fila por atendimento demorado e golpes como chargeback.
Por que sua empresa deve aderir ao pagamento TEF?
A sua empresa precisa aderir ao TEF principalmente para ter mais segurança, agilidade, evitar erros de cobranças, filas grandes na loja e golpes de cartões.
- Integração com o Sistema de Gestão: o TEF conecta o sistema de pagamento ao seu software de gestão, evitando a necessidade de digitar manualmente os valores e detalhes das transações.
- Conciliação automática: a integração automática registra e concilia todas as transações sem esforço adicional, facilitando o fechamento do caixa e garantindo precisão nos relatórios.
- Flexibilidade nas formas de pagamento: você pode aceitar cartões de várias bandeiras com um único PinPad, oferecendo mais opções para seus clientes e evitando a necessidade de múltiplas maquininhas.
- Redução de custos operacionais: menos maquininhas e integração eficiente significam menos custos com equipamentos e manutenção.
- Aumento da segurança: o TEF utiliza criptografia avançada para proteger as informações de pagamento, reduzindo o risco de fraudes e garantindo maior segurança nas transações.
- Agilidade no atendimento: as transações são processadas rapidamente, reduzindo o tempo de espera dos clientes no caixa e melhorando a experiência de compra.
- Relatórios detalhados e precisos: o sistema gera relatórios financeiros detalhados e integrados, facilitando a análise de vendas, o acompanhamento de desempenho e a tomada de decisões estratégicas.
- Apoio à gestão de inventário: a integração com o sistema de gestão ajuda a monitorar as vendas em tempo real, oferecendo então insights valiosos sobre o desempenho de produtos e facilitando o controle de inventário.
- Facilidade de atendimento ao cliente: a tecnologia melhora a experiência de pagamento, oferecendo opções de pagamento seguras e convenientes que podem aumentar a satisfação e a fidelidade dos clientes.
- Escalabilidade e adaptação ao crescimento: o TEF é escalável e se adapta ao crescimento do seu negócio, permitindo a adição de novas formas de pagamento e a expansão das operações de forma fácil, por exemplo.
Perguntas frequentes sobre TEF
A seguir responderemos as principais perguntas.
Qual a relação entre TEF e NFC-e?
A relação entre TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) está na integração dos processos de venda e pagamento.
Em alguns estados do Brasil, como no Rio Grande do Sul e no Mato Grosso, a emissão da NFC-e exige que o sistema de pagamento esteja integrado ao sistema de emissão de notas fiscais.
Nesse contexto, o TEF é obrigatório, pois conecta o sistema de gestão ao meio de pagamento, permitindo a sincronização automática entre o registro das transações e a emissão da nota fiscal.
Qual é a diferença entre TEF e POS?
O TEF é um sistema que integra o processamento de pagamentos com cartão diretamente ao software de gestão, automatizando o registro e a conciliação das transações. Mas, o POS é um sistema de ponto de venda que pode incluir hardware e software para gerenciar a venda, incluindo o TEF como uma parte do seu sistema.
O POS é uma solução mais abrangente que pode incluir funções como controle de estoque, gestão de clientes e relatórios, além de processar pagamentos.
Qual a diferença entre TEF e TED?
O TEF refere-se à tecnologia usada para processar pagamentos com cartão de crédito ou débito, integrando esses pagamentos ao sistema de gestão do negócio. Enquanto o TED é um tipo de transação bancária utilizada para transferir dinheiro entre contas de diferentes bancos de forma rápida e eficiente.
O TEF gerencia os pagamentos de clientes em pontos de venda, enquanto o TED realiza movimentações financeiras entre contas bancárias.
O que é PinPad?
PinPad é um tipo de maquininha de cartão utilizado em conjunto com o sistema TEF para processar pagamentos com cartões.
O PinPad se conecta ao sistema de gestão e ao software de TEF, facilitando a comunicação e o registro automático das transações. Além disso, garante a segurança das transações com criptografia, o PinPad integra-se ao sistema de gestão para atualizar os dados financeiros em tempo real e evitar erros manuais.
