Hoje vamos abordar um assunto muito presente no dia a dia de qualquer empreendedor: a conciliação bancária! Todos concordam que esse é um ponto extremamente importante para qualquer tipo de negócio, certo? Mas, será que todos conseguem aplicar essa prática em seu dia a dia da maneira correta? É sobre isso que vamos conversar hoje! Preparamos um artigo completo com várias dicas e informações que irão auxiliá-lo durante a sua jornada empreendedora, agora é só se preparar e, boa leitura!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária consiste em comparar entradas e saídas registradas no fluxo de caixa com o extrato da conta bancária de uma empresa. Essa operação tem o objetivo de verificar se os registros do caixa estão condizentes com o extrato bancário.
Vamos pegar o exemplo de um Pet Shop, no dia 12/01 às 14:00 uma venda de R$150 foi realizada pelo PDV e mais tarde às 16:00 o proprietário precisou realizar o pagamento de um fornecedor no valor de R$100.
Percebe que nesse exemplo trouxemos não apenas os valores mas, também a data e o horário da transação, pois bem, esses são dados importantes quando o assunto é a conciliação bancária, pois, será necessário comparar cada transação registrada no controle financeiro interno da empresa com o extrato da conta bancária.
Esse processo minucioso tem como objetivo garantir a seguridade financeira da sua empresa, evitando fraudes (como cheques sem fundo) e garantindo que o administrador esteja ciente da situação financeira do negócio.
Com que frequência devo realizar a conciliação bancária?
Cada modelo de gestão possui suas particularidades e, com a conciliação bancária, não seria diferente. Algumas empresas optam por realizá-la diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou até mesmo mensalmente. Essa escolha pode variar de acordo com o fluxo de caixa e a necessidade da empresa.
Vale ressaltar que quanto mais tempo levamos para realizar a conciliação bancária da empresa mais difícil é identificar alguma falha, por isso, hoje a nossa dica de ouro é, se possível, realize a conciliação bancária diariamente! Apenas assim, você terá o controle claro sobre o faturamento da sua empresa!
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa é simples: enquanto o fluxo de caixa registra as operações financeiras a conciliação comprova a consistência delas. Vamos voltar ao exemplo do Pet Shop:
A entrada de R$150 referente a uma venda e a saída de R$100 referente ao pagamento de um fornecedor no dia 12/01 foram registrados no fluxo de caixa e posteriormente comprovados pela comparação: fluxo de caixa vs conta, realizada na conciliação bancária.
Para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária não possui apenas uma mas, várias finalidades, por isso, separamos uma lista com os principais pontos para que você entenda melhor sobre esse assunto tão importante na vida do empreendedor.
Garante a precisão dos registros financeiros
Quando a conciliação bancária é realizada periodicamente é natural que a precisão dos registros financeiros seja muito maior, pois, é apenas durante esse processo que conseguimos ter uma visão da movimentação real dos lucros de uma empresa, portanto, quanto mais frequente a conciliação bancária maior será a precisão dos registros financeiros.
Detecta e previne fraudes
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Association of Certified Fraud Examiners as empresas perdem cerca de 5% do seu faturamento anual devido a fraudes, esse número pode variar. Mas, uma coisa podemos garantir, a conciliação bancária se mostra como o braço direito do empreendedor nesses casos quando realizada com frequência! Se seus dados bancários estão completamente alinhados ao seu fluxo de caixa, até mesmo a menor das diferenças se torna visível facilitando e muito o trabalho de prevenção a fraudes.
Facilita o monitoramento do fluxo de caixa
Quando realizada periodicamente a conciliação bancária garante um fluxo de caixa muito mais fluído pois você terá a visão completa de todas as movimentações e isso facilitará e muito o processo de controle e gestão como um todo.
Identifica e corrige erros contábeis
A identificação e correção de erros antes que eles prejudiquem o nosso negócio é um divisor de águas entre o sucesso e o fracasso de uma empresa, principalmente quando falamos em erros contábeis, para que esse processo seja realizado de maneira rápida e natural é necessário que a empresa tenha um controle.
Quando falamos em métodos de controle e gestão contábeis a conciliação bancária se destaca, pois, ela faz com que o empreendedor tenha uma visão completa da parte financeira do seu negócio facilitando assim a identificação e correção de erros que poderiam prejudicar o seu negócio.
Ajuda na reconciliação de transações não processadas
Hoje, na sua empresa, como você identifica transações não processadas? Se você possui um alto fluxo de caixa e ainda não realiza conciliação bancária pode ser que algo tenha passado despercebido.
Transações não processadas são aquelas que constam no fluxo de caixa, porém, ainda não foram registradas no extrato bancário. Quando a conciliação é realizada diariamente, torna-se mais fácil a identificação e resolução de situações como essa.
Auxilia na tomada de decisões
Quando realizada de maneira correta a conciliação bancária pode auxiliar até mesmo na tomada de decisões estratégicas fornecendo uma visão clara em relação ao valor disponível para investimentos, ou até mesmo um alerta sobre a hora de realizar um corte de custos.
Facilita a preparação para auditorias
Auditorias são processos necessários e muitas vezes trabalhosos, se os processos cotidianos não estiverem alinhados então… o trabalho é triplicado!
Mas, pode ser o oposto disso quando a conciliação bancária é realizada diariamente, da mesma forma que eu uma auditoria em um estoque com produtos devidamente alinhados, a auditoria contábil se torna muito mais fácil e precisa quando a conciliação é realizada diariamente.
Torna mais eficiente a gestão de pagamentos e recebimentos
A conciliação bancária trará benefícios para a gestão financeira do seu negócio como um todo. Uma parte importante da gestão financeira é o acompanhamento das entradas e saídas de caixa, isto é, dos pagamentos e recebimentos. Com a conciliação em dia você terá um controle muito mais assertivo dessas transações.
Como fazer conciliação bancária?
Agora que já entendemos os objetivos e benefícios da conciliação bancária, vamos colocar a mão na massa e te passar dicas importantes sobre como aplicar esse processo. Vamos lá?
- Rotina de prestação de contas: Para realizar conciliação bancária corretamente, é fundamental ter uma rotina de prestação de contas bem estabelecida. Isso significa registrar todas as transações bancárias, incluindo juros e tarifas, para manter um controle detalhado de todos os valores que entram e saem do caixa.
- Acompanhamento de saldos: Esse processo também exige o acompanhamento minucioso de saldos, isto é, a conferência de todas as saídas e entradas do fluxo de caixa vs a saídas e entradas da conta bancária.
- Análise detalhada: Não podemos esquecer que, o processo de conciliação bancária não se refere somente a conferência do saldo final mas, também das datas e horários dos registros. Esse acompanhamento irá trazer um controle maior das movimentações da sua empresa, evitando atrasos que podem gerar multas.
- Correções: Chegou o momento das correções! Você já realizou a rotina de prestações de contas, acompanhou os saldos e analisou detalhadamente todas as operações e por fim é o momento de realizar as correções identificadas. Para essa etapa a nossa dica é: guarde extratos bancários, comprovantes e notas fiscais para ter acesso caso necessário.
Como automatizar a conciliação bancária?
A conciliação bancária pode ser um processo muito trabalhoso, isso porque cada um dos passos citados anteriormente demanda muito tempo, esforço e atenção principalmente quando o fluxo de caixa é alto! Imagine só, quantas vendas acontecem por dia no seu estabelecimentos? Agora pode inserir todas as outras movimentações, no final do dia são muitas operações e você levaria muito tempo para conferi-las manualmente, isso sem falarmos na probabilidade de erros que aumentam quando a conciliação é feita manualmente. Por isso hoje trouxemos uma dica de ouro sobre automatização da conciliação bancária.
A maneira mais fácil de automatizar o processo de conciliação bancária com segurança é utilizando softwares de gestão financeira, essa é uma opção bastante utilizada para automatizar a conciliação bancária. Esses programas permitem que as informações financeiras da empresa sejam integradas ao sistema bancário, facilitando a conciliação automática das informações. Além disso, esses softwares podem fornecer relatórios detalhados sobre a situação financeira da empresa.
Ainda bem que estamos na era da tecnologia, e hoje você pode contar com ferramentas completas pensadas para poupar o seu tempo e auxiliar na sua gestão! Com a Conta Integrada do vhsys por exemplo, você realiza processos como a conciliação bancária da sua empresa de maneira totalmente automatizada! O sistema trabalha para você, enquanto você investe seu tempo no crescimento do seu negócio.
Tenha conciliação bancária automática com a conta PJ do ERP vhsys
Já entendemos que a conciliação bancária é um processo complicado porém, necessário para o seu negócio, sabendo disso a vhsys trás mais uma solução pensada para poupar o seu tempo!
A Conta Integrada vhsys oferece soluções como liquidação, cobrança e conciliação bancária automatizadas, além da emissão de boletos e Pix cobrança com uma das melhores taxas do mercado.
Em apenas seis meses nossos clientes realizaram mais de 70 mil conciliações bancárias utilizando a conta integrada vhsys! Você já conseguiu imaginar todo o tempo que eles economizaram? Eu vou te dar uma ajudinha: mais de 5mil horas! É um diferencial competitivo e tanto não é mesmo? Conheça agora mesmo todos os benefícios oferecidos pela Conta Integrada do vhsys.
Benefícios de automatização da conciliação bancária no seu ERP
Redução de erros manuais
Erros manuais podem se tornar verdadeiros vilões quando o assunto é conciliação bancária, um processo de conferência perde completamente a sua valia quando é feito de maneira errada, por menor que seja o erro pode se tornar uma grande inconsistência no final das contas. A automatização desse processo aumenta também a precisão dele, oferecendo dados mais confiáveis.
Aumento da eficiência operacional
Nós humanos e os nossos erros, eles podem ser corrigidos e melhorados com toda certeza mas, quando o assunto é a saúde financeira do seu negócio essa tarefa pode se tornar um pouco mais difícil então, a melhor solução para isso é a automatização! Com a automatização da conciliação bancária o aumento da eficiência operacional da sua empresa é natural pois, o tempo de todos será otimizado e os dados serão mais precisos.
Agilidade na identificação de divergências
Falamos anteriormente sobre a identificação de divergências e voltamos a repetir, erros são inevitáveis mas, devem ser corrigidos o mais rápido possível para que não virem uma bola de neve! Com o processo de conciliação bancária feito periodicamente de maneira automática esses erros se tornam cada vez mais visíveis, facilitando assim o processo de correção.
Melhoria na precisão das informações financeiras
A conciliação bancária é imprescindível para uma boa gestão financeira de uma empresa, disso nós já sabemos, com ela você garante dados e informações sempre atualizados e, a única maneira de aprimorar esse processo é realizá-lo de maneira automatizada, com o sistema correto você terá acesso a dados precisos e atualizados sobre o financeiro do seu negócio em tempo recorde.
Facilitação da auditoria e conformidade
Até mesmo as auditorias contábeis que podem ser processos demorados e tortuosos ficam mais fáceis quando você realiza a conciliação bancária automatizada. Com toda a facilidade que a automatização da Conta Integrada do vhsys proporciona não fica difícil realizar a conciliação todos os dias, não é mesmo? Com todos os dados em dia, você garante a conformidade com juros e tributos, além de uma auditoria fluída e descomplicada.
Ganho de tempo da equipe financeira
Processos automatizados são a alegria de qualquer equipe, principalmente quando estamos falando sobre um assunto que demanda tanto tempo. Com a automatização da conciliação bancária a sua equipe financeira terá muito mais tempo para pensar em estratégias e acrescentar no crescimento do seu negócio.
Maior segurança e controle
Devido a sua precisão, a automatização da conciliação bancária também proporciona maior segurança e controle. Leve em conta que você possui a disponibilidade de realizar esse processo diariamente em alguns minutos de maneira extremamente confiável, nunca foi tão fácil manter em dia o controle financeiro da sua empresa, não é mesmo?
Integração mais eficiente com outros módulos do ERP
Sempre gostamos de mostrar como um sistema ERP Integrado pode proporcionar tempo e praticidade no dia a dia do empreendedor, e não podemos deixar de citar o papel da conciliação bancária automatizada nesse ponto, com a Conta Integrada todos os clientes vhsys tem acesso aos dados financeiros da sua empresa atualizados e alinhados diariamente, fornecendo uma visão ampla da saúde financeira do seu negócio.
Atualização em tempo real das informações
Informações atualizadas e disponíveis em tempo real, esse processo pode por muitas vezes parecer simples mas, faz toda a diferença para o acompanhamento diário e também para o planejamento estratégico da empresa, não se esqueça da clássica lição: primeiro precisamos saber onde estamos para aí sim traçar para onde vamos. E com a conta Integrada do vhsys decisões estratégicas se tornam cada vez mais fáceis pois, as informações financeiras do seu negócio estarão na palma da sua mão.
Minimização de retrabalho
Com a escolha certa de um ERP integrado que oferece automatização de processos cotidianos como a conciliação bancária você evita erros operacionais e naturalmente, o retrabalho e as correções que muitas vezes se fazem necessárias em operações manuais.
Principais dúvidas
Separamos as principais dúvidas sobre o assunto para te ajudar a entender melhor tudo sobre a conciliação bancária.
É obrigatório fazer conciliação bancária?
Sim, a conciliação bancária é considerada um processo obrigatório pois, sem ela é impossível ter a visão real sobre o estado financeiro do seu negócio.
Quais ferramentas posso usar para realizar a conciliação bancária?
Existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para realizar a conciliação bancária, as planilhas, por exemplo, é uma delas.Porém a ferramenta mais segura e recomendada é com certeza um ERP completo como o vhsys, que ofereça essa e outras soluções, com ele você terá maior segurança e praticidade.
Como lidar com transações não reconciliadas?
Transações não reconciliadas podem se tornar uma grande dor de cabeça caso não ajustadas imediatamente então, a nossa dica é:
- Identifica a transação: realize um double check para certificar-se do erro.
- Verifique os dados: Certifique-se de que os dados como: data, horário, contas bancárias estejam corretos.
- Realize a correção manualmente: Chegou a hora da correção, que deverá ser realizada com muita atenção para que o erro não se torne ainda maior.
- Identifique a causa: É muito importante identificar a causa da inconsistência para que ela não se repita.
Voltamos a lembrá-lo da importância de realizar a conciliação bancária diariamente, pois, processos como esse se tornam muito mais complexos quando a operação é realizada em intervalos maiores.
Como reconciliar cheques não compensados?
A reconciliação de cheques bancários é mais comum do que imaginamos, isto porque muitas vezes os dados de compensação não estão de acordo então, a nossa primeira dica é, confira com muita atenção a data de compensação do cheque, e depois realize os ajustes necessários no software financeiro.
O que fazer se houver diferenças significativas na conciliação bancária?
O primeiro passo é a verificação dos dados, um double check para garantir a veracidade, caso o erro persista, o ajuste deve ser realizado no sistema e o mais importante: O erro deve ser identificado! Grandes divergências sempre deixam rastros quando a conciliação bancária é realizada diariamente.
Posso terceirizar a conciliação bancária?
Sim, esse serviço pode ser terceirizado, nesse caso você possui duas opções, realizar a contratação de uma empresa que ofereça esse e demais serviços financeiros ou realizar a contratação de um Sistema de gestão que pode realizar a sua conciliação bancária de maneira automatizada.
Como a conciliação bancária afeta a auditoria?
A Conciliação bancária tem reflexo direto nas auditorias pois ela ‘arruma a casa’. Quando realizada diariamente, a conciliação oferece uma visão ampla de todo o processo financeiro e garante uma gestão mais organizada, e como nós já sabemos a organização dos dados tem reflexo direto na auditoria.
O que fazer se a conciliação mostrar discrepâncias frequentes?
O nosso conselho é que logo na primeira diferença o gestor encontre a razão da discrepância, se mesmo assim ela ainda não for solucionada e voltar a acontecer, temos algumas dicas de soluções que você poderá utilizar:
- Automação do processo: Utilize a tecnologia a seu favor, a conciliação bancária automatizada aumenta consideravelmente a precisão dos dados.
- Frequência da conciliação: Uma outra saída é aumentar a frequência da conciliação bancária, assim fica mais fácil identificar qualquer tipo de erro.
- Avaliação externa: Em alguns casos se faz necessária a consultoria de um profissional contábil.
